Handhabung und Bedienung der Software

Wenn Sie Ihren ersten Einblick erhalten und die Grundeinstellungen der Faktura-XP konfiguriert haben, beginnt nun die eigentliche Arbeit mit Ihrer Warenwirtschaft.

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Womit beginne ich?

Als Erstes beginnen Sie mit den Stammdaten von Faktura-XP. Stammdaten sind im Grunde statische Datensätze, die nicht regelmäßig verändert werden. Darunter fallen unter anderem Artikel, Warengruppen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Textbausteine – also Textvorlagen. Die statischen Daten sind die Grundlage für die Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen, Aufträgen und Bestellungen. Es ist ratsam mit der Eingabe oder dem Import der Stammdaten zu beginnen, da Sie diese Daten benötigen, um z.B. Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine zu erstellen.

Der erste Dateneintrag

Es gibt drei Möglichkeiten um Ihre Warenwirtschaft mit Stammdaten zu befüllen.

1. Abrufen Ihrer Artikel bzw. Kunden aus Ihrem Onlineshop 

2. Import / Export der Daten aus einer Datei 	

3. Manuelles Erstellen von Artikeln bzw. Kunden 

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Abrufen Ihrer Artikel bzw. Kunden aus Ihrem Onlineshop

Dies funktioniert nur, wenn Sie über eine erfolgreiche Verbindung mit Ihrem Onlineshop verfügen. Mit der Classic Edition ist dies leider nicht möglich, da sie die Anbindung an Onlineshops nicht unterstützt.

Die Software-Versionen "SELECT Edition" und "SELECT Pro Edition" ermöglichen eine Verbindung zum E-Commerce Bereich wie ihren Onlineshops.

Um jetzt Ihre Artikel bzw. Kunden abrufen zu können, müssen Sie sich mit Ihrem Onlineshop verbinden.

Folgen Sie hierzu unserem Link zur Bestellabwicklung Ihres Shops

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Import/ Export Ihrer Daten

Um einen Import/ Export Ihrer Daten durchzuführen, müssen Sie nur 3 Schritte befolgen:

1. Auswahl der Datei 
2. Optionale Einstellung 
3. Ausführen des Importes bzw. des Exportes.

Unter Import und Export können Sie sich eine detaillierte Beschreibung dieser Schritte durchlesen und erhalten weitere wichtige Informationen.

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Manuelles Erstellen von Artikeln bzw. Kunden

Manuelles Erstellen von Artikeln bzw. Kunden findet in der entsprechenden Liste dieser Stammdaten statt.

Diese Artikel- oder Kundenliste finden Sie in Faktura-XP unter Stammdaten->Artikel->Artikelstamm bzw. Stammdaten->Kundenstamm.

Beim ersten Betreten des Artikelstamms werden Sie ggf. einen Testartikel oder im Kundenstamm einen Testkunden entdecken. Diesen können Sie je nach Wunsch löschen oder als Vorlage verwenden.

Womit Sie nun beginnen, ist allein Ihre Entscheidung.

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Anlegen eines neuen Artikels

Wählen Sie in der Navigation den Bereich Stammdaten -> Artikel -> Artikelstamm. Sie erhalten nun eine Liste aller vorhandenen Artikel. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Artikel zu erstellen.

Es wird Ihnen jetzt der Dialog zur Artikelbearbeitung - die Artikeldetaildaten angezeigt. Der Dialog zur Artikelbearbeitung ist absichtlich relativ klein gehalten, um auch bei umfangreiche Informationen wie sie in einem Artikel vorkommen können, dennoch den Überblick zu behalten. Die Informationen zu dem angezeigten Artikel sind in einige Registerkarten thematisch unterteilt. Nach kurzer Zeit haben die Mitarbeiter schnell im Blick, welche Artikeldaten sich in welchem Register befinden.

Die Felder sind bei der Neuanlage eines Artikels mit Ausnahme der Artikelnummer weitgehend leer. In unserem Beispiel ist das nicht der Fall, damit sie beispielhaft sinnvolle Feldinhalte erkennen können. Die Artikelnummer wird automatisch aus der höchsten vorhandenen Artikelnummer aller Artikel gebildet. Eine Artikelnummer kann aus nahezu beliebigen Zeichen wie Zahlen, Buchstaben, Leerzeichen und Bindestrichen bestehen. Zur automatischen Nummernvergabe wird der nummerische Teil (Zahlenteil) am Ende um eins erhöht. Wir empfehlen ihnen, nach Möglichkeit nur Zahlen als Artikelnummer zu verwenden, da Zahlen bei einer Suche am schnellsten gefunden werden und ihre Sortierung in Listen wesentlich einfacher ist.

