https://handbuch.faktura-xp.de/api.php?action=feedcontributions&user=Wikiadmin&feedformat=atomFaktura-XP Handbuch - Benutzerbeiträge [de]2024-03-28T17:38:59ZBenutzerbeiträgeMediaWiki 1.34.0https://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck&diff=9146PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck2024-03-17T07:54:13Z<p>Wikiadmin: /* Links zu Software Produkten zum Thema PDF */</p>
<hr />
<div>__NOTITLE__<br />
=PDF Erstellung beim Dokumentdruck=<br />
<!-- PDFDrucker, PDFPrinter, 7PDF-Printer, PDFCreator --><br />
Das '''P'''ortable '''D'''ocument '''F'''ormat (PDF) ist mittlerweile der Standard um Dokumentdateien mit anderen zu teilen. Dieses Dateiformat wurde von der Firma ADOBE® für den einfachen austausch per Internet entwickelt. Der große Vorteil ist, dass die Dokumente auf jedem Endgerät gleich aussehen und sehr einfach und ohne Risiko per Email versendet oder ausgedruckt werden können. Man benötigt dazu lediglich einen kostenlosen PDF-Reader. Der bekannteste dürfte der "Adobe® Acrobat Reader" sein. Es existieren aber auch eine Reihe andere PDF Reader auf dem Markt. Einige Links finden sie [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Links_zu_Software_Produkten_zum_Thema_PDF|am Ende dieses Beitrags]].<br />
<br />
[[File:pdf_fabrik1200x553.jpg|link=PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Empfohlene_PDF_Software_zu_Faktura-XP|PDF Dokumenterstellung mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
.<br />
__TOC__<br />
==Lesen oder Schreiben von PDF Dateien==<br />
Wie bereits oben erläutert, ist das Lesen von PDF-Dateien mit einem kostenlos erhältlichen PDF-Reader wie dem Acrobat® Reader kein Problem. Mit einem PDF-Reader kann man allerdings keine PDF-Dateien erstellen. Zur Erstellung einer PDF Datei ist möglicherweise eine separate Software erforderlich. Diese Software wird im Regelfall als virtueller Drucker installiert - dem sogenannten PDF-Drucker - und funktioniert auch genauso. Es wird beim Ausdrucken über einen "PDF-Drucker" aber kein Papier verwendet. Statt dessen wird eine PDF-Datei erstellt. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Installieren eines geeigneten PDF-Druckers==<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
'''Für Faktura-XP ist ab Version 5.0.0760 keinerlei externe Drittanbieter Software für die Erstellung von PDF Dateien erforderlich.''' <br />
<br />
Installieren sie Drittanbieter Software nur, wenn sie dies für dringend erforderlich halten oder eine ältere Version Faktura-XP verwendet wird, die noch keine eigene PDF Erstellung integriert hat. Wir empfehlen ihnen in diesem Fall besser eine aktuelle Version Faktura-XP zu verwenden oder ein [https://www.faktura-xp.de/shop/updates/ Update zu erwerben]. Eine aktuelle Version Faktura-XP bietet zahlreiche Vorteile in Punkto Rechtssicherheit gegenüber den Finanzbehörden und Performance ihrer Software.<br />
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</box><br />
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==Links zu Software Produkten zum Thema PDF==<br />
<br />
'''PDF Reader - Software zum Anzeigen und Drucken von PDF Dateien'''<br />
<br />
* [https://www.sumatrapdfreader.org/download-free-pdf-viewer Sumatra PDF Reader von Krzysztof Kowalczyk (Empfehlenswerte und smarte Alternative zu z.B. Adobe® Reader)]<br />
<br />
* [https://www.xpdfreader.com/ XPDF Reader kostenloser und einfacher PDF Reader (englisch sprachige Webseite)] oder alternativ [https://www.serverpark24.de/users/freedownload/xpdfsetup.exe von unserem Server]<br />
<br />
* [https://www.foxit.com/pdf-reader/ Foxit PDF Reader (englisch sprachige Webseite)]<br />
<br />
* [https://www.ashampoo.com/de-de/pdf-free Ashampoo PDF Free (Kann PDF Dateien erstellen und anzeigen)]<br />
<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_von_PDF-Software Wikimedia-Liste von PDF Software]<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck&diff=9145PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck2024-03-17T07:52:56Z<p>Wikiadmin: /* Installieren eines geeigneten PDF-Druckers */</p>
<hr />
<div>__NOTITLE__<br />
=PDF Erstellung beim Dokumentdruck=<br />
<!-- PDFDrucker, PDFPrinter, 7PDF-Printer, PDFCreator --><br />
Das '''P'''ortable '''D'''ocument '''F'''ormat (PDF) ist mittlerweile der Standard um Dokumentdateien mit anderen zu teilen. Dieses Dateiformat wurde von der Firma ADOBE® für den einfachen austausch per Internet entwickelt. Der große Vorteil ist, dass die Dokumente auf jedem Endgerät gleich aussehen und sehr einfach und ohne Risiko per Email versendet oder ausgedruckt werden können. Man benötigt dazu lediglich einen kostenlosen PDF-Reader. Der bekannteste dürfte der "Adobe® Acrobat Reader" sein. Es existieren aber auch eine Reihe andere PDF Reader auf dem Markt. Einige Links finden sie [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Links_zu_Software_Produkten_zum_Thema_PDF|am Ende dieses Beitrags]].<br />
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[[File:pdf_fabrik1200x553.jpg|link=PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Empfohlene_PDF_Software_zu_Faktura-XP|PDF Dokumenterstellung mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
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__TOC__<br />
==Lesen oder Schreiben von PDF Dateien==<br />
Wie bereits oben erläutert, ist das Lesen von PDF-Dateien mit einem kostenlos erhältlichen PDF-Reader wie dem Acrobat® Reader kein Problem. Mit einem PDF-Reader kann man allerdings keine PDF-Dateien erstellen. Zur Erstellung einer PDF Datei ist möglicherweise eine separate Software erforderlich. Diese Software wird im Regelfall als virtueller Drucker installiert - dem sogenannten PDF-Drucker - und funktioniert auch genauso. Es wird beim Ausdrucken über einen "PDF-Drucker" aber kein Papier verwendet. Statt dessen wird eine PDF-Datei erstellt. <br />
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==Installieren eines geeigneten PDF-Druckers==<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
'''Für Faktura-XP ist ab Version 5.0.0760 keinerlei externe Drittanbieter Software für die Erstellung von PDF Dateien erforderlich.''' <br />
<br />
Installieren sie Drittanbieter Software nur, wenn sie dies für dringend erforderlich halten oder eine ältere Version Faktura-XP verwendet wird, die noch keine eigene PDF Erstellung integriert hat. Wir empfehlen ihnen in diesem Fall besser eine aktuelle Version Faktura-XP zu verwenden oder ein [https://www.faktura-xp.de/shop/updates/ Update zu erwerben]. Eine aktuelle Version Faktura-XP bietet zahlreiche Vorteile in Punkto Rechtssicherheit gegenüber den Finanzbehörden und Performance ihrer Software.<br />
<br />
</box><br />
<br />
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<br />
==Links zu Software Produkten zum Thema PDF==<br />
<br />
'''PDF Reader - Software zum Anzeigen und Drucken von PDF Dateien'''<br />
<br />
* [https://www.sumatrapdfreader.org/download-free-pdf-viewer Sumatra PDF Reader von Krzysztof Kowalczyk (Empfehlenswert)]<br />
<br />
* [https://www.xpdfreader.com/ XPDF Reader kostenloser und einfacher PDF Reader (englisch sprachige Webseite)] oder alternativ [https://www.serverpark24.de/users/freedownload/xpdfsetup.exe von unserem Server]<br />
<br />
* [https://www.foxit.com/pdf-reader/ Foxit PDF Reader (englisch sprachige Webseite)]<br />
<br />
* [https://www.ashampoo.com/de-de/pdf-free Ashampoo PDF Free (Kann PDF Dateien erstellen und anzeigen)]<br />
<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_von_PDF-Software Wikimedia-Liste von PDF Software]<br />
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.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9144Mahnwesen2024-03-17T07:48:27Z<p>Wikiadmin: /* Kundenkontoauszug */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
Falls sie eine abweichende Bankverbindung für das Mahnwesen verwenden möchten, können sie diese auf dem Register "Einstellungen" hinterlegen und aktivieren. <br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png|Einstellungen zu abweichender Bankverbindung im Faktura-XP Mahnwesen]]<br />
<br />
Haben sie eine Bankverbindung korrekt eingegeben, kontrollieren sie ihre Eingabe nochmals genau und aktivieren dann das Häkchenfeld (1) um diese Bankverbindung als Angabe auf den Mahnungen zu drucken.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" (3) wird die in "[[Datenbankparameter#Bankverbindung|Einstellungen und Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung hier einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug". Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann, wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_Einstellungen.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus. Mit dem Häkchenfeld (1) können sie bestehenden Gutschriften des Kunden in dem Kundenkontoauszug mit einbeziehen lassen. Die Gutschriftbeträge werden dann von der Summe der offenen Posten subtrahiert angezeigt. Wünschen sie das nicht, schalten sie das Häkchenfeld (1) aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9143Mahnwesen2024-03-17T07:47:51Z<p>Wikiadmin: /* Kundenkontoauszug */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
Falls sie eine abweichende Bankverbindung für das Mahnwesen verwenden möchten, können sie diese auf dem Register "Einstellungen" hinterlegen und aktivieren. <br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png|Einstellungen zu abweichender Bankverbindung im Faktura-XP Mahnwesen]]<br />
<br />
Haben sie eine Bankverbindung korrekt eingegeben, kontrollieren sie ihre Eingabe nochmals genau und aktivieren dann das Häkchenfeld (1) um diese Bankverbindung als Angabe auf den Mahnungen zu drucken.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" (3) wird die in "[[Datenbankparameter#Bankverbindung|Einstellungen und Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung hier einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug". Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann, wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_Einstellungen.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus. Mit dem Häkchenfeld (1) können sie bestehenden Gutschriften des Kunden in dem Kundenkontoauszug mit einbeziehen lassen. Die Gutschriftbeträge werden dann von der Summe der offenen Posten subtrahiert angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9142Mahnwesen2024-03-17T07:45:06Z<p>Wikiadmin: /* Kundenkontoauszug */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
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robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
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.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
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.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
Falls sie eine abweichende Bankverbindung für das Mahnwesen verwenden möchten, können sie diese auf dem Register "Einstellungen" hinterlegen und aktivieren. <br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png|Einstellungen zu abweichender Bankverbindung im Faktura-XP Mahnwesen]]<br />
<br />
Haben sie eine Bankverbindung korrekt eingegeben, kontrollieren sie ihre Eingabe nochmals genau und aktivieren dann das Häkchenfeld (1) um diese Bankverbindung als Angabe auf den Mahnungen zu drucken.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" (3) wird die in "[[Datenbankparameter#Bankverbindung|Einstellungen und Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung hier einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug". Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann, wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_Einstellungen.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9141Mahnwesen2024-03-17T07:43:44Z<p>Wikiadmin: /* Kundenkontoauszug */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
Falls sie eine abweichende Bankverbindung für das Mahnwesen verwenden möchten, können sie diese auf dem Register "Einstellungen" hinterlegen und aktivieren. <br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png|Einstellungen zu abweichender Bankverbindung im Faktura-XP Mahnwesen]]<br />
<br />
Haben sie eine Bankverbindung korrekt eingegeben, kontrollieren sie ihre Eingabe nochmals genau und aktivieren dann das Häkchenfeld (1) um diese Bankverbindung als Angabe auf den Mahnungen zu drucken.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" (3) wird die in "[[Datenbankparameter#Bankverbindung|Einstellungen und Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung hier einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_Einstellungen.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_Einstellungen.png&diff=9140Datei:21.Druckausgabe Mahnwesen Kundenkontoauszug Einstellungen.png2024-03-17T07:43:14Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9139Mahnwesen2024-03-17T07:42:33Z<p>Wikiadmin: /* Einstellungen */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
Falls sie eine abweichende Bankverbindung für das Mahnwesen verwenden möchten, können sie diese auf dem Register "Einstellungen" hinterlegen und aktivieren. <br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png|Einstellungen zu abweichender Bankverbindung im Faktura-XP Mahnwesen]]<br />
<br />
Haben sie eine Bankverbindung korrekt eingegeben, kontrollieren sie ihre Eingabe nochmals genau und aktivieren dann das Häkchenfeld (1) um diese Bankverbindung als Angabe auf den Mahnungen zu drucken.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" (3) wird die in "[[Datenbankparameter#Bankverbindung|Einstellungen und Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung hier einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9138Mahnwesen2024-03-17T07:40:44Z<p>Wikiadmin: /* Einstellungen */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
Falls sie eine abweichende Bankverbindung für das Mahnwesen verwenden möchten, können sie diese auf dem Register "Einstellungen" hinterlegen und aktivieren. <br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png|Einstellungen zu abweichender Bankverbindung im Faktura-XP Mahnwesen]]<br />
<br />
Haben sie eine Bankverbindung korrekt eingegeben, kontrollieren sie ihre Eingabe nochmals genau und aktivieren dann das Häkchenfeld (1) um diese Bankverbindung als Angabe auf den Mahnungen zu drucken.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" (3) wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung hier einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9137Mahnwesen2024-03-17T07:36:41Z<p>Wikiadmin: /* Einstellungen */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
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<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
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.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
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<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
<br />
Im Register "Einstellungen" (2) finden Sie die Bankverbindung, die der Kunde zur Überweisung der Beträge nutzen soll. <br />
<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png|Einstellungen zu abweichender Bankverbindung im Faktura-XP Mahnwesen]]<br />
<br />
Diese können von der Standard-Bankverbindung abweichen. Sie sollten sie aber nicht leer lassen sondern vollständig eingeben. Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_Bankverbindung.png&diff=9136Datei:21.Druckausgabe Mahnwesen Einstellungen Bankverbindung.png2024-03-17T07:35:20Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9135Mahnwesen2024-03-17T07:34:44Z<p>Wikiadmin: /* Einstellungen zu Mahnungen */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dialog für die Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (2) wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll, textliche Bezeichnung der Mahnkosten (3) und die Höhe der Mahnkosten (4) angeben. Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele. Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie die Sprachen durch anlicken auf die Flaggen (5) aus. Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. Bei der Druckverarbeitung von Mahnungen werden dann - je nch Einstellung im Kundenstamm - die Texte in einer Mahnung der dem Kunden hinterlegten Sprache ausgegeben.<br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus Microsoft Office - Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (6). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. Microsoft Office®, DUDEN® oder ähnliche bzw. kompatible Software).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
<br />
Im Register "Einstellungen" (2) finden Sie die Bankverbindung, die der Kunde zur Überweisung der Beträge nutzen soll. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Einstellungen.png|Einstellungen in den Parametern des Mahnwesen]]<br />
<br />
Diese können von der Standard-Bankverbindung abweichen. Sie sollten sie aber nicht leer lassen sondern vollständig eingeben. Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9134Mahnwesen2024-03-17T07:24:55Z<p>Wikiadmin: /* Einstellungen zu Mahnungen */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
'''Einstellungen je Mahnstufe'''<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png|Einstellungen für das Mahnwesen der Mahnstufen 1 bis 3 in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll), textliche Bezeichnung der Mahnkosten und die Höhe der Mahnkosten angeben (1). Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele.<br />
<br />
<br />
Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie dazu die Sprachen unten durch anlicken auf die Flaggen aus (4). Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. <br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus MS Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (5). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. MS Office®, DUDEN® usw.).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
<br />
Im Register "Einstellungen" (2) finden Sie die Bankverbindung, die der Kunde zur Überweisung der Beträge nutzen soll. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Einstellungen.png|Einstellungen in den Parametern des Mahnwesen]]<br />
<br />
Diese können von der Standard-Bankverbindung abweichen. Sie sollten sie aber nicht leer lassen sondern vollständig eingeben. Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Mahnstufen_Einstellungen.png&diff=9133Datei:21.Druckausgabe Mahnwesen Mahnstufen Einstellungen.png2024-03-17T07:23:52Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9132Mahnwesen2024-03-17T07:23:18Z<p>Wikiadmin: /* Einstellungen zu Mahnungen */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen:<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für das Mahnwesen aufrufen]] <br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Einstellungen.png|Mahnwesen Einstellungen]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll), textliche Bezeichnung der Mahnkosten und die Höhe der Mahnkosten angeben (1). Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele.<br />
<br />
<br />
Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie dazu die Sprachen unten durch anlicken auf die Flaggen aus (4). Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. <br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus MS Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (5). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. MS Office®, DUDEN® usw.).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
<br />
Im Register "Einstellungen" (2) finden Sie die Bankverbindung, die der Kunde zur Überweisung der Beträge nutzen soll. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Einstellungen.png|Einstellungen in den Parametern des Mahnwesen]]<br />
<br />
Diese können von der Standard-Bankverbindung abweichen. Sie sollten sie aber nicht leer lassen sondern vollständig eingeben. Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9131Mahnwesen2024-03-17T07:22:12Z<p>Wikiadmin: /* Einstellungen zu Mahnungen */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" [[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png|Einstellungen für dasMahnwesen aufrufen]] im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Einstellungen.png|Mahnwesen Einstellungen]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll), textliche Bezeichnung der Mahnkosten und die Höhe der Mahnkosten angeben (1). Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele.<br />
<br />
<br />
Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie dazu die Sprachen unten durch anlicken auf die Flaggen aus (4). Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. <br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus MS Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (5). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. MS Office®, DUDEN® usw.).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
<br />
Im Register "Einstellungen" (2) finden Sie die Bankverbindung, die der Kunde zur Überweisung der Beträge nutzen soll. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Einstellungen.png|Einstellungen in den Parametern des Mahnwesen]]<br />
<br />
Diese können von der Standard-Bankverbindung abweichen. Sie sollten sie aber nicht leer lassen sondern vollständig eingeben. Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Einstellungen_aufrufen.png&diff=9130Datei:21.Druckausgabe Mahnwesen Einstellungen aufrufen.png2024-03-17T07:21:13Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9129Mahnwesen2024-03-17T07:05:08Z<p>Wikiadmin: /* Kundenkontoauszug */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" [[Bild:21.Mahnwesen_Buttonleiste_oben_2014.jpg]] im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Einstellungen.png|Mahnwesen Einstellungen]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll), textliche Bezeichnung der Mahnkosten und die Höhe der Mahnkosten angeben (1). Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele.<br />
<br />
<br />
Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie dazu die Sprachen unten durch anlicken auf die Flaggen aus (4). Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. <br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus MS Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (5). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. MS Office®, DUDEN® usw.).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
<br />
Im Register "Einstellungen" (2) finden Sie die Bankverbindung, die der Kunde zur Überweisung der Beträge nutzen soll. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Einstellungen.png|Einstellungen in den Parametern des Mahnwesen]]<br />
<br />
Diese können von der Standard-Bankverbindung abweichen. Sie sollten sie aber nicht leer lassen sondern vollständig eingeben. Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png|Kundenkontoauszug in Faktura-XP Warenwirtschaft drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:21.Druckausgabe_Mahnwesen_Kundenkontoauszug_drucken.png&diff=9128Datei:21.Druckausgabe Mahnwesen Kundenkontoauszug drucken.png2024-03-17T07:04:41Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Mahnwesen&diff=9127Mahnwesen2024-03-17T07:01:55Z<p>Wikiadmin: /* Mahnung drucken oder per Email versenden */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Mahnwesen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Mahnwesen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
== Was ist das Mahnwesen? ==<br />
<br />
Eine Mahnung, auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Betriebs an den Schuldner, die geschuldete Leistung, also für den nicht eingegangenen Zahlungseingang aufzukommen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt - ohne dass er gemahnt werden müsste - spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Ist der Schuldner Verbraucher, muss er auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden sein. Die Verzugszinsen werden bei der ersten Mahnung nicht berechnet. Das Mahnschreiben muss den Schuldner als Person, Firma oder Verein eindeutig benennen. Die Mahnung muss die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner enthalten, seine Vertragspflicht (bspw. Zahlung, Lieferung o. ä.) zu erfüllen.<br />
<br />
<br />
Diesen Teil der Buchhaltung finden sie in der Navigation direkt unter '''"Buchhaltung"'''.<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Buchhaltung.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
==Das Mahnwesen==<br />
<br />
<br />
Im '''Mahnwesen''' haben sie eine Übersicht über alle Rechnungen mit Zahlungsverzug. Ein Zahlungsverzug tritt dann ein, wenn eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus unbezahlt bleibt und mindestens den Status "gedruckt" aber noch nicht "erledigt" hat. Also Rechnungen, die den Status "unbearbeitet" tragen, werden in der Mahnliste nicht aufgeführt auch wenn sie das Zahlungsziel bereits überschritten haben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Liste.png|1280px|Mahnwesenliste]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie von links nach rechts den Kunden, das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Die Anzahl der bisherigen Mahnungen wird in der Spalte '''"MZ"''' (MahnZahl) blau angezeigt und die zuletzt erstellte Mahnung finden Sie in der Spalte '''"MDatum"'''. Die Verzugstage werden in der Liste in zwei Spalten ('''"VZ-1" und "VZ-2"''') rot und dunkelrot angezeigt. Die Spalte "VZ-1" zeigt die bereits überschrittenen Tage nach dem Zahlungsziel der Rechnung an. In der Spalte "VZ-2" stehen die Tage, die seit der letzten Mahnung verstrichen sind. Darüber hinaus wird Ihnen zusätzlich der Rechnungsendbetrag (Brutto) und der bereits bezahlte Teilbetrag in der Spalte "Bezahlt" angezeigt. In der Spalte "Sachbearbeiter" wird Ihnen angezeigt, welcher Mitarbeiter die Rechnung verfasst hat. Die Spalte "Status" zeigt Ihnen den Rechnungsstatus an.<br />
<br />
Mahnungen werden immer nach dem Rechnungsstatus verarbeitet. Rechnungen mit dem Status "gedruckt" haben in Spalte "MZ" eine Null (für keine Mahnung), sowie "1.Mahnung" bis "3.Mahnung". Sie können den Mahnstatus also entweder in der Spalte "MZ" oder der Spalte "Status" ablesen. In der Spalte "MZ" wird jede Mahnstufe in einer anderen Farbe dargestellt.<br />
<br />
<br />
Die Liste aller Mahnungen ist nach '''"Verzug" absteigend''' (Spalte "VZ-1") sortiert.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Mit einem Rechtsklick der Maus in eine Spalte lassen sich die Daten nach dem Feldinhalt filtern und/oder sortieren.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Mahnung erstellen==<br />
<br />
Das Mahnwesen bietet zwei Möglichkeiten eine Rechnung als Mahnung auszustellen. Zur einfachen und schnellen Verarbeitung verwenden Sie die Schaltfläche '''"Mahnung"''' am unteren Rand der Liste. Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen eine Mahnung (die Zeile, auf der sich der Datensatzmarkierer befindet) als Bildschirmvoransicht angezeigt. Die Mahnstufe die ausgestellt wird, richtet sich nach der bisherigen Mahnstufe (Spalte MZ) und liegt automatisch um eins höher als die bisherige Mahnstufe. Ist der Inhalt der Spalte "MZ" auf "0", wird die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung auf dem Bildschirm ausgegegen. Dort kann die Ansicht gedruckt werden oder anders verarbeitet werden. Die möglichen Funktionen finden Sie in der Voransicht als Funktionsleiste am oberen Rand der Ansicht.<br />
<br />
Wird die Voransicht der Mahnung geschlossen, wird automatisch der Status bzw. Mahnstufe um eins erhöht und die Liste aktualisiert. Mit dieser Methode können Sie die Mahnstufenerhöhung nicht selbst beeinflussen. Dies übernimmt Faktura-XP für sie.<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel einer Zahlungserinnerung (Mahnung-1 bzw. Mahnstufe 1)<br />
<br />
[[File:21.Zahlungserinnerung_Bericht.png|Zahlungserinnerung]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Mahnstufe bzw. Status einer Rechnung ändern ===<br />
<br />
Eine Mahnstufe ist gleichzeitig der Rechnungsstatus. Um eine Mahnstufe bzw. Rechnungsstatus direkt hier im Mahnwesen zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld Status der entsprechenden Rechnung / Mahnung. Es wird ein Dialog zur Änderung des Status der Rechnung angezeigt. Wählen Sie hier den neuen Status aus und bestätigen mit OK. Der Status wird nun direkt in dei Rechnung geschrieben und die Liste aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Mahnung drucken oder per Email versenden ==<br />
<br />
<br />
Um eine Mahnung an Ihren Kunden zu versenden können sie diese entweder ausdrucken oder als Email (mit PDF Anhang) versenden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche '''Drucken'''.<br />
<br />
[[File:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png|Druckausgabe oder Email Versand von Mahnungen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Sie können im linken Bereich die Dokumentart wählen. Standardmäßig erkennt Faktura-XP den für dieses Dokument aktuell geltenden Mahnstatus bzw. dessen Mahnstufe und setzt die Markierung automatisch auf die der Mahnstufe folgende Stufe. Es wird also angenommen, dass die zu druckende Mahnung eine Mahnstufe höher ausgedruckt werden soll als sie gerade selbst ist. Ist beispielsweise ein Dokument bereits einmal angemahnt (1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung), stellt Faktura-XP die Markierung auf Mahnung-2. Der eigentliche Status der Mahnung bleibt aber zunächst unverändert. <br />
<br />
<br />
Möchten Sie eine andere Mahnstufe ausdrucken, wählen Sie diese im Bereich Druckart an und klicken dann auf "Drucken" bzw. bei Emailversand auf "Senden". Die geänderte Auswahl bewirkt, dass die Mahnstufe nicht automatisch verändert wird, auch wenn Sie in 'Optionen' das Häkchen "Mahnstufe automatisch erhöhen" aktiviert haben.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
Ist kein PDF-Drucker auf ihrem PC-System installiert, empfehlen wir Ihnen die [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck#Installieren_eines_geeigneten_PDF-Druckers|Installation eines zu Faktura-XP kompatiblen PDF Druckers]]. Dieser kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck'''<br />
<br />
Im rechten Teil des Druckdialogs können Sie vor dem Ausdruck noch optionale Einstellungen vornehmen (3). <br />
<br />
Die Option "Mahnstufe automatisch erhöhen" wird nach dem Drucken (genauer beim schliessen der Druck-Voransicht) die Mahnstufe für den nächsten Mahnlauf automatisch um eins erhöhen. Die Erhöhung der Mahnstufe erfolgt nur dann, wenn der Ausdruck der aktuellen Mahnstufe +1 entspricht - also nicht von Hand geändert wurde. <br />
<br />
Mit "als Emailanhang senden" bewirkt eine automatische Verabeitung der Mahnung zu einer PDF Datei, die nach automatischer Erstellung und Archivierung in einen Emailanhang einer neuen Email an den Kunden gesetzt wird.<br />
<br />
Bei "Währung umrechnen" werden die Werte der Rechnung zum in der Rechnung gespeicherten Wechselkurs und der ebenfalls in der Rechnung gespeicherten Währung umgerechnet.<br />
<br />
Die Option "Logo im Kopf erzwingen" bewirkt dass das Hinterlegte Firmenlogo auf jeden Fall in das Dokument sichtbar geschaltet wird.<br />
<br />
Für die Option "Drucken mit Briefpapier" ist eine Lizenz für das Zusatzprogramm "PDF Letter" erforderlich. Damit wird dann automatisch ein festgelegter Briefpapier Bogen in PDF Form dem zu druckenden Dokument unterlegt. Damit wirkt die erstellte PDF Datei wie ein kompletter Briefbogen in Farbe mit Logo und allen Angaben Ihrer Briefbögen. Damit ist auch Seite-2 Papier möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Liste aller Mahnungen ausdrucken'''<br />
<br />
Möchten Sie lediglich eine Übersichtsliste aller Mahnungen ausdrucken, stellen Sie die Markierung der Dokumentart einfach auf "Liste drucken"<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Kontoauszug für Ihren Kunden drucken '''<br />
<br />
Wenn Sie einem Kunden eine Gesamtübersicht aller offenen Posten / Rechnungen und Gutschriften geben möchten, wählen Sie als Druckart "Kundenkontoauszug drucken". Dieser Kontoauszug ist in Form eines Briefes mit Kundenadresse aufgebaut und kann für den Postversand ausgedruckt oder für den Emailversand als PDF Datei aufbereitet werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Mahnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Mahnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Mahnliste auf die entsprechende Mahnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Mahnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Mahnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Einstellungen zu Mahnungen ==<br />
<br />
Die Einstellungen zu den einzelnen Mahnstufen erreichen Sie über die Schaltfläche "Einstellungen" oder auch über das Symbol "Zahnrad" [[Bild:21.Mahnwesen_Buttonleiste_oben_2014.jpg]] im oberen Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
<br />
[[Bild:21.Mahnwesen_Einstellungen.png|Mahnwesen Einstellungen]]<br />
<br />
Für jede der drei Mahnstufen können sie den Text der Mahnung, die Bezeichnung der Mahnstufe (wie sie auf dem Dokument ausgegeben werden soll), textliche Bezeichnung der Mahnkosten und die Höhe der Mahnkosten angeben (1). Faktura-XP verwendet diese Einstellungen unter Berücksichtigung der im Kunden hinterlegten Zahlungsziele.<br />
<br />
<br />
Sie können Mahnungstexte in drei unterschiedlichen Sprachen verfassen. Wählen Sie dazu die Sprachen unten durch anlicken auf die Flaggen aus (4). Zur Kennzeichnung, welche Sprache gerade aktiv ist, wird dies mit kleinen Landesflaggen an den Registern oben angezeigt. <br />
<br />
Die Texte können sie mit einer installierten Rechtschreibkorrektur (z.B. aus MS Word®) korrigieren lassen indem sie auf die Schaltflächen neben dem Text klicken (5). Die Rechtschreibkorrektur gehört nicht zu den Funktionen von Faktura-XP und kann nur genutzt werden, wenn entsprechende weitere Programme installiert sind (z.B. MS Office®, DUDEN® usw.).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Einstellungen===<br />
<br />
Im Register "Einstellungen" (2) finden Sie die Bankverbindung, die der Kunde zur Überweisung der Beträge nutzen soll. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Einstellungen.png|Einstellungen in den Parametern des Mahnwesen]]<br />
<br />
Diese können von der Standard-Bankverbindung abweichen. Sie sollten sie aber nicht leer lassen sondern vollständig eingeben. Mit der Schaltfläche "Standard-Bankverbindung kopieren" wird die in "[[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Parameter|Parametern]]" hinterlegte Bankverbindung einkopiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Kundenkontoauszug===<br />
<br />
Für den Ausdruck des Kundenkontoauszugs können Sie zwei Textbausteine festlegen. Klicken sie dazu auf den Register "Kundenkonto Auszug" (3). Im oberen Eingabefeld geben Sie den einleitenden Text des Anschreibens, der im oberen Bereich (oberhalb der Auflistung der offenen Posten) ausgegeben wird ein. Ein zweiter Text, der unterhalb der Auflistung der offenen Posten ausgegeben werden kann wird im unteren Feld eingegeben. <br />
<br />
[[Datei:21.Mahnwesen_Einstellungen_Kontoauszug.png|Einstellungen für den Druck eines Kundenkontoauszugs]]<br />
<br />
<br />
<br />
Für den Ausdruck eines Kundenkontoauszugs klicken Sie in der Mahnliste auf einen Eintrag eines Kunden und danach auf die Schaltfläche "Drucken" am unteren Bereich der Mahnliste.<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Drucken.png|Kundenkontoauszug Drucken]]<br />
<br />
Wählen Sie "Kundenkontoauszug" aus.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug ohne Gutschriften====<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug wird nun als Bericht angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten eines Kunden]]<br />
<br />
Der Kundenkontoauszug ist nach Rechnungsdatum aufsteigend sortiert (1) und zeigt die ältesten Posten oben und die neuesten Posten unten an. Entsprechend müsste die Spalte "Verzug" (2) die dringlichsten Posten oben auf der Liste anzeigen. Ist bereits eine Mahnung für einen Posten ausgedruckt worden, wird dies in einer Separaten Spalte angezeigt (3). Sind bereits Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt werden diese in der Spalte "bezahlt" angezeigt. Die Gesamtsumme zeigt eine Summierung aller Posten an. Die Summe entspricht der Summe aller offenen Posten als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundenkontoauszug mit Gutschriften====<br />
<br />
Falls Sie auf dem Kundenkontoauszug auch die zur Verrechnung anstehenden Gutschriften mit ausdrucken möchten, setzen Sie im Druckdialog das Häkchen "inklusive Gutschriften" (1).<br />
<br />
[[Datei:21.Kundenkontoauszug_Bericht_mit_Gutschrift.png|Kundenkontoauszug der offenen Posten und seiner Gutschriften eines Kunden]]<br />
<br />
Es werden auf dem Kundenkontoauszug nun die offenen Posten und die offenen Gutschriften angezeigt. Die Gutschriften werden mit den offenen Posten in der Gesamtsumme verrechnet angezeigt. Die Gesamtsumme entspricht der Summe aller offenen Posten minus der offenen Gutschriften als Nettobetrag, also inkl. der enthaltenen Mehrwertsteuer.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Schaltflächen im unteren Bereich der Mahnliste ==<br />
<br />
''' Einstellungen'''<br />
<br />
Hier stellen Sie zu den einzelnen Mahnstufen die Texte und die Mahngebühren ein. <br />
Die [[Mahnwesen#Einstellungen_zu_Mahnungen|Einstellungen]] werden in einem separaten Dialog angezeigt und zentral für alle Benutzer gespeichert.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Ü-Träger''' <br />
<br />
Mit dieser Funktion können sie Überweisungsträger bedrucken. Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zum Dialog '''"Überweisung drucken"'''. Hier können aussuchen, welchen Vordruck Sie zum bedrucken verwenden möchten. Weitere Informationen zum Thema '''[[Mahnwesen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
'''Mahnung'''<br />
<br />
Die Schlatfläche '''"Mahnung"''' zeigt Ihnen die aktuell in der Mahnliste angewählte Mahnung auf dem Bilschrirm an. So können sie dieses Dokument direkt betrachten oder ausdrucken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Aktualisieren'''<br />
<br />
Durch diese Schaltfläche können Sie die Mahnungsliste jederzeit aktualisieren und überprüfen, ob sich etwas verändert hat. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "[[Mahnwesen#Mahnung_drucken_oder_per_Email_versenden|Drucken]]" gelangen Sie in den Druck-Dialog für Mahnungen. Hier können Sie eine oder mehrere Mahnungen ausdrucken oder versenden. Auch die Mahstatusänderungen werden hier vorgenommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen''' <br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Suchen]] Die Anzeige in der Mahnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Dazu geben Sie einen oder mehrere, durch Leerzeichen getrennte Begriffe ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche '''Lupe'''. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein. Mit Hilfe der Schaltfläche '''Kleine Lupe''' können Sie ausführlicher nach bestimmten Mahnungen suchen. Dort können Sie Kundennamen oder Matchcodes, sowie Rechnungsdaten und die Mahnstufe eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Verlassen des Mahnwesen'''<br />
<br />
Mit '''"Exit"''' verlassen Sie die Mahnliste.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:21.Druckausgabe_Mahnwesen.png&diff=9126Datei:21.Druckausgabe Mahnwesen.png2024-03-17T07:01:19Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9125Rechnungen erstellen2024-03-06T17:51:30Z<p>Wikiadmin: /* Rechnung stornieren */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
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/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung bieten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
