Nummernkreise

Aus Faktura-XP Handbuch
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Navigieren sie zur Nummernkreisvergabe

Die Nummernkreise von Stammdaten wie Artikel, Kunden und Lieferranten und die Nummernkreise der unterschiedlichen Belegarten können sie in dem Dialog "Nummernkreise" festlegen. Diesen Dialog erreichen sie über die Navigation im Bereich Parameter.


Navigieren sie zu: Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter

Datenbankparameter, die Einstellungen der gesamten Software


Klicken sie im ersten Register auf die Schaltfläche "Nummernkreise"

Nummernkreise in den Paramtern auswählen


Nummernkreise festlegen

Die Nummernkreise, die in Stammdaten und den verschiedenen Belegarten verwendet werden, können sie hier einstellen. Die Nummernkreise werden einmalig als erster Schritt bei z.B. der Neuanlage eines Mandanten oder beim ersten Start der Anwendung festgelegt.

Beachten sie, dass diese Einstellung bzw. Festlegung der Nummernkreise einmalig vorgenommen werden kann, bevor sie Stammdaten wie Kunden, Artikel oder Lieferanten eingeben.

Tipp

Tipp:

Wir empfehlen Ihnen die voreingestellten Nummernkreise ohne Veränderung zu verwenden. Das ist Erfahrungsgemäß der einfachste und sicherste Weg für eindeutige Nummern der Anwendung bzw. des Mandanten.



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Eingabe der Nummernkreise

Die Eingabe der Nummernkreise stellt den jeweiligen "Startwert" der Stammdaten oder der Belege dar. Sind bereits Stammdaten oder Belege erfasst, können sie den Nummernkreis zu dieser Belegart oder den Nummernkreis der Stammdaten die bereits Daten enthalten nicht mehr ändern. Wenn sie nach Dateneingabe oder Erfassung von Belegen die Nummernkreise verändern, wird die Eingabe wirkungslos bleiben, da die Nummernvergabe für neue Stammdaten oder neue Belege immer auf der höchsten, bereits vergebenen Nummer basiert.


Wir empfehlen Ihnen die voreingestellten Nummernkreise ohne Veränderung zu verwenden. Möchten sie dennoch eigene Nummernkreise verwenden, können sie die Startwerte der einzelnen Belege oder der Stammdaten hier eingeben.


Nummernkreise für Stammdaten und für die unterschiedlichen Belegarten‎

Im Bereich "Nummernkreis" (1) finden sie die voreingestellten Startwerte für die entsprechenden Typen. Die Felder "Nächster Wert" (2) zeigen die aktuell nächste logische Nummer. Steht der Wert "Nächster Wert" auf einen anderen als im Feld "Nummernkreis", ist bereits ein Stammdatensatz oder Beleg erfasst worden. Dieser Nummernkreis kann dann nicht mehr nachträglich verändert werden bzw. bleibt Wirkungslos, da die Nummernvergabe immer auf dem höchsten, vorhandenen Wert basiert.

Manche Belegarten verwenden zur Erkennung einen automatischen "Präfix" (3). Dieser kann nicht verändert werden. Fügen sie auch keinen eigenen Präfix im Feld Nummernkreis hinzu.

Hinweis

Hinweis:

Verwenden sie für Nummernkreise möglichst nur Zahlen, keine Buchstaben, Bindestriche oder andere Sonderzeichen. Dies "bremst" die Suchfunktionen zum Teil enorm. Die schnellste Suche und schnellste Sortierung Ihrer Daten erfolgt durch ausschließliche Verwendung von Zahlen.


Änderungen der Nummern in aktuellen Belegen und Stammdaten

Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe in einer Belegart fortführen oder eigene Veränderungen der fortlaufenden Nummerierung vornehmen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer innerhalb des Belegs durch eigene Eingabe oder Ergänzung im Feld "Nr". Auch hier gilt: Verwenden sie möglichst NUR Zahlen.

Die Nummernveränderung kann auch für Kundennummern oder Lieferantennummern direkt im Eingabeformular vorgenommen werden. Dabei werden alle damit zusammenhängenden Belege automatisch mitgeändert. Wird also beispielsweise eine Kundennummer geändert, werden beim speichern des Kunden automatisch alle Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Aufträge usw.) ebenfalls mit der geänderten Kundennummer versehen.


Achtung


Die Belegtart "Rechnung" und "Korrekturrechnung" (Gutschrift) kann nach Vergabe einer fortlaufenden Nummer nicht verändert werden.


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