Email-Versand

In einer digitalisierten Geschäftswelt ist die Kommunikation per E-Mail gängig und löst den Briefversand und den Faxversand mittlerweile nahezu vollständig ab. Oft ist es einfacher, einen Kunden oder Lieferanten per E-Mail zu kontaktieren, als ihn anzurufen. Man ist unabhängig von Öffnungszeiten oder den Terminen der Kontaktperson. Ebenso einfach ist es, Dokumente an eine E-Mail zu "hängen" und diese in wenigen Sekunden dem Empfänger zu senden. Mit Faktura-XP nutzen Sie einfach die bereits bestehende Methode für den E-Mail-Versand weiter wie bisher.

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Outlook, Thunderbird oder Direktversand per SMTP

Im Regelfall wird ein sogenannter E-Mail-Client verwendet, um E-Mails zu senden und zu empfangen. Ein E-Mail-Client ist ein Zusatzprogramm wie Microsoft Outlook®, Thunderbird®, Opera Mail® oder andere E-Mail-Programme. Ist dies der Fall (sie haben also ein E-Mail-Programm aktiv auf ihrem PC betriebsbereit installiert), müssen sie so weit nichts tun, da Faktura-XP in seiner Auslieferung bereits mit dem Versand über einen installierten E-Mail-Client (auch MAPI Client genannt) ausgelegt ist. Verwenden Sie jedoch externe Dienste wie T-Online, GMX, Web.de, GMail oder andere Mail-Dienste, können sie auch direkt mit dem E-Mail-Server kommunizieren. Diese Art des E-Mail-Direktversands nennt sich SMTP Versand und steht in jeder Version Faktura-XP mit der Erweiterung CRM-Mailoffice zur Verfügung. Haben Sie das Modul CRM-Mailoffice erworben, müssen lediglich in den Einstellungen einmalig die Zugriffsdaten für den Versand und Empfang der E-Mails hinterlegt werden. Welche der beiden Methoden (E-Mail-Client oder SMTP-Versand) für sie in Betracht kommt, kann ihnen ihr Systemadministrator beantworten bzw. die Einrichtung vornehmen. Diesen technischen Teil der Anleitung "Konfiguration" haben wir an das Ende des Kapitels gelegt. Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie E-Mails an Ihre Kunden und Lieferanten schreiben und Angebote, Rechnungen und Bestellungen für den Einkauf versenden können.

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Email an Kunden oder Lieferanten senden

Sie können Kunden etwa direkt aus der Kundenliste oder auch aus der Detailansicht des Kunden per E-Mail anschreiben. Voraussetzung ist natürlich, dass sie dem Kunden eine E-Mail-Adresse im Kundenstamm hinterlegt haben. Dasselbe gilt natürlich auch für ihre Lieferanten. Auch die Lieferanten lassen sich in gleicher Weise per E-Mail anschreiben. In der Kundenliste können sie zum Beispiel den gewünschten Kunden suchen und markieren diesen dann in der Liste, indem sie mit der Maus in die Zeile des Kunden klicken. Der Datensatzmarkierer zeigt am linken Rand ein Dreieck an.

Danach klicken sie auf die Schaltfläche „E-Mail“, um eine E-Mail an den Kunden zu verfassen. Ist dem Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird ihnen dies angezeigt. Der Dialog zum Verfassen einer E-Mail wird dann nicht geöffnet. Sie müssen dann in die Detailansicht des Kunden wechseln, um dort eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

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Emailadresse im Kunden eintragen

Sie können jedem Kundenstamm zwei E-Mail-Adressen hinterlegen. Für jede Kontaktperson (Ansprechpartner) des Kunden jeweils noch weitere E-Mail-Adressen. Dazu finden Sie weitere Informationen direkt im Kapitel Kontaktpersonen im Kundenstamm. Geben Sie im Feld „E-Mail“ eine gültige E-Mail-Adresse ein. Diese wird dann für allgemeine Anschreiben oder Rundschreiben bzw. Newsletter an den Kunden verwendet. Im Feld „E-Mail-Rechnung“ können Sie optional eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die vorwiegend für die Zusendung von Rechnungen genutzt wird. Wird hier keine E-Mail-Adresse eingetragen, wird die Standard-E-Mail-Adresse auch für die Zusendung von Rechnungen verwendet.