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'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
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.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
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<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
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<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
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.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
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<br />
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.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
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.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der Häkchen (1) in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. Die bereits markierenten Rechnungen werden ihnen in einer anderen Farbe angezeigt. Ein zusätzlicher Zähler (2) zeigt die Anzahl der markierten Rechnungen im Stapel an. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, geben sie die Anzahl der Ausdrucke je Dokument ein. Das Dokument wird dann in der angegebenen Anzahl ausgedruckt. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm (Register Finanzdaten) bestimmt und kann für die Verarbeitung im Stapel hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Filtern und Anzeigen von Rechnungen in der Stapeldruckliste'''<br />
<br />
Die Stapeldruckliste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahl über Filter" (3) ermöglicht eine gefilterte Anzeige der gezeigten Rechnungen, damit sie die zu markeirenden Rechnungen schneller auffinden können. Eine zusätzliche Filterung kann über den Statusfilter (4) erfolgen. Im Regelfall ist der Filter auf "unbearbeitet" eingestellt. Es werden also alle noch nicht gedruckten Rechnungen angezeigt. Wünschen sie die Filterung nach einem anderen Status der Rechnungen, wählen sie einen anderen Status des DropDown Menüs (4). Um alle Rechnungen anzuzeigen, klicken sie auf die Schaltfläche "Alle" (5). Damit werden alle gesetzten Filter zurückgesetzt und die Stapeldruckliste vollständig angezeigt.<br />
<br />
<br />
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.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
====Der Storno Dialog====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_stornieren.png|Stornieren einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno müssen sie immer angeben. Das ist eine Anforderung der Finanzbehörden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text möglicherweise anders zu formulieren als für die interne Verwendung.<br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Enthält die Rechnung und damit die Stornorechnung auch Lagerartikel, werden diese inkl. Stückliste dem Lager wieder gutgeschrieben. Ein in vorherigen Versionen vorhandenes Häkchenfeld "Lagerware dem Lager gutschreiben" ist entfallen. Lagerartikel werden immer dem Lager wieder gutgeschrieben.<br />
<br />
Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9124Rechnungen erstellen2024-03-06T17:49:45Z<p>Wikiadmin: /* Rechnung stornieren */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
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===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
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====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
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<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
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====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
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=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
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=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung bieten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der Häkchen (1) in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. Die bereits markierenten Rechnungen werden ihnen in einer anderen Farbe angezeigt. Ein zusätzlicher Zähler (2) zeigt die Anzahl der markierten Rechnungen im Stapel an. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, geben sie die Anzahl der Ausdrucke je Dokument ein. Das Dokument wird dann in der angegebenen Anzahl ausgedruckt. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm (Register Finanzdaten) bestimmt und kann für die Verarbeitung im Stapel hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Filtern und Anzeigen von Rechnungen in der Stapeldruckliste'''<br />
<br />
Die Stapeldruckliste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahl über Filter" (3) ermöglicht eine gefilterte Anzeige der gezeigten Rechnungen, damit sie die zu markeirenden Rechnungen schneller auffinden können. Eine zusätzliche Filterung kann über den Statusfilter (4) erfolgen. Im Regelfall ist der Filter auf "unbearbeitet" eingestellt. Es werden also alle noch nicht gedruckten Rechnungen angezeigt. Wünschen sie die Filterung nach einem anderen Status der Rechnungen, wählen sie einen anderen Status des DropDown Menüs (4). Um alle Rechnungen anzuzeigen, klicken sie auf die Schaltfläche "Alle" (5). Damit werden alle gesetzten Filter zurückgesetzt und die Stapeldruckliste vollständig angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_stornieren.png|Stornieren einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno müssen sie immer angeben. Das ist eine Anforderung der Finanzbehörden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text möglicherweise anders zu formulieren als für die interne Verwendung.<br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Enthält die Rechnung und damit die Stornorechnung auch Lagerartikel, werden diese inkl. Stückliste dem Lager wieder gutgeschrieben. Ein in vorherigen Versionen vorhandenes Häkchenfeld "Lagerware dem Lager gutschreiben" ist entfallen. Lagerartikel werden immer dem Lager wieder gutgeschrieben.<br />
<br />
Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9123Rechnungen erstellen2024-03-06T17:36:18Z<p>Wikiadmin: /* Rechnung stornieren */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
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.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung bieten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der Häkchen (1) in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. Die bereits markierenten Rechnungen werden ihnen in einer anderen Farbe angezeigt. Ein zusätzlicher Zähler (2) zeigt die Anzahl der markierten Rechnungen im Stapel an. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, geben sie die Anzahl der Ausdrucke je Dokument ein. Das Dokument wird dann in der angegebenen Anzahl ausgedruckt. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm (Register Finanzdaten) bestimmt und kann für die Verarbeitung im Stapel hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Filtern und Anzeigen von Rechnungen in der Stapeldruckliste'''<br />
<br />
Die Stapeldruckliste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahl über Filter" (3) ermöglicht eine gefilterte Anzeige der gezeigten Rechnungen, damit sie die zu markeirenden Rechnungen schneller auffinden können. Eine zusätzliche Filterung kann über den Statusfilter (4) erfolgen. Im Regelfall ist der Filter auf "unbearbeitet" eingestellt. Es werden also alle noch nicht gedruckten Rechnungen angezeigt. Wünschen sie die Filterung nach einem anderen Status der Rechnungen, wählen sie einen anderen Status des DropDown Menüs (4). Um alle Rechnungen anzuzeigen, klicken sie auf die Schaltfläche "Alle" (5). Damit werden alle gesetzten Filter zurückgesetzt und die Stapeldruckliste vollständig angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_stornieren.png|Stornieren einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:13.Rechnung_stornieren.png&diff=9122Datei:13.Rechnung stornieren.png2024-03-06T17:35:53Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Lieferantenstamm&diff=9121Lieferantenstamm2024-03-02T06:23:39Z<p>Wikiadmin: /* Registerkarte: Zusatzinformation */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Lieferanten verwalten" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Lieferanten verwalten in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
<!-- Lieferanten, Artikellieferanten, Kreditoren --><br />
=Was ist ein Lieferantenstamm?=<br />
Definition Lieferantenstamm: Der Lieferantenstamm ist eine Liste von Unternehmen (selterner Einzelpersonen) von denen sie als Unternehmen, Waren oder Dienstleistungen beziehen können. In jedem Lieferanten "Stammsatz" verwalten sie die Adressdaten der Lieferanten sowie alle zugehörigen Ansprechpartner und Kommunikationswege. In der Buchhaltung werden Lieferanten auch als '''"Kreditoren"''' bezeichnet.<br />
<br />
<br />
'''Navigieren sie zu : Stammdaten -> Lieferanten'''<br />
<br />
[[File:00.Navigation_Stammdaten_Lieferanten.png|Aufrufen der Lieferanten in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Vorwort zum Umgang mit personenbezogenen Daten</h3><br />
<br />
Personenbezogene Daten sind ein hohes Gut und müssen sorgsam behandelt und gegen den Zugriff Dritter geschützt gespeichert werden. Sie sind verpflichtet die Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter - auch intern - so abzulegen, dass diese nicht von jedem zugänglich sind. Zum Beispiel Datensicherungen der Geschäftsdaten oder Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten müssen vertraulich behandelt und abgelegt sein. Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten dürfen nicht als lesbare Listen in das Altpapier gelangen sondern müssen vorher z.B. mit einem Aktenvernichter vernichtet unlesbar gemacht werden. Den Umgang mit diesen sensiblen Daten regelt in Deutschland und der gesamten EU die '''Datenschutz-Grundverordnung DSGVO''', die zwingend eingehalten werden muss. <br />
<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Im Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO in ganz Europa in Kraft. Betroffen sind alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und nutzen. Diese Unternehmen sind verpflichtet ihre eigenen Datenverarbeitungsprozesse an diese gesetzlichen Verortnung anzupassen. Die Umsetzung kann von den EU-Datenschutzbehörden kontrolliert und bei Verstößen auch Sanktioniert werden. Einen Link zu dieser Verordnung, finden Sie am [[Lieferantenstamm#Weiterf.C3.BChrende_Informationen_zu_DSGVO|'''Ende dieser Seite''']].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
<br />
==Lieferantenliste==<br />
<br />
<br />
Die Liste Ihrer '''Lieferanten''' finden sie über die Navigation '''"Stammdaten –> Lieferantenstamm"'''<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Stammdaten.png|Navigation zum Lieferantenstamm der Stammdaten in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Die Lieferanten werden zunächst in der Lieferantenliste angezeigt, wo Sie die wichtigsten Eckdaten der Lieferanten einsehen können. Die Liste kann durch Eingabe eines oder mehrerer Begriffe gefiltert werden. Zudem können Sie von hier aus Lieferanten anlegen, ändern oder löschen. <br />
<br />
[[Bild:02.Lieferantenstamm.png|Lieferantenstamm Liste|1280px]]<br />
<br />
Die Lieferantenliste hat einen ähnlichen Funktionsaufbau wie die Kundenliste. Sie besitzt die gleichen Schaltflächen zur Sortierung, Suche und Anzeige der Daten. In der Lieferantenliste tragen Sie die Adressen Ihrer Lieferanten ein. Ebenfalls durch einen Klick auf '''Neu''' können Sie Ihre Daten eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Freitextfelder'''<br />
<br />
Im Lieferantenstamm jedes Lieferanten können sie bis zu sechs [[Freitextfelder|Freitextfelder]] mit beliebigem Inhalt hinterlegen. Die Freitextfelder können mit einer eigenen Bezeichnung in den [[Datenbankparameter#Bezeichnungen_f.C3.BCr_Merker_und_Freitextfelder|Parametereinstellungen konfiguriert]] bzw. benannt werden. Die freitextfelder werden auch in der Suche berücksichtig. Die Lieferantenliste zeigt die Freitextfelder nicht an. Dazu müssen sie in die Detailansicht des Lieferanten wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Die Schaltflächen im unteren Bereich der Lieferantenliste===<br />
<br />
====Schaltfläche NEU====<br />
<br />
{|<br />
|[[Bild:00.Neu.png|Neu Schaltfläche mit Auswahl]]<br />
|<br />
Wählen Sie die Schaltfläche '''Neu''', gelangen Sie in eine leere Eingabemaske für die Eingabe der Lieferantendaten. Diese Schaltfläche bietet auch ein Menü mit weiteren Funktionen. Dieses erreichen Sie, wenn Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche klicken (1).<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_Neu_DropDown.png|Untermenü der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
'''Lieferanterstellung mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Neuanlage eines Lieferanten können Sie mit der Schaltfläche "Lieferant aus Adresse erstellen" automatisieren. Dazu klicken Sie auf den Menüeintrag (2). Es wird nun ein Eingabedialog für die Adresse angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_aus_Adressblock_AT.png|Neuer Lieferant aus Adresse erstellen]]<br />
<br />
In das noch leere Feld können Sie nun die Adresse eines Lieferanten, die Sie zum Beispiel aus einer Email oder von einer Webseite haben, hinein kopieren. Das können Sie mit den unter Windows® üblichen Methoden der Tastatur ([STRG+c] und [STRG+v]) oder auch mit der Zwischenablage über die rechte Maustaste (1) tun. Eine Handeingabe per Tastatur ist natürlich ebenfalls möglich.<br />
<br />
Die Adresse muss einen korrekten postalischen Aufbau haben, wie sie in dem entsprechenden Ziel-Land üblich ist (2). Bei Auslandadressen müssen Sie unterhalb PLZ und Ort das Land als Text angeben. Eine Erläuterung für den [[Lieferantenstamm#Adressfelder|korrekten Adressaufbau finden Sie weiter unten auf dieser Seite]]. Diese Funktion erkennt den Aufbau nahezu aller weltweiten verwendbaren Postadressen. Es können auch Zusatzinformationen innerhalb der Adresse wie Postfach, Packstationen und auch Grafschaften in England, Postboxen in den Ländern Belgien und Holland korrekt zuordnen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Beispiel: Österreichische Adresse'''<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferantenadresse_AT.png|Neuer Lieferant aus Adresse für Österreich erstellen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Sonderfunktion "Emailadresse"'''<br />
<br />
Wenn Sie in der letzten Zeile eine Emailadresse eingeben (3), wird bei der Neuanlage des Lieferanten diese Emailadresse in das Feld "Email" des neuen Lieferanten eingetragen. Diese Sonderfunktion ist natürlich nur optional. Eine Emailadresse ist nicht Bestandteil einer Postadresse und kann daher auch weg gelassen werden.<br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Details.png|Details]]<br />
|<br />
Um Daten aus der Liste zu ändern, klicken Sie entweder doppelt auf den Eintrag, oder nur einmal auf die Schaltfläche '''Details'''.<br />
|}<br />
<br />
.<br />
====Schaltfläche Historie====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Historie.png|Historie]]<br />
|<br />
In der '''Historie''' lassen sich die Daten, die im Moment in der Kundenliste angezeigt werden, mit den wichtigsten Informationen ausdrucken.<br />
|}<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Drucken.png|Drucken]]<br />
|<br />
In der '''Kurzliste''' lassen sich die Daten, die im Moment in der Kundenliste angezeigt werden, mit den wichtigsten Informationen ausdrucken.<br />
|}<br />
<br />
<br />
.<br />
====Schaltfläche Email====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Email.png|link=Email-Versand#Email_verfassen|Email und weitere Funktionen]]<br />
| Die Schaltfläche '''Email''' kann zum Versand einer Email an den Lieferanten genutzt werden. Diese Schaltfläche besitzt auch ein Untermenü mit weiteren Funktionen, die mit der Kommunikation oder Anfahrt zum Lieferanten genutzt werden können. Dazu klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen'''<br />
<br />
[[Bild:02.Kontextmenue_Lieferantenliste_Email.png|Email und weitere Funktionen]]<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Webseite des Lieferanten aufrufen=====<br />
<br />
Ruft die im Lieferanten hinterlegte Webadresse in Ihrem Standard Browser auf.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Runschreiben an Lieferantenauswahl=====<br />
<br />
Hier können Sie die Funktion "Rundschreiben an Lieferantenauswahl" aufrufen. Damit können Sie an die gerade in der Lieferantenliste gezeigten Lieferanten ein Rundschreiben oder Anfrage per Email verfassen. Schränken Sie die Liste durch Eingabe von Suchbegriffen ein, wird die Liste der Lieferanten entsprechend eingeschränkt angezeigt.<br />
<br />
So können Sie an alle diese Lieferanten eine Nachricht per Email senden.<br />
<br />
[[Datei:01.Rundschreiben_Maildialog.png|link=Email-Versand#Email_als_Rundschreiben_verfassen|Rundschreiben / Newsletter an alle gefilterten Lieferanten]]<br />
<br />
Geben Sie einen Betreff ein oder wählen sie einen Betreff aus der Liste aus. Durch Auswahl einer Betreffzeile wird der dazu gehörige Text (Textbaustein) automatisch als Emailtext übernommen. Sie können diesen aber auch direkt im Feld "Text" eingeben oder abändern.<br />
<br />
Wenn Sie dem Rundschreiben noch einen Anhang hinzufügen möchten, können Sie diesen unterhalb der Betreffzeile im Feld "Anhang" einfügen. Sie können einen Pfad mit Datei direkt eingeben oder die Schaltflächen am Ende des Feldes nutzen. Die erste Schaltfläche dient zur Ansicht des Anhangs, die zweite zur Auswahl einer Datei, die als Anhang verwendet werden soll. Es kann nur ein Anhang eingefügt werden. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Google Maps®=====<br />
<br />
Um sich den Standort des Lieferanten direkt in einer Karte anzusehen, klicken Sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und der Lieferant in der Karte markiert. Dazu dient die im Lieferanten eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Strasse mit Hausnummer. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Google Maps® Route anzeigen=====<br />
<br />
Um eine Anfahrt zum Lieferanten planen zu können, klicken sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und die Fahroute mit alternativen Fahstrecken zum Lieferanten in der Karte markiert. Dazu dient die im Lieferanten eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Strasse mit Hausnummer und die in den Parametern eingetragenen Adressdaten Ihres Standortes. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion.<br />
<br />
Beispiel:<br />
[[Datei:01.Google_Maps_Beispiel.png|Beispiel einer Anfhrt Route per Google® Maps]]<br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Löschen====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Loeschen.png|Löschen]]<br />
| Mit der '''Löschen''' Schaltfläche lassen sich markierte Kunden einzeln aus der Liste entfernen.<br />
|}<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Suchen.png|Suchen]]<br />
|<br />
Über die Schaltfläche '''Suchen''' können Sie gezielt nach dem gewünschten Lieferant Ihres Lieferantenstamms suchen. <br />
|}<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=Lieferantendaten=<br />
<br />
Die Daten des Lieferanten sind in mehrere Registerkarten angeordnet, die Thematisch sortiert sind.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Adressdaten==<br />
<br />
Die Registerkarte "Adressdaten" ist die Ansicht die bei der Neuerstellung oder Bearbeitung eines Lieferanten angezeigt wrd. Sie umfasst die wichtigsten Eckdaten Ihres Lieferanten, die z.B. zur Erstellung einer Anfrage oder einer Bestellung grundlegend erforderlich sind aber auch Telefon oder Emailadressen, die zur Kommunikation mit dem Lieferanten auf einen Blick ersichtlich sein müssen. <br />
<br />
[[Bild:02.Lieferant_Adressdaten.png|Adressdaten eines Lieferanten]]<br />
<br />
<br />
'''Lieferantennummern'''<br />
<br />
Bei der Neuanlage eines Lieferanten wird die Eingabemaske geöffnet und eine Lieferantennummer aus dem voreingestellten [[Datenbankparameter#Nummernkreise|'''Nummernkreis''']] bzw. vorrangig aus den bereits vorhandenen Lieferantenummern ihrer Lieferanten generiert. Die Lieferantennummern werden also aus der höchsten, davor liegenden Nummer erzeugt. Höchste, bereits verwendete Lieferantennummer +1 ist die nächste Nummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Sie müssen nur darauf achten, eindeutige Nummern zu verwenden, die nicht schon verwendet wurden. Es sind 20 Stellen zur Eingabe möglich, die aus Zahlen und Buchstaben bestehen kann. Beachten Sie, dass nach Verwendung von Buchstaben und anderen Zeichen am Ende der Nummer eine automatische Nummernvergabe eventuell nicht mehr möglich ist. Daher empfehlen wir immer Zahlen zu verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
Die höchste, bereits verwendete Lieferantennummer +1 ist die nächste Lieferantennummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Lieferantennummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Adressfelder===<br />
<br />
Die Adressdaten jedes Lieferanten werden in Faktura-XP als Adressblock, ohne separate Felder für Anrede usw. erstellt. Die vier Felder '''Namensfeldern 1 bis 4''' sowie die Felder für Strasse, Postleitzahl, Ort und Land bilden zusammen die gesamte Adresse des Lieferanten. Diese Felder gehören zur Kundenadresse und werden auf Dokumenten und Aufklebern verwendet. <br />
<br />
<br />
In den '''Namensfeldern 1 bis 4''' tragen Sie die zur Adresse gehörenden Angaben wie Firma, Name, Ansprechpartner, Abteilungen usw. ein. Die Felder für Strasse, Postleitzahl, Ort und Land werden separat gefüllt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Korrekter Adressaufbau für z.B. Deutschland'''<br />
<br />
Die korrekte Strukturierung und Formatierung einer Adresse ist für den Transport der Sendung und für die Gültigkeit eines Dokumentes wie Bestellung oder Rechnung zwingend erforderlich. Die Strukturierung und Formatierung von Adressen ist mit wenigen Ausnahmen auch International bzw. EU-Weit anwendbar. Beachten Sie folgende Punkte bei der Eingabe von Adressen:<br />
<br />
* Im Adressfeld werden keine Leerzeilen eingefügt – auch nicht vor der Zeile mit der Postleitzahl und dem Ort. Die gesamte Adresse wird somit als durchgehender Block geschrieben. Unterstreichungen sind nicht erlaubt.<br />
<br />
* Ein Länderkennzeichen vor der Postleitzahl z.B. "D-1234 Musterstadt" ist entgegen des weit verbreiteten Irrtums im Postverkehr nicht erforderlich, auch nicht für Sendungen in das Ausland (siehe auch [https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/laenderkuerzel-laendercode.html Info der deutschen Post]). Man verwendet bei Auslandssendungen stattdessen die Landesangabe in Textform als letzte Zeile in der Adresse - z.B. "Frankreich" oder "Italien". Die Sprache der Landesangabe wird in der Sprache des Absenderlandes verfasst. So können die Postmitarbeiter die Zielländer besser lesen.<br />
<br />
* Wird Post an ein Postfach gesendet, sollte auf die Straßenbezeichnung verzichtet werden. Als Vermerk ist „Postfach“ anzugeben, gefolgt von der Postfachnummer, die zwischen 4 und 8 Stellen umfassen kann.<br />
<br />
<br />
'''Informationen der deutschen Post zu diesem Thema'''<br />
<br />
*[https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/brief-beschriften.html Was ist aus dem Landescode geworden?]<br />
*[https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/laenderkuerzel-laendercode.html Brief beschriften ins Ausland – So adressieren Sie Ihre Post richtig]<br />
<br />
<br />
<br />
Das Feld "Länderkennung" vor der Postleitzahl ist in Faktura-XP® seit Januar 2019 entfallen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Beispiel: Korrekte Adresseingabe</h3><br />
<br />
So sollten Sie Ihre Adressdaten anlegen.<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_korrekteAdresse.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Beispiel: Falsche Adresseingabe</h3><br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_inkorrekteAdresse.png]]<br />
<br />
'''Die Wirkung bei falscher Adresseingabe'''<br />
Die Wirkung zeigt sich z.B. in der Lieferantenliste. In dieser und auch in allen <br />
Suchlisten für Lieferanten werden nur die Felder Name-1 und Name-2 aufgeführt.<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_inkorrekteAdresse_Liste.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Ausfüllhilfen in Adressfeldern====<br />
<br />
Nach Eingabe der Postleitzahl wird Ihnen automatisch die Stadt im Feld "Ort" vorgeschlagen - sofern diese im Verzeichnis vorhanden ist. Es werden die meisten Städte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz über deren Postleitzahl erkannt. Das dazugehörende Bundesland - Feld "BL" - wird ebenfalls nach Möglichkeit automatisch eingetragen. Das Bundesland wird nicht automatisch in der Adressverarbeitung - z.B. beim Dokumentdruck - verarbeitet. Es steht aber als Feld für andere Verarbeitungen - z.B. Adressaufkleber oder Serienbriefe - zur Verfügung. <br />
<br />
<br />
Sie können vor der Postleitzahl auch eine Landeskennung (KFZ Kennzeichnung) eingeben. Das Feld "Land" wird bei Erkennung einer Auslandsadresse automatisch mit dem Landesnamen gefüllt. Falls nicht können Sie hier das Land von Hand eintragen oder mit einem Doppelklick in das Feld "Land" (1) eine Länderliste aufrufen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_Laenderauswahl.png]]<br />
<br />
Wählen Sie dann in der Liste ein Land aus (2). Sie können auch durch Eingabe des ersten Buchstaben des gesuchten Landes über Ihre Tastatur zum passenden Bereich der Liste springen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche OK (3) übernehmen Sie das Land. Mit der Übernahme wird das Feld "Land" und das Feld "ISO-3166" (auf Register "weitere Informationen") überschrieben. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche Abbruch (4) verlassen Sie die Auswahl ohne Übernahme der Auswahl.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Matchcode als Suchhilfe====<br />
<br />
Der '''Matchcode''' ist für eine Suchfunktion gedacht. Geben Sie hier den Namen oder zumindest den Anfangsbuchstaben ein, unter dem der Eintrag später zu finden sein soll. Beispiel: Firma '''Klaus Schmidt GmbH''' sollte den Matchcode: "Schmidt" oder "S" hinterlegt sein. Damit wird das Unternehmen unter "S" wie "Schmidt" und nicht "K" wie "Klaus" gefunden. Optimal wäre der MatchCode "Schmidt Klaus". So ist der Lieferant sowohl unter "Schmidt" und nach "S" sortiert zu finden als auch mit dem Suchbegriff "Klaus". <br />
<br />
Die Felder '''E-Mail Adresse''' und '''Internet''' sind mit einer Schaltfläche am Ende des Feldes ausgestattet. Damit können Sie direkt auf die angegebene Webseite gelangen bzw. mit der angegebenen Emailadresse eine neue Email verfassen. Geben Sie im Feld "Internet" die Webadresse in der gewohnten Form ein (mit oder ohne http::// - z.B. '''www.firma-huber.de'''). Die Emailadresse muss das "@" (gesprochen 'ät') enthalten. Beispiel: info@firma-huber.de.<br />
Internet und Emailadressen werden immer in Kleinbuchstaben eingegeben und verwendet. Das Internet ignoriert Großbuchstaben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Vorlage verwenden===<br />
<br />
Sie können für Anschreiben an Ihre Kunden beliebige Vorlagendateien (*.dot) erstellen und diese mit den unten aufgeführten Textmarken versehen. Damit können Sie dann aus Faktura-XP heraus diese Vorlagendatei öffnen lassen und die Adressdaten übergeben. Wenn Sie diese Option angewählt haben, wird ein weiteres Auswahlfeld sichtbar, das Ihnen die Möglichkeit zur Wahl zwischen verschiedenen Vorlagendateien bietet, sofern Sie bereits einige in Faktura-XP hinterlegt haben. Wie Sie diese Vorlagendateien in Faktura-XP hinterlegen können, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt '''Datenbankparameter'''. Die Vorgehensweise zur Erstellung von Vorlagendateien und Textmarken entnehmen Sie bitte dem Handbuch Ihrer MS-Word Anwendung. Eine Auflistung aller Textmarken finden Sie im [[Anhang 3 (Textmarken in Vorlagendateien)]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Schaltflächen im Lieferanten Detailbereich===<br />
<br />
Am unteren Rand der Eingabemaske zum Lieferanten finden Sie einige Schaltflächen, die jeder Registerkarte dieser Eingabemaske sichtbar sind.<br />
<br />
<br />
[[Bild:02.Lieferanten_Detals_Schaltflaechen.png|Schaltflächen im Lieferanten Detailbereich]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speichern'''<br />
<br />
Ihre Änderungen und Eingaben in der Detailansicht werden immer beim Klicken auf die Schaltfläche "EXIT" gespeichert. Um Ihre bisherigen Eingaben auch zwischendurch zu speichern verwenden Sie die "Speichern" Schaltfläche. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Historie'''<br />
<br />
Sie können hiermit alle historischen Daten - also Bestellungen bei diesem Lieferanten - einsehen und aufrufen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''OPos'''<br />
Dieser Bericht listet alle offenen Posten zu diesem Lieferanten auf.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Google Maps®'''<br />
<br />
[[Bild:02.Maps.jpg|Beispiel für die Anzeige in Ihrem Browser]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Artikelliste'''<br />
<br />
Mit diesr Schaltfläche wird eine Liste erstellt, die alle Artikel umfasst, die dieser Lieferant liefern kann. Ist also dieser Lieferant in einem Artikel als "Artikellieferant" hinterlegt, wird dieser Artikel in der Liste aufgeführt.<br />
<br />
[[Bild:02.ArtikelPreisliste.jpg|Preisliste für Lieferantenartikel]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Eingabe'''<br />
<br />
Ist in den Einstellungen der Anwendung hinterlegt, dass Detaildatensätze nur mit Sperrung geöffnet werden, müssen Sie vor der Bearbeitung die Taste Klicken um den Datensatz bearbeiten zu können. Ist diese Einstellung nicht aktiv, wird hier keine Schaltfläche angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Exit'''<br />
<br />
Mit Exit verlassen Sie die Detailansicht des Lieferanten. <br />
Dabei wird der Datensatz ohne Meldung in die Hauptdatenbank des Systems gespeichert und dieser Lieferant zur Bearbeitung für andere Benutzer freigegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Finanzdaten==<br />
<br />
In der Registerkarte Finanzdaten können sie ihren Rabatt, Einkauflimit, die Kontoverbindung und SEPA Informationen hinterlegen sowie den überschlägigen Umsatz nach Geschäftsjahr einsehen.<br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Finanzdaten.png|Finazdaten zur ihrem Lieferanten]]<br />
<br />
<br />
===Rabatt===<br />
Der Rabatt (in Prozent) ist ein genereller Rabatt auf alle Artikel, die sie bei diesem Lieferanten beziehen können. Dieser Wert kommt bei der Eingabe von Bestellpositionen zum Einsatz und kann im Zusammenhang mit dem Rabattrechner innerhalb einer Bestellposition verwendet werden.<br />
<br />
<br />
===Limit===<br />
Dieser Wert ist ihr Kreditlimit bei diesem Lieferanten. Falls eine Maximalgrenze für Einkäufe bei einem Lieferanten besteht, können sie diese als Limit hier eingeben. Steht hier 0,00 ist keine Begrenzung vorhanden bzw. vereinbart (Standard). Geben Sie hier den Höchstbetrag für Warenkäufe oder Dienstleistungen ein. Wird beim Erstellen von Bestellungen (Einkauf) dieser Wert erreicht oder überschritten, wird eine Meldung ausgegeben. Diese Meldung hat lediglich informativen Charakter und schränkt keinerlei Funktionen ein. Geben sie in dieses Feld 0,00 oder einen positive Zahl als Maximalbetrag ein. Die Eingabe eines negativen Betrags ist nicht vorgesehen. <br />
<br />
<br />
===Kontoverbindung===<br />
<br />
'''• Kontoverbindung''': Hier geben Sie die Bankdaten dieses Lieferanten ein. Sie können hier die Bankdaten aus Bankleitzahl, Kontonummer und Kontoinhaber eingeben. Ab August 2014 ist der Geldtrasfer in ganz Europa nur noch mit SEPA möglich. Dazu geben Sie dann in den Feldern IBAN und BIC die entsprechenden Daten des Lieferanten ein. Es ist auch möglich, die bisherigen Kontodaten in eine gültige IBAN umzurechnen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Feld IBAN. Faktura erstellt Ihnen damit dann die IBAN Daten und trägt diese dann in dem leeren Feld IBAN ein. Möchten Sie eine SEPA Lastschrift für diesen Lieferanten erstellen, ist die korrekte IBAN des Lieferanten und die MandatsreferenzID erforderlich. Ist das Feld IBAN bereits ausgefüllt, wird das anklicken der Schaltfläche ignoriert.<br />
<br />
<br />
'''•Konto und Bankleitzahl''': Die klassischen Felder für die Bankverbindung des Lieferanten. <br />
<br />
'''•IBAN''': In diesem Feld steht die IBAN des Lieferanten, die alle Angaben zu Konto und Bank. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Haben Sie Verständnis dafür, dass wir KEINEN Support zum Thema SEPA bieten können.<br />
Wenden Sie sich bei Fragen zu SEPA bitte direkt an Ihre Hausbank.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
Im Popup BLZ sind alle aktuellen deutschen Banken aufgelistet. Diese Liste kann kostenlos auf unserer Internetseite aktualisiert werden und stammt von der Deutschen Bundesbank. Sie können aber auch eine Liste der Banken Ihres Landes einlesen. Dazu müssen Sie eine Liste im Excel® Format vorbereiten, die sie dann in Faktura-XP importieren können. Lesen Sie dazu das Kapitel "Import von Stammdaten".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===MandatsreferenzID===<br />
<br />
Die '''MandatsreferenzID''' ist die eindeutige Kennung dieses Lieferanten. Diese wird entweder bei der Neuanlage eingegeben oder automatisch aus der Lieferantennummer erstellt. Ist das Feld leer, kann mit der Schaltfläche am Ende des Feldes eine MandatsreferenzID erstellt werden. Dazu verwendet Faktura-XP die Lieferantennummer und die Mandantennummer (000-999) der Anwendung. Der Aufbau ist folgender: Die Anzahl der Stellen der bereits vorhandenen Liefereantennummern entscheidet automatisch darüber, ob Faktura-XP eine 10-Stellige oder 20-Stellige Nummer erstellt. Existieren also bereits Lieferantennummern mit 10 oder mehr Stellen, wird die Lieferantennummern vorn mit Nullen aufgefüllt und die Mandantennummer davor hinzugefügt.<br />
<br />
<br />
'''Beispiel :'''<br />
<br />
* Lieferantennummern : 5007<br />
* Mandant (Datenbank): 003<br />
<br />
* Ergibt: 003 + 0000005007 <br />
<br />
* MandatsreferenzID = 0030000005007 <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mandatsreferenznummer===<br />
<br />
Die '''Mandatsreferenznummer''' ist eine Kennung je Mandat (Erlaubnis z.B. zur Lastschrift). Es können durchaus mehrere Mandate mit jeweils unterscheidlichen Mandatsreferenznummern je Lieferant existieren. Die '''Mandatsreferenznummer''' wird automatisch aus der im Lieferanten hinterlegten '''MandatsreferenzID''' und einem angehängten Zähler gebildet.<br />
<br />
<br />
'''Beispiel :'''<br />
<br />
* MandatsreferenzID : 0030000005007 <br />
* Mandatsreferenznummer : 0030000005007-001<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Umsatzliste===<br />
<br />
In der Umsatzliste der Registerkarte Finanzdaten werden ihnen die Umsatzdaten der Einkäufe bei ihrem Lieferanten nach Geschäftsjahren angezeigt. Die angezeigten Umsätze basieren auf Grund der eingegebenen Rechnungen , die sie von ihren Lieferanten erhalten. Diese Rechnungen müssen sie im Bereich Zahlungsausgang der Buchhaltung eingeben. Die Werte werden dann nach Jahren summiert angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Kontaktperson==<br />
<br />
In diesem Register können eine beliebige Anzahl Kontaktpersonen je Lieferant anlegen.<br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Kontaktpersonen.png|Registerkarte Kontaktpersonen bzw. Ansprechpartner]]<br />
<br />
==Registerkarte: Zusatzinformation==<br />
Hier können sie interne Informationen zu dem Lieferanten eingeben. Diese Zusatzinfo können sie mit einem Passwort gegen unerlaubtes Einsehen schützen, die selbst Ihre Mitarbeiter nicht, oder nur bestimmte Personengruppen einsehen dürfen. <br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Zusatzinfo.png|Zusatzinfo zu diesem Lieferanten]]<br />
<br />
Sie können diesen Bereich mit einem Kennwort belegen. Das Kennwort wird neben der Schlatfläche „'''Text anzeigen'''“eingegeben. Wird dann auf die Schaltfläche geklickt, wird bei einem richtigen Kennwort der Text angezeigt. Ist noch kein Kennwort hinterlegt, können Sie beim Klicken auf die Schaltfläche das Kennwortfeld leer lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Festlegen eines Kennwortes:'''<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol unten.[[Bild:00.Schluessel.gif|Schlüssel]]<br />
<br />
[[File:01.Passwort_Zusatzinformationen.png|Kennworteingabe und Kennwortänderung für die Ansicht der Zusatzinformation in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Das nun folgende Menü zeigt ihren Benutzernamen an und verlangt nach dem Eintrag des Kennwortes. Haben Sie noch eines, dann geben Sie unter „'''neues Kennwort'''“ eines ein und bestätigen Sie durch die gleiche Eingabe das Kennwort noch einmal unter „'''Bestätigung'''“. Wollen Sie ihr altes Kennwort ändern, geben Sie es unter „'''altes Kennwort'''“ ein und vergeben danach ein neues. Verlassen Sie das Menü durch einen Klick auf '''Schließen'''. Jetzt ist der Text so 0lange nicht sichtbar, bis das richtige Kennwort eingegeben wurde. Dazu schreiben Sie es in das Feld links neben dem '''Schlüssel''' und klicken danach auf die Schaltfläche '''Text anzeigen'''. Ist das Kennwort korrekt, wird der Text wieder sichtbar.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Registerkarte: Weitere Informationen==<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für den Dokumentendruck und die Artikelauswahl angeben. Wählen Sie eine Sprache aus, kann vor dem Ausdrucken von z.B. Rechnungen die Sprache für den Ausdruck noch gewählt werden, ohne den Lieferantenstamm zu verändern. <br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_weitere_Infos.png|Weitere Informationen]]<br />
<br />
<br />
Im Feld "ISO-3166" geben Sie bitte den Länder-Code des Landes an in dem der Lieferant seinen Sitz hat. Es handelt sich um eine internationale Angabe und besteht immer aus zwei Buchstaben. Ist der Lieferant (aus Sicht Ihres Standortes) im Ausland ansässig und haben Sie im Register "Finanzdaten" die Steuernummer des Lieferanten bereits hinterlegt, können Sie das Häkchen "Steuerfrei" setzen. Damit werden Bestellungen an diesen Lieferanten automatisch Steuerfrei (ohne Mehrwertsteuer) erstellt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Dokumente==<br />
<br />
Hier kann man beliebige Dokumente diesem Lieferanten zuordnen. Das können Dokumentdateien in allen beliebigen Formaten (Word, Excel, PDF usw.) sein, aber auch Fotos, Grafiken, Videos oder Klang und Musikdateien. <br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Dokumente.png|Legen sie hier Dokumente in Form von beliebigen Dateien an]]<br />
<br />
<br />
Die hier angegebenen Dokumente werden nur mit Ihrem Dateipfad in der Datenbank abgelegt - also als Link bzw. Verknüpfung abgespeichert. Gemeinsam genutzte Lieferantendokumente sollten Sie dann auch zentral, auf einem gemeinsamen Laufwerk z.B. auf Ihrem Server ablegen, damit jeder Nutzer diese ebenfalls einsehen kann.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Hinzufügen eines Dokumentes===<br />
<br />
Mit der Taste '''„Dokument einfügen”''' können Sie eine beliebige Datei, auch über das Netzwerk oder sogar dem Internet auswählen und dessen Verknüfung in die Datenbank übernehmen. Ihnen wird dann ein neuer Eintrag der Liste angezeigt, der den Dateinamen, Einfügedatum und Zeit sowie den Verknüfungspfad anzeigt.<br />
<br />
Es handelt sich hierbei lediglich um eine Verknüpfung. Mit der grauen Taste ganz links, können Sie das Dokument abrufen, anzeigen oder abspielen. Die Datei wird automatisch mit dem in Ihrem Betriebssystem vorgesehenem Programm geöffnet.<br />
