Texte

Was sind Textbausteine ?

Als "Textbausteine" bezeichnet man eine Sammlung vorbereiteter Texte, die bei Bedarf in Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw. eingefügt werden. Zusätzlich gibt es eine separate Verwaltung für "Emailtexte" - also Anschreiben bei der Übermitlung von Dokumenten an Kunden oder Lieferanten per Email. Eine besondere Gruppe der Textformulierungen sind die "Mahnungstexte". Sie sind ebenfalls in einer separaten Verwaltung untergebracht. Dazu mehr im Verlauf dieses Kapitels.

Eine Sammlung von Textbausteinen hat nicht nur den Vorteil, dass sich wiederkehrende Textblöcke wesentlich schneller in Dokumente einbringen lassen. Es werden auch Fehler bei der Texteingabe oder den Formulierungen reduziert. Das ist besonders beim Erstellen von Angeboten und anderen Dokumenten praktisch. Denn so lässt sich zusätzlich sicherstellen, dass Angebotstexte rechtssicher formuliert sind und auch alle wichtigen Punkte enthalten. Das vermeidet Fehler und erlaubt es auch Mitarbeitern ohne zusätzliches rechtliches Hintergrundwissen Angebote zu erstellen.

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Die Textbausteine sind in die drei Bereiche "Textbausteine", "Mahnungstexte" und "Emailtexte" unterteilt.

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Textbausteine

Der Dialog besteht im Wesentlichen aus dem Auswahlbereich (1) und dem Eingabebereich (2 und 3) sowie einige Filter-Schaltflächen, ganz links (12) und den Funktions-Schaltflächen unten.

Das linke, gelbe Feld (1) des Dialogs dient als Navigation und gibt einen Überblick über die bereits angelegten Textbausteine bzw. dessen Überschriften. Die Überschriften der Textbausteine (1) sind alphabetisch sortiert. Das sollten sie bereits bei der Anlage von neuen Textbausteinen in der Benennung der Überschrift berücksichtigen. Klicken sie auf einen vorhandenen Eintrag (1), wird im rechten Teil der Textbaustein mit seiner Überschrift (2) und dem enthaltenen Text(3) angezeigt. Der Text und die Überschrift können direkt geändert werden.

Die verwendeten Begriffe für die Überschrift(2) werden in den Zusatztexten der Dokumentbearbeitung - wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. angezeigt. 
Sie sollten "sprechende" Begriffe für die Überschrift verwenden, mit denen Sie später die gewünschten Textbausteine leichter erkennen und auswählen können.

Mit dem Häkchen "Aktiv" (4) können sie vorhandene Textbausteine "ausschalten" und so für die Auswahl in Dokumenten unsichtbar machen. Das ist dann praktisch, wenn sie z.B. neue Textbausteine verfassen und erst nach der Fertigstellung für andere Benutzer veröffentlichen möchten.

Textbausteine in drei Sprachen

Jeder Textbaustein kann unter derselben Überschrift in drei Sprachen (Deutsch, Englisch und Französisch) angelegt werden. Den Text geben sie je Sprache in dem jeweiligen Register (3a) ein. Die Eingaben von Text in Französisch und Englisch sind zwar optional aber empfohlen. Die Textbausteine werden automatisch in der Sprache des Kunden oder des Lieferanten angewendet. Wenn sie beispielsweise ein Angebot verfassen und darin einen Kunden verwenden mit der Sprachkennung englisch, wird bei der Auswahl eines Textbausteins der englische Text in das Dokument kopiert. Die Sprache im Dokument können sie auch noch manuell im Register "Dokumentinfo" unabhängig vom verwendeten Kunden anpassen. Ist kein englischer Text in diesem Textbaustein vorhanden, wird automatisch der Text auf dem Register "Deutsch" verwendet. Die Sprache Deutsch sollte also immer ausgefüllt sein da auf diese Sprache zurückgegriffen wird, falls eine andere Sprache nicht verfügbar sein sollte.

