FAQ-zu-Faktura-XP
FAQ zu allgemeinen Thememen rund um Faktura-XP
Inhaltsverzeichnis
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Welche Bedeutung haben die unterschiedlichen Farben in den Listen
Durch farbliche Darstellung in den Listen wie Kunden und Artikel werden besondere Merkmale hervorgehoben.
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Was ist GoB, GoBD, GoBS und GDPdU
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Eine Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBD)
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert. Die GDPdU wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abgelöst.
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Rechtssicherheit nach GoBD
Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juli 1995 bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die DV-Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht auch Faktura-XP.
Tip
Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. Nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.
Praxisleitfaden GoBD
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Richtige Adressierung auf Briefpost und Paketen
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Entgegen der Landläufigen Meinung gibt es weltweit keine Länderkennzeichen vor der Postleitzahl im Postverkehr. Also „D-45665 Recklinghausen“ ist genauso falsch wie „A-1234 Wien“. Die schnellstmögliche Zustellung von Post erreicht man dadurch, dass man die Anschriften für die Lesemaschinen der Post optimiert. Die Korrekte und eine optimierte Adressierung beschleunigt, laut Angaben der Deutschen Post die Beförderung zum Teil erheblich.
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Was ist bei einer Briefsendung wichtig
Damit Ihre Briefsendungen in den Briefzentren auch von Maschinen gelesen werden können, sollten bei der Beschriftung einer Briefsendung folgendes beachtet werden:
- Nur die Vorderseite des Briefumschlags beschriften
- Oben links steht die Adresse des Absenders
- Unten rechts steht die Adresse des Empfängers
- Oben rechts in der Ecke ist eine Briefmarken oder eine andere Art der Frankierung platziert
- Auf den Briefumschlag keine Klebezettel oder Aufdrucke anbringen, die mit postalischen Labeln oder Aufdrucken verwechselt werden könnten
Info der deutschen Post
Genau Infos zur korrekten Adressierung finden Sie auf der Seite der deutschen Post
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Postsendungen Inland (Deutschland)
Da die Post mit Anschriften-Lesemaschinen arbeitet, helfen folgende Tipps, damit die Postsendung nicht aussortiert, sondern schnell zugestellt wird Adressformat
- Anschrift in Maschinenschrift bzw. Druckbuchstaben
- Anschrift nicht handschriftlich verfassen
- Schrifthöhe zwischen 2,5mm und 4,7 mm
- Zeilenabstand nicht mehr als 1 cm
- Im Anschriftenfeld kein Firmenlogo eindrucken
- Nichts unterstreichen, kursiv oder fett drucken
- Länderbezeichnung immer in die letzte Zeile der Anschrift setzen
Beispiel:
Martin Schulz Musterstraße 119 12345 MUSTERSTADT
oder
Franz Fröhlich AG Einkauf, Herr Schulz Beuel Hermannstraße 64 53225 Bonn
oder
Franz Fröhlich AG Postfach 10 64 38 53225 Bonn
Links zu diesem Thema:
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Postsendungen Ausland
Bei Sendungen in das Ausland sollten Sie den ORT und das LAND in VERSALIEN (Großbuchstaben) schreiben. Durch diese Schreibweise wird auch bei Auslandssendungen das Länderkennzeichen überflüssig. Das Bestimmungsland muss in deutscher, englischer oder französischer Sprache und in Großbuchstaben direkt unter die Zeile mit der PLZ und dem Bestimmungsort als letzte Zeile der Adresse gesetzt werden.
- Innerhalb einer Anschrift die gleiche Schriftgröße verwenden
- Die Anschrift komplett linksbündig schreiben, die Postleitzahl z.B. nicht links heraus stehen lassen
- Die Postleitzahl gleichmäßig, ohne Zwischenabstände, also weder gruppiert noch gesperrt angeben.