<br />
Es werden keine Dateien kopiert, verschoben oder in die Datenbank übernommen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Anzeigen des Dokumentes===<br />
<br />
Mit der kleinen Schaltfläche vor dem Eintrag des Dateinamen können Sie das verknüpfte Dokument aufrufen. Es wird Ihnen in dem mit diesem Dateityp verknüpfte Anwendung geöffnet.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Löschen einer Verknüpfung===<br />
<br />
Einen Eintrag der Liste löschen Sie, indem Sie kleine Schaltfläche mi dem roten Symbol anklicken. Damit wird die Verknüpfung dieses Dokumentes entfernt. Die Datei als solche bleibt unverändert erhalten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Freitextfelder==<br />
<!--Freitextfelder Lieferantenstamm, Freitexte, Freitext --><br />
Freitextfelder sind Eingabefelder in Textform, die sie mit beliebigen Eingaben füllen können. Die Feldbezeichnung der Freitextfelder können sie [[Datenbankparameter#Bezeichnungen_f.C3.BCr_Merker_und_Freitextfelder|in den Parametereinstellungen frei definieren]].<br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Freitextfelder.png|Freitextfelder je Lieferant]]<br />
<br />
Die Feldlänge je Feld ist auf 255 Zeichen begrenzt. Die Freitextfelder werden in der Suche der Lieferantenliste berücksichtigt sofern sie das in der Lieferantenliste so einstellen. Das erste Freitextfeld ist mit einem internen Suchindex belegt und ermöglicht eine besonders schnelle Suche. Oft gesuchte Inhalte sollten daher im ersten Freitextfeld angelegt sein. Die Freitextfelder werden in der Lieferantenliste nicht angezeigt. Den Inhalt der Freitextfelder können sie nur in der Detailansicht, in diesem Register einsehen. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=Weiterführende Informationen zu DSGVO=<br />
<br />
<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/sicherheit-der-verarbeitung-nach-dsgvo Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Allgemeine Infos von datenschutz.rlp.de]<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-grundverordung/auftragsdatenverarbeitung Auftragsverarbeitung unter der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO]<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-grundverordung/informationspflichten-und-auskunftsrechte Informationspflichten und Auskunftsrechte]<br />
<br />
<br />
* [https://dsgvo-gesetz.de Datenschutz-Grundverordnung DSGVO]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/Datenschutz-Grundverordnung Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Wikipedia]<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Kundenstamm&diff=9120Kundenstamm2024-03-02T06:23:05Z<p>Wikiadmin: /* Registerkarte: Zusatzinformation */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Kundenstamm verwalten" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Kundenstamm verwalten in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<!--=Kundenstamm=--><br />
=Was ist ein Kundenstamm?=<br />
Definition Kundenstamm: Zum Kundenstamm zählen sämtliche "Wirtschaftssubjekte" (Personen oder Unternehmen), die in der Vergangenheit mindestens einmal ein Produkt gekauft oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen haben. Kunden werden in der Buchhaltung auch als '''"Debitoren"''' bezeichnet. Es werden aber auch Kaufinteressenten ein Teil des Kundenstamms. Also Kunden, die zur Angebotserstellung erfasst wurden aber nie ein Produkt oder eine Dienstleistung gekauft haben. Diese sogenannten Karteileichen verbleiben meist ungenutzt im Kundenstamm. Der Kundenstamm setzt sich oft aus Stammkunden und Laufkunden zusammen. Mit guter Kundenbetreuung oder einem gezielten Kundenstamm-Marketing (Rabattaktionen, Kundenkarten) können oft Laufkunden in Stammkunden verwandelt werden. <br />
<br />
<br />
'''Navigieren sie zu: Stammdaten -> Kunden'''<br />
<br />
[[File:00.Navigation_Stammdaten_Kunden.png|Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<h3>Vorwort zum Umgang mit personenbezogenen Daten</h3><br />
<br />
Personenbezogene Daten sind ein hohes Gut und müssen sorgsam behandelt und gegen den Zugriff Dritter geschützt werden. Sie sind verpflichtet die Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter - auch intern - so abzulegen, dass diese nicht von jedem zugänglich sind. Zum Beispiel Datensicherungen der Geschäftsdaten oder Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten müssen vertraulich behandelt und abgelegt sein. Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten dürfen nicht als lesbare Listen in das Altpapier gelangen sondern müssen vorher z.B. mit einem Aktenvernichter vernichtet unlesbar gemacht werden. Den Umgang mit diesen sensiblen Daten regelt in Deutschland und der gesamten EU die '''Datenschutz-Grundverordnung DSGVO''', die zwingend eingehalten werden muss. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Im Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO in ganz Europa in Kraft. Betroffen sind alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und nutzen. Diese Unternehmen sind verpflichtet ihre eigenen Datenverarbeitungsprozesse an diese gesetzlichen Verortnung anzupassen. Die Umsetzung kann von den EU-Datenschutzbehörden kontrolliert und bei Verstößen auch Sanktioniert werden. Einen Link zu dieser Verordnung, finden Sie am [[Kundenstamm#Weiterf.C3.BChrende_Informationen_zu_DSGVO|'''Ende dieser Seite''']].<br />
<br />
</box><br />
<br />
__TOC__<br />
<br />
<br />
==Die Kundenliste==<br />
<br />
Die Kundenliste wird über die Navigation der Stammdaten geöffnet. Navigieren sie also zu Stammdaten und wählen den Unterpunkt "Kunden" aus. Die Kundenliste wird ihnen je nach Einstellung leer oder direkt mit ihren Kunden angezeigt. In dieser Liste werden ihnen neben den Adressdaten und Telefonnummer auch weitere wichtige Eckdaten der Kunden angezeigt. Kunden aus dem Ausland (also die Kunden, deren Standort nicht Ihrem Standort entsprechen, also eine andere ISO Kennung als Ihr Unternehmen haben) werden mit gelb hinterlegter Kundennummer angezeigt (1). Inaktive Kunden werden mit rot hinterlegter Kundennummer dargestellt (2). Kunden mit Zahlungssperre oder einem Sperrvermerk werden mit einer roten Hinterlegung des Namens angezeigt (3).<br />
<br />
<br />
Die Liste kann durch verschiedene Maßnahmen sortiert und gefiltert werden. Im Kopfteil der Liste sind Filter für "Kundengruppe" und "Merker" angebracht (4). Im Fussbereich der Liste können Filterungen nach MatchCode über Alphabet (7) oder durch direkte Eingabe von Suchbegriffen (10) vorgenommen werden. Zudem ist eine Sortierung des Listeninhaltes durch Klicken auf die Feldüberschriften (5) und mit dem Kontextmenü der Maus möglich. Alles diese Verfahren werden weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kundenstammliste_2018.png|Kundenstammliste (Klicken Sie die Grafik um sie zu vergrößern)|1280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Sortieren der Liste'''<br />
<br />
Die Kundenliste zeigt Ihnen alle von Ihnen eingegebenen Kunden an. Im oberen Rand der Liste finden Sie die Feldüberschriften (5), die durch anklicken sortiert werden kann. Einmaliges klicken auf eine Feldüberschrift sortiert die Liste aufsteigend, ein weiteres Klicken auf die selbe Feldüberschrift sortiert die Liste absteigend. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Sortieren und Filtern mit der Maus'''<br />
<br />
Eine Sortierung nach einer bestimmten Spalte oder auch eine Formularbasierte Filterung kann auch mit der Maus erfolgen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in eines der Spalteninhalte (zum Beispiel "Ort"). Es wird ein Kontextmenü geöffnet, welches eine Sortierung und auch eine Inhaltsfilterung anbietet. Wählen Sie mit der linken Maustaste "Aufsteigend sortieren" oder "Absteigend sortieren" aus um eine Sortierung nach dieser Spalte vorzunehmen. <br />
<br />
<br />
In dem selben Kontextmenü können Sie auch einen Formularbasierenden Filter (auch Inhaltsfilter genannt) setzen. Dazu setzen Sie den Textcursor mit der Maus in ein Feld der Liste. Öffnen Sie dort mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und klicken dann im geöffneten Kontextmenü den Eintrag "Auswahlbasierter Filter" an. Die Liste wird dann nur noch Einträge anzeigen, die dem Inhalt des Feldes entsprechen in dem der Textcursor steht. Beispiel: Setzen Sie den Textcursor mit der Maus z.B. in das Feld "Ort" eines beliebigen Ortes (z.B. "Wuppertal"). Wenn Sie nun mit der rechten Maustaste im Kontextmenü "Auswahlbasierter Filter" auswählen, werden nur noch Kunden angezeigt, dessen Ort "Wuppertal" ist. Zum anzeigen aller Einträge der Liste müssen Sie den Filter ausschalten indem Sie im Kontextmenü den Eintrag "Filter ein/aus" wählen.<br />
<br />
<br />
'''Freitextfelder'''<br />
<br />
Im Kundenstamm jedes Kunden können sie bis zu sechs [[Freitextfelder|Freitextfelder]] mit beliebigem Inhalt hinterlegen. Die Freitextfelder können mit einer eigenen Bezeichnung in den [[Datenbankparameter#Bezeichnungen_f.C3.BCr_Merker_und_Freitextfelder|Parametereinstellungen konfiguriert]] bzw. benannt werden.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenliste_Freitextfelder.png|Beispiel der Freitextfelder in der Kundenliste]]<br />
<br />
Beispiel der Freitextfelder in der Kundenliste<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Sortierung nach "MatchCode"'''<br />
<br />
Um in der Kundenliste eine Sortierung nach den hinterlegtem '''MatchCode''' zu erreichen, klicken Sie unten auf einen der Buchstaben. Ihnen werden nun alle Kunden angezeigt, dessen Matchcode mit dem entsprechenden Buchstaben beginnt. Um die komplette Liste anzuzeigen, genügt ein Klick auf '''Alle'''.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Suchen mit Suchbegriffen'''<br />
<br />
Sie können für eine Kundensuche auch einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Diese können den Namen des Kunden oder dessen Kundennummer, Ort, Strasse usw. beinhalten. Die Suche arbeitet fragmentarisch, also mit Teilbegriffen. Es werden also auch Wortteile gesucht so dass die Eingabe eines Teils des Namens oder Ortes (oder beides) bereits zu einem Ergebnis führt. Die Eingabe der Begriffe erfolgt mit Leerzeichen zwischen den Such- oder Teilbegriffen. Sollen in der Suche zusätzlich noch andere Felder eingeschlossen werden, so klicken Sie auf „Felder” (12). Für weitere Informationen besuchen Sie die Seite [[Suchfunktion]]<br />
<br />
Klicken Sie für die Suche nun auf die Schaltfläche "Suchen" (11) oder auf die Taste "ENTER" Ihrer Tastatur. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=== Die Schaltflächen im unteren Bereich der Kundenliste ===<br />
<!--Rundschreiben, Newsletter, Google® MAPS, Google® Route--><br />
<br />
<br />
====Schaltfläche NEU====<br />
{|<br />
| [[Bild:00.Neu.png|Neu Schaltfläche mit Auswahl zur Artikelanlage in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
|<br />
Wählen Sie die Schaltfläche '''Neu''', gelangen Sie in eine leere Eingabemaske für die Eingabe der Kundendaten. Diese Schaltfläche bietet auch ein Menü mit weiteren Funktionen. Dieses erreichen Sie, wenn Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche klicken.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Dokumenterstellung mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenliste_Neu_DropDown.png|Schaltfläche mit Auswahl]]<br />
<br />
Hier können Sie auf kurzem Weg ein Dokument für den in der Liste markierten Kunden erstellen (2). <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Kundenerstellung mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Neuanlage eines Kunden können Sie mit der Schaltfläche "Kunde aus Adresse erstellen" automatisieren. Dazu klicken Sie auf den Menüeintrag (3).<br />
<br />
<br />
<br />
Es wird nun ein Eingabedialog für die Adresse angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:01.Kunde_aus_Adressblock_DE.png|Neuer Kunde aus Adresse erstellen]]<br />
<br />
In das noch leere Feld können Sie nun die Adresse eines Kunden, die Sie zum Beispiel aus einer Email oder von einer Webseite haben, hinein kopieren. Das können Sie mit den unter Windows® üblichen Methoden der Tastatur ([STRG+c] und [STRG+v]) oder auch mit der Zwischenablage über die rechte Maustaste (1) machen. Eine Handeingabe per Tastatur ist natürlich ebenfalls möglich.<br />
<br />
Die Adresse muss den korrekten Aufbau haben, wie sie in dem entsprechenden Ziel-Land üblich ist (2). Bei Auslandadressen müssen Sie unterhalb PLZ und Ort das Land als Text angeben. Eine Erläuterung für den [[Kundenstamm#Adressfelder|korrekten Adressaufbau finden Sie weiter unten auf dieser Seite]]. Diese Funktion erkennt den Aufbau nahezu aller weltweiten verwendbaren Postadressen. Es können auch Zusatzinformationen innerhalb der Adresse wie Postfach, Packstationen und auch Grafschaften in England, Postboxen in den Ländern Belgien und Holland korrekt zuordnen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Beispiel: Holländische Adresse'''<br />
<br />
[[Datei:01.Kunde_Adresse_NL.png|Neuer Kunde aus Adresse für Holland erstellen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Sonderfunktion "Emailadresse"'''<br />
<br />
Wenn Sie in der letzten Zeile eine Emailadresse eingeben (3), wird bei der Neuanlage des Kunden diese Emailadresse in das Feld "Email" des neuen Kunden eingetragen. Diese Sonderfunktion ist natürlich nur optional. Eine Emailadresse ist nicht Bestandteil einer Postadresse und kann daher auch weg gelassen werden.<br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
<br />
{|-<br />
|[[File:00.Details.png|Details eines Kunden anzeigen - Auswahl mit Pfeile rechts.]]<br />
|<br />
Um Kundendaten der Liste zu ändern, klicken sie entweder doppelt auf einen Eintrag der Liste oder einmal auf die Schaltfläche '''Details'''. Damit wird dann die [[Kundenstamm#Registerkarte:_Adressdaten|Eingabemaske der Kunden-Detaildaten]] geöffnet.<br />
<br />
<br />
[[File:01.Kundenliste_Details_mit_Auswahl_geoeffnet.png|Detail-Schaltfläche mit Untermenü]]<br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
====Schaltfläche Historie====<br />
{|-<br />
|[[File:00.Historie.png|Historie eines Kunden anzeigen]]<br />
|<br />
Die '''Historie''' zeigt die bisherigen Umsatzaktivitäten des Kunden an. <br />
<br />
In der Auswahl können Sie eingrenzen, welche Daten Sie zu diesem Kunden anzeigen möchten. Weitere historische Daten eines Kunden finden Sie auch im der [[Kundenstamm#Erkl.C3.A4rung_der_Felder_im_gelben_Bereich_.28rechts.29|Detailansicht des Kunden im Register Finazdaten]].<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Historie_Auswahl.png|Historie des Kunden]]<br />
<br />
Möchten Sie alle Artikel anzeigen, die sie diesem Kunden jemals in Rechnung gestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Artikelübersicht(1). In der danach folgenden Liste werden Ihnen alle Artikel aufgelistet, die zu diesem Kunden in Rechnungen und Gutschriften erfasst wurden. Die Liste zeigt unter anderem mit das Datum, die Dokumentart (Rechnung oder Gutschrift), die Dokumentnummer, Artikelnummer, Bezeichnung, Anzahl und Preise an.<br />
<br />
Die Schaltflächen Angebote(2) listet alle Artikel auf, die Sie zu diesem Kunden in Angeboten und Auftragsbestätigungen erfasst haben. Die Liste umfasst Datum, die Dokumentart (Angebot ist gelb markiert, die Auftragsbestätigungen ist orange markiert), die Dokumentnummer, Artikelnummer, Bezeichnung, Anzahl und Preise.<br />
<br />
<br />
Die Schaltflächen Aufträge(3) listet alle Artikel auf, die Sie zu diesem Kunden in ERP / Fertigungsaufträgen für Arbeitskarten erfasst haben. Die Liste umfasst Datum, die Auftragsnummer, Artikelnummer, Bezeichnung, Anzahl und Preise.<br />
<br />
<br />
Die Schaltflächen Rechnungen(4) listet alle Artikel auf, die Sie zu diesem Kunden in Rechnungen und Gutschriften erfasst haben. Die Liste umfasst Datum, die Dokumentnummer (Rechnungsnummer=gelb markiert, Gutschrift=orange markiert und zusätzlich mit einem Minuszeichen vor der Dokumentnummer z.B. "-5002" gekennzeichnet), Artikelnummer, Bezeichnung, Anzahl und Preise.<br />
<br />
<br />
Die Schaltflächen Gesamtübersicht(5) zeigt eine Dokumentliste aller Dokumente (nicht Artikel) zu diesem Kunden. <br />
<br />
[[Datei:01.Historie_Gesamtuebersicht.png|Gesamtübersicht (historische Dokumente) dieses Kunden]]<br />
<br />
<br />
In der Liste finden Sie die Dokumentart und Dokumentnummer mit Erstellungsdatum. Die Spalte "A" zeigt an, ob dieses Dokument bereits abgelossen bzw. erledigt ist. Zusätzlich wird der Hinweistext sowie die Gesamtsummen Brutto und Netto und das Gesamtgewicht aus den jeweiligen Dokumenten angezeigt.<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
In Allen Historienlisten können Sie die jeweiligen Dokumente ausdrucken oder den Ablageordner für PDF Dateien öffnen. Zusätzlich können Sie die jeweiligen Dokumente durch Doppelklicken zur Bearbeitung oder Ansicht öffnen.<br />
</box><br />
<br />
|}<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
<!--Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), personenbezogene Daten drucken--><br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Drucken.png|Drucken]]<br />
|<br />
Mit dieser Schaltfläche können sie die angezeigte Kundenliste drucken. Sie können die Kundenliste vor dem Drucken beispielsweise mit Suchbegriffen eingrenzen bzw. filtern, um bestimmte Kunden Anzeigen zu lassen. Zusätzlich können Sie aus der Liste ein "Kundenstammblatt" ausdrucken, falls Sie einem Kunden eine Datenauskunft nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geben möchten.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenliste_drucken_2018.png|left|Kundenliste ausdrucken]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Auswahl der Listenform'''<br />
<br />
Für den Ausdruck können Sie die "Kurzliste"(1) und "Detailierte Liste" (2) auswählen. In der '''Kurzliste''' lassen sich die Daten, die im Moment in der Kundenliste angezeigt werden, mit den wichtigsten Informationen ausdrucken. Die '''Detailierte Liste''' umfasst neben den Adressdaten des Kunden auch weitere Informationen wie Kontaktpersonen / Ansprechpartner.<br />
<br />
<br />
'''Datenauskunft nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)'''<br />
<br />
Mit der Auswahl "Datenblatt eines Kunden" (3) können Sie einen Ausdruck erstellen, der alle personenbezogenen Daten eines Kunden in einer Übersicht, dem "Kundenstammblatt" darstellt. Für diese Funktion müssen Sie keine Suchbegriffe zur Einschränkung oder Filterung verwenden. Es wird hierbei der aktuell markierte Kunde verwendet um das Kundenstammblatt zu erstellen. Die Erstellung erfordert die Berechtigung des aktuellen Mitarbeiters Kundendaten zu drucken. Für ein Beispiel zu diesem Dokument, siehe auch [[Kundenstamm#Kundenstammblatt_nach_Datenschutzgrundverordnung_.28DSGVO.29|Beispielausdruck]].<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem Markierungshäkchen "Direktausgabe zum Drucker" (4) können Sie steuern, ob Sie eine Voransicht des Dokumentes wünschen, oder ob das Dokument für den Ausdruck direkt zum Standarddrucker geleitet werden soll. In der Voransicht kann das Dokument auch gedruckt, als PDF erstellt und auch per Email versendet werden.<br />
<br />
|}<br />
<br />
====Schaltfläche Email====<br />
{|-<br />
|[[File:00.Email.png|link=Email-Versand#Email_an_Kunden_oder_Lieferanten_senden|Email / Rundmail / Kunden-Webseite und Google Maps®]]<br />
| Die Schaltfläche '''Email''' kann zum Versand einer Email an den Kunden genutzt werden. Dabei wird der Kunde verwendet, auf den der Datensatzmarkierer der Liste zeigt. Dies Schaltfläche bietet noch weitere Funktionen, die Sie beim Klicken auf das kleine Dreieck rechts in der Schaltfläche erreichen. Beim Klicken öffnet sich ein Kontextmenü.<br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kundenliste_Email_Button.png|Button Email mit Zusatzauswahl]]<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Webseite des Kunden aufrufen=====<br />
<br />
Ruft die im Kunden hinterlegte Webadresse in Ihrem Standard Browser auf.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Runschreiben an Kundenauswahl=====<br />
<br />
Hier können Sie die Funktion "Rundschreiben an Kundenauswahl" aufrufen. Damit können Sie an die gerade in der Kundenliste gezeigten Kunden ein Rundschreiben oder Newsletter per Email verfassen. Schränken Sie die Liste durch Eingabe von Suchbegriffen ein oder verwenden die Filter M1-M6 oder Kundengruppe an im oberen Teil der Liste an, wird die Liste der Kunden gefiltert bzw. auf die Kriterien eingeschränkt.<br />
<br />
So können Sie an alle diese Kunden eine Nachricht per Email senden.<br />
<br />
[[Datei:01.Rundschreiben_Maildialog.png|link=Email-Versand#Email_als_Rundschreiben_verfassen|Rundschreiben / Newsletter an alle gefilterten Kunden]]<br />
<br />
Geben Sie einen Betreff ein oder wählen sie einen Betreff aus der Liste aus. Durch Auswahl einer Betreffzeile wird der dazu gehörige Text (Textbaustein) automatisch als Emailtext übernommen. Sie können diesen aber auch direkt im Feld "Text" eingeben oder abändern.<br />
<br />
Wenn Sie dem Rundschreiben noch einen Anhang hinzufügen möchten, können Sie diesen unterhalb der Betreffzeile im Feld "Anhang" einfügen. Sie können einen Pfad mit Datei direkt eingeben oder die Schaltflächen am Ende des Feldes nutzen. Die erste Schaltfläche dient zur Ansicht des Anhangs, die zweite zur Auswahl einer Datei, die als Anhang verwendet werden soll. Es kann nur ein Anhang eingefügt werden. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Google Maps®=====<br />
<br />
Um sich den Standort des Kunden direkt in einer Karte anzusehen, klicken Sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und der Kunde in der Karte markiert. Dazu dient die im Kunden eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Strasse mit Hausnummer. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Google Maps® Route anzeigen=====<br />
<br />
Um eine Anfahrt zum Kunden planen zu können, klicken sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und die Fahroute mit alternativen Fahstrecken zum Kunden in der Karte markiert. Dazu dient die im Kunden eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Strasse mit Hausnummer und die in den Parametern eingetragenen Adressdaten Ihres Standortes. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion.<br />
<br />
Beispiel:<br />
[[Datei:01.Google_Maps_Beispiel.png|Beispiel einer Anfhrt Route per Google® Maps]]<br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
====Schaltfläche Löschen====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Loeschen.png|Löschen eines Kunden]]<br />
| Mit der '''Löschen''' Schaltfläche lassen sich markierte Kunden einzeln aus der Liste entfernen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''ACHTUNG''': <br />
<br />
Kunden lassen sich nicht löschen, wenn noch offene Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote sowie Zahlungseingänge bestehen. Löschen Sie also erst bestehende Dokumente oder Zahlungen, bevor Sie mit der Löschung eines Kunden beginnen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Suchen.gif|Suchen]]<br />
|<br />
Über die Schaltfläche '''Suchen''' können Sie gezielt oder auch unscharf nach dem gewünschten Kunden Ihres Kundenstamms suchen. Es werden auch Teilbegriffe gefunden, die Sie bei der Eingabe mit Leerzeichen trennen können. Suchen Sie beispielsweise einen Kunden in "Wuppertal", der "Schmitz" oder "Schmidt" oder "Schmitt" heissen könnte, geben Sie im Eingabefeld etwa folgendes ein: "wupper schmi". Die Suchfunktion findet alle Kunden aus Wuppertal, deren Name mit "Schmi" beginnt. Allerdings werden auch Kunden gefunden deren Name "wupper" enhält oder der Ort oder Strasse "schmi" enthält.<br />
<br />
<br />
Sie können voreinstellen, welche Felder des Kundenstamm in die Suche mit einbezogen werden. Wählen Sie dazu im Bereich "Suchen" die Schaltfläche "Felder" aus.<br />
<br />
[[Bild:01.Kundendaten_Suche_Felder1.jpg|Suchfelder bestimmen]]<br />
<br />
Der Dialog zur Auswahl der Felder, die bei einer Suchanfrage einbezogen werden sollen, wird geöffnet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kundenliste_Suche_Feldauswahl.png|Suchfelder Auswahl]]<br />
<br />
Wählen Sie hier aus, welche Felder Sie absuchen möchten und welche von der Suche ausgeschlossen bleiben können. Die Suche umfasst immer die Felder "Kundenummer, "MatchCode" und Name-1 sowie "ebay-Name". Diese drei Felder können Sie nicht aus der Suche ausschließen. Die Auswahl der Suchfelder wird Ihnen in der Kundenliste neben der Schaltfläche "Felder" als rote (nicht gewählt) und grüne (gewählt) Kästchen angezeigt. Damit können Sie ungefähr abschätzen, wie die Auswahl im Augenblick eingestellt ist. <br />
<br />
Wählen Sie möglichst wenige Felder aus. Das kann die Suche in großen Datenmengen erheblich beschleunigen. <br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Kundendaten==<br />
<br />
===Registerkarte: Adressdaten===<br />
<br />
Die Registerkarte "Adressdaten" ist die Ansicht die bei der Neuerstellung oder Bearbeitung eines Kunden angezeigt wrd. Sie umfasst die wichtigsten Eckdaten Ihres Kunden, die z.B. zur Erstellung eines Angebotes oder einer Rechnung grundlegend erforderlich sind aber auch Telefon oder Emailadressen, die zur Kommunikation mit dem Kunden auf einen Blick ersichtlich sein müssen. <br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Adressdaten.png|Adressdaten des Kunden]]<br />
<br />
<br />
'''Kundennummern'''<br />
<br />
Bei der Neuanlage eines Kunden wird die Kundeneingabemaske geöffnet und eine Kundennummer aus dem voreingestellten [[Datenbankparameter#Nummernkreise|'''Nummernkreis''']] bzw. vorrangig aus den bereits vorhandenen Kundenummern ihrer Kunden generiert. Die Kundennummern werden also aus der höchsten, davor liegenden Nummer erzeugt. Höchste, bereits verwendete Kundennummer +1 ist die nächste Nummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Sie müssen nur darauf achten, eindeutige Nummern zu verwenden, die nicht schon verwendet wurden. Es sind 20 Stellen zur Eingabe möglich, die aus Zahlen und Buchstaben bestehen kann. Beachten Sie, dass nach Verwendung von Buchstaben und anderen Zeichen am Ende der Nummer eine automatische Nummernvergabe eventuell nicht mehr möglich ist. Daher empfehlen wir immer Zahlen zu verwenden.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
Die höchste, bereits verwendete Kundennummer +1 ist die nächste Kundennummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Kundennummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen. <br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle Adressfelder, mit Ausnahme der Kundennummer sind keine Pflichtfelder und könnten theoretisch leer bleiben.'''<br />
'''Die Adressdaten sollten jedoch immer so vollständig wie möglich erfasst werden. Gültige Rechnungen können nur'''<br />
'''mit vollständiger Adresse erstellt werden.'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Shop-Kunde und CID'''<br />
<br />
Das Feld "Shop-Kunde" ist die Kundennummer dieses Kunden in Ihrem eventuell vorhandenen Onlineshop. Diese kann von Hand eingetragen werden oder aber beim Bestellabruf automatisch gefüllt werden (Faktura-XP Shop Edition oder PRO Edition erforderlich). Es handelt sich um einen fortlaufenden Zahlenwert, der im Regelfall vom Shop erstellt wird und als eindeutige Kennung dieses Kunden verwendet wird. Ändern Sie diesen Wert nur ab, wenn Sie die Wirkung kennen. Steht hier ein falscher Wert, ist die Verbindung zum Kunden des Onlineshop getrennt.<br />
<br />
Das Feld "CID" ist ebenfalls ein Feld einer Kundennummer des Onlineshops. Hier kann aber eine beliebige Kombination aus Zahlen und Buchstaben stehen, die im Regelfall aus dem Onlineshop stammen. Auch dieser Wert kann für eine Suche des Kunden herangezogen werden, stellt aber kein zwingendes Bindeglied zum Onlineshop dar. <br />
<br />
Das Feld "Privatadrersse" kann optional angehakt werden, wenn es sich um einen Privatkunden - ohne Gewerbe - handelt. Dann wird beim ausdrucken von Rechnungen für diesen Kunden automatisch "Bruttorechnung" (ohne separat ausgewiesene Mehrwertsteuer) gewählt.<br />
<br />
Das Feld "Newsletter" wird bei der Übertragung des Kunden aus dem Onlineshop gesetzt. Es repräsentiert die vom Kunden gewählte Einstellung für den Erhalt von neuen Angeboten aus Ihrem Shop. Innerhalb Faktura-XP hat dieses Feld keine Wirkung bzw. Funktion.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Adressfelder====<br />
<br />
Die Adressdaten jedes Kunden werden in Faktura-XP als Adressblock, ohne separate Felder für Anrede usw. erstellt. Die vier Felder '''Namensfeldern 1 bis 4''' sowie die Felder für Strasse, Postleitzahl, Ort und Land bilden zusammen die gesamte Adresse des Kunden. Diese Felder gehören zur Kundenadresse und werden auf Dokumenten und Aufklebern verwendet. <br />
<br />
<br />
In den '''Namensfeldern 1 bis 4''' tragen Sie die zur Adresse gehörenden Angaben wie Firma, Name, Ansprechpartner, Abteilungen usw. ein. <br />
Die Felder für Strasse, Postleitzahl, Ort und Land werden separat gefüllt. <br />
<br />
<br />
'''Korrekter Adressaufbau für z.B. Deutschland'''<br />
<br />
Die korrekte Strukturierung und Formatierung einer Adresse ist für den Transport der Sendung und für die Gültigkeit eines Dokumentes wie Angebot oder Rechnung zwingend erforderlich. Die Strukturierung und Formatierung von Adressen ist mit wenigen Ausnahmen auch International bzw. EU-Weit anwendbar. Beachten Sie folgende Punkte bei der Eingabe von Adressen:<br />
<br />
* Im Adressfeld werden keine Leerzeilen eingefügt – auch nicht vor der Zeile mit der Postleitzahl und dem Ort. Die gesamte Adresse wird somit als durchgehender Block geschrieben. Unterstreichungen sind nicht erlaubt.<br />
<br />
* Ein Länderkennzeichen vor der Postleitzahl z.B. "D-1234 Musterstadt" ist entgegen des weit verbreiteten Irrtums im Postverkehr nicht erforderlich, auch nicht für Sendungen in das Ausland (siehe auch [https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/laenderkuerzel-laendercode.html Info der deutschen Post]). Man verwendet bei Auslandssendungen stattdessen die Landesangabe in Textform als letzte Zeile in der Adresse - z.B. "Frankreich" oder "Italien". Die Sprache der Landesangabe wird in der Sprache des Absenderlandes verfasst. So können die Postmitarbeiter die Zielländer besser lesen.<br />
<br />
* Wird Post an ein Postfach gesendet, sollte auf die Straßenbezeichnung verzichtet werden. Als Vermerk ist „Postfach“ anzugeben, gefolgt von der Postfachnummer, die zwischen 4 und 8 Stellen umfassen kann.<br />
<br />
<br />
'''Informationen der deutschen Post zu diesem Thema'''<br />
<br />
*[https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/brief-beschriften.html Was ist aus dem Landescode geworden?]<br />
*[https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/laenderkuerzel-laendercode.html Brief beschriften ins Ausland – So adressieren Sie Ihre Post richtig]<br />
<br />
<br />
<br />
Das Feld "Länderkennung" vor der Postleitzahl ist in Faktura-XP® seit Januar 2019 entfallen.<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Beispiel: Korrekte Adresseingabe</h3><br />
<br />
So sollten Sie Ihre Adressdaten anlegen.<br />
<br />
[[Datei:01.Adresse_korrekt.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Beispiel: Falsche Adresseingabe</h3><br />
<br />
[[Datei:01.Adresse_inkorrekt.png]]<br />
<br />
'''Die Wirkung bei falscher Adresseingabe'''<br />
Die Wirkung zeigt sich z.B. in der Kundenliste. In dieser und auch in allen <br />
Suchlisten für Kunden werden nur die Felder Name-1 und Name-2 aufgeführt.<br />
<br />
[[Datei:01.Adresse_inkorrekt_Liste.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausfüllhilfen in Adressfeldern=====<br />
<br />
Nach Eingabe der Postleitzahl wird Ihnen automatisch die Stadt im Feld "Ort" vorgeschlagen - sofern diese im Verzeichnis vorhanden ist. Es werden die meisten Städte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz über deren Postleitzahl erkannt. Das dazugehörende Bundesland - Feld "BL" - wird ebenfalls nach Möglichkeit automatisch eingetragen. Das Bundesland wird nicht in der Adressausgabe - z.B. beim Dokumentdruck - verarbeitet. Es steht aber als Feld für andere Verarbeitungen - z.B. Adressaufkleber oder Serienbriefe - zur Verfügung. <br />
<br />
<br />
Sie können vor der Postleitzahl auch eine Landeskennung (wird oft auch Länderkennzeichen oder Länderkürzel genannt) eingeben oder auf das Feld Doppelkicken. Ein Länderkennzeichen vor der Postleitzahl z.B. "D-1234 Musterstadt" ist entgegen des weit verbreiteten Irrtums im Postverkehr nicht erforderlich, auch nicht für Sendungen in das Ausland. Man verwendet bei Auslandssendungen stattdessen die Landesangabe in Textform als letzte Zeile in der Adresse - z.B. "Frankreich" oder "Italien".<br />
<br />
Das Feld "Land" wird bei Erkennung einer Auslandsadresse automatisch mit dem Landesnamen gefüllt. Falls nicht können Sie hier das Land von Hand eintragen oder mit einem Doppelklick in das Feld "Land" (1) eine Länderliste aufrufen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Laenderauswahl.png]]<br />
<br />
Wählen Sie dann in der Liste ein Land aus (2). Sie können auch durch Eingabe des ersten Buchstaben des gesuchten Landes über Ihre Tastatur zum passenden Bereich der Liste springen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche OK (3) übernehmen Sie das Land. Mit der Übernahme wird das Feld "Land" und das Feld "ISO-3166" (auf Register "weitere Informationen") überschrieben. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche Abbruch (4) verlassen Sie die Auswahl ohne Übernahme der Auswahl.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Matchcode als Suchhilfe=====<br />
<br />
Der '''Matchcode''' ist für eine Suchfunktion gedacht. Geben Sie hier den Namen oder zumindest den Anfangsbuchstaben ein, unter dem der Eintrag später zu finden sein soll. Beispiel: Firma '''Klaus Schmidt GmbH''' sollte den Matchcode: "Schmidt" oder "S" hinterlegt sein. Damit wird das Unternehmen unter "S" wie "Schmidt" und nicht "K" wie "Klaus" gefunden. Optimal währe der MatchCode "Schmidt Klaus". So ist der Kunde sowohl unter "Schmidt" und nach "S" sortiert zu finden als auch mit dem Suchbegriff "Klaus". <br />
<br />
Die Felder '''E-Mail Adresse''' und '''Internet''' sind mit einer Schaltfläche am Ende des Feldes ausgestattet. Damit können Sie direkt auf die angegebene Webseite gelangen bzw. mit der angegebenen Emailadresse eine neue Email verfassen. Geben Sie im Feld "Internet" die Webadresse in der gewohnten Form ein (mit oder ohne http::// - z.B. '''www.firma-huber.de'''). Die Emailadresse muss das "@" (gesprochen 'ät') enthalten. Beispiel: info@firma-huber.de.<br />
Internet und Emailadressen werden immer in Kleinbuchstaben eingegeben und verwendet. Das Internet ignoriert Großbuchstaben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Zusatztext====<br />
<br />
Im '''Zusatztext''' können noch zusätzliche Informationen über den Kunden eingegeben werden. Diese erscheinen nicht beim Ausdruck, sondern sind nur für den internen Gebrauch gedacht. Haben Sie eine '''E-mail''' Adresse eingegeben, können Sie auch von dort mit einem Klick auf den Knopf „'''Senden'''“ eine Mail an den Kunden verschicken, ohne zuerst in ein E-Mail Programm wechseln zu müssen. Die erstellte E-mail wird im Postausgang Ihres Emailprogramms abgelegt und nicht sofort versendet. Dies gilt für alle Email-Funktionen in Faktura-XP.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundengruppen====<br />
<br />
Im Feld "Kundengruppe" können den Kunden einer Kundengruppe Zuordnen. Damit können Sie dann z.B. in der Kundenliste die Kunden einer wählbaren Kundengruppe ausfiltern. Sie können mit diesem DropDown Feld eine Auswahl treffen oder auch eine neue Bezeichnung einer Kundengruppe direkt in diesem Feld eingeben. Durch Eingabe einer neuen Bezeichnung (die noch bei keinem anderen Kunden verwendet wurde) wird eine neue Kundengruppe erstellt, die dann bei allen anderen Kunden oder Neukunden zur Auswahl steht.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kunden_Kundengruppe.png|Kundengruppe im Kundenstamm eingeben oder auswählen]]<br />
<br />
Wir empfehlen Ihnen vor der Eingabe einer Bezeichnung immer erst in der DropDown Liste der vorhandenen Kundengruppen nachzusehen ob eine ähnliche Bezeichnung oder ähnlich geschriebene Bezeichnung für eine Kundengruppe bereits vorhanden ist.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Adressdaten an Word® übergeben====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''Adresse an Word übergeben''' (1), können Sie die Kundenadresse direkt an Microsoft Word® übergeben.<br />
<br />
[[File:01.Adressdaten_Adressenfeld_Wordausgabe_Schaltflaechen.png|Übergabe der Adressdaten an Microsoft Word®]]<br />
<br />
Sie können die Übergabe an ein leeres, neues Word Dokument ausführen oder die Adressdaten an eine Vorlagendatei übergeben. Sie können für Anschreiben an Ihre Kunden beliebige Word® Vorlagendateien (*.dot oder .dotx) erstellen und diese mit den im '''"[[Anhang_3_(Textmarken_in_Vorlagendateien)|Anhang 3 - Textmarken]]"''' aufgeführten Textmarken versehen. Damit lässt sich dann aus Faktura-XP heraus direkt die Vorlage mit Adressdaten und weiteren Informationen des Kunden befüllen.<br />
<br />
<br />
Bevor sie die Vorlagen direkt aus dem Kundenstamm verwenden können, müssen diese vor der Verwendung zunächst in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dateien|Parametern]] hinterlegt haben. Wurden dort also eine oder mehrere Vorlagendateien hinterlegt, stehen diese durch Aktivierung des Häkchens "Vorlage verwenden" (2) in der Vorlagenauswahl (3) zur Verfügung. Wie sie Vorlagendateien mit Ihrer Word® Anwendung erstellen und darin Textmarken setzen, entnehmen sie bitte der Dokumentation der Word® Anwendung.<br />
<br />
<br />
<br />
Wird auf die Schaltfläche '''Adresse an Word übergeben''' (1) geklickt, startet die Word® Anwendung und lädt angegebene die Vorlagendatei sofern "Vorlage verwenden" aktiviert wurde. Nun erfolgt automatisch die Übergabe der Daten an die Textmarken. Im Falle der Übergabe ohne Vorlage, wird ein neues, leeres Word® Dokument geöffnet und die Kundenadresse als Adressblock an dieses Dokument gesendet. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Adressaufkleber drucken====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"ADR"''' (1) wird Ihnen ein verdecktes Feld anzeigen in das die Adressdaten dieses Kunden zusammengestellt und angezeigt werden. Diese Schaltfläche ist eine Wechselschaltfläche. Durch einmaliges Anklicken wird das Adressfeld angezeigt. Durch nochmaliges Anklicken wird es wieder ausgeschaltet bzw. verdeckt. Die angezeigten Adressdaten werden bei der Anzeige des Feldes neu zusammengestellt und damit aktualisiert.<br />
<br />
[[File:01.Adressdaten_Adressenfeld_ADR.png|Adressdaten anzeigen und als Aufkleber drucken oder an Word übergeben]]<br />
<br />
<br />
Neben der Anzeige des Adressfeldes werden noch zusätzliche Schaltflächen mit Funktionen für den Inhalt des Adressfeldes angezeigt. <br />
<br />
[[File:01.Adressdaten_Adressenfeld_ADR_Schaltflaechen.png|Funktionsschaltflächen für das Adressfeld]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Adressaufkleber drucken=====<br />
Mit der Schaltfläche "Drucker" (2) können Sie über einen angeschlossenen Labeldrucker ([[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#Welche_Drucker_werden_unterst.C3.BCtzt|z.B. Brother QL-500 Serie]]) die angezeigten Adressdaten direkt auf einem Aufkleber ausgeben.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Lieferadresse des Kunden drucken=====<br />
Möchten Sie eine bestimmte Lieferadresse des Kunden drucken, wechseln sie auf die Registerkarte '''"Lieferadresse"''' des Kunden. <br />
