Mandant erstellen

Was ist ein Mandant?

Begriffserklärung

Als mandantenfähig (auch mandantentauglich) wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Softwaresystem mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und Ähnliches haben.

Ihr Geschäft, was Sie betreiben, beschreibt einen Mandanten. Wenn Sie zwei verschiedene Geschäfte betreiben möchten (für sich oder im Auftrag), können Sie durch das Anlegen von mehreren Mandanten (Geschäften), schnell zwischen den einzelnen Datenbanken wechseln.

Sie können bis zu 999 Mandanten ohne zusätzliche Lizenzen erstellen und verwenden. Die jeweiligen Mandanten sind in der Größe Ihrer Datenbestände nicht begrenzt.

Erstellen eines Mandanten

Klicken Sie in der Navigation auf "Verwaltung -> Mandanten -> Mandant erstellen".

Mit jedem neuen Mandanten wird jeweils eine neue, leere Datenbank Instanz erstellt. Alle Mandanten besitzen also eine eigene Datenbankstruktur, mit eigenen Verzeichnissen. Bedenken Sie dies auch bei Ihren Datensicherungen. Sie müssen jeden Mandanten separat sichern und die jeweiligen Sicherungskopien auf andere Datenträger auslagern (externe Festplatte oder CD brennen). Die genaue Verzeichnisstruktur finden Sie weiter unten.

In der Übersicht aller bereits erstellten Mandanten finden Sie dessen Mandantennamen, das Verzeichnis in Form einer Zahl sowie das Erstellungsdatum. Das Verzeichnis wird als dreistellige Zahl automatisch verwaltet und kann nicht vom Benutzer vergeben werden.

Um einen neuen Mandanten zu erstellen, wählen Sie im Dialog die Schaltfläche "Neuen Mandanten erstellen". Im danach folgenden Dialog geben Sie den Namen oder die Bezeichnung des Mandanten bzw. der Firma ein. Achten Sie auf eindeutige Vergabe der Namen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Nach Bestätigung mit OK wird der Mandant angelegt und die dazu nötigen Datenbanken erstellt. Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern. Unterbrechen Sie den Vorgang nicht, da sonst die Mandantendatenbank beschädigt werden könnte.

Sie werden anschließend automatisch mit dem neu erstellten Mandanten verbunden.

Zum wechseln der Mandanten schlagen Sie im Kapitel Datenquellen/Mandant_wechseln nach.

Verzeichnisse der Mandanten

Die Struktur der Verzeichnisse von Mandanten befinden sich im Unterverzeichnis "\Data" Ihrer Faktura-XP Installation. So könnte bei einer Standard-Installation das Verzeichnis "C:\Anwendungen\FakturaXP\" lauten.

Für eine Datensicherung Ihrer Mandanten müssen Sie die Datenbanken der jeweiligen Mandanten sichern. Dies können sie über den gewohnten Menüpunkt Datensicherung ausführen, müssen diesen Vorgang aber für jeden Mandanten einzeln ausführen. Erst dann sollten Sie die Datenbankdateien auf andere Datenträger auslagern.

Verändern Sie die Verzeichnisse ab dem Ordner "Data" nicht von Hand. 
Es könnte dazu führen, dass Sie die Mandanten nicht mehr aufrufen können.

Tipp:

Lagern Sie das gesamte Verzeichnis "Data" für eine Datensicherung auf ein anderen Datenträger aus (z.B. externe Festplatte, NAS oder Netzwerklaufwerk am Server oder CD/DVD). Damit haben Sie alle Datenbankdateien, Mandanten und Einstellungen auf einmal gesichert, ohne viel Aufwand.

Lagern Sie grundsätzlich alle Datensicherungen an einem sicheren Ort, der für nicht autorisierte Personen unzugänglich ist. Außerdem sollte dieser Ort räumlich möglichst weit getrennt vom Server liegen (möglichst anderes Gebäude).

Für Faktura-XP PRO mit SQL Server Datenbank müssen Sie eine separate Sicherung der SQL Server Datenbank machen.

Mandant bearbeiten

Einen bereits angelegten Mandanten können Sie bearbeiten indem Sie den Dialog "Mandant erstellen" aufrufen. Wählen Sie in der angezeigten Liste der bereits angelegten Mandanten einen Eintrag durch einen einfachen Klick aus. Die Zeile wird markiert. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Mandant bearbeiten", wird Ihnen die Bearbeitungsmaske angezeigt.