An beiden Feldern finden Sie eine Schaltfläche (1) für den Versand von E-Mails. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um eine E-Mail an diese Adresse zu verfassen.

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Kontaktpersonen mit Emailadresse

Jeder Kontaktperson eines Kunden können sie eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegen.

Durch Auswahl der gewünschten Zeile der Kontaktpersonen setzen sie den Datensatzmarkierer auf die Kontaktperson, der sie eine E-Mail senden möchten. Danach klicken sie auf die Schaltfläche „E-Mail“ (3). Der Dialog zum Verfassen einer E-Mail wird geöffnet und die E-Mail-Adresse der Kontaktperson direkt im Feld "An" übergeben.

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Rundmail und Newsletter an Kontaktpersonen

Wenn sie Rundschreiben als Email (Rundmail) an ihre Kunden verfassen, können die Kontaktpersonen des Kunden mit in die Verteilung des Rundschreibens einbezogen werden.

Dazu müssen sie für die Kontaktpersonen, die im Rundschreiben einbezogen werden sollen, eine E-Mail-Adresse hinterlegen und zusätzlich das Häkchenfeld "RS" (=Rundschreiben) aktivieren (4). Dies bewirkt, dass bei einer Rundmail an ihre Kunden auch die mit "RS" markierten Kontaktpersonen eine E-Mail erhalten werden. Das Häkchenfeld "NL" ist die Markierung für "Newsletter" - eine spezielle Art Rundschreiben und aktuell noch ohne Funktion.

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Email verfassen

Zum Verfassen einer E-Mail wird ein separater Dialog mit einigen Funktionen verwendet. Die E-Mails können in einfacher Textform oder als HTML-Email verfasst werden. E-Mails in Textform lassen keinerlei Formatierung wie Hervorhebungen, Farben oder Grafiken zu. E-Mails im HTML-Format hingegen lassen die Formatierung und grafische Elemente zu.

Bedenken Sie, dass nicht jeder Empfänger über ein E-Mail-Programm verfügt, das die von Ihnen vorgenommenen Formatierungen darstellen kann. Kommt es also zu Darstellungsproblemen beim Empfänger ihrer E-Mails, können ihre Formatierung oder Grafiken der Grund sein. Dies tritt häufig dann auf, wenn der Absender über ein anderes Betriebssystem als der Empfänger verfügt. Beispielsweise, wenn der Absender einen Windows®-PC verwendet und der Empfänger ein Android® Smartphone oder Apple® MAC zum Betrachten seiner E-Mail nutzt. Der sichere Weg ist der Versand von E-Mails in Textform oder eine Mischung aus HTML-Format und alternativem Text ohne Formatierung.

Da die Wahrscheinlichkeit mittlerweile gering ist, durch HTML-Formatierung unlesbare E-Mails zu verfassen, beschreiben wir hier das Verfassen von E-Mails im HTML-Format.

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Mögliche Hinweismeldungen

Falls ihre Arbeitsumgebung auf ihrem Arbeits-PC nicht oder nicht richtig konfiguriert ist, kann es zu folgenden Warnhinweisen kommen.

Outlook nicht installiert

SMTP-Server ist nicht konfiguriert

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Pflichtfelder für den Emailversand

Um eine E-Mail gut und sicher dem Empfänger zustellen zu können, müssen Sie mindestens die drei Pflichtfelder im E-Mail-Dialog füllen. Das sind die Felder "An", "Betreff" und „E-Mailtext“. Logischerweise ist der Versand ohne gültige E-Mail-Adresse nicht möglich. Eine gültige E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen, die durch ein @-Zeichen voneinander getrennt sind. Der lokale Teil, im Englischen local-part genannt, steht vor dem @-Zeichen. Der Domänenteil, im Englischen domain-part genannt, steht nach dem @-Zeichen. Dieser Aufbau wird von Faktura-XP vor der Verarbeitung geprüft und bei fehlerhafter E-Mail-Adresse bemängelt.