<br />
[[Datei:01.Adressdaten_Adressenfeld_Lieferadresse.png|Lieferadresse als Aufkleber drucken]]<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Drucker" (2) können sie den Inhalt des angezeigten Adressfeldes als Adressaufkleber ausdrucken. Bevor sie den Druck ausführen, können sie die im Adressfeld stehende Adresse noch ergänzen oder ändern, ohne das die Änderungen sich auf die gespeicherten Lieferadressen auswirkt. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Vorlage wählen=====<br />
Sie können eine Vorlage für den Etikettendruck wählen. Dazu klicken sie auf die Schaltfläche mit dem Symbol "Ordner" (3).<br />
<br />
[[File:01.Adressdaten_Adressenfeld_ADR_Schaltflaechen.png|Funktionsschaltflächen für das Adressfeld]]<br />
<br />
Es wird eine Dateiauswahl angezeigt um eine kompatible Vorlage für einen [[Anhang 6 (Etiketten und Aufkleber)|Brother Labeldrucker]] auszuwählen. Die Standard-Vorlagen für die Adressaufkleber befinden sich im Regelfall im lokalen Unterverzeichnis "Vorlagen" der Anwendung. Es kann aber auch jeder beliebige Pfad im Netzwerk angegeben werden. Die so ausgewählte Vorlage steht nun für künftige Ausdrucke von Adressaufklebern für alle Benutzer zur Verfügung. Sie müssen allerdings dafür sorgen, dass die Vorlagendatei zentral für alle Benutzer zum Beispiel in einem gemeinsamen Verzeichnis des Netzwerkes erreichbar ist. Die Vorlage wird so lange verwendet bis eine andere Vorlage (z.B. von einem anderen Benutzer) ausgewählt wurde.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Vorlage bearbeiten=====<br />
Die Aufkleber können [[Anhang_6_%28Etiketten_und_Aufkleber%29#Etikettdruck_f.C3.BCr_Adressen|individuell angepasst]] werden. Dazu wird die vom Druckerhersteller gelieferte Software verwendet. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Adresse an Microsoft Word® senden=====<br />
Haben sie die Office Anwendung Microsoft Word® installiert, können sie den Inhalt des Adressfeldes an die Anwendung Microsoft Word® übergeben. Dazu klicken sie einfach auf das Symbol Word® (4). Es wird die Anwendung Microsoft Word® gestartet, ein neues, leeres Dokument angelegt und der Inhalt des Adressfeldes an die Anwendung übergeben. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Adresse in Zwischenablage speichern=====<br />
Den Inhalt des Adressfeldes können sie zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen auch in der Windows Zwischenablage kopieren um sie dort zwischen zu speichern. Das können sie mit der Schaltfläche "Clipboard" (5) ausführen. Alternativ kann auch die Standard Tastenkombination "STRG+C" verwendet werden. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltflächen Email, TAPI, Notiz, Telefon und Beep====<br />
<br />
<br />
{|<br />
|[[Bild:00.Email.gif|E-Mail]]<br />
|<br />
Über diese Schaltfläche können Sie eine E-Mail an den Kunden versenden. Es wird ein Emaildialog geöffnet und die E-mail Adresse des Kunden darin übernommen. Wenn sie gern die Emailadresse aus dem Felder "Email Rechnung" verwenden möchten, müssen sie mit der Maus in dieses Feld klicken und erst dann auf die Schaltfläche "Email". Damit wird die Emailadresse dann aus diesem Feld für den Emailversand verwendet.<br />
<br />
|-<br />
|[[Bild:00.Tapi.gif|TAPI]]<br />
|<br />
Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie, falls Ihr PC mit der Telefonanlage verbunden ist, den Kunden direkt anwählen. Dazu muss eine TAPI-Schnittstelle an der Telefonanlage vorhanden sein.<br />
|-<br />
|[[Bild:00.Notiz2.gif|Editor]]<br />
|<br />
Diese Schaltfläche öffnet den Windows-Editor. Damit können Sie Text außerhalb von Faktura-XP erfassen.<br />
|-<br />
|[[Bild:00.TelNr.gif|TelNr.]]<br />
|<br />
Durch Markieren der Telefonnummer in der Karteikarte und Anklicken der Schaltfläche wird Ihnen die Telefonnummer angesagt, so dass Sie sofort auf Ihrem Telefon mitwählen können, ohne auf die Telefonnummer blicken zu müssen. Dies kann bei sehr langen Telefonnummen nützlich sein.<br />
|-<br />
|[[Bild:00.Beep2.gif|Beep]]<br />
|<br />
Über diese Schaltfläche wird die Telefon-, Mobilfunk- oder Faxnummer als Tonwahlsignal über die angeschlossenen Lautsprecher ausgegeben. Wenn Sie ein Telefonhörer mit Freizeichen in die Nähe des Lautsprechers halten und die Nummer mit der Schaltfläche abspielen, wird die Nummer im Telefon gewählt.<br />
|-<br />
|[[Datei:Opos.jpg|Offene Posten bzw. Kundenkontoauszug des Kunden drucken|link=Texte#Texte_f.C3.BCr_den_Kundenkontoauszug]]<br />
|<br />
Dieser Schaltfläche öffnet den Bericht "Kundenkonto Auszug". Das ist eine Übersicht mit allen offenen Posten dieses Kunden. Darin werden alle offenen Rechnunge und auch offenen Gutschriften des Kunden aufgelistet und als Gesamtsumme (noch zu zahlen) berechnet ausgegeben. Der Bericht ist in Form eines Briefes aufgebaut und kann dem Kunden als Ausdruck per Post oder per Email als Zahlungserinnerung oder Zahlungsübersicht zugesendet werden. Die textliche Formulierung für den Kundenkontoauszug können sie in den [[Texte#Texte_f.C3.BCr_den_Kundenkontoauszug|Einstellungen des Mahnwesen]] eingeben.<br />
<br />
[[File:01.Kundenkontoauszug_Bericht.png|thumb|none]]<br />
|}<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kunde aktiv====<br />
<br />
Mit dem Häkchen "Kunde aktiv", im Bereich des Feldes '''Zusatztext''', haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Kunden als '''aktiven Kunden''' einzustufen. <br />
<br />
[[Datei:01.Kunde_Aktiv_Ausschnitt.png|Aktive Kunden sind mit einem Häkchen markiert]]<br />
<br />
Also Kunden, mit denen Sie aktuell oder langfristig Geschäftsbeziehungen pflegen. Als '''aktiv''' eingestufte Kunden werden in Auswahllisten (DropDown-Felder zur Kundenauswahl) angezeigt, in Rundschreiben berücksichtigt und bei Auswertungen einbezogen. In der '''[[#Kundenstamm|Kundenliste]]''' und der '''Kundensuche''' werden aber auch "nicht aktive Kunden" aufgeführt. Sie können so "Karteileichen" etwas minimieren.<br />
<br />
Ist das Häkchenfeld aktiviert, erschein seine Hintergrundfarbe '''grün''', ist es nicht aktiviert, erscheint seine Hintergrundfarbe '''rot'''.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==== Schaltflächen im Kunden-Detalbereich ====<br />
<br />
Am unteren Rand des Kunden-Detalbereiches finden Sie eine Reihe Schaltflächen, die in jeder Registeransicht des Kunden sichtbar bleibt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kundendaten_Leiste_unten2014.jpg|Buttonleiste unten]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speichern'''<br />
<br />
Speichert den aktuellen Kunden in der Hauptdatenbank ab. Dient zur Zwischenspeicherung der bisher eingegebenen oder geänderten Daten.<br />
<br />
<br />
'''Historie'''<br />
<br />
Sie können hiermit alle historischen Daten - also geschriebene Rechnungen, Lieferschein usw. einsehen und aufrufen.<br />
<br />
<br />
'''OPos'''<br />
<br />
Gibt einen '''Kundenkontoauszug''' dieses Kunden als Bericht auf dem Bildschirm aus. Dieser Bericht listet alle offenen Posten und Gutschriften als Dokument auf einem Briefbogen auf. So können Sie Ihren Kunden auch ohne Mahnwesen auf offenen Posten aufmerksam machen.<br />
<br />
<br />
'''NEU'''<br />
<br />
Um neue Dokumente direkt aus dem Kundenstamm anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche (direkter Klick) für einen Auswahldialog oder wählen Sie rechts auf der Schaltfläche den kleinen Pfeil an. Damit öffnet sich ein Kontextmenü mit einer Auswahl der möglichen Dokumente.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Google Maps®'''<br />
<br />
Um sich den Standort des Kunden direkt in einer Karte anzusehen oder eine Anfahrt zum Kunden planen möchten, klicken sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und der Kundein der Karte markiert. Dazu dient die eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Strasse mit Hausnummer. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter.<br />
<br />
Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird der Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion.<br />
<br />
<br />
<br />
'''CRM'''<br />
<br />
Kunden Kontakt-Management. Dies Funktion ist noch in Planung und derzeit inaktiv.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mandat'''<br />
<br />
Um eine '''SEPA Lastschrift''' erstellen zu können, müssen Sie ein '''SEPA Mandat''' für diesen Kunden erstellen. Dies ist die Legitimation, per Lastschrift Beträge von dem Konto Ihrs Kunden einzuziehen.<br />
<br />
Die Erstellung und Verwaltung von SEPA Mandaten finden sie [[Kundenstamm#SEPA_Mandat_erstellen_und_Verwalten|weiter unten in diesem Kapitel]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Eingabe'''<br />
<br />
Ist in den Einstellungen der Anwendung hinterlegt, dass Detaildatensätze nur mit Sperrung geöffnet werden, müssen Sie vor der Bearbeitung die Taste Klicken um den Datensatz bearbeiten zu können. Ist diese Einstellung nicht aktiv, wird hier keine Schaltfläche angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''EXIT'''<br />
<br />
Mit Exit verlassen Sie die Detailansicht des Kunden. Dabei wird der Datensatz ohne Meldung in die Hauptdatenbank des Systems gespeichert und dieser Kunde zur Bearbeitung für andere Benutzer freigegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Finanzdaten ===<br />
<br />
Hier finden Sie alle Eckdaten des jeweiligen Kunden bezüglich Zahlungen, Preisgestaltung und Umsatz. Sie können in jedem Kunden individuell angepasst werden. Faktura übernimmt vorgespeicherte Daten, welche Sie jedoch durch anklicken der entsprechenden Spalte verändern können.<br />
<br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Finanzdaten.png|Finanzdaten des Kunden]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Erklärung der Felder im orangen Bereich (links)====<br />
<br />
<br />
=====Zahlungsziel=====<br />
Gibt die Anzahl der Tage an, die der Kunde an Zeit besitzt, um seine Rechnung zu bezahlen.<br />
<br />
<br />
=====Erste Mahnung=====<br />
Gibt die Anzahl der Tage an, die verstreichen dürfen, bevor die betreffende Rechnung in das Mahnwesen aufgenommen wird. Das Anzeigen im Mahnwesen erfolgt automatisch.<br />
<br />
<br />
=====Folgemahnungen=====<br />
Gibt die Anzahl der Tage an, nach denen der Kunde in die nächst höhere Mahnstufe aufgenommen wird.<br />
<br />
<br />
=====Anzahl Rechnungen=====<br />
Gibt die Anzahl der zu druckenden Rechnungen an. Wird der Druckbefehl einer Rechnung bearbeitet, werden die Rechnungen dieses Kunden in der Entsprechenden Anzahl gedruckt. '''Achtung!''' Diese Einstellung greift nur dann, wenn direkt auf einem Drucker ausgegeben wird (Siehe „Druckausgabe festlegen“).<br />
<br />
<br />
=====Preisgruppe=====<br />
Hier können Sie eine der sechs Preisgruppen (VK-1 bis VK-6) an den Kunden knüpfen. Somit wird bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen immer der in dieser Preisgruppe hinterlegter Preis vorgeschlagen und verwendet. Der Standard - bei z.B. Neukunden - ist die Preisgruppe-1. Damit werden die Preise für diesen Kunden immer aus dieser Preisgruppe verwendet, falls Sie keine Änderung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
=====Limit=====<br />
Dieser Wert ist das Kreditlimit eines Kunden bei Ihnen. Es ist die Maximalgrenze des dem Kunden zur Verfügung stehenden Rahmen bei Einkäufen von ihnen. Steht hier 0,00 ist keine Begrenzung vorhanden (Standard). Geben Sie hier den Höchstbetrag für Warenkäufe oder Dienstleistungen ein. Wird beim erstellen von Verkaufsdokumenten wie Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen dieser Wert erreicht oder überschritten, wird eine Meldung ausgegeben. Geben sie in dieses Feld 0,00 oder einen positive Zahl als Maximalbetrag ein. Die Eingabe eines negativen Betrags ist nicht vorgesehen.<br />
<br />
<br />
<br />
=====Rabatt=====<br />
Der Rabatt (in Prozent) ist ein genereller Rabatt auf alle Artikel. Dieser Rabatt wird bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen vorgeschlagen und angewendet, kann dort aber auch noch geändert werden. Es sind auch [[Kundenstamm#Registerkarte:_Rabatte|Rabatte auf Artikelebene]] (Rabatt einzelner Artikel) und [[Kundenstamm#Registerkarte:_Rabatte|Rabatt auf Kategorieebene]] (Rabatt aller Artikel einer bestimmten Kategorie) möglich.<br />
<br />
<br />
'''Priorität von Rabatten:''' <br />
<br />
Ein globaler Rabatt des Kunden kann durch einen Kategorie- oder einen <br />
Artikelrabatt "überstimmt" werden. <br />
<br />
* 1. Artikelrabatt (Rabatt auf einen bestimmten Artikel)<br />
* 2. Kategorierabatt (Rabatt auf alle Artikel einer bestimmten Kategorie)<br />
* 3. Kundenrabatt (Rabatt auf alle Artikel)<br />
<br />
Der globale Kundenrabatt wird vom Kategorierabatt überstimmt und dieser wiederum vom Artikelrabatt.<br />
<br />
<br />
<br />
=====ÜV Häkchen - Überweisungsvordruck=====<br />
Sie können je Kunde angeben, ob beim Drucken einer Rechnung zusätzlich ein Überweisungsformular mit den Rechnungsdaten gedruckt werden soll.<br />
<br />
<br />
=====Lieferscheinabrechnung=====<br />
Mit Faktura-XP ist es möglich, Rechnungen über mehrere Lieferscheine zu erstellen. Somit können Sie einen Kunden mehrfach beliefern (und mehrere Lieferscheine ausstellen) und diese später (monatlich, wöchentlich usw.) auf einer Rechnung zusammenfassen. Wenn Sie eine Rechnung zusammenfassen, können Sie hier angeben, ob die Positionen auf den Lieferscheinen in Ihrer Rechnung fortlaufend ausgegeben werden sollen (Normale Rechnung), oder ob die Positionen nach Artikeln gruppiert<br />
bzw. summiert werden sollen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Kontoverbindung====<br />
----<br />
<br />
In diesem Bereich geben Sie die Bankdaten des Kunden ein sofern sie Geldbeträge auf direktem Weg (Bank zu Bank) mit dem Kunden tauschen möchten. Das könnte beispielsweise das Lastschriftverfahren sein, bei dem sie direkt von dem Konto ihres Kunden einen Betrag (z.B. Rechnungsbetrag) auf ihr Firmenkonto transferieren können. Ebenso können sie bei Rechnungskorrekturen oder Gutschriften einen Betrag an Ihren Kunden überweisen.<br />
<br />
Bei einer Überweisung eines Betrags an ihren Kunden benötigen sie lediglich die IBAN und den Kontoinhaber - sofern dieser eine Bank in einem der EU-Staaten verwendet. Für Banken außerhalb der EU sind Kontonummer, Bankleitzahl und BIC sowie der Kontoinhaber erforderlich.<br />
<br />
Bei einer Lastschrift eines Betrags von Ihrem Kunden auf Ihr Firmenkonto ist neben der IBAN und dem Kontoinhaber auch noch eine Legitimation zur Ausführung einer Lastschrift erforderlich. Diese wird als "Lastschriftmandat" bezeichnet. Sie müssen also zuvor eine schriftliche Genehmigung zur Lastschrift bei Ihrem Kunden einholen und ein Lastschriftmandat in Faktura-XP anlegen.<br />
<br />
<br />
Sie können hier die Bankdaten aus Bankleitzahl, Kontonummer und Kontoinhaber eingeben. Dazu geben Sie dann in den Feldern IBAN und BIC die entsprechenden Daten des Kunden ein. Es ist auch möglich, die bisherigen Kontodaten in eine gültige IBAN umzurechnen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Feld IBAN. Faktura erstellt Ihnen damit dann die IBAN Daten und trägt diese dann in dem leeren Feld IBAN ein. Möchten Sie eine SEPA Lastschrift für diesen Kunden erstellen, ist die korrekte IBAN des Kunden und die MandatsreferenzID erforderlich - was später im rechten Teil der Finazdaten erklärt wird. Ist das Feld IBAN bereits ausgefüllt, wird das anklicken der Schaltfläche ignoriert.<br />
<br />
<br />
'''•Konto und Bankleitzahl''': Die klassischen Felder für die Bankverbindung des Kunden und werden zum Beispiel für Überweisungen in das Ausland (nicht EU-Staaten) verwendet. Das Feld "Konto" ist für die Kontomummer des Kunden. Geben sie hier die Kontonummer ein. Im DropDown-Feld "BLZ" (Bankleitzahl) sind alle aktuellen deutschen Banken aufgelistet. Wählen sie die passende Bankleitzahl aus der Liste aus oder geben sie die Bankleitzahl per Tastatur ein. Diese Liste der Bankleitzahlen wird im Rahmen von Updates der Anwendung aktualisiert. <br />
<br />
<br />
'''•BIC''': Die BIC ist eine Art internationale Bankleitzahl, die eine Bank weltweit identifiziert. Diese wird benötigt, wenn sie zum Beispiel Überweisungen in das Ausland (nicht EU-Staaten) ausführen möchten. Für Überweisungen innerhalb von EU-Staaten ist die BIC nicht erforderlich. <br />
<br />
'''•IBAN''': In diesem Feld steht die Bankverbindung des Kunden, die alle Angaben zu Land, Konto und Bank enthält. Sie ist innerhalb der EU-Staaten notwendig um SEPA Überweisungen oder SEPA Lastschriften ausführen zu können. <br />
<br />
<br />
<br />
'''IBAN Generator'''<br />
<br />
Faktura-XP besitzt einen "IBAN Generator", mit dessen Hilfe Sie mit einem Klick eine gültige IBAN aus der vorhandenen Kontonummer und Bankleitzahl erstellen können. Klicken sie dazu auf die Schaltfläche "IBAN Rechner" hinter dem Feld IBAN. Damit sie für alle Ihre Kunden auf IBAN automatisiert "umstellen" können, haben wir auch ein [[Dienstprogramme#Datenkorrektur_Kundenstamm|Dienstprogramm]] integriert, mit dessen Hilfe alle Ihre Kunden aus Kontonummer und Bankleitzahl eine SEPA-fähige IBAN erhalten. Eine IBAN erhalten damit alle Ihre Kundenstämme, bei denen eine Bankverbindung (Kontonummer und Bankleitzahl) vorhanden, aber das Feld IBAN noch leer ist.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Abbuchungsauftrag und SEPA Mandat'''<br />
<br />
Mit „Abbuchungsauftrag / SEPA Mandat liegt vor“ können Sie einen Merker setzen, ob Sie die Rechnungsbeträge vom Konto des Kunden einziehen dürfen. Dazu ist allerdings noch ein "Mandat" notwendig, das sie legitimiert einen Lastschrifteinzug auszuführen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====SEPA Voraussetzungen im Kundenstamm=====<br />
<br />
Für SEPA Lastschriften muss dem Kundenstamm unter "Finanzdaten" eine gültige Kontoverbindung - '''IBAN''' - hinterlegt sein, eine '''Mandatsreferenz-ID''' eingetragen sein und zusätzlich ein '''Lastschriftmandat''' erstellt worden sein. Dies drückt sich durch das Häkchen "Abbuchungsauftrag liegt vor" aus. Das bedeutet, daß Sie von diesem Kunden eine Einzugsermächtigung bzw. ein Lastschriftmandat erhalten haben, um Lastschriften von seinem Konto zu buchen.<br />
<br />
[[File:01.SEPA_Voraussetzung_Kunde_Finanzdaten.png|SEPA Voraussetzungen im Kundenstamm]]<br />
<br />
<br />
'''Zusammenfassung'''<br />
<br />
Sind diese Voraussetzungen nicht alle erfüllt, wird der Lieferschein oder die Rechnung in<br />
der Liste der Lastschriften nicht aufgeführt bzw. der [[Import_und_Export#Export_als_SEPA_Datei|SEPA Export]] nicht ausgeführt.<br />
<br />
* Zahlart der Rechnung ist auf Lastschrift eingestellt<br />
* Status der Rechnung "gedruckt" (bzw. <> "unbearbeitet")<br />
* Kontoverbindung (IBAN) im Kundenstamm vorhanden<br />
* Vorhandenes und gültiges Lastschriftmandat für diesen Kunden (enthält dann <br />
die für den [[Import_und_Export#Export_als_SEPA_Datei|SEPA Export]] notwendige Mandatsreferenznummer) <br />
* Häkchen bei "Abbuchungsauftrag liegt vor" ist gesetzt<br />
* MandatsreferenzID im Kundenstamm vorhanden<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====SEPA Mandat erstellen und Verwalten=====<br />
<br />
Um eine '''SEPA Lastschrift''' erstellen zu können, müssen Sie ein '''SEPA Mandat''' für diesen Kunden erstellen. Dies ist die Legitimation, per Lastschrift Beträge von dem Konto Ihrs Kunden einzuziehen. Dabei wird zwischen einmaliger Lastschrift und wiederkehrender Lastschrift unterschieden. Klicken Sie auf die Schaltfläche um den Dialog zur Erstellung eines Mandates aufzurufen. [[#SEPA_Voraussetzungen_im_Kundenstamm|Voraussetzung für ein SEPA Lastschriftmandat]] ist eine unter '''Finazdaten''' angelegte "Mandatsreferenz-ID" und eine gültige "IBAN" Nummer des Kunden. Zusätzlich ist ein Schriftstück - [[#SEPA_Abbuchungsauftrag_erstellen|'''SEPA Abbuchungsauftrag''']] - mit der Unterschrift Ihres Kunden nötig.<br />
<br />
<br />
Um ein SEPA Mandat für den Kunden zu erstellen, klicken sie in der Leiste unten auf die Schaltfläche "Mandat" (1). <br />
<br />
[[Datei:01.SEPA_Mandat_erstellen_Buttonleiste_unten.png|SEPA Mandat erstellen oder SEPA Mandat verwalten]]<br />
<br />
<br />
Damit wird Ihnen der Dialog zur Anlage eines Mandates angezeigt. Das Formular ist schon mit den wichtigsten Daten so voreingestellt, dass sie das Mandat für eine einmalige Lastschrift und auch für weitere, wiederkehrende Lastschriften verwenden könnten. <br />
<br />
<br />
[[Bild:01_Kundendaten_SepaMandat2014.jpg|SEPA Lastschriftmandat]]<br />
<br />
<br />
Passende Einstellungen für ein schnelles Anlegen eines Mandates sind also bereits voreingestellt. Im oberen Bereich des Dialog finden Sie den Namen für das Mandat - entspricht dem Feld "Name-1" im Kundenstamm. Die '''Mandatsreferenznummer''' wird automatisch aus der im Kunden hinterlegten '''MandatsreferenzID''' und einem angehängten Zähler gebildet.<br />
<br />
<br />
'''Beispiel :'''<br />
<br />
* MandatsreferenzID : 0010000011167<br />
* Mandatsreferenznummer : 0010000011167-001<br />
<br />
<br />
Die '''MandatsreferenzID''' ist die eindeutige Kennung dieses Kunden. Diese wird entweder bei der Kundenanlage eingegeben oder automatisch aus der Kundennummer erstellt. Die '''Mandatsreferenznummer''' ist eine Kennung je Mandat. Es können durchaus mehrere Mandate mit jeweils unterscheidlichen Mandatsreferenznummern je Kunde existieren. Beispielsweise generiert Faktura-XP (je nach Einstellung) beim Bestellabruf aus Onlineshops die Lastschriftzahlungen zu jeder Bestellung mit der Zahlart '''Lastschrift''' ein eigenes Mandat mit einer jeweils neuen Mandatsreferenznummer. Dieses Mandat wird dann bei der Lastschriftverarbeitung zum einmaligen Lastschrifteinzug verwendet. <br />
<br />
Andere Mandate, wie '''wiederkehrende Mandate''' können für andere Lastschriften (z.B. Monatsbuchungen, Abo's usw.) zu diesem Kunden auch mehrfach verwendet werden. <br />
<br />
<br />
'''Mandats-Typ und Lastschrift-Art'''<br />
<br />
Geben Sie Mandats-Typ und Lastschrift-Art an. Der Mandats-Typ kann auf "wiederkehrend" gestellt werden, wenn Sie bereits von Ihrem Kunden einen unterschriebenen '''"SEPA Lastschriftauftrag"''' erhalten haben. Geben Sie "einmalig" an, müssen Sie für dieses Mandat ein (weiteren) '''"SEPA Lastschriftauftrag"''' von Ihrem Kunden unterzeichnen lassen.<br />
<br />
Die '''Lastschrift-Art''' muss im Normalfall auf Basis (Core) eingestellt sein. Diese Lastschriftart ermöglicht Ihrem Kunden allerdings, den Betrag bis zu drei Monate zurückbuchen zu können. Das selbe gilt auch für Eillastschrift (Core1), die aber schneller bearbeitet wird. Die Firmenlastschrift (B2B) ist nur Firmen gegenüber verwendbar - also nicht für Endkunden im Sinne des BGB verwendbar. Der Vorteil ist, dass der Firmenkunde den Betrag '''NICHT''' zurückbuchen kann.<br />
<br />
<br />
''' Lastschrift-Typ '''<br />
<br />
Der '''Lastschrift-Typ''' muss im Zusammenhang mit der Angabe '''Mandats-Typ''' eingestellt werden. Bei '''Mandats-Typ''' "einmalig" ist nur die Auswahl "Einmallastschrift" möglich. Bei "wiederkehrend" ist auch "Erste Lastschrift (FIRST)", "Folgelastschrift (RCUR)" und "Letzte Lastschrift (FNAL)" möglich. <br />
<br />
<br />
'''Mandatsstatus'''<br />
<br />
Der Status "Aktiv" lässt eine Lastschrift für dieses Mandat zu. "Ruhend" drückt ein gültiges aber nicht verwendtbares Mandat aus. "Gelöscht" markiert ein Mandat als ungültig (nicht existent). Ein Mandat das vorübergehend nicht verwendbar sein soll, kann mit "gesperrt" markiert werden.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Angaben zum Mandat'''<br />
<br />
Das Ablaufdatum eines Mandates ist immer auf drei Jahre begrenzt. Hier wird automatisch das Datum '''"Heute plus drei Jahre"''' eingetragen. Die erstverwendung ist auf den aktuellen Tag eingestellt, kann aber verändert werden. <br />
<br />
Für die Gültigkeit eines Mandates ist die Angabe der Unterschrift des SEPA Lastschriftmandates sehr wichtig. <br />
<br />
'''Zwingend notwendige Angaben sind:'''<br />
<br />
* Unterschrift liegt vor - ist markiert<br />
* Unterschrift Datum - Wann die Unterschrift geleistet wurde<br />
* Unterschrift Ort - Wo wurde die Unterschrift geleistet<br />
<br />
<br />
'''Bemerkungen'''<br />
<br />
Hier können Sie interne Informationen eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
''' Mandate bearbeiten '''<br />
----<br />
Um die Mandate eines Kunden zu bearbeiten, Klicken Sie in der Schaltfläche "Mandat" auf das kleine Dreieck am rechten Rand der Schaltfläche (2). Es erscheint ein Kontextmenü. Klicken Sie auf den Eintrag "Mandate bearbeiten".<br />
<br />
[[Datei:01.SEPA_Mandat_erstellen.png|SEPA Mandat erstellen oder SEPA Mandat verwalten]]<br />
<br />
<br />
<br />
Es wird der Dialog zur Verwaltung aller Mandate dieses Kunden angezeigt. Die Liste zeigt aller dem Kunden zugeordnete Mandate. <br />
<br />
[[Bild:01.Kundendaten_Mandate_bearbeiten.jpg|Mandate eines Kunden bearbeiten]]<br />
<br />
Zur Bearbeitung klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten". Damit entsperren Sie die Liste und geben diese zur Eingabe und Änderung frei. Sie können nun veränderungen in der Liste vornehmen. Gehen Sie behutsam und bedacht mit Änderungen im Mandatsbereich vor. Bei unplausiblen Daten, wird das Mandat ebentuell ungültig und führt dazu, dass SEPA Lastschriften für diesen Kunden nicht mehr ausgeführt werden können.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "NEU" können Sie direkt aus dieser Ansicht ein neues Mandat erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mandat drucken'''<br />
----<br />
Das drucken von SEPA Lastschrift Mandate (Vordruck) ist auch mit dem DropDown Menü dieser Schaltfläche möglich (2). Klicken Sie in der Schaltfläche "Mandat" auf das kleine Dreieck am rechten Rand der Schaltfläche. Es erscheint ein Kontextmenü. Klicken Sie auf den Eintrag "Mandate drucken". <br />
<br />
Es handelt sich um den selben Aufruf wie [[#SEPA_Mandat_und_Abbuchungsauftrag_erstellen|SEPA Mandat drucken]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====SEPA Abbuchungsauftrag erstellen=====<br />
<br />
<br />
<br />
'''• Auftrag drucken''': Hier können Sie einen Vordruck für einen Abbuchungsauftrag - also ein SEPA Mandat - erstellen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kundenstamm_Abbuchungsauftrag2014.jpg|Abbruchungsauftrag drucken Dialog]]<br />
<br />
Geben Sie an, ob Sie ein SEPA Mandat für eine einmalige Lastschrift oder ein SEPA Mandat für eine Wiederkehrende Lastschrift (z.B. Abo) erstellen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
Nach der Auswahl kontrollieren Sie nochmals alle Angaben wie Kundenadresse, IBAN und Bankdaten. Klicken Sie nun auf "Drucken", wird Ihnen ein Vordruck zum Lastschriftmandat angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kundenstamm_Abbuchungsauftrag2014_Ausdruck.jpg|Abbruchungsauftrag drucken Dialog]]<br />
<br />
<br />
Diesen Vordruck können Sie nun ausdrucken, abspeichern oder als Email versenden. Nach Unterzeichnung durch den Kunden und Zustellung an Sie, können Sie das Häkchen "Abbuchungsauftrag liegt vor" setzen. Nur wenn dies gesetzt ist, können Sie Lastschriften direkt aus der Rechnungsliste für diesen Kunden erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''• Abbuchungsauftrag liegt vor''': Durch Anklicken markieren Sie, dass Sie von Ihrem Kunden eine Ermächtigung zum Lastschriftverfahren erhalten haben. Diese Einstellung wird auch bei der Erstellung von DTA/SEPA Lastschriftdateien herangezogen. Über eine Rechnung dieses Kunden kann nur eine DTA / SEPA Lastschrift erzeugt werden, wenn sie hier ein Häkchen gesetzt haben.<br />
<br />
<br />
'''• PDF''': Durch Anklicken des Buttons wird das Standard PDF-Verzeichnis geöffnet, in das normalerweise die Einzugsermächtigungen als PDF (und auch Rechnungen) gespeichert werden. Dies soll das Auffinden bereits erstellter Dokumente erleichtern. Das Erstellen von PDF-Dokumenten erfolgt über die Druckausgabe.<br />
<br />
<br />
'''• Zahlungsbedingung''': Ermöglicht die Eingabe kundenindividueller Zahlungsbedingungs-Texte. Hier können Sie je Kunde eine eigene Bedingung festlegen. Die Verwendung des Schlüsselwortes „%DATUM%“ bewirkt, dass an dieser Stelle das Tagesdatum plus der Tage für das Zahlungsziel (siehe Datenbank-Parameter) abgedruckt wird. <br />
Ist beispielsweise für das Zahlungsziel 7 Tage eingestellt und ist heute der 5. März, wird auf der Rechnung „…Zahlung bis zum 12. März..“ gedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erklärung der Felder im gelben Bereich (rechts)====<br />
<br />
Im rechten bereich der Registerkarte "Finanzdaten" finden sie folgende Informationen und Funktionen.<br />
<br />
[[Bild:01.Finanzdaten_rechts.png|Finanzdaten rechte Seite]]<br />
<br />
<br />
=====Anzeige "Sperrvermerk"=====<br />
Anzeige, ob für diesen Kunden ein Sperrvermerk (Register "Zahlung/sonstiges") eingetragen ist.<br />
<br />
<br />
=====Kundenkonto (FiBu=====<br />
Falls Sie in Ihrer FiBu (Finanzbuchhaltung) eine andere Kennummer für diesen Kunden verwenden möchten als die Kundennummer der Faktura-XP, geben Sie diese hier von Hand ein. Diese wird dann statt der Kundennummer z.B. im DATEV-Export verwendet. Im Standardfall steht hier die Faktura-XP Kundennummer.<br />
<br />
<br />
<br />
=====Mandatsreferenz-ID=====<br />
Dieses Feld kann die "Mandatsreferenz-ID" enthalten, die zwingend dann notwendig wird, wenn Sie mit SEPA Lastschriften arbeiten möchten. Die Mandatsreferenz-ID kann z.B. die Kundennummer oder eine freie Eingabe sein. Wichtig ist, dass diese absolut eindeutig bei Ihnen ist und nicht mehrfach vorkommt. Wir empfehlen diesen Eintrag von Faktura-XP generieren zu lassen. <br />
<br />
Um eine Mandatsreferenz-ID generieren zu lassen, klicken sie auf die Schaltfläche hinter dem leeren Feld "Mandatsreferenz-ID". Ist das Feld bereits belegt, wird das anklicken der Schaltfläche ignoriert. Die automatische Generierung erfolgt auf Basis mehrerer Faktoren. Einem einstellbaren "Prefix", dem aktuellen Mandanten, der Kundennummer und der Länge der Kundennummer.<br />
<br />
<br />
Die vorhandene Kundennummer wird auf ihre Länge geprüft. Ist die Länge kleiner 10 Zeichen, wird die Kundennummer mit vorangestellenten Nullen auf 10 Zeichen ergänzt. Ist die Zeichenzahl der Kundennummer größer 10, wird diese auf 20 Stellen mit vorangestellten Nullen aufgefüllt. Kundennummern mit mehr als 20 Stellen sind in Faktura-XP nicht möglich.<br />
<br />
Die Mandaten-ID ist die dreistellige Mandantennummer der aktuell verbundenen Datenbank. Diese ist immer dreistellig (001-999).<br />
<br />
'''Aufbau der autom. generierten Mandatsreferenznummer'''<br />
<br />
{Prefix}{Mandant-ID}{Kundennummer} <br />
<br />
Beispiel:<br />
{MRef}{001}{0000004711} -> wird dargestellt als -> MRef0010000004711<br />
<br />
<br />
Der Prefix wird in den [[Kategorie:Erste_Schritte#Registerkarte:_Nummernvergabe|Parametern]] hinterlegt. Dort können Sie im Feld 'Prefix der Mandatsreferenz für Kunden' eine beliebige Zeichenfolge eingeben. In dem oben stehenden Beispiel war dies "MRef". Für Lieferanten können sie im Feld daruntzer einen eigenen Prefix festlegen. Beachten Sie, dass die Zeichenzahl der Mandatsreferenz auf 35 Zeichen insgesamt begrenzt ist.<br />
<br />
Zusammengesetzt ergibt sich also daraus die Mandatsreferenz-ID, die sie nach Eingabe oder Erstellung auf keinen Fall mehr abändern sollten, wenn Sie diese bereits dem Kunden mitgeteilt und / Oder diese für z.B. Lastschriftmandate bereits verwendet haben.<br />
<br />
<br />
<br />
=====Standard-Gegenkonto=====<br />
Hier geben Sie das Gegenkonto / Sachkonto für diesen Kunden an, falls Sie Sachkonten für Kunden führen möchten.<br />
<br />
=====Steuerfrei (Ausland=====<br />
Falls dieser Kunde aus einem Nicht-EU Land stammt, können die Rechnungen ohne MwSt. ausgestellt werden. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden dann die erstellten Rechnungen dieses Kunden steuerfrei ausgestellt. Dazu müssen Sie aber auch unbedingt die Auslands-Steuernummer des Kunden im Feld 'Steuernummer' gefüllt haben. Wird die Steuernummer nicht eingetragen könnte es sein, dass dies von Ihrem Finanzamt nicht anerkannt wird.<br />
<br />
=====Standard-Zahlart=====<br />
Hier können Sie abweichende Zahlungsarten dieses Kunden eingeben. Falls Ihr Kunde statt 'Rechnung' immer per Nachnahme zahlt, überschreiben Sie den Inhalt mit 'Nachnahme'. Bei anderen Kunden wird das Auswahlfeld dann auch Nachnahme beinhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Die Schaltfläche: Umsatz=====<br />
Diese Taste zeigen Ihnen einen Dialog zur Ermittlung der aktuellen und historischen Umsatzzahlen dieses Kunden an. <br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kundenumsatz_Anzeige.png|Umsatzliste des Kunden anzeigen oder drucken]]<br />
<br />
<br />
Die Umsatzzahlen sind nach Geschäftsjahren absteigend sortiert. Die neuesten Werte stehen also oben in der Listung (1). Im unteren Bereich der Liste wird Ihnen die Gesamt-Nettosumme angezeigt (2). Die Gesamtsumme zeigt den positiven Nettoumsatz an und setzt sich aus den Rechnungssummen minus den Summen der Gutschriften desselben Jahres zusammen. Die Werte der Rechnungssummen und die Werte der Gutschriften werden Ihnen in separaten Zeilen in unterschiedlichen Farben angezeigt (3).<br />
<br />
<br />
<br />
Benötigen sie genauere Informationen oder reinen Ausdruck der Daten zu den Umsatzzahlen des Kunden, können sie die Druckausgabe dieses Dialogs nutzen. Stellen sie dazu ein gültiges Geschäftsjahr aus der Liste ein (4), wählen dann aus, ob der Bericht eine Übersicht der Summen oder eine detaillierte Aufschlüsselung enthalten soll (5). Für die Anzeige der Daten klicken sie dann auf die Schaltfläche "Voransicht". Es wird nun eine Voransicht der Daten des eingestellten Jahres erstellt und angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenumsatz_Bericht_Uebersicht.png|600px|Umsatzanzeige des Kunden als Übersicht des Jahresumsatzes]]<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenumsatz_Bericht_Details.png|600px|Umsatzanzeige des Kunden mit aufgeschlüsselter Ansicht des Jahresumsatzes]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Die Schaltfläche: Historie=====<br />
Mit Historie können Sie alle Rechnungen, Angebote und Lieferscheine auflisten und einsehen.<br />
<br />
[[Bild:01.Historie_Kundenstamm.png|Historien Dialog für die Anzeige historischer Daten dieses Kunden]]<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Die [[Kundenstamm#Schaltfl.C3.A4che_Historie|Schaltfläche "Historie"]] finden Sie auch direkt in der Kundenliste. So müssen Sie für die Historie eines Kunden nicht unbedingt den Kunden in der Detailansicht öffnen.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Die Schaltfläche: Offene Posten=====<br />
Die offenen Posten zeigt Ihnen eine Liste aller offenen Zahlungen oder Guthaben als Bericht an. <br />
<br />
[[Bild:01.Offene_Posten.png|Offene Posten dieses Kunden anzeigen]]<br />
<br />
<br />
'''Kundenkontoauszug drucken'''<br />
<br />
Klicken Sie auf den kleinenPfeil am rechten Rand der Taste, können Sie eine Auswahl "Kundenkonto Auszug drucken" oder "Kundenkonto Auszug inkl. Gutschriften drucken" aufrufen. Dies ist ein Bericht, der eine Liste aller offenen Posten mit oder ohne Gutschriften ausgibt. Der Kundenkontoauszug wird in Form eines Briefbogens angezeigt und kann damit diesem Kunden eine praktische Übersicht per Posten oder Email zustellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Steuernummer=====<br />
Geben Sie hier die Steuernummer des Kunden ein (Bei Auslandskunden die Auslands-Steuernummer). Dies ist sehr wichtig, um eine gültige Rechnung oder Gutschrift erstellen zu können.<br />
<br />
=====Finanzamt=====<br />
Geben Sie hier das zuständige Finanzamt des Kunden ein, fall bekannt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Skonto gewähren====<br />
<br />
Der oder das Skonto (von italienisch sconto, zu scontare, „abziehen, abrechnen“) ist ein Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Zeit. Der Kunde bekommt also für eine frühzeitige Bezahlung einer Rechnung einen Rabatt z.B. 2 % Skonto für eine Zahlung innerhalb von 7 Tagen. Faktura-XP kann auch mehrere Stufen (theoretisch beliebig viele) für Skontobeträge berechnen und formulieren. Die Zahlungsbedingung führen wir hier im Beispiel mit zwei Stufen aus und würde für das folgende Beispiel lauten: "Zahlung 10 Tage 3% Skonto, 20 Tage 2% Skonto, ab 30 Tage netto".<br />
<br />
[[File:01.Kunden_Finanzdaten_Skontotext_angeben.png|Skontotext im Kundenstamm zur Verwendung in Rechnungen hinterlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Formel für die Skontoberechnung können sie in Vorlager mit ihren Formulierungen anlegen und dann in den jeweiligen Kunden durch Auswahl einfügen. <br />
<br />
[[File:01.Kunden_Finanzdaten_Skontotext_Textangabe.png|Textauswahl für vorformulierte Skontotext-Formeln]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''So gehen Sie vor:'''<br />
<br />
1. Schalten Sie zunächst das Häkchenfeld 'Skontozahlung möglich' ein.<br />
<br />
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Textauswahl' um eine bereits vorhande Formulierung zu wählen oder geben Sie eine ein. Alternativ kopieren Sie zunächst eine der unten stehenden Formeln in den Textkasten<br />
<br />
3. Legen Sie nun die Stufen der Formulierung fest indem Sie auf die Schaltfläche 'Skonto' klicken<br />
<br />
Sie können zwei verschiedene Arten der Formulierung verwenden. Zum einen die Formulierung auf Basis '''Tagen''' als Zahlungsziel (üblicher Standard) und zum anderen als direktes '''Datum''' als Zahlungsziel. <br />
Beide Arten können die berechneten Summen einschliesslich dem Skonto (Nachlass) der Endsumme. Die Formulierung des 'Skontotext' wird aus Text und Variablen gebildet. Die Variablen werden dann beim Ausdruck übersetzt und mit den Werten der der Zahlungsziele und Summen gefüllt.<br />
<br />
<br />
4. Geben Sie in den Feldern 'TageVon' und 'TageBis' die Anzahl der Tage der ersten Stufe des Skonto ein und im Feld 'Skonto%' einen Prozentwert ODER im Feld 'SkontoBetrag' einen festen Betrag ein. Eine weitere Stufe wird automatisch als neue Zeile angelegt und kann durch füllen mit Werten aktiviert werden. Löschen einer Stufe wird durch markieren der gesamten Zeile (links am Rand der Liste) und drücken der 'Entf.' Taste Ihrer Tastatur vorgenommen.<br />
<br />
'''Beispiel einer Eingabe mit zwei Stufen:''' <br />
<br />
Für Stufe-1:<br />
TageVon = 0 <br />
TageBis = 10<br />
Skonto% = 3 <br />
<br />
Für Stufe-2:<br />
TageVon = 11 <br />
TageBis = 20<br />
Skonto% = 2 <br />
<br />
Formel mit Variablen und Text<br />
<br />
Beispiel-1:<br />
<br />
'Skonto : %SKONTO1% = %SKONTOSUMME1%, %SKONTO2% = %SKONTOSUMME2%, ab 20 Tage rein Netto'<br />
<br />
Bewirkt bei einer Rechnungssumme von 297,20 € den Text: <br />
<br />
'Skonto : 0-10 Tage 3% = 288,29 €, 11-20 Tage 2% = 291,26 €, ab 20 Tage rein Netto '<br />
<br />
<br />
<br />
Beispiel-2:<br />
<br />
'Skonto : Zahlung bis zum %SKONTOZIEL1% = %SKONTOSUMME1%, %SKONTOZIEL2% = %SKONTOSUMME2%, ab 20 Tage rein Netto'<br />
<br />
Bewirkt bei einer Rechnungssumme von 297,20 € den Text: <br />
<br />
'Skonto : Zahlung bis zum 07.11.2015 = 288,29 €, 17.11.2015 = 291,26 €, ab 20 Tage rein Netto '<br />
<br />
<br />
5. Fügen sie die Variable "%SKONTOTEXT%" im Feld der Zahlungsbedingungen (linker Bereich der Finanzdaten) dort ein, wo später die Skontoauflistung angezeigt werden soll<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<hr /><br />
<br />
<br />
Hinweise zu Skonto:<br />
<br />
<br />
Die Berechnungsformel wird NICHT direkt im Textkasten 'Zahlungsbedingung' <br />
eingetragen - hier ist lediglich der Platzhalter '%SKONTOTEXT%' einzutragen.<br />
<br />
<br />
<br />
Die Berechnungsformel wird im Textkasten '''"Skonto-Text"''' (rechts) angelegt. <br />
<br />
<br />