Speichern nicht vergessen

Vor dem Wechsel auf einen anderen Textbaustein oder vor dem Verlassen des Dialogs müssen sie den Textbaustein manuell speichern. Dazu verwenden sie die Schaltfläche "Speichern" (10). Wechsel sie auf einen anderen Textbaustein ohne zu speichern werden die Änderungen verworfen und gehen verloren.

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Funktionsleiste Textbausteine

Die Funktionsleiste im Dialog Textbausteine hilft Ihnen bei der Neuanlage, Löschen oder Speichern und dem Import von Textbausteinen.

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Neuen Textbaustein erstellen

Ein neuer Textbaustein wird über die Schaltfläche Neu erstellt (1). Damit wird ein neuer Eintrag in der Sammlung der Textbausteine als Leereintrag angelegt.

Der Leereintrag wird automatisch mit einer Textbaustein-Überschrift angelegt (2). Die Überschrift und damit die Bezeichnung des Textbausteins sollten sie durch eine eigene Eingabe als erstes ändern.

Die verwendeten Begriffe für die Überschrift(2) werden in den Zusatztexten der Dokumentbearbeitung - wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. angezeigt. 
Sie sollten "sprechende" Begriffe für die Überschrift verwenden, mit denen Sie später die gewünschten Textbausteine leichter erkennen und auswählen können.

Geben sie nun den Text für den Textbaustein in der gewünschten Sprache ein. Sie können im Register am oberen Rand des Eingabefeldes zwischen drei Sprache je Textbaustein auswählen. Speichern sie den Textbaustein mit der Schaltfläche "Speichern" ab, bevor sie den Dialog verlassen oder den Textbaustein wechseln. Wurde nicht gespeichert, wird der eingegebene Text verworfen. Wir empfehlen ihnen bei einer umfangreicheren Eingabe immer mal wieder auf die Schaltfläche "Speichern" zu klicken.

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Ändern und löschen

Für die Änderung eines vorhandenen Textbausteins klicken Sie in der Auswahl(1) auf eines der Begriffe. Nun erscheint dieser Begriff als Überschrift(2) und der Text(3) im Feld rechts. Hier können Sie nun beliebige Änderungen vornehmen. Um den Text und die Überschrift abzuspeichern klicken Sie auf die Schaltfläche "Anzeige aktualisieren". Ein direktes "Exit" speichert den Text nicht ab.

Für die Löschung eines Textbausteins klicken Sie ebenfalls im gelben Feld auf den gewünschten Textbaustein und anschließend auf die Schaltfläche "Löschen", neben der Überschrift.

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Textbaustein Importieren

Um Texte aus einer Datei zu importieren klicken Sie im Untermenü der Schaltfläche "Neu" (1) auf den Menüpunkt "Textbaustein aus Datei einfügen" (2).

Sie können nun eine Datei auswählen, die importiert werden soll. Diese Datei muss im reinen Textformat vorliegen. Sie müssen Texte in z.B. MS-Word® mit "Speichern unter..." als ".TXT" Datei abspeichern bevor sie die Datei hier importieren können. Beim Import einer Textdatei wird immer ein neuer Textbaustein erstellt. Dabei wird der Dateiname in die Bezeichnung des neuen Textbausteins eingebettet. Beispiel: Der Import der Textdatei "Beispieltext.txt" wird als "Textbaustein (Beispieltext.txt)" angelegt und der enthaltene Text dieser Überschrift zugeordnet. Der Textbaustein ist nach dem Import sofort gespeichert.

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Textbaustein duplizieren

Sie können vorhandene Textbausteine sehr einfach duplizieren (Kopie anfertigen). Dabei wird eine exakte Kopie des Textes und der Überschrift angelegt. Auch die Auslandstexte werden 1:1 kopiert. Markieren sie den gewünschten Textbaustein links in der Auswahl. Dann klicken sie mit der Maus auf das kleine Dreieck in der Schaltfläche "Neu" (1).

