Filialverwaltung Light

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Einleitung zu Filialverwaltung Light

Mit der Erweiterung „Filialverwaltung-Light“ für Faktura-XP können Sie bequem zwischen verschiedenen Standorten auf Artikelbasis unterscheiden. Um „Filialverwaltung-Light“ verwenden zu können benötigen Sie eine Lizenz Faktura-XP SELECT Pro Edition.

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Standorte

Standorte sind physikalisch getrennte Faktura-XP Installationen mit eigenem Lagerbestand aber gemeinsamen Datenbankzugriff auf eine gemeinsame Datenbank, sich also Kundenstamm, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. teilen.

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Standorte hinzufügen

Im Navigationsmenü unter Verwaltung > Standorte finden Sie eine Auflistung aller bereits vorhandenen Standorte. Hier können Sie bequem neue Standorte hinzufügen oder bereits vorhandene Standorte entfernen. Auch ist von hier aus möglich, Artikel für einen neuen oder bereits vorhandenen Standort hinzuzufügen.

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Client einem Standort zuweisen

Sobald ein Client, welcher noch keinem Standort zugewiesen ist unter Stammdaten > Artikel > Artikel-Stamm navigiert erscheint ein Auswahldialog in dem festgelegt werden soll, zu welchem Standort dieser Computer gehört. Die Auswahl lässt sich nur noch von der Hauptfiliale aus aufheben, ein Wechsel ist ebenfalls nur von der Hauptfiliale aus möglich. Sobald der Standort ausgewählt wurde, werden alle Artikel die für diesen Standort hinterlegt sind angezeigt. Buchungen und Veränderungen des Lagerbestands erfolgen ebenfalls ausschließlich nur noch über den Lagerbestand des Standorts.

Jeder Client benötigt eine Lizenz mit aktiver Nebenfilial-Lizenz – hier darf und sollte nicht die Lizenz der Hauptfiliale verwendet werden.

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Clients der Hauptfiliale zuweisen

Werden mehrere Installationen Faktura-XP auf mehreren Computern in der Hauptfiliale verwendet, müssen diese die Lizenzdatei der Hauptfiliale verwenden, andernfalls wird bei einem Klick auf den Artikel-Stamm die Zugehörigkeit des Standorts abgefragt und dieser Computer dem Standort zugeordnet.

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Zuweisung eines Clients ändern

Sobald ein Computer mit installierter Faktura-XP einem Standort zugewiesen ist, kann dieser sich nicht mehr selbst ändern. Die Zuweisung geschieht Hardwareseitig innerhalb der Datenbank und ist unabhängig von der Faktura-XP Installation. Um den Standort eines Computers zu ändern muss in der Hauptfiliale unter Verwaltung > Standorte der jeweilige Standort ausgewählt und angezeigt werden. Hier befindet sich auf der Karteikarte „Benutzer“ die Auflistung aller Computer, deren Computernamen und Registrierschlüssel der jeweiligen Filiale. Entfernen Sie den Eintrag mit dem Computernamen dessen Computer Sie eine andere Filiale zuweisen möchten über die Taste „Benutzer entfernen“ um diesen von seinem aktuellen Standort zu entbinden. Sobald der Client nun wie unter „Client einem Standort zuweisen“ den Artikel-Stamm öffnet wird abgefragt zu welchem Standort dieser Computer gehört.

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Übernahme von Artikel in einen Standort

Innerhalb der Standortliste können Sie mittels Tastendruck „Übernahme“ einen Zwischendialog öffnen in dem Sie auswählen können aus welcher Filiale Artikel übernommen werden sollen. Sollen z.B. die gleichen Artikel verwendet werden wie in einer bestehenden Filiale, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Namen der Filiale aus. Sollen alle Artikel der Hauptfiliale übernommen werden, wählen Sie die Hauptfiliale aus.

Wählen Sie danach aus welcher Lagerbestand für den Standort übernommen werden soll. Wählen Sie „übernehmen“ aus, um den Lagerbestand der Übernahmefiliale 1:1 zu übernehmen. Möchten Sie zum Beispiel für Filiale C Artikel übernehmen und haben Filiale B als „Übernahme aus Filiale“ ausgewählt so wird bei Auswahl „übernehmen“ der Lagerbestand von „Filiale B“ in „Filiale C“ 1:1 übernommen.

Neben der Möglichkeit der Lagerbestandübernahme können sie den Lagerbestand auch bei 0 beginnen lassen oder alle neu übernommenen Artikel einem festen Wert zuweisen damit dieser sich schnell zur Nachpflege ermitteln lässt im Artikel-Stamm.

Bei Auswahl „Hauptfiliale“ bei „Übernahme aus Filiale“ ist es zudem möglich, Artikel die sie in der Hauptfiliale neu angelegt haben pro Standort von der Hauptfiliale aus zu übernehmen. Inklusive eigenem Lagerbestand

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Artikel-Stamm des Standortes

Computer die der Hauptfiliale zugehörig sind, sehen den klassischen Lagerbestand und Artikel-Stamm wie Benutzer ohne Erweiterung „Filialverwaltung-Light“. Hier ändert sich von der Verarbeitung und der Bedienung her nichts. Computer die hingegen einem Standort abseits der Hauptfiliale zugehörig sind sehen im Artikel-Stamm lediglich Artikel die in der eigenen Filiale hinterlegt sind inklusive dem für diesen Standort geltenden Lagerbestand. Wenn bestimmte Artikel nur in einem Standort vorhanden sind, müssen diese zunächst in der Hauptfiliale erfasst und einmalig im Standort als Lagerzubuchung hinterlegt werden. Das Löschen eines Artikels entfernt den Artikel lediglich aus dem jeweiligen Standort bzw. der Hauptfiliale. Artikel die in der Hauptfiliale entfernt werden, jedoch in einer Filiale noch existieren, werden innerhalb von Faktura-XP noch auswählbar, in Faktura.Cash jedoch nicht mehr scannbar sein (nur noch über Artikel-Suche)

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Lagerbuchung und Lagerentnahme

Computer die einem Standort abseits der Hauptfiliale zugehörig sind, buchen Artikel wie unter XXX beschrieben dem Lager zu oder ab. Wird ein Artikel hinzugebucht welcher noch nicht in dem Standort existiert, wird dieser beim zubuchen automatisch angelegt und der zugebuchte Lagerbestand dem Artikel für diesen Standort hinterlegt. Eine Lagerabbuchung geht nur für Artikel die auch im Standort selbst existieren. Anmerkungen

Jeder Computer welcher Faktura-XP in einer Nebenfiliale verwendet, benötigt eine Lizenz mit aktiver „Nebenfilial-Lizensierung“ – hier darf und sollte nicht die Lizenz der Hauptfiliale verwendet werden. Jeder Computer welcher Faktura-XP in der Hauptfiliale verwendet, benötigt eine Lizenz mit aktiver „Hauptfilial-Lizensierung“