Sie können an einem Mandanten nur den Namen ändern. Alle anderen Daten ändern sie direkt in Faktura-XP, wenn Sie mit diesem Mandanten verbunden sind.

Sie können aus einem beliebigen Mandanten heraus jeden anderen Mandantennamen abändern.

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Mandant für einen SQL Server erstellen

Hinweis:

Die Anlage neuer Mandanten ist bei der Verwendung eines SQL Server als Datenbasis etwas umfangreicher und erfordert einen Systemadministrator oder einen Experten für SQL Server.

Vorraussetzungen

Vorraussetzungen am Server:

• Zur leichteren Bedienung SQL Management Studio Express installieren
• SQLServer Port und SQLServer-Anwendung (sqlservr.exe) zu Ausnahmen in der Firewall hinzufügen (siehe Anhang_10_(SQL_Server))
• NT-Authentifizierter SQL Server oder eingepflegte Benutzernamen / Passwörter für Clients mit Rechte
• Vollzugriff (vor dem einhängen der Data2kSQL in den SQL Server) für JEDER*

*Die Rechte JEDER werden nachträglich vermindert für den Zugreifenden Benutzer durch die höhere Berechtigung der SQL-Gruppe, ermöglicht aber höhere Funktionalität für die Benutzung der NAMED-Pipes wenn 
 benötigt.

Vorraussetzungen an jedem Client-System:

• SQLServer Port (Standardport : 1433) TCP / UDP in der Firewall zulassen
• ODBC Verbindung zum Server als System-DSN
• optional : Benutzername / Passwort im Microsoft SQL Server mit public Rechte auf Data2kSQL
• Vollrechte für den Benutzer auf den Clientinstallations-Pfad von Faktura-XP (i.d.R: C:\Anwendungen\Faktura-XP)

Hinweis:

Diese Arbeiten sollten unbedingt von Ihrem Systemadministrator oder einem versierten Experten ausgeführt werden. Es ist nicht ratsam die Einrichtung der SQL Server Datenbank durch "probieren" zu bewältigen. Wir geben keinen Support an Systemen, die nicht von uns gewartet werden.

Vorbereitung des Servers

Sofern sie eigene Benutzer / Passwörter im SQL Server pflegen machen Sie folgendes: Öffnen Sie das "MS SQL-Management Studio" und klicken Sie auf den jeweiligen Benutzer.

Wenn Sie ein neuen Benutzer anlegen möchten, klicken Sie auf Anmeldungen Rechtsklick -> Neu -> Benutzer.

Vergeben Sie dem Benutzer die Rechte wie folgt:

Nach Änderung entweder 30 Minuten warten bis alle Clients aktualisiert wurden, oder den MSSQL Server Dienst Neustarten, sowie das Active Directory via Befehl „dcupdate“ aktualisieren (Alle Clients müssen sich vorher abmelden!!!)

Vorbereitung des Clients

Nachdem die Firewall eingerichtet ist, installieren Sie auf dem Rechner den sog. MSSQL Client.

Gehen sie nun in die Systemsteuerung unter Verwaltung auf Datenquellen (ODBC) (64bit Betriebssysteme bitte folgende Datei öffnen: C:\Windows\SysWOW64\odbcad32.exe)

Auf den Karteireiter „System-DNS“ wechseln und auf klicken.

Hier wählen Sie nun den SQL Server aus.

Folgen Sie weiter dem Assistenten.

Klicken Sie im nächsten Fenster auf „Clientkonfiguration”

Wählen Sie auf der linken Seite des Dialogs TCP/IP aus und tragen Sie als Servernamen (falls nicht bereits geschehen) den Namen des SQL-Servers ein, mit dem man diesen im Netz ansprechen kann.(z.B PC1\SQLSERVER)

Sollte bei Anschlussnummer keine Zahl stehen, dann entfernen Sie das Häkchen bei „Anschluss dynamisch bestimmen” und tragen Sie 1433 ein.

Setzen Sie hier ein Häkchen bei „Die Standarddatenbank ändern auf” und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Data2kSQL aus.

Auf der letzen Seite werden keine Änderungen vorgenommen.

Klicken Sie nun auf „Datenquelle testen”, um zu erfahren, ob die Konfiguration erfolgreich war.

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