Wählen sie den Punkt Textbaustein duplizieren (2) aus. Nun wird eine komplette 1:1 Kopie des Textbausteins angelegt und in der Liste der Textbausteine aufgeführt. Der neu angelegte Textbaustein wird automatisch in der Liste markiert. Außerdem erkennen sie den neuen Textbaustein an dem angehängten Datum / Zeitstempel hinter der Bezeichnung. Sie können die Bezeichnung des Textbausteins und den Textbaustein selbst nun abändern. Zum Schluss klicken sie noch auf die Schaltfläche "Speichern" um die Änderungen am neuen Textbaustein zu speichern.

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Speichern von Änderungen

Die Schaltfläche "Speichern" (10) dient zur Aktualisierung der Navigations-Anzeige(1) und zur Speicherung des gerade aktiven Textbausteins (2)(3) sowie der eingegebenen Kennung zur Filterung der Anzeige (13). Möchten sie die Änderung an dem aktuell in Bearbeitung befindlichen Textbaustein speichern, klicken sie auf diese Schaltfläche (10). Mit der Schaltfläche "Exit" wird der Eingabetext seit der letzten Speicherung nicht gespeichert und der Dialog geschlossen. Ebenso wird der Eingabetext seit der letzten Speicherung verworfen, wenn sie in der Navigation (1) auf einen anderen Textbaustein wechseln.

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Rechtschreibprüfung

Wenn sie einen Textbaustein auf Rechtschreibfehler prüfen möchten, klicken sie auf die Schaltfläche (5). Ist eine Anwendung auf Ihrem Arbeits-PC installiert, die eine Rechtschreibprüfung enthält (Beispielsweise Microsoft Word®, Microsoft Office® mit installierter Rechtschreibprüfung, DUDEN® Rechtschreibprüfung oder andere) wird der aktive Text(3) auf Rechtschreibfehler untersucht und die fehlerhaften Textstellen markiert.

Je nach installierter Anwendung (hier im Beispiel MS-Word®) wird ein Dialog zur Korrektur des Textes angezeigt. Die markierte Textstelle kann durch Auswahl eines geänderten Wortes ausgetauscht oder der Fehler ignoriert werden.

Hinweis:

Diese Funktion ist nur mit installiertem MS-Office® / MS-Word® 2003 oder höher verfügbar und ist nicht Bestandteil von Faktura-XP.

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Zuordnung zu Dokumentarten

Textbausteine werden vorwiegend im Verkauf - also in Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen - als "Zusatztexte" verwendet. Das sind die Einleitungstexte (oberhalb der Positionen) und die Textbeschreibung mit z.B. Zahlungsbedingungen (unterhalb der Positionen). Um z.B. in Angeboten nicht immer alle Textbausteine in der Auswahl sichtbar zu haben, können Sie jeden einzelnen Textbaustein mit einem oder mehrere Kennbuchstaben versehen. Die Kennbuchstaben werden in der Auswahl der Textbausteine innerhalb des Angebotes zur Filterung der in Frage kommenden Textbausteine nach den Kennbuchstaben vorgefiltert. Klicken Sie dazu auf einen Textbaustein im gelben Auswahlfenster (1). Geben Sie nun einen oder mehrere Buchstaben im Feld "Kennung" (13) ein. Bereits eingegebene Buchstaben zu diesem Textbaustein werden bei der Auswahl des Textbausteins eingeblendet. Geben Sie nun die gewünschten Buchstaben anhand der Legende (Schaltfläche "Legende") ohne Leerzeichen ein.

Soll beispielsweise ein Textbaustein in der Bearbeitung für Angebote und Lieferscheine zur Auswahl sichtbar sein, geben Sie im Feld "Kennung" (13) die Zeichen "AL" (A=Angebot, L=Lieferschein) als Großbuchstaben ein.

Mögliche Eingaben als Kennung

• A (=Angebote)
• L (=Lieferscheine)
• R (=Rechnungen, Gutschrift und Proformarechnungen)
• B (=Bestellungen - Einkauf)
• Z (=Zahlungsbedingungen und Skontotexte)

Hinweis:

Bei der Auswahl der Textbausteine innerhalb der Dokumente (also bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen usw.) könne dennoch auch Textbaustein angezeigt werden die eine abweichende oder gar keine Kennung haben.