- Die Postleitzahl vor den Ort in eine Zeile setzen (Schreibweise u. Reihenfolge kann nach Ländern variieren)
- Zwischen Ziffernblöcken und Worten einen etwas großzügigeren Abstand, also zwischen Postleitzahl und Ort ggf. 2 Leerstellen setzen
- Postleitzahl und Ort in die vorletzte Zeile, Länderangabe (nur bei Sendungen ins Ausland angeben) in die letzte Zeile
- Unter die letzte Zeile keinerlei weitere Angaben wie z.B. Zusatzangaben, Versandangaben, Telefonnummern oder handschriftliche Notizen setzen
Beispiel:
Peter Mustermann Via Gomes 10 12345 MILANO ITALIEN
Links zu diesem Thema:
- Länderspezifische Richtlinien für Postsendungen in das Ausland
- Länderspezifische Richtlinien für Postsendungen in das Ausland (UPU.int)
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Rundungsfehler in Preisen und Summen
Was tun wenn Rundungsfehler in Einzelpreisen oder Gesamtsummen von z.B. Angeboten oder Rechnungen auftreten?
Ein "Rundungsfehler", auch wenn er so heißt, ist kein Fehler. Es handelt sich dabei eher um eine "Rundungsungenauigkeit". Rundungsungenauigkeiten werden in DIN 1333 beschrieben und von Seiten der Finanzbehörden in kleinem Rahmen als "unvermeidlich" toleriert. Die Ursache ist oft die "krumme" Umsatzsteuer von 19% in Deutschland die in Kombination mit einem prozentualen Rabatt von Positionen innerhalb eines Dokumentes wie Angebot oder Rechnung vorliegen. Diese Werte können beim kaufmännischen auf- und abrunden zu leichten ungenauigkeiten führt im Bereich 0,01 EUR (also 1 Cent) führen.
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Kaufmännisches Runden nach DIN 1333
Unter dem Begriff der „kaufmännischen Rundung“ versteht man ein Prinzip, dass bei der Berechnung von Preisen, Rabatten und Steuern zum Einsatz kommt. Beim kaufmännischen Runden nach DIN 1333 wird bei den Ziffern von 0 bis 4 an der wegfallenden Dezimalstelle abgerundet. Dezimalstellen von 5 bis 9 werden aufgerundet. Dieses Rundungsverfahren wenden wir auch in Faktura-XP an.
Beispiele (jeweils Rundung auf zwei Nachkommastellen): * 43,3749… € ≈ 43,37 € * 43,3750… € ≈ 43,38 € Negative Zahlen werden nach ihrem Betrag gerundet, bei einer 5 also weg von Null: * −43,3749… € ≈ −43,37 € * −43,3750… € ≈ −43,38 €
Gerundet wird stets das Endergebnis
Die Rundung nehmen wir auf Grund der höheren Genauigkeit in Druckdokumenten wie Angebote, Rechnungen und Gutschriften nur an den Endsummen vor. Wir runden also innerhalb Faktura-XP nicht die Einzelbeträge je Position nach der Rabatt- und Steuerberechnug sondern erst die Nettosumme und Umsatzsteuersumme aller Positionen. Die Nettosumme und Umsatzsteuersumme werden jeweils kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Diese beiden Werte werden dann addieren und bilden damit den Bruttowert des Dokumentes. Auch dieser Wert wird derselben Rundung auf zwei Nachkommastellen unterzogen.
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Endsumme weicht um 1-Cent von der Summe der Einzelpositionen ab
Oft ist die Ursache bei Abweichungen zwischen der Summe der Einzelpositionen und der Endsumme einer Rechnung oder eines Angebotes der Nettoeinzelpreis des Artikels. Geben sie nach Möglichkeit ihre Artikelpreise immer mit 3 bis 4 Nachkommastellen ein. Sie können auch den eingebauten "Brutto/Netto Rechner" oder verwenden. Damit wird ihnen nach Eingabe des Brutto-Verkaufspreises der Nettopreis über den Steuersatz des Artikels errechnet und in dem entsprechenden Feld des Artikels mit mindestens vier Nachkommastellen automatisch eingetragen. Die Nachkommastellen der Einzelpreise und Rabattberechnungen werden bis zur Endsummenbildung unverändert mitgeführt. Kommt es dennoch zu einer Ungenauigkeit (1 Cent Abweichung) sollten sie die Darstellung der Nachkommastellen je Position für das betreffende Dokument auf 3 oder 4 einstellen. Damit werden dann die weiteren Nachkommastellen der Positionen sichtbar.
Links zum Thema Runden:
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