Sie können mehr als eine E-Mail-Adresse in den Feldern "An", "CC" und "BCC" eingeben, indem Sie die E-Mail-Adressen mit einem Semikolon getrennt eingeben.

In der Betreffzeile schreiben sie eine kurze Information, die der Empfänger als Hinweis zum Inhalt der E-Mail erwartet. Theoretisch kann man eine E-Mail auch ohne Betreff versenden. Dabei ist die Wahrscheinlichkeit aber sehr hoch, dass E-Mails ohne Inhalt in der Betreffzeile auf der Empfängerseite als "SPAM" aussortiert werden. Es ist also dringend anzuraten, immer eine Betreffzeile zu verfassen. Der Inhaltstext der E-Mail ist zwar wie der Betreff ebenfalls nicht unbedingt erforderlich, aber auch hier könnte eine E-Mail ohne Textinhalt auf der Empfängerseite als "SPAM" aussortiert werden. Auch wenn sie nur einen Dateianhang an ihren Kunden senden möchten, verfassen sie immer Betreff und Text, bevor sie auf Postausgang (2) klicken.

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Betreff und E-Mail-Text aus Textbaustein

In der Betreffzeile schreiben sie eine kurze Information, die der Empfänger als Hinweis zum Inhalt der E-Mail erwartet. Sie können aber auch einen vorher verfassten Textbaustein aussuchen (3). Dann wird damit auch die Betreffzeile gefüllt, falls diese im Textbaustein hinterlegt wurde.

Wird ein Textbaustein im Betreff ausgewählt (3), werden der Text der Betreffzeile und der E-Mail-Text aus dem Textbaustein in den E-Mail-Dialog hineinkopiert. Ist die Betreffzeile noch leer, wird diese mit dem im Textbaustein hinterlegten Betreff gefüllt. Haben Sie in der Betreffzeile bereits eine Eingabe vorgenommen, wird der Inhalt der Betreffzeile so belassen. Der E-Mail-Text des Textbausteins überschreibt den im Dialog vorhandenen Text bei Auswahl eines anderen Textbausteins vollständig. Direkt dabei werden automatisch alle im Textbaustein und der Betreffzeile vorhandenen %-Variablen gegen die gewünschten Inhalte ausgetauscht.

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Textbaustein erstellen

Falls Sie einen Textbaustein für die wiederkehrende Verwendung erfassen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Textbausteine bearbeiten" (4). Nach der Erfassung eines neuen Textbausteins für E-Mails können Sie diesen direkt in der Auswahl (3) nutzen.

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Empfänger, CC und BCC Felder

Die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld "An" muss eine gültige E-Mail-Adresse sein, es handelt sich um ein Pflichtfeld. Die beiden optionalen Felder "CC" und "BCC" (1) können ebenfalls mit einer oder mit mehreren E-Mail-Adressen gefüllt werden.

Um mehrere E-Mail-Adressen in den Feldern An, CC und BCC zu verwenden, geben Sie zwischen den E-Mail-Adressen jeweils ein Semikolon ein (2). Geben Sie keinerlei Leerzeichen in diesen Zeilen ein.

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Funktion der Felder "CC" und "BCC"

Das Feld "CC" (engl. Carbon Copy = Durchschrift/Kopie) sendet dieselbe E-Mail auch an die in diesem Feld eingetragenen E-Mail-Adressen. Beachten Sie dabei, dass neben dem Hauptempfänger auch jeder der Empfänger, die im CC-Feld aufgeführt sind, erkennen kann, wer diese E-Mail ebenfalls erhalten hat. Das Feld "BCC" (engl. Black Carbon Copy = Verdeckte Durchschrift/Kopie) sendet wie beim CC-Feld ebenfalls dieselbe E-Mail auch an die in diesem Feld eingetragenen E-Mail-Adressen. Allerdings besteht der Unterschied darin, dass der Hauptempfänger und alle Empfänger, die im BCC-Feld aufgeführt sind, nicht sehen können, wer noch eine Kopie dieser E-Mail erhalten hat.