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Legende der Zuordnung und Variablen

Informationen die Hilfreich für die Eingabe von Textbausteinen sind, können sie mit den Schaltflächen "Legende" und "Verwendbare Textvariablen anzeigen" abrufen.

Die Legende zeigt Ihnen eine Information zu der Zuordnung von Textbausteinen zu den Dokumentarten "Angebot", "Lieferschein", "Rechnung" usw. an.

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Drucken einer Liste der Textbausteine

Über die Schaltfläche Drucken (6) können Sie eine Liste aller Textbausteine ausdrucken.

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Mahnungstexte

Hier können Texte für die drei Mahnstufen sowie Anschreiben-Texte für den Ausdruck von Kundenkontoauszügen eingegeben werden. Die Bezeichnung der Mahnstufe und die Mahnkosten können für jede Mahnstufe separat eingegeben werden. Zusätzlich können sie die Texte, Bezeichnungen und Mahnkosten nochmals für insgesamt drei Sprachen, deutsch, englisch und französisch eingeben. Die Auswahl treffen sie jeweils über die Schaltflächen mit den Landesflaggen im unteren Bereich des Dialogs.

Beispiel für die Position des Mahnungstextes in einer Mahnung (B)

 Beispiel für die Position des Mahnungstextes in einer Mahnung mit Postenauflistung (C)

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Rechtschreibprüfung der Texte

Wenn sie die verfassten Texte auf Rechtschreibfehler prüfen möchten, klicken sie auf die Schaltfläche rechts neben der Eingabebox.

Ist eine Anwendung auf Ihrem Arbeits-PC installiert, die eine Rechtschreibprüfung enthält (Beispielsweise Microsoft Word®, Microsoft Office®, DUDEN® Rechtschreibprüfung oder andere) wird der Text auf Rechtschreibfehler untersucht und die fehlerhaften Textstellen markiert. Je nach installierter Anwendung wird ein Dialog zur Korrektur des Textes angezeigt. Die markierte Textstelle kann durch Auswahl eines geänderten Wortes ausgetauscht oder der Fehler ignoriert werden.

Hinweis:

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie Microsoft-Office® 2003 / MS-Word® 2003 oder höher installiert haben und der Hersteller eine Rechtschreibprüfung für externe Programme weiterhin unterstützt. Sie ist nicht Bestandteil von Faktura-XP und gehört nicht zum Lieferumfang.

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Sprachen für die Mahnstufen umschalten

Sie können die Bezeichnung und Texte der Mahnstufen in den drei Grundsprachen "Deutsch", "Englisch" und "Französisch" verfassen. Dazu können sie mit einem Klick auf die jeweilige Sprache umschalten.

Klicken sie auf eine der Flaggen, wird auf die entsprechende Sprache umgeschaltet. Die Schaltfläche zeigt durch einrasten an, das sie angewählt wurde. Zusätzlich wird auf jedem Register die Landesflagge angezeigt.

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Einstellungen

Falls sie für die Zahlung von Mahnungen eine andere Bankverbindung als für die Zahlung von Rechnungen angeben möchten, können sie diese hier eingeben. Dazu aktivieren sie das Häkchenfeld "Diese Bankverbindung für Mahnungen verwenden" (1). Wird das Häkchenfeld nicht aktiviert, wird die Standard-Bankverbindung der Einstellungen verwendet.

Geben sie bei Aktivierung des Häkchenfeldes (1) die Bankdaten ein. Die Felder "Bank", "IBAN" und "BIC" sind zwingend erforderlich damit ihre Kunden eine Zahlung erfolgreich vornehmen können. Die Felder Kontonummer und Bankleitzahl sind im EU-Raum nicht mehr erforderlich. Unser Beispiel zeigt aktuell die Eingaben für die Sprache Deutsch, erkennbar an der Flaggenfarbe für Deutschland. Sie können je angebotener Landessprache (die drei Schaltflächen mit den Landesflaggen für deutsch, englisch und französische Sprache am unteren Rand des Dialogs) eine separate Bankverbindung eingeben. So werden auf sprachlich unterschiedlichen Dokumenten die unterschiedlichen Bankverbindungen aufgedruckt. Wählen sie dazu mit der Maus die entsprechende Sprache durch Anklicken aus und geben dann die entsprechenden Daten ein.