Hier geben Sie alle für den neuen Artikel wichtigen Angaben ein. Füllen Sie möglichst alle Felder sinnvoll und logisch aus. Die Angaben auf diesem Register beschreiben den Artikel und seinen Preis sowie weitere notwendige und gesetzlich erforderliche Angaben.

Die grundlegenden Daten für den Verkauf sind die Einkaufs- und Verkaufspreise, sowie der MWSt-Satz. Die Preise, welche Sie eintragen können, werden nur als Nettopreise angegeben, Faktura-XP zeigt Ihnen aber auch die Bruttowerte in den flach dargestellten Feldern an. Wenn Sie in die vertieften Felder der Einkaufs- und Verkaufspreise doppelklickten, erscheint der Brutto/ Netto Rechner. Hiermit können Sie sich die richtigen Beträge ausrechnen lassen. In dem Feld "Einheit" geben Sie die Mengeneinheit Ihres Produktes an, wie z.B. "Stk" für Produkte mit Stückmengen. Sie können aber auch andere Angaben dort eingeben. Verwenden Sie maximal drei Zeichen im Feld „Einheit“, da Sie sonst eventuell Platzprobleme bei den Dokumentdrucken wie Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen bekommen könnten.

Lesen Sie das Kapitel Artikelstamm in Faktura-XP Warenwirtschaft Software, um genauere Details über die Anlage und Eingabe der Daten zu erfahren.

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Das Anlegen eines neuen Kunden

Klicken Sie in der Navigation auf Stammdaten-> Kundenstamm. Damit gelangen Sie in die Kundenliste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".

Damit wird ein neuer Eintrag eines Kunden in der Datenbank angelegt, eine fortlaufende neue Kundennummer erstellt und die Eingabemaske zur Dateneingabe geöffnet.

Füllen Sie die Kundendaten möglichst vollständig aus. Vor allem sind die korrekten Adressdaten (1) sehr wichtig. Ebenfalls notwendig ist die E-Mail Adresse des Kunden, damit sie mit diesem Kunden kommunizieren und ihm Dokumente wie Angebote oder Rechnungen per E-Mail zustellen können.

So könnte ein Adressdatensatz eines Kunden aussehen:

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Für weitere Informationen der Felder und Registerkarten schlagen Sie das entsprechende Kapitel Kundenstamm nach.

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Lesen Sie nun weiter im Kapitel Kategorie:Auftrag und Lager

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Benötigen sie Hilfe?

Senden sie eine Email an unseren Support

Unser Support Center hilft ihnen gern weiter, wenn sie in unserem Handbuch nicht die gewünschte Antwort auf ihre Fragen finden. Sie können eine Supportanfrage direkt im Support-Center verfassen oder alternativ eine E-Mail senden. Dazu verwenden Sie unbedingt die E-Mail Adresse support@Faktura-xp.de

Beispiel einer Supportanfrage per E-Mail:

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Beschreibung ist sehr wichtig

Beschreiben Sie das Problem nun möglichst exakt. Geben Sie dabei folgende wichtige Informationen mit an:

Für eine schnelle Beantwortung geben Sie bitte unter anderem folgendes an:
 
* Kurze aber genaue Beschreibung des Problems und wie es entstanden ist (Klick-Reihenfolge)
* Welche Programmversion verwenden Sie? (Klicken Sie dazu in der Menüleiste oben auf "? -> Info" bzw. "Hilfe -> Info")
* Seit wann besteht das Problem?
* Ist das Problem reproduzierbar (können sie es "vorführen")? 
* Wie lautet die genaue Fehlermeldung? 
* Machen Sie einen Screenshot und fügen diesen dann der Nachricht hinzu.

Unser Ticketsystem verarbeitet auch HTML E-Mails. Sie können also auch Bilder im Text einbetten oder dem Ticket als Anhang hinzufügen. Wir sind bemüht, Ihre Anfrage möglichst schnell zu bearbeiten. Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass wir Ihre Anfrage in Reihenfolge der eintreffenden Anfragen abarbeiten.

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