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Anhang an eine Email

Sie können bei der Erstellung einer E-Mail auch eine Datei als "Anhang" in die E-Mail einfügen. Sie können eine Datei in die E-Mail einfügen, indem Sie auf die "+" Schaltfläche (1) klicken oder auf dem gelben Feld (1) eine Datei mit der Maus ablegen.

In beiden Fällen wird die Datei als Anhang in diese E-Mail eingefügt. Der Dateiname wird in der Zeile "Anhang" (2) angezeigt. Wenn Sie die Datei noch einmal ansehen bzw. öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche (3).

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Emailtext formatieren

Bei der Verwendung von HTML-E-Mails steht ihnen die Formatleiste oberhalb des E-Mail-Textes zur Verfügung (1).

Es handelt sich hierbei um eine kostenlos nutzbare Version eines HTML-Editors von einem Drittanbieter, der die meisten und üblichen Formatierungen wie Farbe, Schrift, Grafiken, und Links unterstützt. Bedenken Sie bei der Verwendung, dass die Formatierungen möglicherweise vom Empfänger nicht in derselben Art dargestellt werden könnten. Gegen sie daher möglichst sparsam mit den verwendbaren Elementen um.

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Variablen in Betreff und Text verwenden

In einer E-Mail können sie in der Betreffzeile und dem E-Mail-Text %-Variablen verwenden. Das sind Platzhalter, die ihren Inhalt z.B. im Zusammenhang mit Kunden oder Kundendokumenten erhalten, wenn die Verarbeitung der Texte oder der E-Mail erfolgt. Die "Übersetzung" der Variablen (also der Austausch der Variablen gegen den gewünschten Inhalt) erfolgt automatisch bei Verwendung von Textbausteinen, die bereits %-Variablen enthalten, oder manuell durch Eingabe direkt in einem E-Mail-Text. Die verwendbaren %-Variablen finden Sie im Anhang-7 dieses Handbuches.

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Verwendbare Variablen

Sie können Variablen nur zweckgebunden verwenden. Wenn sie etwa einen Kunden aus der Kundenliste per E-Mail anschreiben möchten, können sie in der E-Mail nur %-Variablen verwenden, die mit dem Kunden (genauer den Stammdaten des Kunden) in Zusammenhang stehen. Beim Versand von Dokumenten wie z.B. einer Rechnung können Sie sowohl %-Variablen verwenden, die dem Kunden zugeordnet sind, als auch die %-Variablen, die mit der Rechnung in Zusammenhang stehen. Dasselbe gilt auch für Lieferanten und Bestellungen des Wareneinkaufes.

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Platzierung von Variablen

Variablen für die automatisierte Verarbeitung in Textbausteinen

Wenn sie Textbausteine für die automatisierte Verarbeitung von E-Mails verfassen, können sie darin %-Variablen verwenden. Diese Variablen werden dann bei der Auswahl des Textbausteins direkt übersetzt und gegen den gewünschten Inhalt ausgetauscht. Danach können sie noch weitere %-Variablen in den Text eingeben. Der Austausch der Variablen gegen den gewünschten Inhalt muss dann allerdings manuell erfolgen. Das erledigen sie mit der Schaltfläche "%-Variablen ersetzen".

Manuell hinterlegte Variablen

Sie können die %-Variablen an beliebiger Stelle des Betreffs oder E-Mail-Textes durch Eingabe mit der Tastatur eingeben.

Mit der Schaltfläche "%-Variablen ersetzen" wird dann die Übersetzung bzw. der Austausch gegen den gewünschten Inhalt vorgenommen.

Variablen werden nicht übersetzt?

Falls eine %-Variable nicht übersetzt wird (also so stehen bleibt, wie sie eingegeben wurde), kann dies folgende Ursache haben:

• Sie haben die Variable falsch eingegeben (Tippfehler)
• Sie haben eine unbekannte %-Variable eingegeben (siehe Anhang_7_(Variabeln))
• Sie haben eine %-Variable verwendet, die in diesem Zusammenhang nicht gültig ist

Hinweis

Variablen sind nur in einem gültigen Zusammenhang verwendbar. Sie können beispielsweise im Emailtext beim Versand einer Rechnung keine %-Variable für eine Angebotsnummer verwenden. Oder keine PayPal-Transaktionsnummer, wenn die Zahlart Rechnung lautet.