Beispiel für die Position der Bankverbindung in einer Mahnung

Mahnkosten als Position in die Rechnungen einfügen

Sie können Mahnkosten als Position in die Rechnungen einfügen. Wenn sie also Beispielsweise einem Kunden eine Mahnung mit Mahngebühr erstellen, wird die Mahngebühr zusätzlich als Position in die angemahnte Rechnung eingefügt. Die Mahngebühr wird dann im Feld "Preis" eingetragen.

Achtung

In Deutschland dürfen sie keine Rechnungen durch Hinzufügen oder weglassen von Inhalten (so auch Positionen der Rechnung) verändern. Sie müssen dieses Häkchenfeld (2) in Deutschland deaktivieren.

Bankverbindung kopieren

Wenn sie die Standard-Bankverbindung für die Bankverbindung der Mahnungen verwenden möchten, klicken sie auf die Schaltfläche "Bankverbindung kopieren" (3). Damit wird die Bankverbindung in diese Felder kopiert um sie dann z.B. noch bearbeiten zu können.

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Texte für den Kundenkontoauszug

Wenn sie einem Kunden eine Übersicht für die bei ihnen bestehenden offenen Rechnungen erstellen möchten (Kundenkonto Auszug), können sie die Formulierung für den Textinhalt hier eingeben.

Der obere Text ist als Anschreiben bzw. Einleitung gedacht und wird oberhalb der Postenauflistung ausgegeben. Der untere Text (2) wird unterhalb der Summe ausgegeben und dient als Schluss- und Grußformel.

Im Beispielausdruck eines Kundenkonto Auszgs sind die Ausgabestellen der Texte gelb markiert.

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Emailtexte

Emailtexte sind Textbausteine die Sie einmalig Verfassen und dann für das Anschreiben per Email an Ihre Kunden verwenden können. So sind wiederkehrende Formulierungen für den Emailverkehr zwischen Ihnen und Ihren Kunden sehr einfach. Die Emailtexte werden zentral in der Datenbank angelegt und sind dann für alle Mitarbeiter verfügbar.

Sie befinden sich in diesem Dialog grundsätzlich im Bearbeitungsmodus.

In der linken Navigation der Textbausteine(1) wird Ihnen die Überschrift von bereits angelegten Textbausteinen angezeigt.

Klicken Sie auf einen vorhandenen Eintrag der Liste (1), wird im rechten Teil des Dialogs die Überschrift (2), eine optionale Email-Betreffzeile (3) und der Textbaustein (4) zur Bearbeitung angezeigt. Die Überschrift, die Betreffzeile und der Text können hier direkt geändert werden.

Hinweis:

Ein Wechsel des Textbausteins in der Navigation / Auswahl (1) führt zum Verlust der bereits eingegebenen Änderungen, wenn sie diese nicht vorher speichern. Speichern sie jede Änderung an Textbausteinen mit der Schaltfläche "Speichern" (9).

Die Formatierung kann direkt im Editor vorgenommen werden. Die Funktionsleiste oberhalb der Texteingabe bietet einige HTML Typische Formatierungen wie Schriftart, Aufzählungen Linien, Tabellen und vieles mehr. Auch Grafiken, wie zum Beispiel ein Firmenlogo sind möglich. Der angezeigte Editor ist ein externes Produkt und wird nur angezeigt, wenn Faktura-XP oder Faktura-XP Update korrekt installiert wurde.

