Benutzerverwaltung

Benutzerberechtigungen aktivieren und verwalten

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Grundlegendes

Die Berechtigung, sich an der Anwendung anmelden zu können, und die Berechtigung, Funktionen innerhalb der Anwendung ausführen zu können, werden in den angelegten Mitarbeitern hinterlegt. Damit sie nicht jedem einzelnen Mitarbeiter die Berechtigungen für z.B. das Erstellen oder Ausdrucken von Rechnungen erteilen müssen, sind die Berechtigungen in Gruppen eingeteilt. Es existieren acht Gruppen, die von 1=Administrator bis 8=Praktikant reichen.

Sie müssen also lediglich einmalig die Berechtigungen jeder Gruppe festlegen und ordnen dann jeden Mitarbeiter einer dieser acht Gruppen zu. So erhält der betreffende Mitarbeiter alle Berechtigungen dieser Gruppe.

Sie müssen in drei Schritten vorgehen:

• 1. Mitarbeiter anlegen (siehe Mitarbeiterverwaltung)

• 2. Dem Mitarbeiter eine Gruppe zuordnen (siehe Mitarbeiterverwaltung - Register Berechtigungen)

• 3. Gruppenberechtigungen einstellen

Den Punkt 3. müssen sie nur einmalig ausführen. Bei der Anlage neuer Mitarbeiter genügen die Punkte "1." und "2.".

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Wie fange ich an?

1. Sie beginnen am besten zunächst einmal damit, alle infrage kommenden Mitarbeiter, die mit Faktura-XP arbeiten sollen, anzulegen. Dazu öffnen sie in Stammdaten die Mitarbeiterverwaltung und erstellen dort die Mitarbeiter. Im Register Berechtigungen ordnen sie 2. jedem Mitarbeiter die entsprechende Gruppe zu. Vergeben Sie nun die entsprechenden Rechte für jede der acht Gruppen

Damit sind die Vorbereitungen zur Gestaltung der Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter abgeschlossen. Nun müssen die Berechtigungen der einzelnen Gruppen eingestellt und zum Schluss die Benutzerberechtigung aktiviert werden.

Nur mit aktivierter Benutzerberechtigung greifen die Einschränkungen der einzelnen Gruppen auf die Mitarbeiter durch.

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Berechtigungen aktivieren und verwalten

Um die Benutzerrechte zu aktivieren, müssen sie im Dienstprogramm "Benutzerverwaltung" eine Einstellung vornehmen. Diese aktiviert dann die auf Gruppen festgelegten Berechtigungen.

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Berechtigte Verwalter

Mitarbeiter, die zum "Verwalter" oder "Administrator" eingestuft wurden (die der Gruppe-1 angehören) haben die Berechtigung, die Benutzerrechte global zu aktivieren oder zu deaktivieren. Hat ein Benutzer diese Berechtigung nicht (gehört also nicht der Gruppe-1 an), wird der Dialog zur Aktivierung der Benutzerverwaltung gesperrt dargestellt.

Benutzer ohne ausreichende Berechtigung erhalten einen gesperrten Dialog, der keinerlei Änderungen zulässt.

Berechtige Benutzer

Gehört der Benutzer der Gruppe-1 an, wird der Dialog aktiviert dargestellt. Es können nun die Einstellungen verändert werden. Sie können jetzt einen Mitarbeiter bestimmen, der die Rolle des "Verwalter" übernehmen soll. Diesem "Verwalter" sind besondere Rechte zugeordnet. Um einen Mitarbeiter zum "Verwalter" zu ernennen, wählen sie einen Mitarbeiter in der Liste "Verwalter" aus. In dieser Liste werden Ihnen nur Mitarbeiter angezeigt, die der Gruppe-1 angehören.

Haben Sie einen Verwalter ausgesucht, können Sie den Dialog mit "OK" verlassen. Die Einstellungen werden automatisch gespeichert.

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Aktivierung der Benutzerrechte

Zur Aktivierung oder Deaktivierung der globalen Benutzerrechte müssen Sie als Benutzer der Gruppe-1 angehören. Durch Setzen der Einstellung "Benutzerrechte aktiv" werden die globalen Benutzerrechte aktiviert. Wird die Einstellung "Benutzerrechte aktiv" deaktiviert, so sind auch die globalen Benutzerrechte abgeschaltet. Sie wirken dann per sofort nicht mehr. Für alle bereits angemeldeten Benutzer gilt dies ebenfalls. Alle Einschränkungen sind damit sofort aufgehoben.

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Benutzerrechte verwalten

Mit der Berechtigungsverwaltung können sie Berechtigungen für die acht Gruppen (G1-G8) zuweisen. Mitarbeiter, die einer Gruppe zugeordnet sind, erhalten automatisch die eingestellten Rechte (oder Verbote).

Wenn Sie etwa den Mitarbeitern der Gruppe-3 das Aufrufen der Angebotsliste unterbinden oder erlauben möchten, entfernen oder setzen Sie in der Zeile (1) und Spalte "G3" das Häkchen. Sobald sie diese Zeile verlassen (mit der Maus eine andere Zeile ansteuern), wird diese Information automatisch gespeichert. Die Änderung wirkt sofort – auch auf bereits angemeldete Benutzer. Alle Mitarbeiter der Gruppe-3 können damit die Liste der Angebote öffnen (Häkchen ist AN) oder nicht mehr öffnen (Häkchen ist AUS).

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Mitarbeiter einer anderen Gruppe zuordnen

Um einen Mitarbeiter einer anderen Gruppe zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor.

Wählen Sie im Dialog unten den Mitarbeiter aus der Liste aus, den Sie einer neuen Gruppe zuordnen möchten (1). Mit der Auswahl wird im Feld "Alte Gruppe" die aktuelle Gruppennummer des gewählten Mitarbeiters angezeigt (2). Wählen Sie nun die neue Gruppe für den Mitarbeiter aus (3). Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird die Zuordnung übernommen.

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Liste der Benutzerrechte drucken

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken (5), um eine Gesamtübersicht der eingestellten Benutzerrechte der aktuell verwendeten Datenbank (dieses Mandanten) zu erhalten. Die Benutzerrechte müssen für jeden Mandanten und jede Mitarbeitergruppe separat eingestellt werden.

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