<hr /><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Kontaktperson ===<br />
<br />
Sie können eine beliebige Anzahl Kontaktpersonen je Kunde anlegen und wichtige Informationen wie Name, Telefon und Email hinterlegen. <br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Kontaktpersonen.png|Kontaktperson im Kundenstamm]]<br />
<br />
<br />
<br />
{|<br />
|[[Bild:00.Email.gif|E-Mail]]<br />
|<br />
Über diese Schaltfläche können Sie eine E-mail an den Ansprechpartner versenden. Stellen Sie dazu den Mauszeiger in die Zeile des Ansprechpartners und klicken dann auf "E-Mail". Die E-mail Adresse wird automatisch für den Versand in dem dann folgenden Email Dialog verwendet. <br />
|-<br />
|[[Bild:00.Tapi.gif|TAPI]]<br />
|<br />
Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie, falls Ihr PC mit der Telefonanlage verbunden ist, den Kunden direkt anwählen.<br />
|-<br />
|[[Bild:00.Notiz2.gif|Editor]]<br />
|<br />
Diese Schaltfläche öffnet den Windows-Editor.<br />
|-<br />
|[[Bild:00.TelNr.gif|TelNr.]]<br />
|<br />
Durch Markieren der Telefonnummer in der Karteikarte und Anklicken der Schaltfläche wird Ihnen die Telefonnummer angesagt, so dass Sie sofort mitwählen können.<br />
|-<br />
|[[Bild:00.Beep2.gif|Beep]]<br />
|<br />
Über diese Schaltfläche wird eine Telefonwahl über Lautsprecher erstellt.<br />
|}<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatzinformation ===<br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Zusatzinfo.png|Zusatzinformationen die mit einem Kennwort belegt werden können]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie interne Informationen je Kunde zu verwalten, die selbst Ihre Mitarbeiter nicht, oder nur bestimmte Personengruppen einsehen dürfen, so können Sie diesen Bereich mit einem Kennwort belegen. Diese Möglichkeit ist auch nützlich, falls Ihnen bei der Arbeit auf dem Bildschirm zugesehen werden kann. Das Kennwort wird neben der Schlatfläche „'''Text anzeigen'''“eingegeben. Wird dann auf die Schaltfläche geklickt, wird bei einem richtigen Kennwort der Text angezeigt. Ist noch kein Kennwort hinterlegt, können Sie beim Klicken auf die Schaltfläche das Kennwortfeld leer lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Festlegen eines Kennwortes:'''<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol unten.[[Bild:00.Schluessel.gif|Schlüssel]]<br />
<br />
<br />
[[File:01.Passwort_Zusatzinformationen.png|Kennworteingabe und Kennwortänderung für die Ansicht der Zusatzinformation in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Das nun folgende Menü zeigt ihren Benutzernamen an und verlangt nach dem Eintrag des Kennwortes. Haben Sie noch eines, dann geben Sie unter „'''neues Kennwort'''“ eines ein und bestätigen Sie durch die gleiche Eingabe das Kennwort noch einmal unter „'''Bestätigung'''“. Wollen Sie ihr altes Kennwort ändern, geben Sie es unter „'''altes Kennwort'''“ ein und vergeben danach ein neues. Verlassen Sie das Menü durch einen Klick auf '''Schließen'''. Jetzt ist der Text so 0lange nicht sichtbar, bis das richtige Kennwort eingegeben wurde. Dazu schreiben Sie es in das Feld links neben dem '''Schlüssel''' und klicken danach auf die Schaltfläche '''Text anzeigen'''. Ist das Kennwort korrekt, wird der Text wieder sichtbar.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Lieferadresse ===<br />
<!-- Lieferadressen, Versandadressen, Lieferung, Kundenlieferung --><br />
<br />
Weicht die Anschrift von der des Lieferortes ab, hat man hier die Möglichkeit, eine Lieferadresse einzugeben. Diese wird später auf Lieferscheinen, Paketkarten und Versandpapieren abgedruckt. Sie können je Kunde eine beliebige Anzahl Lieferadressen speichern. Möchten Sie die aktuelle Kundenadresse weitgehend als Lieferadresse übernehmen um diese dann anschliessend als Lieferadresse modifizieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kundenadresse als Lieferadresse einfügen". Damit wird die aktuelle Adresse als neue Lieferadresse in die Liste der Lieferadressen aufgenommen.<br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Lieferadressen.png|Lieferadressen des Kunden]]<br />
<br />
<br />
Werden mehr als eine Lieferadresse aufgeführt, können Sie an einer der angezeigten Adressen das Häkchen "Std" am Anfang der Liste markieren. Damit kann diese Adresse als Standard-Lieferadresse verwendet werden. Dazu müssen Sie das Häkchen "Standard Lieferadresse verwenden" aktivieren. Danach wird dann diese Adresse vorwiegend für einen Lieferschein oder dem Versand verwendet. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Lieferadressen von Onlinebestellungen====<br />
<br />
Eine Ausnahme bilden die Lieferadressen, die hier automatisch erstellt werden, wenn Sie Bestellungen aus Ihrem Onlineshop, Amazon oder ebay verarbeitet haben. Hier wird für jede Ihrer Bestellungen eine separate Lieferadresse gespeichert, auch wenn es bereits eine Lieferung an diselbe Adresse gab. Es wird an jeder einzelnen Lieferadresse die Datenherkunft (Amazon, ebay oder Onlineshop), die Bestellnummer, die der Lieferung zu Grunde liegenden Lieferscheinnummer und der Zeitpunkt der Bestellung gespeichert. So wird ist jeder Lieferung nachvollziehbar an welche Adresse geliefert wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Lieferhinweis zu Lieferadressen====<br />
Sie können zu jeder Lieferadresse einen Text hinterlegen, der dann als "Lieferhinweis" in Dokumenten verwendet werden kann. Die Verwendung in Dokumenten wie Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen wird mit der [[Anhang_7_(Variabeln)#Lieferscheine|'''%-Variablen %Lieferhinweis%''']] gesteuert. Diese Variable können sie an einer beliebigen Stelle in Textbausteinen, Zusatztexten oder Emails verwenden. Voraussetzung ist, daß die [[Anhang_7_(Variabeln)|'''%-Variable''']] im Zusammenhang mit einem Dokument verwendet wird, die auch eine Lieferadresse des Kunden enthält. Zum Beispiel drucken eines Lieferscheins mit Lieferadresse oder Versand einer Rechnung per Email, die durch Umwandlung oder Abrechnung eines Lieferscheins entstanden ist.<br />
<br />
[[File:01.Lieferhinweis_in_Lieferadressen.png|Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Aufkleber drucken====<br />
<br />
Möchten Sie einen Adressaufkleber direkt aus dieser Ansicht drucken, klicken Sie unter dem Kasten "Voransicht" auf die Schaltfläche '''Drucker'''. Auf einem angeschlossenen '''[[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)|Brother P-Touch Labeldrucker]]''' oder einem '''[[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA® Drucker]]''' wird dann ein Aufkleber mit der angezeigten Adresse ausgedruckt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Rabatte ===<br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Rabatte.png|Rabatte des Kunden]]<br />
<br />
Sollen dem Kunden Rabatte für bestimmte Artikel zukommen, können hier die entsprechenden Waren und der Prozentwert des Rabattes eingestellt werden. Sie können den neuen Verkaufspreis für den Kunden sofort in der Spalte „'''VK-Neu'''“ ablesen. Bei der Erstellung Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen wird der Rabatt automatisch vorgeschlagen und in die Berechnung mit einbezogen. Für Rabatte aller Artikel einer bestimmten Kategorie wählen Sie im unteren Bereich eine Kategrie aus und geben dahinter den Rabatt als Prozentwert ein. <br />
<br />
Die Einstellung eines globalen Kundenrabattes finden Sie im Register '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Finanzdaten]]'''.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:''' Wenn Sie auf das Feld Rab.% des jeweiligen Artikels doppeltklicken, öffnet sich ein Brutto/ Netto zu Prozent-Rechner, wo Sie Rabatte als Eurowert eingeben können. Tragen Sie in das entsprechende Feld den gewünschten Endpreis ein.<br />
<br />
</box><br />
<br />
'''Priorität von Rabatten:''' <br />
<br />
Ein globaler Rabatt des Kunden kann durch einen Kategorie- oder einen <br />
Artikelrabatt "überstimmt" werden. <br />
<br />
* 1. Artikelrabatt (Rabatt auf einen bestimmten Artikel)<br />
* 2. Kategorierabatt (Rabatt auf alle Artikel einer bestimmten Kategorie)<br />
* 3. Kundenrabatt (Rabatt auf alle Artikel)<br />
<br />
Der globale Kundenrabatt wird vom Kategorierabatt überstimmt und dieser wiederum vom Artikelrabatt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zahlung / Sonstiges ===<br />
<!--=== Kundensperre Zahlungssperre Zahlungsperre ===--><br />
In der Registerkarte "Zahlung / sonstiges" können Sie einige Einstellungen rund um das Thema Zahlung, Sperrvermerk, Kundenbetreuung und Provision für einen Kunden eintragen. Im Kopfbereich der Detailansicht wird der Name des Kunden (1) und die unter [[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Finanzdaten]] eingestellte Standardzahlart des Kunden (2) angezeigt. <br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Zahlung_und_sonstiges.png|Zahlung und Sonstiges zu diesem Kunden]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Zahlungssperre====<br />
Kam es bei einem Kunden bereits zu Zahlungsausfällen, können Sie diesen Kunden mit einer Zahlungssperre (3) belegen. Das können Sie für eine bestimmte Zahlart oder für alle Zahlungswege tun, indem Sie das / die entsprechende(n) Häkchen setzen. Zusätzlich werden Kunden mit einer Zahlungssperre in der Kundenliste andersfarbig dargestellt und es erscheint der Hinweis im Fußbereich des Kundenstamms.<br />
<br />
<br />
[[Bild:01.Kunde_mit_Sperrvermerk_Anzeiger.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Infotext zur Zahlungssperre'''<br />
<br />
Zusätzlich können Sie noch eine Information als Text eingeben (4), die dann jedem Mitarbeiter angezeigt wird, wenn zu diesem Kunden ein Dokument - wie z.B. eine Rechnung - erstellt wird. <br />
<br />
<br />
[[Datei:01.KundenInfotext2017.png|Infotext zur Zahlungssperre eines Kunden]]<br />
<br />
Beispiel eines Infotextes<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Merker für Mailings====<br />
Die Felder „'''Merker für Mailings'''“ (5) dienen dazu, Ihnen einen Überblick darüber zu geben, welche Kunden welche Art von Post von Ihnen erhalten. Wenn Sie in den '''Datenbankparametern''', unter der Registerkarte '''Allgemeines-3''' z.B. festgelegt haben, dass der Merker „M2“ für Weihnachtspost heißt, so erhalten alle Kunden, bei denen Sie im Feld „Weihnachtspost“ ein Häkchen gesetzt haben, zu Weihnachten Post von Ihnen. Es bleibt Ihnen überlassen, für welche Mailings der jeweilige Merker steht. Eine weitere Auflistung der Merker M1 – M6 finden Sie auf der rechten Seite Ihres Kundenstamms.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Maximaler Auftragswert====<br />
Sie können hier den maximalen Auftragswert je Bestellung (6) eingeben. Geben Sie einen Wert >0 ein, wird Ihnen eine Meldung ausgegeben, wenn Sie Rechnungen für diesen Kunden erstellen, der den eingegebenen Wert übersteigt. Der Wert 0 bedeutet, dass keine Obergrenze für diesen Kunden besteht (Standard).<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditkarte====<br />
Wenn Sie die Kreditkarten Daten Ihres Kunden (7) speichern möchten, verwenden Sie diese Felder dazu. Die Felder werden beim Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop automatisch gefüllt, wenn der Kunden eine Bestellung per Kreditkarte ausführt. Das Feld "CVV" wird aus Datenschutzgründen nicht mehr gefüllt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Betreuung und Provision====<br />
Mit den Einstellungen für Betreuung und Provision (8) können Sie bestimmen, welcher der in Faktura-XP hinterlegte Mitarbeiter die Betreuung des Kunden übernimmt - z.B. also direkter Ansprechpartner für diesen Kunden ist. Im Feld "Empfehlung durch" können Sie ebenfalls einen vorhandenen Mitarbeiter eintragen, der dann als Tippgeber für diesen neuen Kunden eine Provision oder andere Vergünstigung erhalten kann. Im Feld "Außendienst" tragen Sie den Mitarbeiter ein, der den Kunden vorwiegend im Außendienst betreut bzw. regelmäßig besucht. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck Anzahl====<br />
Hier können Sie individuell für jeden Kunden einstellen, welche Dokumente in welcher Menge für diesen Kunden zu drucken sind. Geben Sie in die Felder (9) eine Ganzzahl zwischen 0 und 99 ein. Beim Drucken von Dokumenten, werden diese dann in entsprechender Anzahl auf einem Drucker ausgegeben. Ausgaben auf dem Bildschirm oder als Emailanhang werden immer in Anzahl 1 ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Preisverfolgung====<br />
Die Preisverfolgung können Sie global für alle Benutzer ein oder ausschalten. Dies können Sie unter '''Einstellungen -> Parameter ->''' Registerkarte ''',,Allgemeines 2"''' -> '''[[Preisverfolgung]]''' tun. Haben Sie die Preisverfolgung also global in den Parametern aktiviert, können Sie hier einzelne Kunden davon wieder ausnehmen, indem Sie das Häkchen "Preisverfolgung" (10) deaktivieren. Für '''mehr Informationen''' schlagen Sie die direkt im Kapitel '''[[Preisverfolgung]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eigene Lieferantennummer====<br />
<br />
Falls Sie eine Lieferantennummer bei diesem Kunden haben, können Sie diese hier eintragen (10).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Ersteller und Letzte Änderung====<br />
<br />
Die Felder Ersteller(11) und Letzte Änderung (12) sind Auskunftsfelder und zeigen an, welcher Mitarbeiter diesen Kunden angelegt hat. Wurde der Kundendatensatz verändert wird im Feld '''Letzte Änderung''' Name des Mitarbeiters und das Datum der Änderung automatisch hinterlegt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Registerkarte: Dokumente===<br />
<br />
Sie können jedem Kunden beliebige Dokumente und Dateien zuordnen, die sie dann über den Kunden aufrufen ansehen oder bearbeiten können. Das können Dokumentdateien in allen beliebigen Formaten z.B. Word®, Excel®, PDF usw. sein. Auch Fotos, Grafiken, Videos sowie Klang und Musikdateien sind möglich. Wenn sie über die Erweiterung [[CRM-Mailoffice#Outlook_Connector|Outlook Connector]] des '''CRM- / Mailoffice''' Moduls zu Faktura-XP verfügen, können hier auch Emails des Kunden hinterlegt sein. <br />
<br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Dokumente.png|Verknüpfen sie beliebige Dokumente wie PDF, Bilder oder Videos mit dem Kunden]]<br />
<br />
<br />
Die hier angegebenen Dokumente werden nur mit Ihrem Dateipfad in der Datenbank abgelegt - also als Link bzw. Verknüpfung abgespeichert. Gemeinsam genutzte Kundendokumente sollten Sie dann auch zentral, auf einem gemeinsamen Laufwerk z.B. auf Ihrem Server ablegen, damit jeder Nutzer diese ebenfalls einsehen kann.<br />
<br />
<br />
'''Hinzufügen eines Dokumentes'''<br />
<br />
Mit der Taste '''„Dokument einfügen”''' können Sie eine beliebige Datei, auch über das Netzwerk oder sogar dem Internet auswählen und dessen Verknüpfung in die Datenbank übernehmen. Ihnen wird dann ein neuer Eintrag der Liste angezeigt, der den Dateinamen, Einfügedatum und Zeit sowie den Verknüpfungspfad anzeigt.<br />
<br />
Es handelt sich hierbei lediglich um eine Verknüpfung. Mit der grauen Taste ganz links, können Sie das Dokument abrufen, anzeigen oder abspielen. Die Datei wird automatisch mit dem in Ihrem Betriebssystem vorgesehenem Programm geöffnet.<br />
<br />
<br />
Es werden keine Dateien kopiert, verschoben oder in die Datenbank übernommen.<br />
<br />
<br />
'''Anzeigen des Dokumentes'''<br />
<br />
Mit der kleinen Schaltfläche vor dem Eintrag des Dateinamens können Sie das verknüpfte Dokument aufrufen. Es wird Ihnen in dem mit diesem Dateityp verknüpfte Anwendung geöffnet.<br />
<br />
<br />
'''Löschen einer Verknüpfung'''<br />
<br />
Einen Eintrag der Liste löschen Sie, indem Sie kleine Schaltfläche mi dem roten Symbol anklicken. Damit wird die Verknüpfung dieses Dokumentes entfernt. Die Datei als solche bleibt unverändert erhalten. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Weitere Informationen ===<br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_weitere_Informationen.png|Weitere_Informationen]]<br />
<br />
'''Sprache und ISO-Kennung'''<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für den Dokumentendruck und die Artikelauswahl angeben. Wählen Sie eine Sprache aus, kann vor dem Ausdrucken von z.B. Rechnungen die Sprache für den Ausdruck noch gewählt werden, ohne den Kundenstamm zu verändern. Im Feld "ISO-3166" geben Sie bitte den Länder-Code des Landes an in dem der Kunde wohnt bzw. seinen Standort hat. Es handelt sich um eine internationale Angabe und besteht immer aus zwei Buchstaben. Ist der Kunde (aus Sicht Ihres Standortes) eine Auslandskunde und haben Sie im Register "Finanzdaten" die Steuernummer des Kunden bereits hinterlegt, können Sie das Häkchen "Steuerfrei" setzen. Damit werden Rechnungen an diesen Kunden automatisch Steuerfrei (ohne Mehrwertsteuer) erstellt.<br />
<br />
<br />
'''Daten für Serienbriefe'''<br />
<br />
Im Bereich Serienbriefe (3) können sie zusätzliche Angaben eintragen, die bim Verfassen von Serienbriefen nützlich sein können. Wenn sie Serienbriefe mit z.B. MS-Word® verfassen und als Datenquelle den Kundenstamm von Faktura-XP nutzen, haben sie Zugriff auf dieses Inhalte.<br />
<br />
<br />
'''Informationen zum Onlineshop'''<br />
<br />
Wurden die Kundendaten aus Ihrem Onlineshop abgerufen, stehen im Bereich "OnlineShop" (4) einige Informationen zu Steuernummer, Mitgliedschaft und Gastkonto Ihres Shop. Diese Felder dienen nur zur Auskunft und können nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
'''ebay Name'''<br />
<br />
Im Feld "ebay-Name" (5) tragen Sie den ebay Namen des Kunden ein, falls vorhanden. Das Feld wird auch bei der Kundensuche mit einbezogen. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Freitextfelder===<br />
<!--Freitextfelder Kundenstamm, Freitext, Freitexte --><br />
Freitextfelder sind Eingabefelder in Textform, die sie mit beliebigen Eingaben füllen können. Die Feldbezeichnung der Freitextfelder können sie [[Datenbankparameter#Bezeichnungen_f.C3.BCr_Merker_und_Freitextfelder|in den Parametereinstellungen frei definieren]]. Es können zwölf Freitextfelder je Kunde belegt werden.<br />
<br />
[[File:01.Kundendaten_Register_Freitextfelder.png|Freitextfelder je Kunde]]<br />
<br />
Die Feldlänge je Feld ist auf 255 Zeichen begrenzt. Die Freitextfelder werden in der Suche der Kundenliste berücksichtigt sofern sie das in der Kundenliste so einstellen. Das erste Freitextfeld ist mit einem internen Suchindex belegt und ermöglicht eine besonders schnelle Suche. Oft gesuchte Inhalte sollten daher im ersten Freitextfeld angelegt sein. Die Freitextfelder werden in der Kundenliste rechts angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Anzeige und Suche in Freitexten====<br />
<br />
Die Freitexte finden sie als Felder in der Kundenliste. <br />
<br />
[[Datei:01.Kundenliste_Freitextfelder.png|Beispiel der Freitextfelder in der Kundenliste]]<br />
<br />
Beispiel der Freitextfelder in der Kundenliste<br />
<br />
<br />
Die Inhalte der Freitexte werden in die Suche mit einbezogen. Dazu müssen sie in der Kundenliste die [[Freitextfelder#Freitextfelder%20in%20der%20Suche|Suche in Freitexten aktivieren]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Ausdrucke aus dem Kundenstamm==<br />
<br />
===Kundenstammblatt nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)===<br />
<br />
Beispielausdruck eies Kundenstammblattes nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)<br />
<br />
[[Datei:01.Kundendatenblatt.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===SEPA Lastschrift Mandat===<br />
<br />
Beispielausdruck eines SEPA Lastschriftmandates.<br />
<br />
[[Datei:01.SEPA_Lastschriftmandat.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Weiterführende Informationen zu DSGVO==<br />
<br />
<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/sicherheit-der-verarbeitung-nach-dsgvo Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Allgemeine Infos von datenschutz.rlp.de]<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-grundverordung/auftragsdatenverarbeitung Auftragsverarbeitung unter der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO]<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-grundverordung/informationspflichten-und-auskunftsrechte Informationspflichten und Auskunftsrechte]<br />
<br />
<br />
* [https://dsgvo-gesetz.de Datenschutz-Grundverordnung DSGVO]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/Datenschutz-Grundverordnung Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Wikipedia]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Weiterführende Informationen zu SEPA==<br />
<!-- SEPA Links--><br />
<br />
* [https://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/FAQ_Listen/zahlungsverkehr_sepa.html Fragen und Antworten zu SEPA (Deutsche Bundesbank)]<br />
* [https://www.sparkasse.de/privatkunden/konto-karte/sepa/sepa-zahlungsverkehr.html Endkunden Informationen SEPA (Sparkasse)]<br />
* [https://www.hettwer-beratung.de/sepa-spezialwissen/ SEPA Zahlungsverkehr - SEPA Expertenwissen (Hettwer UnternehmensBeratung GmbH)]<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Lieferantenstamm&diff=9119Lieferantenstamm2024-03-02T06:22:23Z<p>Wikiadmin: /* Registerkarte: Zusatzinformation */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Lieferanten verwalten" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Lieferanten verwalten in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
<!-- Lieferanten, Artikellieferanten, Kreditoren --><br />
=Was ist ein Lieferantenstamm?=<br />
Definition Lieferantenstamm: Der Lieferantenstamm ist eine Liste von Unternehmen (selterner Einzelpersonen) von denen sie als Unternehmen, Waren oder Dienstleistungen beziehen können. In jedem Lieferanten "Stammsatz" verwalten sie die Adressdaten der Lieferanten sowie alle zugehörigen Ansprechpartner und Kommunikationswege. In der Buchhaltung werden Lieferanten auch als '''"Kreditoren"''' bezeichnet.<br />
<br />
<br />
'''Navigieren sie zu : Stammdaten -> Lieferanten'''<br />
<br />
[[File:00.Navigation_Stammdaten_Lieferanten.png|Aufrufen der Lieferanten in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Vorwort zum Umgang mit personenbezogenen Daten</h3><br />
<br />
Personenbezogene Daten sind ein hohes Gut und müssen sorgsam behandelt und gegen den Zugriff Dritter geschützt gespeichert werden. Sie sind verpflichtet die Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter - auch intern - so abzulegen, dass diese nicht von jedem zugänglich sind. Zum Beispiel Datensicherungen der Geschäftsdaten oder Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten müssen vertraulich behandelt und abgelegt sein. Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten dürfen nicht als lesbare Listen in das Altpapier gelangen sondern müssen vorher z.B. mit einem Aktenvernichter vernichtet unlesbar gemacht werden. Den Umgang mit diesen sensiblen Daten regelt in Deutschland und der gesamten EU die '''Datenschutz-Grundverordnung DSGVO''', die zwingend eingehalten werden muss. <br />
<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Im Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO in ganz Europa in Kraft. Betroffen sind alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und nutzen. Diese Unternehmen sind verpflichtet ihre eigenen Datenverarbeitungsprozesse an diese gesetzlichen Verortnung anzupassen. Die Umsetzung kann von den EU-Datenschutzbehörden kontrolliert und bei Verstößen auch Sanktioniert werden. Einen Link zu dieser Verordnung, finden Sie am [[Lieferantenstamm#Weiterf.C3.BChrende_Informationen_zu_DSGVO|'''Ende dieser Seite''']].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
<br />
==Lieferantenliste==<br />
<br />
<br />
Die Liste Ihrer '''Lieferanten''' finden sie über die Navigation '''"Stammdaten –> Lieferantenstamm"'''<br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Stammdaten.png|Navigation zum Lieferantenstamm der Stammdaten in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Die Lieferanten werden zunächst in der Lieferantenliste angezeigt, wo Sie die wichtigsten Eckdaten der Lieferanten einsehen können. Die Liste kann durch Eingabe eines oder mehrerer Begriffe gefiltert werden. Zudem können Sie von hier aus Lieferanten anlegen, ändern oder löschen. <br />
<br />
[[Bild:02.Lieferantenstamm.png|Lieferantenstamm Liste|1280px]]<br />
<br />
Die Lieferantenliste hat einen ähnlichen Funktionsaufbau wie die Kundenliste. Sie besitzt die gleichen Schaltflächen zur Sortierung, Suche und Anzeige der Daten. In der Lieferantenliste tragen Sie die Adressen Ihrer Lieferanten ein. Ebenfalls durch einen Klick auf '''Neu''' können Sie Ihre Daten eingeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Freitextfelder'''<br />
<br />
Im Lieferantenstamm jedes Lieferanten können sie bis zu sechs [[Freitextfelder|Freitextfelder]] mit beliebigem Inhalt hinterlegen. Die Freitextfelder können mit einer eigenen Bezeichnung in den [[Datenbankparameter#Bezeichnungen_f.C3.BCr_Merker_und_Freitextfelder|Parametereinstellungen konfiguriert]] bzw. benannt werden. Die freitextfelder werden auch in der Suche berücksichtig. Die Lieferantenliste zeigt die Freitextfelder nicht an. Dazu müssen sie in die Detailansicht des Lieferanten wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Die Schaltflächen im unteren Bereich der Lieferantenliste===<br />
<br />
====Schaltfläche NEU====<br />
<br />
{|<br />
|[[Bild:00.Neu.png|Neu Schaltfläche mit Auswahl]]<br />
|<br />
Wählen Sie die Schaltfläche '''Neu''', gelangen Sie in eine leere Eingabemaske für die Eingabe der Lieferantendaten. Diese Schaltfläche bietet auch ein Menü mit weiteren Funktionen. Dieses erreichen Sie, wenn Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche klicken (1).<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_Neu_DropDown.png|Untermenü der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
'''Lieferanterstellung mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Neuanlage eines Lieferanten können Sie mit der Schaltfläche "Lieferant aus Adresse erstellen" automatisieren. Dazu klicken Sie auf den Menüeintrag (2). Es wird nun ein Eingabedialog für die Adresse angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_aus_Adressblock_AT.png|Neuer Lieferant aus Adresse erstellen]]<br />
<br />
In das noch leere Feld können Sie nun die Adresse eines Lieferanten, die Sie zum Beispiel aus einer Email oder von einer Webseite haben, hinein kopieren. Das können Sie mit den unter Windows® üblichen Methoden der Tastatur ([STRG+c] und [STRG+v]) oder auch mit der Zwischenablage über die rechte Maustaste (1) tun. Eine Handeingabe per Tastatur ist natürlich ebenfalls möglich.<br />
<br />
Die Adresse muss einen korrekten postalischen Aufbau haben, wie sie in dem entsprechenden Ziel-Land üblich ist (2). Bei Auslandadressen müssen Sie unterhalb PLZ und Ort das Land als Text angeben. Eine Erläuterung für den [[Lieferantenstamm#Adressfelder|korrekten Adressaufbau finden Sie weiter unten auf dieser Seite]]. Diese Funktion erkennt den Aufbau nahezu aller weltweiten verwendbaren Postadressen. Es können auch Zusatzinformationen innerhalb der Adresse wie Postfach, Packstationen und auch Grafschaften in England, Postboxen in den Ländern Belgien und Holland korrekt zuordnen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Beispiel: Österreichische Adresse'''<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferantenadresse_AT.png|Neuer Lieferant aus Adresse für Österreich erstellen]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Sonderfunktion "Emailadresse"'''<br />
<br />
Wenn Sie in der letzten Zeile eine Emailadresse eingeben (3), wird bei der Neuanlage des Lieferanten diese Emailadresse in das Feld "Email" des neuen Lieferanten eingetragen. Diese Sonderfunktion ist natürlich nur optional. Eine Emailadresse ist nicht Bestandteil einer Postadresse und kann daher auch weg gelassen werden.<br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Details.png|Details]]<br />
|<br />
Um Daten aus der Liste zu ändern, klicken Sie entweder doppelt auf den Eintrag, oder nur einmal auf die Schaltfläche '''Details'''.<br />
|}<br />
<br />
.<br />
====Schaltfläche Historie====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Historie.png|Historie]]<br />
|<br />
In der '''Historie''' lassen sich die Daten, die im Moment in der Kundenliste angezeigt werden, mit den wichtigsten Informationen ausdrucken.<br />
|}<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Drucken.png|Drucken]]<br />
|<br />
In der '''Kurzliste''' lassen sich die Daten, die im Moment in der Kundenliste angezeigt werden, mit den wichtigsten Informationen ausdrucken.<br />
|}<br />
<br />
<br />
.<br />
====Schaltfläche Email====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Email.png|link=Email-Versand#Email_verfassen|Email und weitere Funktionen]]<br />
| Die Schaltfläche '''Email''' kann zum Versand einer Email an den Lieferanten genutzt werden. Diese Schaltfläche besitzt auch ein Untermenü mit weiteren Funktionen, die mit der Kommunikation oder Anfahrt zum Lieferanten genutzt werden können. Dazu klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen'''<br />
<br />
[[Bild:02.Kontextmenue_Lieferantenliste_Email.png|Email und weitere Funktionen]]<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Webseite des Lieferanten aufrufen=====<br />
<br />
Ruft die im Lieferanten hinterlegte Webadresse in Ihrem Standard Browser auf.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Runschreiben an Lieferantenauswahl=====<br />
<br />
Hier können Sie die Funktion "Rundschreiben an Lieferantenauswahl" aufrufen. Damit können Sie an die gerade in der Lieferantenliste gezeigten Lieferanten ein Rundschreiben oder Anfrage per Email verfassen. Schränken Sie die Liste durch Eingabe von Suchbegriffen ein, wird die Liste der Lieferanten entsprechend eingeschränkt angezeigt.<br />
<br />
So können Sie an alle diese Lieferanten eine Nachricht per Email senden.<br />
<br />
[[Datei:01.Rundschreiben_Maildialog.png|link=Email-Versand#Email_als_Rundschreiben_verfassen|Rundschreiben / Newsletter an alle gefilterten Lieferanten]]<br />
<br />
Geben Sie einen Betreff ein oder wählen sie einen Betreff aus der Liste aus. Durch Auswahl einer Betreffzeile wird der dazu gehörige Text (Textbaustein) automatisch als Emailtext übernommen. Sie können diesen aber auch direkt im Feld "Text" eingeben oder abändern.<br />
<br />
Wenn Sie dem Rundschreiben noch einen Anhang hinzufügen möchten, können Sie diesen unterhalb der Betreffzeile im Feld "Anhang" einfügen. Sie können einen Pfad mit Datei direkt eingeben oder die Schaltflächen am Ende des Feldes nutzen. Die erste Schaltfläche dient zur Ansicht des Anhangs, die zweite zur Auswahl einer Datei, die als Anhang verwendet werden soll. Es kann nur ein Anhang eingefügt werden. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Google Maps®=====<br />
<br />
Um sich den Standort des Lieferanten direkt in einer Karte anzusehen, klicken Sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und der Lieferant in der Karte markiert. Dazu dient die im Lieferanten eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Strasse mit Hausnummer. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Google Maps® Route anzeigen=====<br />
<br />
Um eine Anfahrt zum Lieferanten planen zu können, klicken sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und die Fahroute mit alternativen Fahstrecken zum Lieferanten in der Karte markiert. Dazu dient die im Lieferanten eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Strasse mit Hausnummer und die in den Parametern eingetragenen Adressdaten Ihres Standortes. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion.<br />
<br />
Beispiel:<br />
[[Datei:01.Google_Maps_Beispiel.png|Beispiel einer Anfhrt Route per Google® Maps]]<br />
<br />
<br />
<br />
|}<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Löschen====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Loeschen.png|Löschen]]<br />
| Mit der '''Löschen''' Schaltfläche lassen sich markierte Kunden einzeln aus der Liste entfernen.<br />
|}<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
{|-<br />
|[[Bild:00.Suchen.png|Suchen]]<br />
|<br />
Über die Schaltfläche '''Suchen''' können Sie gezielt nach dem gewünschten Lieferant Ihres Lieferantenstamms suchen. <br />
|}<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=Lieferantendaten=<br />
<br />
Die Daten des Lieferanten sind in mehrere Registerkarten angeordnet, die Thematisch sortiert sind.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Adressdaten==<br />
<br />
Die Registerkarte "Adressdaten" ist die Ansicht die bei der Neuerstellung oder Bearbeitung eines Lieferanten angezeigt wrd. Sie umfasst die wichtigsten Eckdaten Ihres Lieferanten, die z.B. zur Erstellung einer Anfrage oder einer Bestellung grundlegend erforderlich sind aber auch Telefon oder Emailadressen, die zur Kommunikation mit dem Lieferanten auf einen Blick ersichtlich sein müssen. <br />
<br />
[[Bild:02.Lieferant_Adressdaten.png|Adressdaten eines Lieferanten]]<br />
<br />
<br />
'''Lieferantennummern'''<br />
<br />
Bei der Neuanlage eines Lieferanten wird die Eingabemaske geöffnet und eine Lieferantennummer aus dem voreingestellten [[Datenbankparameter#Nummernkreise|'''Nummernkreis''']] bzw. vorrangig aus den bereits vorhandenen Lieferantenummern ihrer Lieferanten generiert. Die Lieferantennummern werden also aus der höchsten, davor liegenden Nummer erzeugt. Höchste, bereits verwendete Lieferantennummer +1 ist die nächste Nummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Sie müssen nur darauf achten, eindeutige Nummern zu verwenden, die nicht schon verwendet wurden. Es sind 20 Stellen zur Eingabe möglich, die aus Zahlen und Buchstaben bestehen kann. Beachten Sie, dass nach Verwendung von Buchstaben und anderen Zeichen am Ende der Nummer eine automatische Nummernvergabe eventuell nicht mehr möglich ist. Daher empfehlen wir immer Zahlen zu verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
Die höchste, bereits verwendete Lieferantennummer +1 ist die nächste Lieferantennummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Lieferantennummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Adressfelder===<br />
<br />
Die Adressdaten jedes Lieferanten werden in Faktura-XP als Adressblock, ohne separate Felder für Anrede usw. erstellt. Die vier Felder '''Namensfeldern 1 bis 4''' sowie die Felder für Strasse, Postleitzahl, Ort und Land bilden zusammen die gesamte Adresse des Lieferanten. Diese Felder gehören zur Kundenadresse und werden auf Dokumenten und Aufklebern verwendet. <br />
<br />
<br />
In den '''Namensfeldern 1 bis 4''' tragen Sie die zur Adresse gehörenden Angaben wie Firma, Name, Ansprechpartner, Abteilungen usw. ein. Die Felder für Strasse, Postleitzahl, Ort und Land werden separat gefüllt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Korrekter Adressaufbau für z.B. Deutschland'''<br />
<br />
Die korrekte Strukturierung und Formatierung einer Adresse ist für den Transport der Sendung und für die Gültigkeit eines Dokumentes wie Bestellung oder Rechnung zwingend erforderlich. Die Strukturierung und Formatierung von Adressen ist mit wenigen Ausnahmen auch International bzw. EU-Weit anwendbar. Beachten Sie folgende Punkte bei der Eingabe von Adressen:<br />
<br />
* Im Adressfeld werden keine Leerzeilen eingefügt – auch nicht vor der Zeile mit der Postleitzahl und dem Ort. Die gesamte Adresse wird somit als durchgehender Block geschrieben. Unterstreichungen sind nicht erlaubt.<br />
<br />
* Ein Länderkennzeichen vor der Postleitzahl z.B. "D-1234 Musterstadt" ist entgegen des weit verbreiteten Irrtums im Postverkehr nicht erforderlich, auch nicht für Sendungen in das Ausland (siehe auch [https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/laenderkuerzel-laendercode.html Info der deutschen Post]). Man verwendet bei Auslandssendungen stattdessen die Landesangabe in Textform als letzte Zeile in der Adresse - z.B. "Frankreich" oder "Italien". Die Sprache der Landesangabe wird in der Sprache des Absenderlandes verfasst. So können die Postmitarbeiter die Zielländer besser lesen.<br />
<br />
* Wird Post an ein Postfach gesendet, sollte auf die Straßenbezeichnung verzichtet werden. Als Vermerk ist „Postfach“ anzugeben, gefolgt von der Postfachnummer, die zwischen 4 und 8 Stellen umfassen kann.<br />
<br />
<br />
'''Informationen der deutschen Post zu diesem Thema'''<br />
<br />
*[https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/brief-beschriften.html Was ist aus dem Landescode geworden?]<br />
*[https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/laenderkuerzel-laendercode.html Brief beschriften ins Ausland – So adressieren Sie Ihre Post richtig]<br />
<br />
<br />
<br />
Das Feld "Länderkennung" vor der Postleitzahl ist in Faktura-XP® seit Januar 2019 entfallen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Beispiel: Korrekte Adresseingabe</h3><br />
<br />
So sollten Sie Ihre Adressdaten anlegen.<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_korrekteAdresse.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<h3>Beispiel: Falsche Adresseingabe</h3><br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_inkorrekteAdresse.png]]<br />
<br />
'''Die Wirkung bei falscher Adresseingabe'''<br />
Die Wirkung zeigt sich z.B. in der Lieferantenliste. In dieser und auch in allen <br />
Suchlisten für Lieferanten werden nur die Felder Name-1 und Name-2 aufgeführt.<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_inkorrekteAdresse_Liste.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Ausfüllhilfen in Adressfeldern====<br />
<br />
Nach Eingabe der Postleitzahl wird Ihnen automatisch die Stadt im Feld "Ort" vorgeschlagen - sofern diese im Verzeichnis vorhanden ist. Es werden die meisten Städte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz über deren Postleitzahl erkannt. Das dazugehörende Bundesland - Feld "BL" - wird ebenfalls nach Möglichkeit automatisch eingetragen. Das Bundesland wird nicht automatisch in der Adressverarbeitung - z.B. beim Dokumentdruck - verarbeitet. Es steht aber als Feld für andere Verarbeitungen - z.B. Adressaufkleber oder Serienbriefe - zur Verfügung. <br />
<br />
<br />
Sie können vor der Postleitzahl auch eine Landeskennung (KFZ Kennzeichnung) eingeben. Das Feld "Land" wird bei Erkennung einer Auslandsadresse automatisch mit dem Landesnamen gefüllt. Falls nicht können Sie hier das Land von Hand eintragen oder mit einem Doppelklick in das Feld "Land" (1) eine Länderliste aufrufen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:02.Lieferant_Laenderauswahl.png]]<br />
<br />
Wählen Sie dann in der Liste ein Land aus (2). Sie können auch durch Eingabe des ersten Buchstaben des gesuchten Landes über Ihre Tastatur zum passenden Bereich der Liste springen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche OK (3) übernehmen Sie das Land. Mit der Übernahme wird das Feld "Land" und das Feld "ISO-3166" (auf Register "weitere Informationen") überschrieben. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche Abbruch (4) verlassen Sie die Auswahl ohne Übernahme der Auswahl.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Matchcode als Suchhilfe====<br />
<br />
Der '''Matchcode''' ist für eine Suchfunktion gedacht. Geben Sie hier den Namen oder zumindest den Anfangsbuchstaben ein, unter dem der Eintrag später zu finden sein soll. Beispiel: Firma '''Klaus Schmidt GmbH''' sollte den Matchcode: "Schmidt" oder "S" hinterlegt sein. Damit wird das Unternehmen unter "S" wie "Schmidt" und nicht "K" wie "Klaus" gefunden. Optimal wäre der MatchCode "Schmidt Klaus". So ist der Lieferant sowohl unter "Schmidt" und nach "S" sortiert zu finden als auch mit dem Suchbegriff "Klaus". <br />
<br />