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Neuen Emailtext erstellen

Um einen neuen Textbaustein zu erstellen, klicken sie auf die Schaltfläche „Neu“. Damit wird ein neuer Textbaustein in der Datenbank angelegt und direkt zur Bearbeitung geöffnet. Ändern sie zunächst die Überschrift (2) und den Text selbst. Optional können sie auch eine Betreffzeile erstellen (3), die dann bei einer neuen Email als Betreffzeile verwendet wird. Lassen sie die Betreffzeile im Textbaustein leer, wird bei der Verfassung einer Email eine Betreffzeile automatisch generiert. Wir eine Betreffzeile im Textbaustein eingegeben, wird beim Verfassen einer Email bzw. Auswahl eines Textbausteins in der Email die Betreffzeile des Textbausteins übernommen. Möglicherweise überschreibt die Betreffzeile des Textbausteins dann die automatisch generierte Betreffzeile.

Über die Schaltfläche „Speichern“ (9) werden die Änderungen an diesem Textbaustein übernommen.

Aktivieren sie noch mit dem Häkchen (5) diesen Textbaustein. Nur einer aktivierter Textbaustein wird Ihnen in der Textbausteinauswahl - z.B. bei der Verfassung einer Email angeboten. Aktivierte Textbausteine werden in der Überschrift (2) mit grünem Hintergrund dargestellt und deaktivierte Textbausteine werden in der Überschrift (2) rot dargestellt.

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Emailtexte Importieren

Um Texte aus einer Datei zu importieren klicken Sie im Untermenü der Schaltfläche "Neu" (1) auf den Menüpunkt "Emailtexte aus Datei einfügen" (2).

Sie können nun eine Datei auswählen, die importiert werden soll. Diese Datei muss im reinen Textformat vorliegen. Sie müssen Texte in z.B. MS-Word® mit "Speichern unter..." als ".TXT" Datei abspeichern bevor sie die Datei hier importieren können. Beim Import einer Textdatei wird immer ein neuer Emailtext erstellt. Dabei wird der Dateiname in die Bezeichnung des neuen Emailtextes eingebettet. Beispiel: Der Import der Textdatei "Beispieltext.txt" wird als "Emailtext (Beispieltext.txt)" angelegt und der enthaltene Text dieser Überschrift zugeordnet. Der Emailtext ist nach dem Import sofort gespeichert.

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Emailtext duplizieren

Sie können vorhandene Emailtexte sehr einfach duplizieren (Kopie anfertigen). Dabei wird eine exakte Kopie des Emailtextes, der Betreffzeile und der Überschrift angelegt. Auch die Auslandstexte werden 1:1 kopiert. Markieren sie den gewünschten Emailtexte links in der Auswahl. Dann klicken sie mit der Maus auf das kleine Dreieck in der Schaltfläche "Neu" (1).

Wählen sie den Punkt Emailtext duplizieren (2) aus. Nun wird eine komplette 1:1 Kopie des Emailtextes angelegt und in der Liste der Emailtexte aufgeführt. Der neu angelegte Emailtext wird automatisch in der Liste markiert. Außerdem erkennen sie den neuen Emailtext an dem angehängten Datum / Zeitstempel hinter der Bezeichnung. Sie können die Bezeichnung des Emailtextes und den Emailtext selbst nun abändern. Zum Schluss klicken sie noch auf die Schaltfläche "Speichern" um die Änderungen am neuen Emailtext zu speichern.

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Variablen in Textbausteinen und Betreffzeilen

Sie können in Textbausteinen auch Variablen integrieren (11). Variablen sind Platzhalter, an deren Stelle spezifische Inhalte aus Vorgängen, Kunden oder Online-Bestellungen ausgegeben werden können. Die Variablen werden dem Zieldokument entsprechend aus der Liste der verfügbaren Variablen verwendet.

Fügen sie die zum Verwendungszweck passende Variable an beliebiger Stelle in den Emailtext oder der Betreffzeile ein. Eine Variable beginnt und endet mit einem Prozentzeichen. Sie können die Variable auch im Editor (wenn vorhanden bzw. installiert) formatieren. Dann wird die Formatierung der Variable auf den späteren Inhalt angewendet.