Die Felder '''E-Mail Adresse''' und '''Internet''' sind mit einer Schaltfläche am Ende des Feldes ausgestattet. Damit können Sie direkt auf die angegebene Webseite gelangen bzw. mit der angegebenen Emailadresse eine neue Email verfassen. Geben Sie im Feld "Internet" die Webadresse in der gewohnten Form ein (mit oder ohne http::// - z.B. '''www.firma-huber.de'''). Die Emailadresse muss das "@" (gesprochen 'ät') enthalten. Beispiel: info@firma-huber.de.<br />
Internet und Emailadressen werden immer in Kleinbuchstaben eingegeben und verwendet. Das Internet ignoriert Großbuchstaben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Vorlage verwenden===<br />
<br />
Sie können für Anschreiben an Ihre Kunden beliebige Vorlagendateien (*.dot) erstellen und diese mit den unten aufgeführten Textmarken versehen. Damit können Sie dann aus Faktura-XP heraus diese Vorlagendatei öffnen lassen und die Adressdaten übergeben. Wenn Sie diese Option angewählt haben, wird ein weiteres Auswahlfeld sichtbar, das Ihnen die Möglichkeit zur Wahl zwischen verschiedenen Vorlagendateien bietet, sofern Sie bereits einige in Faktura-XP hinterlegt haben. Wie Sie diese Vorlagendateien in Faktura-XP hinterlegen können, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt '''Datenbankparameter'''. Die Vorgehensweise zur Erstellung von Vorlagendateien und Textmarken entnehmen Sie bitte dem Handbuch Ihrer MS-Word Anwendung. Eine Auflistung aller Textmarken finden Sie im [[Anhang 3 (Textmarken in Vorlagendateien)]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Schaltflächen im Lieferanten Detailbereich===<br />
<br />
Am unteren Rand der Eingabemaske zum Lieferanten finden Sie einige Schaltflächen, die jeder Registerkarte dieser Eingabemaske sichtbar sind.<br />
<br />
<br />
[[Bild:02.Lieferanten_Detals_Schaltflaechen.png|Schaltflächen im Lieferanten Detailbereich]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speichern'''<br />
<br />
Ihre Änderungen und Eingaben in der Detailansicht werden immer beim Klicken auf die Schaltfläche "EXIT" gespeichert. Um Ihre bisherigen Eingaben auch zwischendurch zu speichern verwenden Sie die "Speichern" Schaltfläche. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Historie'''<br />
<br />
Sie können hiermit alle historischen Daten - also Bestellungen bei diesem Lieferanten - einsehen und aufrufen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''OPos'''<br />
Dieser Bericht listet alle offenen Posten zu diesem Lieferanten auf.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Google Maps®'''<br />
<br />
[[Bild:02.Maps.jpg|Beispiel für die Anzeige in Ihrem Browser]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Artikelliste'''<br />
<br />
Mit diesr Schaltfläche wird eine Liste erstellt, die alle Artikel umfasst, die dieser Lieferant liefern kann. Ist also dieser Lieferant in einem Artikel als "Artikellieferant" hinterlegt, wird dieser Artikel in der Liste aufgeführt.<br />
<br />
[[Bild:02.ArtikelPreisliste.jpg|Preisliste für Lieferantenartikel]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Eingabe'''<br />
<br />
Ist in den Einstellungen der Anwendung hinterlegt, dass Detaildatensätze nur mit Sperrung geöffnet werden, müssen Sie vor der Bearbeitung die Taste Klicken um den Datensatz bearbeiten zu können. Ist diese Einstellung nicht aktiv, wird hier keine Schaltfläche angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Exit'''<br />
<br />
Mit Exit verlassen Sie die Detailansicht des Lieferanten. <br />
Dabei wird der Datensatz ohne Meldung in die Hauptdatenbank des Systems gespeichert und dieser Lieferant zur Bearbeitung für andere Benutzer freigegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Finanzdaten==<br />
<br />
In der Registerkarte Finanzdaten können sie ihren Rabatt, Einkauflimit, die Kontoverbindung und SEPA Informationen hinterlegen sowie den überschlägigen Umsatz nach Geschäftsjahr einsehen.<br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Finanzdaten.png|Finazdaten zur ihrem Lieferanten]]<br />
<br />
<br />
===Rabatt===<br />
Der Rabatt (in Prozent) ist ein genereller Rabatt auf alle Artikel, die sie bei diesem Lieferanten beziehen können. Dieser Wert kommt bei der Eingabe von Bestellpositionen zum Einsatz und kann im Zusammenhang mit dem Rabattrechner innerhalb einer Bestellposition verwendet werden.<br />
<br />
<br />
===Limit===<br />
Dieser Wert ist ihr Kreditlimit bei diesem Lieferanten. Falls eine Maximalgrenze für Einkäufe bei einem Lieferanten besteht, können sie diese als Limit hier eingeben. Steht hier 0,00 ist keine Begrenzung vorhanden bzw. vereinbart (Standard). Geben Sie hier den Höchstbetrag für Warenkäufe oder Dienstleistungen ein. Wird beim Erstellen von Bestellungen (Einkauf) dieser Wert erreicht oder überschritten, wird eine Meldung ausgegeben. Diese Meldung hat lediglich informativen Charakter und schränkt keinerlei Funktionen ein. Geben sie in dieses Feld 0,00 oder einen positive Zahl als Maximalbetrag ein. Die Eingabe eines negativen Betrags ist nicht vorgesehen. <br />
<br />
<br />
===Kontoverbindung===<br />
<br />
'''• Kontoverbindung''': Hier geben Sie die Bankdaten dieses Lieferanten ein. Sie können hier die Bankdaten aus Bankleitzahl, Kontonummer und Kontoinhaber eingeben. Ab August 2014 ist der Geldtrasfer in ganz Europa nur noch mit SEPA möglich. Dazu geben Sie dann in den Feldern IBAN und BIC die entsprechenden Daten des Lieferanten ein. Es ist auch möglich, die bisherigen Kontodaten in eine gültige IBAN umzurechnen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Feld IBAN. Faktura erstellt Ihnen damit dann die IBAN Daten und trägt diese dann in dem leeren Feld IBAN ein. Möchten Sie eine SEPA Lastschrift für diesen Lieferanten erstellen, ist die korrekte IBAN des Lieferanten und die MandatsreferenzID erforderlich. Ist das Feld IBAN bereits ausgefüllt, wird das anklicken der Schaltfläche ignoriert.<br />
<br />
<br />
'''•Konto und Bankleitzahl''': Die klassischen Felder für die Bankverbindung des Lieferanten. <br />
<br />
'''•IBAN''': In diesem Feld steht die IBAN des Lieferanten, die alle Angaben zu Konto und Bank. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Haben Sie Verständnis dafür, dass wir KEINEN Support zum Thema SEPA bieten können.<br />
Wenden Sie sich bei Fragen zu SEPA bitte direkt an Ihre Hausbank.<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
Im Popup BLZ sind alle aktuellen deutschen Banken aufgelistet. Diese Liste kann kostenlos auf unserer Internetseite aktualisiert werden und stammt von der Deutschen Bundesbank. Sie können aber auch eine Liste der Banken Ihres Landes einlesen. Dazu müssen Sie eine Liste im Excel® Format vorbereiten, die sie dann in Faktura-XP importieren können. Lesen Sie dazu das Kapitel "Import von Stammdaten".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===MandatsreferenzID===<br />
<br />
Die '''MandatsreferenzID''' ist die eindeutige Kennung dieses Lieferanten. Diese wird entweder bei der Neuanlage eingegeben oder automatisch aus der Lieferantennummer erstellt. Ist das Feld leer, kann mit der Schaltfläche am Ende des Feldes eine MandatsreferenzID erstellt werden. Dazu verwendet Faktura-XP die Lieferantennummer und die Mandantennummer (000-999) der Anwendung. Der Aufbau ist folgender: Die Anzahl der Stellen der bereits vorhandenen Liefereantennummern entscheidet automatisch darüber, ob Faktura-XP eine 10-Stellige oder 20-Stellige Nummer erstellt. Existieren also bereits Lieferantennummern mit 10 oder mehr Stellen, wird die Lieferantennummern vorn mit Nullen aufgefüllt und die Mandantennummer davor hinzugefügt.<br />
<br />
<br />
'''Beispiel :'''<br />
<br />
* Lieferantennummern : 5007<br />
* Mandant (Datenbank): 003<br />
<br />
* Ergibt: 003 + 0000005007 <br />
<br />
* MandatsreferenzID = 0030000005007 <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mandatsreferenznummer===<br />
<br />
Die '''Mandatsreferenznummer''' ist eine Kennung je Mandat (Erlaubnis z.B. zur Lastschrift). Es können durchaus mehrere Mandate mit jeweils unterscheidlichen Mandatsreferenznummern je Lieferant existieren. Die '''Mandatsreferenznummer''' wird automatisch aus der im Lieferanten hinterlegten '''MandatsreferenzID''' und einem angehängten Zähler gebildet.<br />
<br />
<br />
'''Beispiel :'''<br />
<br />
* MandatsreferenzID : 0030000005007 <br />
* Mandatsreferenznummer : 0030000005007-001<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Umsatzliste===<br />
<br />
In der Umsatzliste der Registerkarte Finanzdaten werden ihnen die Umsatzdaten der Einkäufe bei ihrem Lieferanten nach Geschäftsjahren angezeigt. Die angezeigten Umsätze basieren auf Grund der eingegebenen Rechnungen , die sie von ihren Lieferanten erhalten. Diese Rechnungen müssen sie im Bereich Zahlungsausgang der Buchhaltung eingeben. Die Werte werden dann nach Jahren summiert angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Kontaktperson==<br />
<br />
In diesem Register können eine beliebige Anzahl Kontaktpersonen je Lieferant anlegen.<br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Kontaktpersonen.png|Registerkarte Kontaktpersonen bzw. Ansprechpartner]]<br />
<br />
==Registerkarte: Zusatzinformation==<br />
Hier können sie interne Informationen zu dem Lieferanten eingeben. Diese Zusatzinfo können sie mit einem Passwort gegen unerlaubtes Einsehen schützen, die selbst Ihre Mitarbeiter nicht, oder nur bestimmte Personengruppen einsehen dürfen. <br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Zusatzinfo.png|Zusatzinfo zu diesem Lieferanten]]<br />
<br />
Sie können diesen Bereich mit einem Kennwort belegen. Das Kennwort wird neben der Schlatfläche „'''Text anzeigen'''“eingegeben. Wird dann auf die Schaltfläche geklickt, wird bei einem richtigen Kennwort der Text angezeigt. Ist noch kein Kennwort hinterlegt, können Sie beim Klicken auf die Schaltfläche das Kennwortfeld leer lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Festlegen eines Kennwortes:'''<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol unten.[[Bild:00.Schluessel.gif|Schlüssel]]<br />
<br />
[[File:01.Passwort_Zusatzinformationen.png|Kennworteingabe und Kennwortänderung für die Ansicht der Zusatzinformation in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
[[Bild:01.Kundenstamm_Passwort.jpg|Kennwortänderung für die Ansicht der Zusatzinformation]]<br />
<br />
<br />
Das nun folgende Menü zeigt ihren Benutzernamen an und verlangt nach dem Eintrag des Kennwortes. Haben Sie noch eines, dann geben Sie unter „'''neues Kennwort'''“ eines ein und bestätigen Sie durch die gleiche Eingabe das Kennwort noch einmal unter „'''Bestätigung'''“. Wollen Sie ihr altes Kennwort ändern, geben Sie es unter „'''altes Kennwort'''“ ein und vergeben danach ein neues. Verlassen Sie das Menü durch einen Klick auf '''Schließen'''. Jetzt ist der Text so 0lange nicht sichtbar, bis das richtige Kennwort eingegeben wurde. Dazu schreiben Sie es in das Feld links neben dem '''Schlüssel''' und klicken danach auf die Schaltfläche '''Text anzeigen'''. Ist das Kennwort korrekt, wird der Text wieder sichtbar.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Registerkarte: Weitere Informationen==<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für den Dokumentendruck und die Artikelauswahl angeben. Wählen Sie eine Sprache aus, kann vor dem Ausdrucken von z.B. Rechnungen die Sprache für den Ausdruck noch gewählt werden, ohne den Lieferantenstamm zu verändern. <br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_weitere_Infos.png|Weitere Informationen]]<br />
<br />
<br />
Im Feld "ISO-3166" geben Sie bitte den Länder-Code des Landes an in dem der Lieferant seinen Sitz hat. Es handelt sich um eine internationale Angabe und besteht immer aus zwei Buchstaben. Ist der Lieferant (aus Sicht Ihres Standortes) im Ausland ansässig und haben Sie im Register "Finanzdaten" die Steuernummer des Lieferanten bereits hinterlegt, können Sie das Häkchen "Steuerfrei" setzen. Damit werden Bestellungen an diesen Lieferanten automatisch Steuerfrei (ohne Mehrwertsteuer) erstellt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Dokumente==<br />
<br />
Hier kann man beliebige Dokumente diesem Lieferanten zuordnen. Das können Dokumentdateien in allen beliebigen Formaten (Word, Excel, PDF usw.) sein, aber auch Fotos, Grafiken, Videos oder Klang und Musikdateien. <br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Dokumente.png|Legen sie hier Dokumente in Form von beliebigen Dateien an]]<br />
<br />
<br />
Die hier angegebenen Dokumente werden nur mit Ihrem Dateipfad in der Datenbank abgelegt - also als Link bzw. Verknüpfung abgespeichert. Gemeinsam genutzte Lieferantendokumente sollten Sie dann auch zentral, auf einem gemeinsamen Laufwerk z.B. auf Ihrem Server ablegen, damit jeder Nutzer diese ebenfalls einsehen kann.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Hinzufügen eines Dokumentes===<br />
<br />
Mit der Taste '''„Dokument einfügen”''' können Sie eine beliebige Datei, auch über das Netzwerk oder sogar dem Internet auswählen und dessen Verknüfung in die Datenbank übernehmen. Ihnen wird dann ein neuer Eintrag der Liste angezeigt, der den Dateinamen, Einfügedatum und Zeit sowie den Verknüfungspfad anzeigt.<br />
<br />
Es handelt sich hierbei lediglich um eine Verknüpfung. Mit der grauen Taste ganz links, können Sie das Dokument abrufen, anzeigen oder abspielen. Die Datei wird automatisch mit dem in Ihrem Betriebssystem vorgesehenem Programm geöffnet.<br />
<br />
Es werden keine Dateien kopiert, verschoben oder in die Datenbank übernommen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Anzeigen des Dokumentes===<br />
<br />
Mit der kleinen Schaltfläche vor dem Eintrag des Dateinamen können Sie das verknüpfte Dokument aufrufen. Es wird Ihnen in dem mit diesem Dateityp verknüpfte Anwendung geöffnet.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Löschen einer Verknüpfung===<br />
<br />
Einen Eintrag der Liste löschen Sie, indem Sie kleine Schaltfläche mi dem roten Symbol anklicken. Damit wird die Verknüpfung dieses Dokumentes entfernt. Die Datei als solche bleibt unverändert erhalten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
==Registerkarte: Freitextfelder==<br />
<!--Freitextfelder Lieferantenstamm, Freitexte, Freitext --><br />
Freitextfelder sind Eingabefelder in Textform, die sie mit beliebigen Eingaben füllen können. Die Feldbezeichnung der Freitextfelder können sie [[Datenbankparameter#Bezeichnungen_f.C3.BCr_Merker_und_Freitextfelder|in den Parametereinstellungen frei definieren]].<br />
<br />
[[File:02.Lieferanten_Freitextfelder.png|Freitextfelder je Lieferant]]<br />
<br />
Die Feldlänge je Feld ist auf 255 Zeichen begrenzt. Die Freitextfelder werden in der Suche der Lieferantenliste berücksichtigt sofern sie das in der Lieferantenliste so einstellen. Das erste Freitextfeld ist mit einem internen Suchindex belegt und ermöglicht eine besonders schnelle Suche. Oft gesuchte Inhalte sollten daher im ersten Freitextfeld angelegt sein. Die Freitextfelder werden in der Lieferantenliste nicht angezeigt. Den Inhalt der Freitextfelder können sie nur in der Detailansicht, in diesem Register einsehen. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=Weiterführende Informationen zu DSGVO=<br />
<br />
<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/sicherheit-der-verarbeitung-nach-dsgvo Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Allgemeine Infos von datenschutz.rlp.de]<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-grundverordung/auftragsdatenverarbeitung Auftragsverarbeitung unter der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO]<br />
* [https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/datenschutz-grundverordung/informationspflichten-und-auskunftsrechte Informationspflichten und Auskunftsrechte]<br />
<br />
<br />
* [https://dsgvo-gesetz.de Datenschutz-Grundverordnung DSGVO]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/Datenschutz-Grundverordnung Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Wikipedia]<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:01.Passwort_Zusatzinformationen.png&diff=9118Datei:01.Passwort Zusatzinformationen.png2024-03-02T06:21:19Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:01.Kundendaten_Register_Zusatzinfo.png&diff=9117Datei:01.Kundendaten Register Zusatzinfo.png2024-03-02T06:01:14Z<p>Wikiadmin: Wikiadmin lud eine neue Version von Datei:01.Kundendaten Register Zusatzinfo.png hoch</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=FAQ-zu-Microsoft-Access-Runtime&diff=9116FAQ-zu-Microsoft-Access-Runtime2024-03-01T05:14:30Z<p>Wikiadmin: /* Microsoft Access® Runtime - Welche ist die richtige? */</p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|FAQ zu Microsoft Access Runtime" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: FAQ zu Microsoft Access Runtime für die Faktura-XP Software" <br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
__NOTITLE__<br />
=FAQ zu Faktura-XP mit Microsoft® Access Runtime=<br />
<br />
[[File:Microsoft_Office_Access_Logo-Banner_644x92.png|Faktura-XP Warenwirtschaft mit Microsoft® Access Runtime]]<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
<br />
==Microsoft Access® Runtime - Welche ist die richtige?==<br />
<br />
Für den Betrieb von Faktura-XP und [https://www.faktura-xp.de/faktura-xp-download/demoversion-faktura-xp-warenwirtschaft '''Faktura-XP DEMO'''] ist eine installierte Microsoft® Access-Runtime 2013 als 32-Bit Variante notwendig und muss lokal auf dem PC installiert werden. Diese Microsoft® Access-Runtime kann unter Windows 11 / 10 (32 Bit und 64 Bit), neben Ihrem aktuellen Office verwendet werden. Sie können auch eine höhere Version einer Microsoft® Access-Runtime verwenden (zum Beispiel Microsoft® Access-Runtime 2016 / 2019 oder 365). Es ist nur wichtig die 32-Bit Variante zu verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Microsoft® Access Runtime 2013 statt Microsoft® Access ihres Office Paketes'''<br />
<br />
Wir raten dringend zur Installation der '''Microsoft® Access Runtime 2013''' als 32-Bit Variante, die Sie im Downloadbereich unserer Webseite kostenlos herunterladen können. Diese kann übrigens problemlos neben Ihrer aktuellen Access® Version ihres Office-Paketes (egal ob sie 32-Bit oder 64-Bit Office verwenden) installiert und verwendet werden. Sie können also neben ihrem 64-Bit Office eine zusätzliche Microsoft® Access Runtime als 32-Bit Variante installieren, die für die Verwendung von Faktura-XP voraussetzung ist.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Links zum Thema==<br />
<br />
* [[Datenbanktreiber,_MS-Runtime,_lokal_auf_dem_Arbeits-PC_zu_installieren|Auswahl und Installation einer Microsoft® Access Runtime für Faktura-XP (Handbuch Beitrag)]]</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=FAQ-zu-Microsoft-Access-Runtime&diff=9115FAQ-zu-Microsoft-Access-Runtime2024-03-01T05:10:56Z<p>Wikiadmin: </p>
<hr />
<div><seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|FAQ zu Microsoft Access Runtime" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema: FAQ zu Microsoft Access Runtime für die Faktura-XP Software" <br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
__NOTITLE__<br />
=FAQ zu Faktura-XP mit Microsoft® Access Runtime=<br />
<br />
[[File:Microsoft_Office_Access_Logo-Banner_644x92.png|Faktura-XP Warenwirtschaft mit Microsoft® Access Runtime]]<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
<br />
==Microsoft Access® Runtime - Welche ist die richtige?==<br />
<br />
Für den Betrieb von Faktura-XP und [https://www.faktura-xp.de/faktura-xp-download/demoversion-faktura-xp-warenwirtschaft '''Faktura-XP DEMO'''] ist eine installierte Microsoft® Access-Runtime 2013 als 32-Bit Variante notwendig und muss lokal auf dem PC installiert werden. Diese MS-Runtime kann unter Windows 11 / 10 (32 Bit und 64 Bit), neben Ihrem aktuellen Office verwendet werden. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Microsoft® Access Runtime 2013 statt Microsoft® Access ihres Office Paketes'''<br />
<br />
Wir raten dringend zur Installation der '''Microsoft® Access Runtime 2013''' als 32-Bit Variante, die Sie im Downloadbereich unserer Webseite kostenlos herunterladen können. Diese kann übrigens problemlos neben Ihrer aktuellen Access® Version ihres Office-Paketes (egal ob sie 32-Bit oder 64-Bit Office verwenden) installiert und verwendet werden. Sie können also neben ihrem 64-Bit Office eine zusätzliche Microsoft® Access Runtime als 32-Bit Variante installieren, die für die Verwendung von Faktura-XP voraussetzung ist.<br />
<br />
<br />
.<br />
==Links zum Thema==<br />
<br />
* [[Datenbanktreiber,_MS-Runtime,_lokal_auf_dem_Arbeits-PC_zu_installieren|Auswahl und Installation einer Microsoft® Access Runtime für Faktura-XP (Handbuch Beitrag)]]</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Neu_in_Update_5.0.0760&diff=9114Neu in Update 5.0.07602024-02-19T04:15:10Z<p>Wikiadmin: </p>
<hr />
<div>Wir stellen ihnen hier eine kleine Zusammenfassung zum oben genannten Update vor.<br />
<br />
{| class="wikitable"<br />
|-<br />
! Titel !! Beschreibung<br />
|-<br />
| Produkt || Faktura-XP Warenwirtschaftssoftware<br />
|-<br />
| Version || 5.0.0760<br />
|-<br />
| Erscheinungsdatum || 01.03.2024<br />
|-<br />
| Geeignet für || BASIC Edition, SELECT Editon, SELECT PRO Editon <br />
|-<br />
| Voraussetzung|| Mindestens Vollversion 5.0.xxx installiert<br />
|-<br />
| Hinweis || - Abkündigung von Access 2003 / Office 2003 <br> - Abkündigung von Windows® älter als Windows 10 <br> &nbsp;&nbsp;(Ablauf zum 01. August 2024) <br />
|}<br />
<br />
Eine Übersicht aller Änderungen zur vorherigen Version finden sie in der [https://www.faktura-xp.de/versionshistorie/ '''Versionshistorie unserer Webseite'''].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=Bevor sie beginnen=<br />
<br />
'''Bevor sie mit einem Update beginnen, müssen sie folgende wichtige Punkte beachten.''' Informieren Sie zunächst alle beteiligten Mitarbeiter über das bevorstehende Update. Möglicherweise laufen gerade sensible Vorgänge mit Datenänderungen oder Eingaben. Fertigen sie eine Datensicherung an und klären sie Ihre eigenen Zugriffsberechtigungen und Berechtigungen zum Update.<br />
<br />
==Welche Version habe ich?==<br />
<br />
Um Ihre verwendete Version Faktura-XP zu ermitteln, klicken sie in der Navigation auf: <br />
<br />
[[File:00.Navigation_Hilfe_Info.png|Navigation zum Info-Dialog der Anwendung]]<br />
<br />
Es wird ihnen der Infodialog der Anwendung angezeigt.<br />
<br />
[[File:00.App_Info_Dialog.png|Info-Dialog der Anwendung]]<br />
<br />
Hier finden sie die Version (A) und die Versionsnummer (B).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Leitfaden für das Update lesen==<br />
<br />
'''Die Schritte zur Vorbereitung und zur Installation selbst entnehmen sie bitte <br />
dem Leitfaden entsprechend der von ihnen verwendeten Version (A).'''<br />
<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_BASIC_Edition|Faktura-XP BASIC Edition]]<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_SELECT_Edition|Faktura-XP SELECT Edition]]<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_SELECT_Pro_Edition|Faktura-XP SELECT Pro Edition]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=Was ist neu=<br />
Wir listen hier nur die größeren Änderungen der neuen Version auf. In der [https://www.faktura-xp.de/versionshistorie/ Versionshistorie unserer Webseite] finden sie alle Änderungen dieser Version als Liste.<br />
<br />
<br />
=Es gibt wichtige Änderungen=<br />
Bisher hatten wir immer auf möglichst weitreichende Kompatibilität geachtet, die vor allem Rücksicht auf Nutzer älterer Systeme mit veraltetem Windows und Office genommen hatte. Dies war leider auf Kosten der Nutzer modernerer Systeme ein Nachteil, weil sie das Potential ihres Systems mit Faktura-XP nicht voll ausschöpfen konnten. Wir haben im Bereich Sicherheit und Performance Veränderungen vorgenommen die nun vorwiegend den Nutzern aktueller Windows und Office Versionen zugutekommt. Verwenden sie moderne PC-Technik und aktuelle Windows® und aktuelle Office® Versionen. Damit nutzen sie das volle Potential von Faktura-XP. Beispielsweise wird der Druckvorgang für die Erstellung von PDF Rechnungen (Einzel und Stapeldruck) nur noch einen Bruchteil der Zeit kosten wie bisher. <br />
<br />
<br />
.<br />
==Abkündigung von Microsoft Access Runtime 2003 als Laufzeitumgebung für Faktura-XP==<br />
Auf Grund der Weiterentwicklungen im Bereich Microsoft Windows® in Kombination mit Microsoft Office® ist es notwendig geworden die Kompatibilität zwischen Faktura-XP und der Microsoft Access Runtime 2003 bzw. dem Office 2003 Schrittweise einszustellen. Der Hintergrund sind u.a. Hinweise und Sicherheitsempfehlungen seitens des Herstellers Microsoft sowie Empfehlungen des [https://www.bsi.bund.de/DE/ BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)].<br />
<br />
Wir halten es nunmehr für dringend erforderlich veraltete Systeme unserer Kunden auf den technisch aktuellen Stand zu befördern. Falls sie noch ältere Betriebssysteme vor Windows 10 im Einsatz haben sollten, empfehlen wir ihnen dringend mindestens auf Windows 10 oder Windows 11 zu wechseln. Falls sie Gründe für die Beibehaltung von zum Beispiel Windows 7 haben, können sie das System in Eigenverantwortung natürlich weiterhin so nutzen wie bisher. Faktura-XP bleibt auf ihrem verwendeten Betriebssystem weiterhin lauffähig. Es ist aber in jedem Fall ein Umstieg auf eine Access Runtime 2013 oder höher erforderlich. Der Grund liegt darin, dass die Access Runtime 2003 nicht in vollem Umfang von Windows 10 oder Windows 11 unterstützt wird und wir außerdem zukünftig Funktionalitäten der Access Runtime 2013 und höher nutzen werden, die sicherer und schneller als bisher arbeiten werden. <br />
<br />
<br />
'''Ab Herbst 2024 werden wir die Unterstützung von Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP einstellen.'''<br />
<br />
.<br />
===Umstieg auf Microsoft Access Runtime 2013===<br />
<br />
[[File:Microsoft_Office_Access_Logo-Banner_644x92.png|Faktura-XP Warenwirtschaft mit Microsoft® Access Runtime]]<br />
<br />
Der Umstieg von einer Microsoft® Access Runtime 2003, 2007 oder 2010 auf die neuere Microsoft® Access Runtime 2013 ist relativ leicht und schnell in wenigen Schritten ausgeführt. Dennoch sollten sie einen Experten hinzuziehen um den Austausch der Access Runtime auszuführen. Der Austausch der Access Runtime muss an jedem Arbeits-PC separat ausgeführt werden, auf dem Faktura-XP Warenwirtschaft installiert ist. Sie sollten immer alle beteiligten Arbeits-PC's im Netzwerk mit derselben Microsoft "Office® Access" oder "Access Runtime" Version (z.B. mit dem Zusatz "2013", "2016" oder "365" für alle) betreiben. Ein Mischbetrieb von alten und neuen Office Produkten kann zur starken Verlangsamung der Arbeitsgeschwindigkeit einzelner oder aller Benutzer bis hin zu Datenverlusten führen. Diesen Umstand sollten sie bei der zeitlichen Planung des Umstiegs mit bedenken. Eine Mischung aus "Office Access" oder "Access Runtime" ist dabei zulässig und unkritisch. <br />
<br />
<br />
Sie erhalten die Microsoft Access Runtime 2013 kostenlos auf der Webseite bei Microsoft oder auf unserer Webseite im Downloadbereich.<br />
<br />
<br />
'''Schritt 1:''' Melden sie sich an dem Arbeits-PC als Administrator an bzw. stellen sie sicher dass sie über ausreichende Berechtigungen verfügen um Software zu deinstallieren und zu installieren.<br />
<br />
'''Schritt 2:''' Beenden sie Faktura-XP Warenwirtschaft auf dem Arbeits-PC<br />
<br />
'''Schritt 3:''' Öffnen sie "PC-Einstellungen" und dort "Apps und Features". Suchen sie dort "Microsoft Office Access Runtime 2003"<br />
<br />
'''Schritt 4:''' Deinstallieren sie "Microsoft Office Access Runtime 2003"<br />
<br />
'''Schritt 5:''' Installieren sie "Microsoft Office Access Runtime 2013"<br />
<br />
Der Umstiegt ist nun ausgeführt. Sie können Faktura-XP nun wie gewohnt starten. Eventuell wird ihnen beim ersten Start eine Sicherheitswarnung angezeigt. Bestätigen sie diese Meldungen mit Öffnen / Zulassen um die Anwendung Faktura-XP auszuführen.<br />
<br />
Bei Fragen oder Problemen beim Umstieg auf Microsoft Access Runtime 2013 senden sie uns eine Email an : [mailto:support@faktura-XP.de support@faktura-XP.de]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Vorteile einer Access Runtime 2013===<br />
<br />
Der Umstieg von Microsoft Access Runtime 2003 auf Microsoft Access Runtime 2013 oder höher bietet zahlreiche Vorteile für alle Nutzer von Faktura-XP Warenwirtschaft. Vor allem ist die effiziente und sichere Datenhaltung zu nennen. Speziell im Zusammenspiel mit Faktura-XP können durch die Verwendung einer Microsoft Access Runtime 2013 die Vorteile beträchtlich sein. <br />
<br />
<br />
'''1. Verbesserte Leistung:''' Access 2013 bietet eine optimierte Performance im Vergleich zu älteren Versionen. Die Anwendung reagiert schneller und kann größere Datenmengen effizient verarbeiten, was zu einer Steigerung der Produktivität führt.<br />
<br />
<br />
'''2. Modernes Benutzerinterface:''' Mit Access 2013 erhalten Benutzer ein modernes und intuitives Benutzerinterface, das die Navigation und Interaktion mit der Datenbank erleichtert. Die verbesserte Benutzeroberfläche trägt dazu bei, die Benutzererfahrung insgesamt zu verbessern.<br />
<br />
<br />
'''3. Erweiterte Funktionalitäten:''' Access 2013 bietet eine Vielzahl neuer Funktionen und Werkzeuge, die in älteren Versionen nicht verfügbar sind. Dazu gehören erweiterte Datenanalysefunktionen, verbesserte Berichts- und Formulargestaltungswerkzeuge sowie Integrationen mit anderen Microsoft-Produkten wie SharePoint und Excel.<br />
<br />
<br />
'''4. Bessere Kompatibilität:''' Durch den Umstieg auf Access 2013 können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Datenbanken mit den neuesten Technologien und Betriebssystemen kompatibel sind. Dies reduziert potenzielle Kompatibilitätsprobleme und ermöglicht eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur.<br />
<br />
<br />
'''5. Sicherheitsverbesserungen:''' Access 2013 bietet verbesserte Sicherheitsfunktionen, einschließlich erweiterter Verschlüsselungsoptionen und Zugriffssteuerungen. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff zu minimieren.<br />
<br />
Insgesamt bietet der Umstieg von Microsoft Access Runtime 2003 auf Microsoft Access Runtime 2013 eine Vielzahl von Vorteilen, darunter verbesserte Leistung, modernes Benutzerinterface, erweiterte Funktionalitäten, bessere Kompatibilität und erhöhte Sicherheit. Durch die Nutzung von Access Runtime 2013 oder höher können Unternehmen ihre Datenbanken effizienter nutzen und ihr Geschäftspotenzial voll ausschöpfen.<br />
<br />
<br />
Wir empfehlen ihnen dringend auf eine Microsoft Access Runtime 2013, alternativ ein Microsoft Office 2013 oder höher zu verwenden.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Läuft Faktura-XP 5.0.0760 nicht mehr mit Access Runtime 2003?==<br />
Faktura-XP funktioniert in Version Faktura-XP 5.0.0760 weiterhin mit der Access Runtime 2003 oder Microsoft Office 2003. Die Anwendung bleibt voraussichtlich bis zum Sommer 2024 auch auf den bisherigen und veralteten Systemen lauffähig auf denen sie bisher auch funktionierte. <br />
<br />
'''Ab Herbst 2024 werden wir die Unterstützung von Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP einstellen.'''<br />
<br />
Wir informieren unsere Kunden natürlich vorher mit welcher Update Version Faktura-XP genau die kompatibilität zu Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP eingestellt wird. Sie sollten dennoch schon jetzt zeitnah für eine Aktualisierung ihrer Systemumgebungen bzw. der beteiligten Arbeits-PC's sorgen. <br />
<br />
<br />
===Einschränkungen schon jetzt?===<br />
In Version 5.0.0760 werden wir die Erstellung von PDF Dokumenten nur noch mit installierter Access Runtime 2013 oder höher sowie Office 2013 oder höher unterstützen. Auf Systemen mit installierter Access Runtime 2003 oder Office 2003 wird die Erstellung von PDF Dateien (z.B. PDF Rechnungen) dann nicht mehr möglich sein. Es ist ein Austausch der Access Runtime auf Version 2013 notwendig um weiterhin PDF Dateien erstellen zu können. <br />
<br />
.<br />
<br />
=Links zum Thema=<br />
<br />
* [https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Updates-Browser-Open-Source-Software/Wichtige-Softwareupdates/wichtige-softwareupdates_node.html Empfehlungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zu Softwareupdates ]<br />
<br />
* [https://www.gaul.it/blog/item/35-windows-update-notwendigkeit-fuer-die-sicherheit Beitrag zu Windows Updates der Firma Gaul.IT]<br />
<br />
* [[MS-Runtime_Version_2013|Download der Microsoft Access Runtime 2013]]</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Neu_in_Update_5.0.0760&diff=9113Neu in Update 5.0.07602024-02-19T04:14:26Z<p>Wikiadmin: /* Einschränkunegn schon jetzt? */</p>
<hr />
<div>Wir stellen ihnen hier eine kleine Zusammenfassung zum oben genannten Update vor.<br />
<br />
{| class="wikitable"<br />
|-<br />
! Titel !! Beschreibung<br />
|-<br />
| Produkt || Faktura-XP Warenwirtschaftssoftware<br />
|-<br />
| Version || 5.0.0760<br />
|-<br />
| Erscheinungsdatum || 14.02.2024<br />
|-<br />
| Geeignet für || BASIC Edition, SELECT Editon, SELECT PRO Editon <br />
|-<br />
| Voraussetzung|| Mindestens Vollversion 5.0.xxx installiert<br />
|-<br />
| Hinweis || - Abkündigung von Access 2003 / Office 2003 <br> - Abkündigung von Windows® älter als Windows 10 <br> &nbsp;&nbsp;(Ablauf zum 01. August 2024) <br />
|}<br />
<br />
Eine Übersicht aller Änderungen zur vorherigen Version finden sie in der [https://www.faktura-xp.de/versionshistorie/ '''Versionshistorie unserer Webseite'''].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=Bevor sie beginnen=<br />
<br />
'''Bevor sie mit einem Update beginnen, müssen sie folgende wichtige Punkte beachten.''' Informieren Sie zunächst alle beteiligten Mitarbeiter über das bevorstehende Update. Möglicherweise laufen gerade sensible Vorgänge mit Datenänderungen oder Eingaben. Fertigen sie eine Datensicherung an und klären sie Ihre eigenen Zugriffsberechtigungen und Berechtigungen zum Update.<br />
<br />
==Welche Version habe ich?==<br />
<br />
Um Ihre verwendete Version Faktura-XP zu ermitteln, klicken sie in der Navigation auf: <br />
<br />
[[File:00.Navigation_Hilfe_Info.png|Navigation zum Info-Dialog der Anwendung]]<br />
<br />
Es wird ihnen der Infodialog der Anwendung angezeigt.<br />
<br />
[[File:00.App_Info_Dialog.png|Info-Dialog der Anwendung]]<br />
<br />
Hier finden sie die Version (A) und die Versionsnummer (B).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Leitfaden für das Update lesen==<br />
<br />
'''Die Schritte zur Vorbereitung und zur Installation selbst entnehmen sie bitte <br />
dem Leitfaden entsprechend der von ihnen verwendeten Version (A).'''<br />
<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_BASIC_Edition|Faktura-XP BASIC Edition]]<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_SELECT_Edition|Faktura-XP SELECT Edition]]<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_SELECT_Pro_Edition|Faktura-XP SELECT Pro Edition]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=Was ist neu=<br />
Wir listen hier nur die größeren Änderungen der neuen Version auf. In der [https://www.faktura-xp.de/versionshistorie/ Versionshistorie unserer Webseite] finden sie alle Änderungen dieser Version als Liste.<br />
<br />
<br />
=Es gibt wichtige Änderungen=<br />
Bisher hatten wir immer auf möglichst weitreichende Kompatibilität geachtet, die vor allem Rücksicht auf Nutzer älterer Systeme mit veraltetem Windows und Office genommen hatte. Dies war leider auf Kosten der Nutzer modernerer Systeme ein Nachteil, weil sie das Potential ihres Systems mit Faktura-XP nicht voll ausschöpfen konnten. Wir haben im Bereich Sicherheit und Performance Veränderungen vorgenommen die nun vorwiegend den Nutzern aktueller Windows und Office Versionen zugutekommt. Verwenden sie moderne PC-Technik und aktuelle Windows® und aktuelle Office® Versionen. Damit nutzen sie das volle Potential von Faktura-XP. Beispielsweise wird der Druckvorgang für die Erstellung von PDF Rechnungen (Einzel und Stapeldruck) nur noch einen Bruchteil der Zeit kosten wie bisher. <br />
<br />
<br />
.<br />
==Abkündigung von Microsoft Access Runtime 2003 als Laufzeitumgebung für Faktura-XP==<br />
Auf Grund der Weiterentwicklungen im Bereich Microsoft Windows® in Kombination mit Microsoft Office® ist es notwendig geworden die Kompatibilität zwischen Faktura-XP und der Microsoft Access Runtime 2003 bzw. dem Office 2003 Schrittweise einszustellen. Der Hintergrund sind u.a. Hinweise und Sicherheitsempfehlungen seitens des Herstellers Microsoft sowie Empfehlungen des [https://www.bsi.bund.de/DE/ BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)].<br />
<br />
Wir halten es nunmehr für dringend erforderlich veraltete Systeme unserer Kunden auf den technisch aktuellen Stand zu befördern. Falls sie noch ältere Betriebssysteme vor Windows 10 im Einsatz haben sollten, empfehlen wir ihnen dringend mindestens auf Windows 10 oder Windows 11 zu wechseln. Falls sie Gründe für die Beibehaltung von zum Beispiel Windows 7 haben, können sie das System in Eigenverantwortung natürlich weiterhin so nutzen wie bisher. Faktura-XP bleibt auf ihrem verwendeten Betriebssystem weiterhin lauffähig. Es ist aber in jedem Fall ein Umstieg auf eine Access Runtime 2013 oder höher erforderlich. Der Grund liegt darin, dass die Access Runtime 2003 nicht in vollem Umfang von Windows 10 oder Windows 11 unterstützt wird und wir außerdem zukünftig Funktionalitäten der Access Runtime 2013 und höher nutzen werden, die sicherer und schneller als bisher arbeiten werden. <br />
<br />
<br />
'''Ab Herbst 2024 werden wir die Unterstützung von Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP einstellen.'''<br />
<br />
.<br />
===Umstieg auf Microsoft Access Runtime 2013===<br />
<br />
[[File:Microsoft_Office_Access_Logo-Banner_644x92.png|Faktura-XP Warenwirtschaft mit Microsoft® Access Runtime]]<br />
<br />
Der Umstieg von einer Microsoft® Access Runtime 2003, 2007 oder 2010 auf die neuere Microsoft® Access Runtime 2013 ist relativ leicht und schnell in wenigen Schritten ausgeführt. Dennoch sollten sie einen Experten hinzuziehen um den Austausch der Access Runtime auszuführen. Der Austausch der Access Runtime muss an jedem Arbeits-PC separat ausgeführt werden, auf dem Faktura-XP Warenwirtschaft installiert ist. Sie sollten immer alle beteiligten Arbeits-PC's im Netzwerk mit derselben Microsoft "Office® Access" oder "Access Runtime" Version (z.B. mit dem Zusatz "2013", "2016" oder "365" für alle) betreiben. Ein Mischbetrieb von alten und neuen Office Produkten kann zur starken Verlangsamung der Arbeitsgeschwindigkeit einzelner oder aller Benutzer bis hin zu Datenverlusten führen. Diesen Umstand sollten sie bei der zeitlichen Planung des Umstiegs mit bedenken. Eine Mischung aus "Office Access" oder "Access Runtime" ist dabei zulässig und unkritisch. <br />
<br />
<br />
Sie erhalten die Microsoft Access Runtime 2013 kostenlos auf der Webseite bei Microsoft oder auf unserer Webseite im Downloadbereich.<br />
<br />
<br />
'''Schritt 1:''' Melden sie sich an dem Arbeits-PC als Administrator an bzw. stellen sie sicher dass sie über ausreichende Berechtigungen verfügen um Software zu deinstallieren und zu installieren.<br />
<br />
'''Schritt 2:''' Beenden sie Faktura-XP Warenwirtschaft auf dem Arbeits-PC<br />
<br />
'''Schritt 3:''' Öffnen sie "PC-Einstellungen" und dort "Apps und Features". Suchen sie dort "Microsoft Office Access Runtime 2003"<br />
<br />
'''Schritt 4:''' Deinstallieren sie "Microsoft Office Access Runtime 2003"<br />
<br />
'''Schritt 5:''' Installieren sie "Microsoft Office Access Runtime 2013"<br />
<br />
Der Umstiegt ist nun ausgeführt. Sie können Faktura-XP nun wie gewohnt starten. Eventuell wird ihnen beim ersten Start eine Sicherheitswarnung angezeigt. Bestätigen sie diese Meldungen mit Öffnen / Zulassen um die Anwendung Faktura-XP auszuführen.<br />
<br />
Bei Fragen oder Problemen beim Umstieg auf Microsoft Access Runtime 2013 senden sie uns eine Email an : [mailto:support@faktura-XP.de support@faktura-XP.de]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Vorteile einer Access Runtime 2013===<br />
<br />
Der Umstieg von Microsoft Access Runtime 2003 auf Microsoft Access Runtime 2013 oder höher bietet zahlreiche Vorteile für alle Nutzer von Faktura-XP Warenwirtschaft. Vor allem ist die effiziente und sichere Datenhaltung zu nennen. Speziell im Zusammenspiel mit Faktura-XP können durch die Verwendung einer Microsoft Access Runtime 2013 die Vorteile beträchtlich sein. <br />
<br />
<br />
'''1. Verbesserte Leistung:''' Access 2013 bietet eine optimierte Performance im Vergleich zu älteren Versionen. Die Anwendung reagiert schneller und kann größere Datenmengen effizient verarbeiten, was zu einer Steigerung der Produktivität führt.<br />
<br />
<br />
'''2. Modernes Benutzerinterface:''' Mit Access 2013 erhalten Benutzer ein modernes und intuitives Benutzerinterface, das die Navigation und Interaktion mit der Datenbank erleichtert. Die verbesserte Benutzeroberfläche trägt dazu bei, die Benutzererfahrung insgesamt zu verbessern.<br />
<br />
<br />
'''3. Erweiterte Funktionalitäten:''' Access 2013 bietet eine Vielzahl neuer Funktionen und Werkzeuge, die in älteren Versionen nicht verfügbar sind. Dazu gehören erweiterte Datenanalysefunktionen, verbesserte Berichts- und Formulargestaltungswerkzeuge sowie Integrationen mit anderen Microsoft-Produkten wie SharePoint und Excel.<br />
<br />
<br />
'''4. Bessere Kompatibilität:''' Durch den Umstieg auf Access 2013 können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Datenbanken mit den neuesten Technologien und Betriebssystemen kompatibel sind. Dies reduziert potenzielle Kompatibilitätsprobleme und ermöglicht eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur.<br />
<br />
<br />
'''5. Sicherheitsverbesserungen:''' Access 2013 bietet verbesserte Sicherheitsfunktionen, einschließlich erweiterter Verschlüsselungsoptionen und Zugriffssteuerungen. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff zu minimieren.<br />
<br />
Insgesamt bietet der Umstieg von Microsoft Access Runtime 2003 auf Microsoft Access Runtime 2013 eine Vielzahl von Vorteilen, darunter verbesserte Leistung, modernes Benutzerinterface, erweiterte Funktionalitäten, bessere Kompatibilität und erhöhte Sicherheit. Durch die Nutzung von Access Runtime 2013 oder höher können Unternehmen ihre Datenbanken effizienter nutzen und ihr Geschäftspotenzial voll ausschöpfen.<br />
<br />
<br />
Wir empfehlen ihnen dringend auf eine Microsoft Access Runtime 2013, alternativ ein Microsoft Office 2013 oder höher zu verwenden.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Läuft Faktura-XP 5.0.0760 nicht mehr mit Access Runtime 2003?==<br />
Faktura-XP funktioniert in Version Faktura-XP 5.0.0760 weiterhin mit der Access Runtime 2003 oder Microsoft Office 2003. Die Anwendung bleibt voraussichtlich bis zum Sommer 2024 auch auf den bisherigen und veralteten Systemen lauffähig auf denen sie bisher auch funktionierte. <br />
<br />
'''Ab Herbst 2024 werden wir die Unterstützung von Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP einstellen.'''<br />
<br />
Wir informieren unsere Kunden natürlich vorher mit welcher Update Version Faktura-XP genau die kompatibilität zu Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP eingestellt wird. Sie sollten dennoch schon jetzt zeitnah für eine Aktualisierung ihrer Systemumgebungen bzw. der beteiligten Arbeits-PC's sorgen. <br />
<br />
<br />
===Einschränkungen schon jetzt?===<br />
In Version 5.0.0760 werden wir die Erstellung von PDF Dokumenten nur noch mit installierter Access Runtime 2013 oder höher sowie Office 2013 oder höher unterstützen. Auf Systemen mit installierter Access Runtime 2003 oder Office 2003 wird die Erstellung von PDF Dateien (z.B. PDF Rechnungen) dann nicht mehr möglich sein. Es ist ein Austausch der Access Runtime auf Version 2013 notwendig um weiterhin PDF Dateien erstellen zu können. <br />
<br />
.<br />
<br />
=Links zum Thema=<br />
<br />
* [https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Updates-Browser-Open-Source-Software/Wichtige-Softwareupdates/wichtige-softwareupdates_node.html Empfehlungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zu Softwareupdates ]<br />
<br />
* [https://www.gaul.it/blog/item/35-windows-update-notwendigkeit-fuer-die-sicherheit Beitrag zu Windows Updates der Firma Gaul.IT]<br />
<br />
* [[MS-Runtime_Version_2013|Download der Microsoft Access Runtime 2013]]</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Neu_in_Update_5.0.0760&diff=9112Neu in Update 5.0.07602024-02-19T04:13:55Z<p>Wikiadmin: </p>
<hr />
<div>Wir stellen ihnen hier eine kleine Zusammenfassung zum oben genannten Update vor.<br />
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{| class="wikitable"<br />
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! Titel !! Beschreibung<br />
|-<br />
| Produkt || Faktura-XP Warenwirtschaftssoftware<br />
|-<br />
| Version || 5.0.0760<br />
|-<br />
| Erscheinungsdatum || 14.02.2024<br />
|-<br />
| Geeignet für || BASIC Edition, SELECT Editon, SELECT PRO Editon <br />
|-<br />
| Voraussetzung|| Mindestens Vollversion 5.0.xxx installiert<br />
|-<br />
| Hinweis || - Abkündigung von Access 2003 / Office 2003 <br> - Abkündigung von Windows® älter als Windows 10 <br> &nbsp;&nbsp;(Ablauf zum 01. August 2024) <br />
|}<br />
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Eine Übersicht aller Änderungen zur vorherigen Version finden sie in der [https://www.faktura-xp.de/versionshistorie/ '''Versionshistorie unserer Webseite'''].<br />
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=Bevor sie beginnen=<br />
<br />
'''Bevor sie mit einem Update beginnen, müssen sie folgende wichtige Punkte beachten.''' Informieren Sie zunächst alle beteiligten Mitarbeiter über das bevorstehende Update. Möglicherweise laufen gerade sensible Vorgänge mit Datenänderungen oder Eingaben. Fertigen sie eine Datensicherung an und klären sie Ihre eigenen Zugriffsberechtigungen und Berechtigungen zum Update.<br />
<br />
==Welche Version habe ich?==<br />
<br />
Um Ihre verwendete Version Faktura-XP zu ermitteln, klicken sie in der Navigation auf: <br />
<br />
[[File:00.Navigation_Hilfe_Info.png|Navigation zum Info-Dialog der Anwendung]]<br />
<br />
Es wird ihnen der Infodialog der Anwendung angezeigt.<br />
<br />
[[File:00.App_Info_Dialog.png|Info-Dialog der Anwendung]]<br />
<br />
Hier finden sie die Version (A) und die Versionsnummer (B).<br />
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==Leitfaden für das Update lesen==<br />
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'''Die Schritte zur Vorbereitung und zur Installation selbst entnehmen sie bitte <br />
dem Leitfaden entsprechend der von ihnen verwendeten Version (A).'''<br />
<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_BASIC_Edition|Faktura-XP BASIC Edition]]<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_SELECT_Edition|Faktura-XP SELECT Edition]]<br />
* Update Leitfaden zu [[Update_von_Faktura-XP_SELECT_Pro_Edition|Faktura-XP SELECT Pro Edition]]<br />
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=Was ist neu=<br />
Wir listen hier nur die größeren Änderungen der neuen Version auf. In der [https://www.faktura-xp.de/versionshistorie/ Versionshistorie unserer Webseite] finden sie alle Änderungen dieser Version als Liste.<br />
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=Es gibt wichtige Änderungen=<br />
Bisher hatten wir immer auf möglichst weitreichende Kompatibilität geachtet, die vor allem Rücksicht auf Nutzer älterer Systeme mit veraltetem Windows und Office genommen hatte. Dies war leider auf Kosten der Nutzer modernerer Systeme ein Nachteil, weil sie das Potential ihres Systems mit Faktura-XP nicht voll ausschöpfen konnten. Wir haben im Bereich Sicherheit und Performance Veränderungen vorgenommen die nun vorwiegend den Nutzern aktueller Windows und Office Versionen zugutekommt. Verwenden sie moderne PC-Technik und aktuelle Windows® und aktuelle Office® Versionen. Damit nutzen sie das volle Potential von Faktura-XP. Beispielsweise wird der Druckvorgang für die Erstellung von PDF Rechnungen (Einzel und Stapeldruck) nur noch einen Bruchteil der Zeit kosten wie bisher. <br />
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==Abkündigung von Microsoft Access Runtime 2003 als Laufzeitumgebung für Faktura-XP==<br />
Auf Grund der Weiterentwicklungen im Bereich Microsoft Windows® in Kombination mit Microsoft Office® ist es notwendig geworden die Kompatibilität zwischen Faktura-XP und der Microsoft Access Runtime 2003 bzw. dem Office 2003 Schrittweise einszustellen. Der Hintergrund sind u.a. Hinweise und Sicherheitsempfehlungen seitens des Herstellers Microsoft sowie Empfehlungen des [https://www.bsi.bund.de/DE/ BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)].<br />
<br />
Wir halten es nunmehr für dringend erforderlich veraltete Systeme unserer Kunden auf den technisch aktuellen Stand zu befördern. Falls sie noch ältere Betriebssysteme vor Windows 10 im Einsatz haben sollten, empfehlen wir ihnen dringend mindestens auf Windows 10 oder Windows 11 zu wechseln. Falls sie Gründe für die Beibehaltung von zum Beispiel Windows 7 haben, können sie das System in Eigenverantwortung natürlich weiterhin so nutzen wie bisher. Faktura-XP bleibt auf ihrem verwendeten Betriebssystem weiterhin lauffähig. Es ist aber in jedem Fall ein Umstieg auf eine Access Runtime 2013 oder höher erforderlich. Der Grund liegt darin, dass die Access Runtime 2003 nicht in vollem Umfang von Windows 10 oder Windows 11 unterstützt wird und wir außerdem zukünftig Funktionalitäten der Access Runtime 2013 und höher nutzen werden, die sicherer und schneller als bisher arbeiten werden. <br />
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'''Ab Herbst 2024 werden wir die Unterstützung von Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP einstellen.'''<br />
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===Umstieg auf Microsoft Access Runtime 2013===<br />
<br />
[[File:Microsoft_Office_Access_Logo-Banner_644x92.png|Faktura-XP Warenwirtschaft mit Microsoft® Access Runtime]]<br />
<br />
Der Umstieg von einer Microsoft® Access Runtime 2003, 2007 oder 2010 auf die neuere Microsoft® Access Runtime 2013 ist relativ leicht und schnell in wenigen Schritten ausgeführt. Dennoch sollten sie einen Experten hinzuziehen um den Austausch der Access Runtime auszuführen. Der Austausch der Access Runtime muss an jedem Arbeits-PC separat ausgeführt werden, auf dem Faktura-XP Warenwirtschaft installiert ist. Sie sollten immer alle beteiligten Arbeits-PC's im Netzwerk mit derselben Microsoft "Office® Access" oder "Access Runtime" Version (z.B. mit dem Zusatz "2013", "2016" oder "365" für alle) betreiben. Ein Mischbetrieb von alten und neuen Office Produkten kann zur starken Verlangsamung der Arbeitsgeschwindigkeit einzelner oder aller Benutzer bis hin zu Datenverlusten führen. Diesen Umstand sollten sie bei der zeitlichen Planung des Umstiegs mit bedenken. Eine Mischung aus "Office Access" oder "Access Runtime" ist dabei zulässig und unkritisch. <br />
<br />
<br />
Sie erhalten die Microsoft Access Runtime 2013 kostenlos auf der Webseite bei Microsoft oder auf unserer Webseite im Downloadbereich.<br />
<br />
<br />
'''Schritt 1:''' Melden sie sich an dem Arbeits-PC als Administrator an bzw. stellen sie sicher dass sie über ausreichende Berechtigungen verfügen um Software zu deinstallieren und zu installieren.<br />
<br />
'''Schritt 2:''' Beenden sie Faktura-XP Warenwirtschaft auf dem Arbeits-PC<br />
<br />
'''Schritt 3:''' Öffnen sie "PC-Einstellungen" und dort "Apps und Features". Suchen sie dort "Microsoft Office Access Runtime 2003"<br />
<br />
'''Schritt 4:''' Deinstallieren sie "Microsoft Office Access Runtime 2003"<br />
<br />
'''Schritt 5:''' Installieren sie "Microsoft Office Access Runtime 2013"<br />
<br />
Der Umstiegt ist nun ausgeführt. Sie können Faktura-XP nun wie gewohnt starten. Eventuell wird ihnen beim ersten Start eine Sicherheitswarnung angezeigt. Bestätigen sie diese Meldungen mit Öffnen / Zulassen um die Anwendung Faktura-XP auszuführen.<br />
<br />
Bei Fragen oder Problemen beim Umstieg auf Microsoft Access Runtime 2013 senden sie uns eine Email an : [mailto:support@faktura-XP.de support@faktura-XP.de]<br />
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===Vorteile einer Access Runtime 2013===<br />
<br />
Der Umstieg von Microsoft Access Runtime 2003 auf Microsoft Access Runtime 2013 oder höher bietet zahlreiche Vorteile für alle Nutzer von Faktura-XP Warenwirtschaft. Vor allem ist die effiziente und sichere Datenhaltung zu nennen. Speziell im Zusammenspiel mit Faktura-XP können durch die Verwendung einer Microsoft Access Runtime 2013 die Vorteile beträchtlich sein. <br />
<br />
<br />
'''1. Verbesserte Leistung:''' Access 2013 bietet eine optimierte Performance im Vergleich zu älteren Versionen. Die Anwendung reagiert schneller und kann größere Datenmengen effizient verarbeiten, was zu einer Steigerung der Produktivität führt.<br />
<br />
<br />
'''2. Modernes Benutzerinterface:''' Mit Access 2013 erhalten Benutzer ein modernes und intuitives Benutzerinterface, das die Navigation und Interaktion mit der Datenbank erleichtert. Die verbesserte Benutzeroberfläche trägt dazu bei, die Benutzererfahrung insgesamt zu verbessern.<br />
<br />
<br />
'''3. Erweiterte Funktionalitäten:''' Access 2013 bietet eine Vielzahl neuer Funktionen und Werkzeuge, die in älteren Versionen nicht verfügbar sind. Dazu gehören erweiterte Datenanalysefunktionen, verbesserte Berichts- und Formulargestaltungswerkzeuge sowie Integrationen mit anderen Microsoft-Produkten wie SharePoint und Excel.<br />
<br />
<br />
'''4. Bessere Kompatibilität:''' Durch den Umstieg auf Access 2013 können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Datenbanken mit den neuesten Technologien und Betriebssystemen kompatibel sind. Dies reduziert potenzielle Kompatibilitätsprobleme und ermöglicht eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur.<br />
<br />
<br />
'''5. Sicherheitsverbesserungen:''' Access 2013 bietet verbesserte Sicherheitsfunktionen, einschließlich erweiterter Verschlüsselungsoptionen und Zugriffssteuerungen. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff zu minimieren.<br />
<br />
Insgesamt bietet der Umstieg von Microsoft Access Runtime 2003 auf Microsoft Access Runtime 2013 eine Vielzahl von Vorteilen, darunter verbesserte Leistung, modernes Benutzerinterface, erweiterte Funktionalitäten, bessere Kompatibilität und erhöhte Sicherheit. Durch die Nutzung von Access Runtime 2013 oder höher können Unternehmen ihre Datenbanken effizienter nutzen und ihr Geschäftspotenzial voll ausschöpfen.<br />
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Wir empfehlen ihnen dringend auf eine Microsoft Access Runtime 2013, alternativ ein Microsoft Office 2013 oder höher zu verwenden.<br />
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==Läuft Faktura-XP 5.0.0760 nicht mehr mit Access Runtime 2003?==<br />
Faktura-XP funktioniert in Version Faktura-XP 5.0.0760 weiterhin mit der Access Runtime 2003 oder Microsoft Office 2003. Die Anwendung bleibt voraussichtlich bis zum Sommer 2024 auch auf den bisherigen und veralteten Systemen lauffähig auf denen sie bisher auch funktionierte. <br />
<br />
'''Ab Herbst 2024 werden wir die Unterstützung von Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP einstellen.'''<br />
<br />
Wir informieren unsere Kunden natürlich vorher mit welcher Update Version Faktura-XP genau die kompatibilität zu Access 2003 / Office 2003 sowie Windows 8 / 7 / Vista / XP eingestellt wird. Sie sollten dennoch schon jetzt zeitnah für eine Aktualisierung ihrer Systemumgebungen bzw. der beteiligten Arbeits-PC's sorgen. <br />
<br />
<br />
===Einschränkunegn schon jetzt?===<br />
In Version 5.0.0760 werden wir die Erstellung von PDF Dokumenten nur noch mit installierter Access Runtime 2013 oder höher sowie Office 2013 oder höher unterstützen. Auf Systemen mit installierter Access Runtime 2003 oder Office 2003 wird die Erstellung von PDF Dateien (z.B. PDF Rechnungen) dann nicht mehr möglich sein. Es ist ein Austausch der Access Runtime auf Version 2013 notwendig um weiterhin PDF Dateien erstellen zu können. <br />
<br />
.<br />
<br />
=Links zum Thema=<br />
<br />
* [https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Updates-Browser-Open-Source-Software/Wichtige-Softwareupdates/wichtige-softwareupdates_node.html Empfehlungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zu Softwareupdates ]<br />
<br />
* [https://www.gaul.it/blog/item/35-windows-update-notwendigkeit-fuer-die-sicherheit Beitrag zu Windows Updates der Firma Gaul.IT]<br />
<br />
* [[MS-Runtime_Version_2013|Download der Microsoft Access Runtime 2013]]</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9111Rechnungen erstellen2024-02-17T18:02:53Z<p>Wikiadmin: /* Rechnung als PDF-Datei */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung bieten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der Häkchen (1) in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. Die bereits markierenten Rechnungen werden ihnen in einer anderen Farbe angezeigt. Ein zusätzlicher Zähler (2) zeigt die Anzahl der markierten Rechnungen im Stapel an. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, geben sie die Anzahl der Ausdrucke je Dokument ein. Das Dokument wird dann in der angegebenen Anzahl ausgedruckt. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm (Register Finanzdaten) bestimmt und kann für die Verarbeitung im Stapel hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Filtern und Anzeigen von Rechnungen in der Stapeldruckliste'''<br />
<br />
Die Stapeldruckliste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahl über Filter" (3) ermöglicht eine gefilterte Anzeige der gezeigten Rechnungen, damit sie die zu markeirenden Rechnungen schneller auffinden können. Eine zusätzliche Filterung kann über den Statusfilter (4) erfolgen. Im Regelfall ist der Filter auf "unbearbeitet" eingestellt. Es werden also alle noch nicht gedruckten Rechnungen angezeigt. Wünschen sie die Filterung nach einem anderen Status der Rechnungen, wählen sie einen anderen Status des DropDown Menüs (4). Um alle Rechnungen anzuzeigen, klicken sie auf die Schaltfläche "Alle" (5). Damit werden alle gesetzten Filter zurückgesetzt und die Stapeldruckliste vollständig angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9110Rechnungen erstellen2024-02-17T08:04:36Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckliste */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der Häkchen (1) in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. Die bereits markierenten Rechnungen werden ihnen in einer anderen Farbe angezeigt. Ein zusätzlicher Zähler (2) zeigt die Anzahl der markierten Rechnungen im Stapel an. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, geben sie die Anzahl der Ausdrucke je Dokument ein. Das Dokument wird dann in der angegebenen Anzahl ausgedruckt. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm (Register Finanzdaten) bestimmt und kann für die Verarbeitung im Stapel hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Filtern und Anzeigen von Rechnungen in der Stapeldruckliste'''<br />
<br />
Die Stapeldruckliste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahl über Filter" (3) ermöglicht eine gefilterte Anzeige der gezeigten Rechnungen, damit sie die zu markeirenden Rechnungen schneller auffinden können. Eine zusätzliche Filterung kann über den Statusfilter (4) erfolgen. Im Regelfall ist der Filter auf "unbearbeitet" eingestellt. Es werden also alle noch nicht gedruckten Rechnungen angezeigt. Wünschen sie die Filterung nach einem anderen Status der Rechnungen, wählen sie einen anderen Status des DropDown Menüs (4). Um alle Rechnungen anzuzeigen, klicken sie auf die Schaltfläche "Alle" (5). Damit werden alle gesetzten Filter zurückgesetzt und die Stapeldruckliste vollständig angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9109Rechnungen erstellen2024-02-17T07:57:46Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckliste */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
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/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
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Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
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<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
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====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
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====Schaltfläche SEPA====<br />
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[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
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====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
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.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
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====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
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<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
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===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
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<br />
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<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
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<br />
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.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
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====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
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====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
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===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
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<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der Häkchen (1) in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. Die bereits markierenten Rechnungen werden ihnen in einer anderen Farbe angezeigt. Ein zusätzlicher Zähler (2) zeigt die Anzahl der markierten Rechnungen im Stapel an. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, geben sie die Anzahl der Ausdrucke je Dokument ein. Das Dokument wird dann in der angegebenen Anzahl ausgedruckt. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm (Register Finanzdaten) bestimmt und kann für die Verarbeitung im Stapel hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9108Rechnungen erstellen2024-02-17T07:56:46Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckliste */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der Häkchen (1) in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. Die bereits markierenten Rechnungen werden ihnen in einer anderen Farbe angezeigt. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, geben sie die Anzahl der Ausdrucke je Dokument ein. Das Dokument wird dann in der angegebenen Anzahl ausgedruckt. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm (Register Finanzdaten) bestimmt und kann für die Verarbeitung im Stapel hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9107Rechnungen erstellen2024-02-17T07:53:56Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckliste */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In der Stapeldruckliste können Sie durch setzen der "Häkchen" in Spalte "S" angeben, welche der Rechnungen im Stapel verarbeitet werden sollen. In der Spalte '''Anz''' direkt daneben, gebe sie die Druckanzahl je Dokument der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen ein. Die in diesem Feld vorgegebenen Anzahl wird durch die Einstellung "Anzahl Drucke" im jeweiligen Kundenstamm bestimmt und kann aber für die Verarbeitung hier abgeändert werden. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle weiteren Feldern der Stapeldruckliste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9106Rechnungen erstellen2024-02-17T07:49:03Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckmarkierung in Liste setzen */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
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== Die Rechnungsliste ==<br />
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In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
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[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
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===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
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===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
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===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
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===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
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[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
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<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
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<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
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<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
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<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
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====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
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<br />
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=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
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=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
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=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
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<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Stapeldruckliste=====<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt in der sie die Rechnungen markieren können, die im Stapel verarbeitet werden sollen. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9105Rechnungen erstellen2024-02-17T07:47:26Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckmarkierung in Liste setzen */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen zu markieren, können sie diese Rechnungen auch sehr einfach und schnell in einer speziellen Liste markieren. Dazu müssen Sie die Stapeldruckliste aufrufen. Öffnen sie zunächst den Druckdialog durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste. Im Druckdialog klicken sie dann auf das kleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" (1) aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nun wird die Stapeldruckliste angezeigt. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9104Rechnungen erstellen2024-02-17T07:38:20Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckmarkierung in Liste setzen */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie die Rechnungen markieren, die zusammen in einem Vorgang (im Stapel) gedruckt werden sollen. Zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9103Rechnungen erstellen2024-02-17T07:35:56Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckmarkierung in Liste setzen */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9102Rechnungen erstellen2024-02-17T07:34:35Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckmarkierung in Liste setzen */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet. <br />
<br />
[[File:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png|Markierung von Rechnungen zum Stapeldruck in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungen_Stapeldruckauswahl.png|1100px|Stapeldruckauswahl für Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:13.Stapeldruckmarkierungen_zur_Druckausgabe_von_Rechnungen_setzen.png&diff=9101Datei:13.Stapeldruckmarkierungen zur Druckausgabe von Rechnungen setzen.png2024-02-17T07:33:37Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9100Rechnungen erstellen2024-02-17T07:25:13Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckmarkierung in Liste setzen */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungen_Stapeldruckauswahl.png|1100px|Stapeldruckauswahl für Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9099Rechnungen erstellen2024-02-17T07:24:15Z<p>Wikiadmin: /* Stapeldruckmarkierung in Liste setzen */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren - Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
[[Datei:13.Stapelmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungen_Stapeldruckauswahl.png|1100px|Stapeldruckauswahl für Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Datei:13.Druckausgabe_Rechnungen_Stapeldruckmarkierungen_setzen.png&diff=9098Datei:13.Druckausgabe Rechnungen Stapeldruckmarkierungen setzen.png2024-02-17T07:23:36Z<p>Wikiadmin: Datei hochgeladen mit MsUpload</p>
<hr />
<div>Datei hochgeladen mit MsUpload</div>Wikiadminhttps://handbuch.faktura-xp.de/index.php?title=Rechnungen_erstellen&diff=9097Rechnungen erstellen2024-02-17T07:22:11Z<p>Wikiadmin: /* Ausgabe auf ... */</p>
<hr />
<div><!-- seo <br />
<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title><br />
<link rel=“canonical“ href=“https://handbuch.faktura-xp.de/Rechnungen_erstellen“/><br />
<br />
/ --><br />
<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP|Rechnungen erstellen" <br />
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura" <br />
metadescription="Software für Unternehmer - Thema Rechnung erstellen in der Faktura-XP Software" <br />
viewport="width=device-width, initial-scale=1"<br />
robots="index, follow"<br />
/><br />
<br />
==Rechnungen==<br />
<br />
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.<br />
<br />
<br />
__TOC__<br />
.<br />
===Rechtssicherheit nach GoBD===<br />
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP. <br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tip'''<br />
<br />
Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Informationen dazu erhalten sie im Regelfall durch ihren Steuerberater oder nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''<br />
</box><br />
<br />
====Praxisleitfaden GoBD====<br />
<br />
* [https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html Informationsseite / Abgabeordnung (AO) des Bundesfinanzministeriums]<br />
* [https://www.ihk.de/ulm/recht-und-steuern/steuerrecht/bilanzierung-u-rechnungslegung/gobd-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-in-aktualisierter-fassung-leitfaden-2-1--4845486 Informationen der IHK Ulm]<br />
* [https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/ Informationen der IHK München]<br />
* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen (AWV-Informationen)]<br />
<br />
.<br />
<br />
===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===<br />
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften). Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept. <br />
<br />
<br />
.<br />
====Neuanlage von Rechnungen====<br />
Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Festschreibung von Rechnungen====<br />
Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" oder der Versand als Email ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.<br />
<br />
Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Änderungen werden protokolliert====<br />
Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.<br />
<br />
[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Fiskaldaten Export====<br />
Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. <br />
<br />
Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']]. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Pflichtangaben auf Rechnungen===<br />
----<br />
<br />
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).<br />
<br />
Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.<br />
<br />
<br />
====Weiterführende Informationen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]<br />
* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]<br />
* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]<br />
* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]<br />
<br />
* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]<br />
<br />
====Musterrechnungen====<br />
<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]<br />
* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Differenzbesteuerung von Artikeln===<br />
<br />
Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. <br />
<br />
Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Die Rechnungsliste ==<br />
<br />
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''. <br />
<br />
[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]<br />
<br />
<br />
Die Rechnungsliste wird in der Grundeinstellung so geöffnet, dass sie zunächst alle Rechnungen mit dem Status "offenen" und alle Rechnungen mit dem Status "unbearbeitet" des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt bekommen. In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen dann suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnungsliste.png|1400px|Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.<br />
<br />
<br />
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.<br />
<br />
<br />
Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt. <br />
<br />
Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. <br />
<br />
'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.''' <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Jahresfilter für Übersichtliches Arbeiten===<br />
Der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste filtert die Anzeige je nach [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vor. Beim öffnen der Rechnungsliste zeigt die Liste die Rechnungen des aktuellen Jahres - oder "alle Jahre". Durch öffnen des DropDown Feldes werden ihnen alle Jahre angezeigt in denen Rechnungen erstellt wurden. Sie können durch Auswahl und Klicken eine direkte Ausfilterung zu diesem Jahr bewirken. Mit der Taste "Alle" werden ihnen alle Dokumente aller Jahre angezeigt. Dabei werden die zuvor verwendeten Sucheinstellungen und Sortierungen mit übernommen.<br />
<br />
[[File:13.Jahresfilter_Rechnungsliste.png|Jahresfilter der Rechnungsliste in Faktura-XP Warenwirtschaft einstellen]]<br />
<br />
Möchten sie beim öffnen der Liste immer alle Jahre angezeigt bekommen, können sie dazu die [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_f.C3.BCr_das_aktuelle_Gesch.C3.A4ftsjahr|Einstellung des Anzeigefilters]] vornehmen.<br />
<br />
.<br />
<br />
===Filterung nach Status===<br />
<br />
In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen und Rechnungen und alle mit dem Status "unbearbeitet" angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung und der [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]]. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen selbst. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.<br />
<br />
<br />
'''Folgende Status sind vorhanden:'''<br />
<br />
* unbearbeitet<br />
* gedruckt<br />
* Mahnung 1, 2 und 3<br />
* Teilzahlung<br />
* Skonto<br />
* abgeschlossen<br />
* storniert<br />
<br />
<br />
Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. <br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Ausdrucken ändert den Status'''<br />
<br />
Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden. <br />
<br />
</box><br />
<br />
Benutzerdefinierte [[Rechnungen_erstellen#Anzeigefilter_der_Rechnungsliste|Einstellung des Anzeigefilters]] sind ebenfalls möglich.<br />
<br />
<br />
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt. Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen. Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Statusänderungen von Hand===<br />
<br />
Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.<br />
<br />
Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.<br />
<br />
Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
====Abgeschlossene Rechnungen anzeigen====<br />
<br />
In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.<br />
<br />
<br />
<br />
====Mehr Textzeilen für Hinweistexte====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]<br />
<br />
Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.<br />
<br />
<br />
<br />
====Legende anzeigen====<br />
<br />
Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.<br />
<br />
[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Anzeigefilter der Rechnungsliste====<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|420px|Oberer Bereich in der Rechnungsliste der Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.<br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Status_Rechnungsliste.png|Status Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]<br />
<br />
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (3) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (2) und klicken anschließend auf OK.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr====<br />
Die Rechnungsliste zeigt in der Grundeinstellung alle offenen Rechnungen des aktuellen Geschäftsjahres an. Das ist der Jahresfilter im oberen Bereich der Rechnungsliste. Sie können die angezeigte Liste der Rechnungen auch auf das Anzeigen aller Geschäftsjahre ausweiten. Dazu klicken sie auf das Filtersymbol (4). <br />
<br />
[[File:13.Anzeigefilter_Geschaeftsjahr_Rechnungsliste.png|Anzeigefilter für das aktuelle Geschäftsjahr der Rechnungsliste]]<br />
<br />
Aktivieren sie das Häkchen (1) wird beim öffnen der Liste keine Filterung nach dem aktuellen Geschäftsjahr mehr vorgenommen. Es weden dann fortan alle offenen und unbearbeiteten Rechnungen direkt angezeigt. <br />
<br />
Diese Einstellung wirkt sich auch auf Angebote, Lieferscheine und alle anderen Belegarten in deren Listen aus.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Hilfe anzeigen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "?" (5) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Summe der Liste ausblenden====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Stern" (6) kann die Anzeige der Gesamtsumme (oben links in der Liste) manuell ausgeblendet werden. Diese Schaltfläche ist ein "Umschalter". Sie können damit die Summenanzeige ein- und ausschalten. Das kann dann hilfreich sein, wenn z.B. ein Kunde Einblick auf ihren Bildschirm hat und sie dann die Gesamtsumme nicht anzeigen lassen möchten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Shopdaten anzeigen====<br />
<br />
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (7) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]<br />
<br />
Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (7) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste===<br />
----<br />
<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Neu====<br />
[[Bild:00.Neu.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.<br />
<br />
<br />
'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).<br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. <br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]<br />