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Speichern von Änderungen

Die Schaltfläche "Speichern" (9) dient zur Speicherung des gerade angezeigten Textbausteins in der Datenbank. Möchten sie die Änderungen an dem bearbeiteten Textbaustein speichern, klicken sie auf diese Schaltfläche. Vor dem Wechsel auf einen anderen Textbaustein sollten sie den aktuellen Textbaustein speichern, da sonst Ihre Eingaben verloren gehen. Es wird keine Änderungswarnung vor einem Wechsel der Textbausteine angezeigt.

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Aktualisieren der Anzeige

Die Textbausteine werden in der zentralen Datenbank gespeichert. Damit Änderungen und Neuanlagen möglicher anderer Benutzer für sie auch sichtbar werden, können sie mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (7) eine Aktualisierung der Anzeige auslösen.

Die Textbausteine werden nicht vor Änderung durch andere Benutzer geschützt. Es ist also theoretisch möglich, dass ein anderer Benutzer zur nahezu selben Zeit Ihren Textbaustein mit geändertem Text speichert. Der Benutzer, der zuletzt speichert, überschreibt so den Text des anderen Benutzers.

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Löschen eines Textbausteins

Um einen Textbaustein zu löschen, markieren sie diesen in der linken Navigation (1) und klicken danach auf die Schaltfläche "Löschen" (8). Der Textbaustein wird damit aus der Datenbank für alle Benutzer gelöscht. Vor dem Löschen eines Textbausteins sollten sie überlegen, ob sie den Textbaustein besser deaktivieren (5) statt ihn komplett und unwiederbringlich zu löschen.

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Verlassen der Textbausteinverwaltung

Mit "Exit" (10) können sie den Dialog ohne Speicherung verlassen. Haben sie eine Änderung am aktuellen Textbaustein vorgenommen, wird Ihnen eine Änderungswarnung angezeigt, die sie zum Speichern der Änderung auffordert.

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Skontotexte erstellen

Textformeln für die Formulierung von Skonto werden in gleicher Weise wie normale Textbausteine erfasst und als Textbaustein gespeichert. Der einzige Unterschied zu normalen Textbasteinen für Angebot Lieferscheine und Rechnungen ist die Kennung "Z". Diese müssen sie eimalig und zwingend bei der Anlage der Textformel des Skontotextes angeben, damit die Skontoformel in der Auswahl der möglichen Skontotexte im Kundenbereich angezeigt wird.

Dazu geben sie nach dem Erstellen des Skontotext im Feld Kennung den Großbuchstaben "Z" ein. Nun ist der Skontotext erstellt und kann in der Auswahl der Skontotexte in den Parametern und in der Auswahl der Skontotexte im Kundenstamm verwendet werden.

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Variablen die Sie verwenden können

In allen Texten der Textbausteine lassen sich Variablen einbetten, die beim Ausdruck erkannt werden und an dessen Stelle dokumentbezogene Werte oder Informationen eingeblendet werden. Diese Variablen beginnen und enden mit einem Prozentzeichen (%) und müssen in exakter Schreibweise verwendet werden. Bei einem Tippfehler wird die Variable nicht erkannt und im Dokument als lesbare Variable ausgedruckt.

Beispiel: Enthält ein Text, den Sie beispielsweise in eine Rechnung setzen lassen "...zahlbar bis zum %DATUM%, ohne Abzug.", würde die Variable %DATUM% durch das Rechnungsdatum plus der Anzahl Tage, die als Zahlungsziel diesem Kunden hinterlegt wurde, ersetzt werden. So könnte daraus z.B. "...zahlbar bis zum 16. August 2008, ohne Abzug." werden.

Eine Tabelle aller Schlüsselwörter und deren Bedeutung finden Sie im Anhang 7 (Variabeln).

Beachten Sie, daß manche Variablen nur in bestimmten Situationen Sinn machen und eventuell nicht erkannt werden. Wenn Sie beispielsweise %ORDERID% (gibt die Bestellnummer Ihres Onlineshop wieder) in einem Angebot verwenden, das in keinem Zusammenhang zu einem Auftrag oder einer Onlinebestellung steht.

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