<br />
<br />
Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.<br />
<br />
<br />
Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. <br />
<br />
<br />
Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Gutschrift aus Rechnung erstellen===== <br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. <br />
<br />
[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]<br />
<br />
Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnung als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnung in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".csv". Zum Beispiel "Rechnung_200317.csv". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rechnungsbereich als CSV Datei exportieren=====<br />
<br />
Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie Rechnungsdaten mehrerer Rechnungen in eine CSV Datei exportieren. Dabei wird eine Textdatei erstellt, die die Positionen der gewählten Rechnungen in Spalten mit Semikolon-Trennung speichert. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, welches Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnungen_" + <Rechnungsnummer-Von> + <Rechnungsnummer-Bis>.csv". Zum Beispiel "Rechnungen_200317-200405.csv". <br />
<br />
[[File:13.Rechnungsdaten_Export_als_CSV_Datei.png|Export von Rechnungsdaten als CSV Datei mit Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Geben sie einen Exportbereich (1) ein. Dabei können sie zwischen einem Export für einen Datumsbereich oder für einen Nummernbereich wählen. Zusätzlich können sie noch verschiedene Optionen für die Dateneingrenzung angeben (2). <br />
<br />
<br />
'''Optionale Filter'''<br />
<br />
* Nur Rechnungen steuerfreier Kunden exportieren: Es werden nur Rechnungen exportiert, deren Kunden im Kundenstamm auf dem Register "Finanzdaten" das Häkchen "Steuerfrei" gesetzt haben.<br />
* Stornorechnungen mit exportieren: Es werden Rechnungen und auch Stornorechnungen in dieselbe Datei exportiert, wen nsie dieses Häkchen setzen.<br />
* Auch abgeschlossene Rechnungen exportieren: Es werden alle erstellten Rechnungen exportiert, die nicht abgeschlossen sind. Sollen auch abgeschlossene Rechnungen in dieselbe Datei exportiert werden, setzen sie dieses Häkchen.<br />
* ISO Kennung des Kunden berücksichtigen: Sie können mit dieser Option einstellen, das nur bestimmte Rechnungen von Kunden mit einer angegebenen Länderkennung exportiert werden sollen. Dazu müssen sie das Häkchen setzen und einen zweistelligen, gültigen ISO Code (nach DIN ISO 3166-2) eingeben. Die ISO Kennung können sie jedem Kundenstamm im Register "weitere Informationen" im Bereich "Sprache" angeben. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Export der Datei'''<br />
<br />
Haben sie alles wunschgemäß angegeben, kann mit der Schaltfläche "OK" (3) der Export gestartet werden. Nach erfolgreichem Export, wird der Ablageort der Datei im Windows® Explorer angezeigt.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Details====<br />
[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Drucken====<br />
[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche SEPA====<br />
<br />
[[Bild:00.SEPA.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.<br />
<br />
[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]<br />
<br />
[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Kalkulation====<br />
<br />
[[Bild:00.Kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Storno====<br />
<br />
[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.<br />
<br />
Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche Suchen====<br />
<br />
[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.<br />
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal". <br />
<br />
Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".<br />
<br />
<br />
====Schaltfläche Spezialsuche====<br />
<br />
[[Bild:00.Spezialsuche.png|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.<br />
<br />
[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.<br />
<br />
Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.<br />
<br />
.<br />
<br />
====Schaltfläche EXIT====<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Hinweistext mit Anmerkungen===<br />
<br />
Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen. <br />
<br />
Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.<br />
<br />
Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern. <br />
<br />
[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]] <br />
<br />
Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
== Rechnung erstellen ==<br />
<br />
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===<br />
<br />
<br />
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''<br />
<br />
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. <br />
<br />
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.<br />
<br />
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
<br />
'''Automatische Nummernvergabe:'''<br />
<br />
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====<br />
<br />
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''<br />
<br />
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. '''<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kreditlimit eines Kunden====<br />
<br />
Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]<br />
<br />
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.<br />
<br />
Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs.<br />
<br />
<br />
[[Datei:01.Kreditlimit_Opos_aus_Verkaufsdokument.png|Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten]]<br />
Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundenauswahl durch Doppelklick====<br />
<br />
Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
[[Datei:01.Kundenauswahl_Fenster_Bedienung.png|Kundenauswahl - Kundensuche]]<br />
<br />
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====<br />
<br />
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.<br />
<br />
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren. <br />
<br />
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mitarbeiter / Bearbeiter====<br />
<br />
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnungsdatum und Lieferdatum====<br />
<br />
Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist). <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck--><br />
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Akonto bzw. Abschlag====<br />
<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen--><br />
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Positionen in der Rechnung erfassen===<br />
----<br />
Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Mindesteingaben einer Position====<br />
<br />
Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]<br />
<br />
Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.<br />
<br />
<br />
<br />
Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Erweiterte Ansicht der Positionen====<br />
<br />
Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).<br />
<br />
[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe von links nach rechts=====<br />
<br />
Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht1.png]]<br />
<br />
<br />
Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2". <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Artikelbezeichnung=====<br />
<br />
Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====<br />
<br />
Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Rabatteingabe je Position=====<br />
<br />
Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Zusatzinfo als Überschrift=====<br />
<br />
In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
=====Funktionen zum Artikel=====<br />
<br />
In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.<br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht2.png]]<br />
<br />
'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Informationen zu diesem Artikel'''<br />
<br />
Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]<br />
<br />
Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).<br />
<br />
Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle. <br />
<br />
Handelt es sich bei dem Artikel um einen Auslaufartikel der nicht mehr lieferbar ist oder nicht mehr nachbestellt wird, ist das im Anzeigedialog der Artiklinfo direkt sichtbar.<br />
<br />
[[File:04.Artikel_Auslaufartike_bei_Artikelinfol.png|Anzeige von Auslaufartikeln bei der Positionseingabe in z.B. Angeboten oder Rechnungen von Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Position einfügen'''<br />
<br />
Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. <br />
<br />
<br />
'''Preisauswahl'''<br />
<br />
Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]<br />
<br />
Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.<br />
<br />
<br />
Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.<br />
<br />
<br />
Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:<br />
<br />
Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.<br />
<br />
'''<br />
<br />
</box><br />
<br />
.<br />
<br />
=====Weitere Eingaben je Position=====<br />
<br />
Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht3.png]]<br />
<br />
<br />
'''Der Einkaufspreis'''<br />
<br />
Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer und Garantie'''<br />
<br />
Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer Eingabehinweis'''<br />
<br />
Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.<br />
<br />
Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]<br />
<br />
<br />
Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]<br />
<br />
Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''<br />
<br />
Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.<br />
<br />
[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]<br />
<br />
Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. <br />
<br />
Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionen ohne Betrag'''<br />
<br />
Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren. <br />
<br />
[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]<br />
<br />
Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Mehrwertsteuer je Position'''<br />
<br />
Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.<br />
<br />
<br />
'''Erlöskonto einer Position'''<br />
<br />
Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Summenanzeige je Position=====<br />
<br />
In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. <br />
<br />
[[Datei:13.Ansicht4.png]]<br />
<br />
<br />
Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===<br />
----<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht.gif|Ansicht]] Die Schaltfläche "'''Ansicht'''" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler.gif|Sammler]] Mit der Schaltfläche "'''Sammler'''" können Sie den Inhalt Ihres '''[[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]]''' betrachten und bearbeiten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.<br />
<br />
[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]<br />
<br />
Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''". <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.<br />
<br />
Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.<br />
<br />
Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]<br />
<br />
Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.<br />
<br />
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.<br />
<br />
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. <br />
Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. <br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
====Rabatt auf Endsumme====<br />
<!-- rabatte, Rabattrechner --><br />
----<br />
<br />
Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).<br />
<br />
[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Handhabung der Rabattierung'''<br />
<br />
Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden. <br />
<br />
<br />
<br />
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.<br />
<br />
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Auswahl entscheidet'''<br />
<br />
Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====<br />
<br />
Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====<br />
<br />
Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein. <br />
<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]<br />
<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.<br />
<br />
Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''<br />
<br />
Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]<br />
<br />
Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Übernahme in die Rechnung'''<br />
<br />
Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht. <br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kalkulation der Rechnung====<br />
<br />
Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".<br />
<br />
Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Registerkarte: Rechnung===<br />
----<br />
In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2). <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]<br />
<br />
<br />
Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt. <br />
<br />
<br />
Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.<br />
<br />
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''<br />
<br />
Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.<br />
<br />
[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====<br />
<br />
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.<br />
<br />
<br />
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.<br />
<br />
Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]] hinterlegt wurde.<br />
<br />
Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe <br />
Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Artikelauswahl====<br />
<br />
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.<br />
<br />
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]<br />
<br />
Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.<br />
<br />
<br />
Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl <br />
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.<br />
<br />
<br />
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.<br />
<br />
====Stopper in der Artikelbeschreibung====<br />
<br />
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
====Verkaufspreis====<br />
<br />
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.<br />
<br />
<br />
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''<br />
'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''<br />
<br />
<br />
====Preisverfolgung====<br />
<br />
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.<br />
<br />
<br />
====Rabatt====<br />
<br />
Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===<br />
----<br />
Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''<br />
<br />
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.<br />
<br />
<br />
[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Aus_Angebot.gif|Schaltfläche + Aus Angebot / AB]] Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "'''+ Aus Angebot / AB'''" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche '''"+ Aus Angebot / AB"''' (1). <br />
<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_aus_Angeboten.png|Übernahme aus einem Angebot]] <br />
<br />
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.<br />
<br />
Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.<br />
<br />
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste. <br />
<br />
<br />
'''Alle Positionen übernehmen'''<br />
<br />
Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.<br />
<br />
<br />
'''Einzelauswahl von Positionen'''<br />
<br />
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.<br />
<br />
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]<br />
<br />
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.<br />
<br />
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden. <br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''<br />
<br />
[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]] <br />
<br />
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Speicherung des Quelldokumentes'''<br />
<br />
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. <br />
<br />
[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]<br />
<br />
Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.<br />
<br />
<br />
'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''<br />
<br />
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.<br />
<br />
<br />
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Positionieren von Hand'''<br />
<br />
Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.<br />
<br />
[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]] <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Zusatztexte ===<br />
----<br />
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".<br />
<br />
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.<br />
<br />
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]<br />
<br />
====Beispiel für Zusatztexte====<br />
Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:<br />
<br />
'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsbedingungen'''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Anmerkung'''<br />
<br />
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Adresse ===<br />
----<br />
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]<br />
<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.<br />
<br />
Mit '''"Lieferadresse auswählen"''' werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. <br />
<br />
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche '''"andere Adresse"'''. Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.<br />
<br />
<br />
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder <br />
die Rechnung noch nicht verlassen haben.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Adress-Etikett drucken '''<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Buchungstext ===<br />
----<br />
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''<br />
<br />
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.<br />
<br />
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.<br />
<br />
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlart'''<br />
<br />
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''<br />
<br />
Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Info zur Abschlussbuchung'''<br />
<br />
Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt. <br />
<br />
Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.<br />
<br />
Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. <br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
'''Rechnungs-Typ und Info'''<br />
<br />
Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Dokument-Info ===<br />
----<br />
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]<br />
<br />
<br />
<br />
'''Stapeldruck'''<br />
<br />
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen'''<br />
<br />
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.<br />
<br />
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".<br />
<br />
<br />
<br />
'''Versandinfo'''<br />
<br />
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.<br />
<br />
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.<br />
<br />
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.<br />
<br />
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.<br />
<br />
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''<br />
<br />
<br />
<br />
'''Nachkommastellen'''<br />
<br />
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: InternetShop ===<br />
----<br />
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Statusänderung automatisch an Shop melden====<br />
<br />
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich. <br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]<br />
<br />
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Statusänderung manuell an Shop melden====<br />
<br />
Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt. <br />
<br />
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]<br />
<br />
Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. <br />
<br />
<br />
Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.<br />
<br />
<br />
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet. <br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Kundentext zur Bestellung====<br />
<br />
Im Feld '''"Kundentext zur Bestellung"''' finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Interne Info zur Bestellung====<br />
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.<br />
<br />
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=== Registerkarte: Intern ===<br />
----<br />
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]<br />
<br />
Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==<br />
<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt--><br />
<br />
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.<br />
<br />
<br />
Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.<br />
<br />
<br />
===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===<br />
<br />
Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]<br />
<br />
<br />
Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
===Automatischer Hinweis===<br />
<br />
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]<br />
<br />
<br />
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.<br />
<br />
<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!<br />
<br />
</box><br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]<br />
<br />
<br />
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige. <br />
<br />
<br />
<br />
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]<br />
<br />
===Schlussrechnung===<br />
<br />
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.<br />
<br />
Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position<br />
<br />
[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Rechnung drucken==<br />
<br />
<br />
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.<br />
<br />
Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Der Druckdialog===<br />
<br />
Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf. Im Kopfbereich des Druckdialogs wird ihnen die zu verarbeitende Rechnungsnummer angezeigt. <br />
Im Druckdialog stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument verarbeitet werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF-Datei archiviert werden oder als PDF-Rechnung als Anhang einer Email versendet werden.<br />
<br />
Im Bereich (1) geben sie die Dokumentart an. Im Bereich "Ausgabe auf:" stellen sie ein, ob die Ausgabe der Rechnung auf dem Bildschirm oder einem Drucker erfolgen soll. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Original oder Entwurf====<br />
Eine Rechnung können sie mit der Schaltfläche "Vorschau"(B) als Entwurf ausgeben oder direkt als Original "Drucken"(A). <br />
<br />
[[File:13.Druckvorschau_und_Ausdruck.png|Druck Vorschau oder Ausdruck einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Es besteht bei dieser Auswahl dieser Schaltflächen (A) und (B) ein wichtiger Unterschied. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Man spricht dabei von der sogenannten Festschreibung. Wenn sie also die Schaltfläche "Drucken" verwenden (statt "Vorschau"), wird die Rechnung als "Original" ausgegeben und festgeschrieben. Das kann der Ausdruck auf einem Drucker sein oder aber auch die Erstellung als PDF-Rechnung um diese dann zu archivieren oder per Email zu versenden. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Sichten sie die Rechnung zuerst mit der "Vorschau" bevor sie die Rechnung drucken=====<br />
Um sicher zu gehen, dass sie keine Fehler in Texten, Artikelpositionen, dem Rechnungsdatum oder der Empfängeradresse haben, empfehlen wir ihnen jede Rechnung mit "Vorschau" zu sichten bzw. zu prüfen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument. Mit diesem Wasserzeichen handelt es sich dann nicht um ein Original. Ein Fehler der nach dem Druck einer Originalrechnung entdeckt wird, lässt sich in dieser Rechnung nicht mehr korrigieren. Sie sind dann gezwungen eine neue Rechnung (z.B. durch kopieren der Rechnung) zu erstellen und dort dann den Fehler zu korrigieren. Die zuvor erstellte (fehlerhafte) Rechnung kann dann storniert werden.<br />
<br />
.<br />
=====Drucken einer Originalrechnung mit Festschreibung=====<br />
Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" (6) bzw. "Senden" (6) wenn sie die Rechnung per Email verarbeiten auslösen. Mit der erfolgreichen Erstellung dieser Rechnung (Ausdruck oder Email) wird der Status der Rechnung automatisch auf gedruckt geändert. Ab diesem Status ist die Festschreibung erfolgt. Sie können nach der Festschreibung keinerlei Änderungen an dieser Rechnung vornehmen, die den Sachgehalt der Rechnung verändern würde. Dazu zählen Empfänger, Datum, Beträge und alle Positionen sowie die Texte für das Anschreiben und z.B. den Zahlungsbedingungen. Einzige Ausnahme sind die Versandinformationen sowie Eckdaten einer Onlinebestellung und weitere Informationen, die keine Relevanz für die Rechnung als solche haben.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]<br />
<br />
<br />
'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)<br />
<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]<br />
[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dokumentarten===<br />
---- <br />
Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Auswahl_Dokumentart.png|Druckart vor der Druckausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaf festlegen]]<br />
<br />
<br />
Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor. <br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung als Emailanhang====<br />
<br />
Wird diese Druckart "Rechnung als Emailanhang" ausgewählt, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". Es wird in dieser Einstellung immer eine PDF Datei erstellt, die dann als Anhang an einer Email an den Kunden gesendet werden kann. <br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_per_Email_senden.png|Druckausgabe in Email umleiten bei Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<box type="achtung"><br />
'''Achtung:'''<br />
<br />
Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung als PDF-Datei====<br />
Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus - speichert diese also in dem eingestellten Verzeichnis ab. Das ist im Regelfall ein Unterverzeichnis (PDF Ordner) des aktuell verwendeten Mandanten. Wenn sie die Option "... und sofort anzeigen" aktivieren, wird die erstellte PDF Datei direkt im Anschluss angezeigt.<br />
<br />
Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang der PDF Erstellung und Archivierung gewährleisten.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====<br />
<br />
Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Revisionssichere Archivierung=====<br />
<br />
Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.<br />
<br />
Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert. <br />
<br />
<br />
<br />
'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''<br />
<br />
Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
====Druckerauswahl bei Einzelausgabe====<br />
Wenn sie in der Dokumentart druckfähige Domumente anwählen (1), wird die Auswahl "Ausgabe auf:" aktiviert. Druckfähige sind Dokumente, die auf einem mechanischen Drucker oder dem Bildschirm direkt ausgegeben werden können. Das sind im Regelfall alle Dokumentarten, die keine PDF Datei sind. Also Standard Rechnungen, Picklisten und RMA (Retouren) Belege.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Einzelausgabe_Auswahl.png|Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
Bei Auswahl eines dieser Belegarten können sie angeben auf welches Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
<br />
.<br />
=====Ausgabe auf ...=====<br />
Wählen sie nun aus, auf welchem Endgerät die Ausgabe erfolgen soll.<br />
<br />
[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Ausgabe_Device.png|Druckerauswahl bei Einzelbeleg Ausgabe in Faktura-XP Warenwirtschaft]]<br />
<br />
<br />
Wenn sie (A) auswählen, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt. Wird (B) ausgewählt, wird die Ausgabe auf dem Windows Standarddrucker ausgeführt. Für die Ausgabe auf einem von ihnen bestimmten Drucker öffnen sie die Druckerauswahl - das DropDown Menü - (C) und wählen darin den gewünschten Drucker aus.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Pickliste drucken====<br />
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste--><br />
Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]). <br />
<br />
.<br />
=====Stücklisten in Picklisten=====<br />
<br />
Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Ausdruck einer Pickliste=====<br />
<br />
Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker. <br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_ausdruck2018_Beschreibung.png|960px|Ausdruck einer Pickliste]]<br />
<br />
<br />
Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.<br />
<br />
<br />
'''Kopf-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.<br />
<br />
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer<br />
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.<br />
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Detail-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
* 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik<br />
* 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)<br />
* 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert) <br />
* 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt. <br />
* 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU='''S'''tock '''K'''eeping '''U'''nit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".<br />
* 10 - Faktura-XP® Artikelnummer<br />
* 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl). <br />
* 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf<br />
<br />
<br />
<br />
'''Fuß-Bereiche der Pickliste:'''<br />
<br />
Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Wiederholtes Drucken einer Pickliste'''<br />
<br />
Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.<br />
<br />
<br />
[[Datei:12.Pickliste_neudruck_meldung.png|Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt]]<br />
<br />
<br />
Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Sortierung in der Pickliste=====<br />
<br />
Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach '''Lagerort absteigend''' UND '''Lagerfach aufsteigend'''. <br />
<br />
<br />
.<br />
=====Hinweis zu Picklisten=====<br />
<br />
<box type="tipp"><br />
'''Tipp:'''<br />
<br />
Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl '''"Pickliste"''' nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. <br />
Aktivieren Sie dazu in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Dokumentdruck|Parametern die entsprechende Option für Picklisten]].<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====RMA Schein drucken====<br />
<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere--><br />
<br />
Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.<br />
<br />
'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''<br />
<br />
[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Stapeldruck====<br />
<br />
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====<br />
<br />
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====<br />
<br />
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus.<br />
<br />
[[Datei:13.Stapelmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet. <br />
<br />
<br />
[[Bild:13.Rechnungen_Stapeldruckauswahl.png|1100px|Stapeldruckauswahl für Rechnungen]]<br />
<br />
<br />
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen. <br />
<br />
<br />
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''<br />
<br />
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.<br />
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.<br />
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====<br />
<br />
<br />
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Optionen der Druckausgabe===<br />
<br />
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Stückliste'''<br />
<br />
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. <br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]<br />
<br />
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logo im Kopf erzwingen'''<br />
<br />
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Währung umrechnen'''<br />
<br />
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.<br />
<br />
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Bruttopreise drucken'''<br />
<br />
Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.<br />
<br />
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Logistikausgabe'''<br />
<br />
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Drucken mit Briefpapier'''<br />
<br />
Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.<br />
</box><br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Dialog mit weiteren Optionen ===<br />
<br />
In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt. <br />
<br />
[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]<br />
<br />
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Dokumentsprache====<br />
<br />
Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Stapeldruck-Optionen====<br />
<br />
Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Alle mit folgendem Status markieren'''<br />
<br />
Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.<br />
<br />
<br />
'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''<br />
<br />
Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''<br />
<br />
Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Markierung nach Filter'''<br />
<br />
Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).<br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Filter anwenden'''<br />
<br />
Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können. <br />
<br />
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]<br />
<br />
<br />
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Emailversand====<br />
<br />
Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen. <br />
<br />
<br />
'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''<br />
<br />
Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''<br />
<br />
Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Druckoptionen====<br />
<br />
Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.<br />
<br />
<br />
[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]<br />
<br />
<br />
Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnung stornieren===<br />
<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung--><br />
----<br />
Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Rechnung löschen====<br />
<br />
Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
====Rechnung stornieren====<br />
<br />
Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.<br />
<br />
<br />
'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''<br />
<br />
Es wird der Stornodialog geöffnet.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]<br />
<br />
<br />
Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).<br />
<br />
<br />
<br />
'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''<br />
<br />
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". <br />
<br />
Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.<br />
<br />
<br />
<br />
'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''<br />
<br />
Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4). <br />
<br />
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit? <br />
<br />
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Steuern zurück erhalten'''<br />
<br />
Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.<br />
<br />
<br />
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung<br />
<br />
[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
'''Storno ausführen'''<br />
<br />
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.<br />
<br />
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno<br />
[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
===Rechnungsnummer ändern===<br />
<br />
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden. <br />
<br />
<br />
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. <br />
<br />
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.<br />
<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
.<br />
====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====<br />
<br />
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]<br />
<br />
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
====Änderungsprotokoll anzeigen====<br />
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). <br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.<br />
<br />
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Formular Editor==<br />
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor--><br />
<br />
<br />
===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===<br />
<br />
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.<br />
<br />
<br />
.<br />
===Eigene Druckdokumente entwerfen===<br />
<br />
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.<br />
<br />
<br />
<box type="hinweis"><br />
'''Hinweis:'''<br />
<br />
Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung: <br />
<br />
<br />
<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]<br />
* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]<br />
* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]<br />
<br />
<br />
Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.<br />
<br />
<br />
</box><br />
<br />
<br />
.<br />
<br />
==Überweisungsträger bedrucken==<br />
<br />
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.<br />
<br />
<br />
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". <br />
<br />
[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]<br />
<br />
Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. <br />
<br />
<br />
.<br />
===Vorlagentyp auswählen===<br />
<br />
Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
<br />
Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).<br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.<br />
<br />
<br />
<br />
Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.<br />
<br />
<br />
'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''<br />
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)<br />
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)<br />
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)<br />
* Quicken - Überweisung/Zahlschein<br />
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand<br />
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)<br />
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)<br />
<br />
<br />
<br />
.<br />
===Überweisung ändern und drucken===<br />
Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]<br />
<br />
<br />
Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen. <br />
<br />
[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]<br />
<br />
Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen. <br />
<br />
<br />
<br />
<br />
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