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Email als Rundschreiben verfassen

Mit der Funktion "Rundschreiben an Kundenauswahl" aufrufen können Sie an die gerade in der Kundenliste gezeigten Kunden ein Rundschreiben oder einen Newsletter per E-Mail verfassen. Schränken Sie die Liste der Kunden durch Eingabe von Suchbegriffen ein oder verwenden Sie die Filter A-Z, die Merker M1-M6 oder wählen Sie eine Kundengruppe im oberen Teil der Liste aus. Haben sie die gewünschten Kunden in der Liste sichtbar, klicken sie im Untermenü der Schaltfläche „E-Mail“ (1) auf den Eintrag "Rundschreiben an Kundenauswahl" (2).

Der Rundschreiben Dialog

Nun wird der Verarbeitungsdialog für Rundschreiben angezeigt.

Geben Sie einen Betreff ein oder wählen Sie einen Betreff aus der Liste aus. Durch Auswahl einer Betreffzeile wird der dazugehörige Text (Textbaustein) automatisch als E-Mail-Text übernommen. Sie können diesen aber auch direkt im Feld "Text" eingeben oder abändern.

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Anhang im Rundschreiben

Wenn Sie dem Rundschreiben noch einen Anhang hinzufügen möchten, können Sie diesen unterhalb der Betreffzeile im Feld "Anhang" (1) einfügen. Sie können einen Pfad mit Datei direkt eingeben oder die Schaltflächen am Ende des Feldes nutzen. Die erste Schaltfläche dient zur Ansicht des Anhangs, die zweite zur Auswahl einer Datei, die als Anhang verwendet werden soll. Es kann nur ein Anhang eingefügt werden.

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Empfängerliste bearbeiten

Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die Empfängerliste. Sie enthält alle Empfänger dieses Rundschreibens, die in den Stammdaten (Detailansicht der Kunden oder Lieferanten) eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Die Empfängerliste können sie vor der Verarbeitung noch bearbeiten. Falls sie noch Empfänger vom Versand ausschließen möchten, können sie die Zeilen mit den entsprechenden Empfängern durch Markieren und Entfernen (ENTF-Taste der Tastatur) aus der Liste löschen. Das Löschen einer Zeile entfernt nur den Eintrag zu diesem Rundschreiben. Die Daten des Kunden oder des Lieferanten bleiben unverändert.

Versand des Rundschreibens

Klicken Sie nun auf "Postausgang" um den Versand zu starten. Die Verarbeitung der Empfänger startet nun und legt die einzelnen E-Mails in den Postausgang. Der eigentliche Versand muss, je nach Einstellung ihres E-Mail-Clients, separat erfolgen.

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Email-Versand über Microsoft Outlook®

Falls sie die E-Mail nach ihrer Übergabe an den E-Mail-Client noch einmal bearbeiten oder betrachten möchten, können sie dies durch Aktivierung des Häkchenfeldes (1) vermerken. Die Versandpriorität können sie mit der Auswahl (2) an den E-Mail-Client übergeben, sofern dies von dem verwendeten E-Mail-Client unterstützt wird. Möchten sie noch einen Anhang oder mehrere Anhangsdateien an die E-Mail anfügen, können sie dies durch Ziehen und Ablegen auf das gelbe Feld (3) ausführen.

Haben sie ihre Eingaben und die erforderlichen Felder nochmals kontrolliert, können sie auf "Postausgang" klicken. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Postausgang“ wird die E-Mail entweder im E-Mail-Client geöffnet (Häkchenfeld (1) aktiviert) oder direkt in den Postausgang des E-Mail-Client abgelegt. Damit ist die E-Mail-Verarbeitung seitens Faktura-XP abgeschlossen. Je nach Einstellung innerhalb ihres E-Mail-Client wird die E-Mail erst versendet, wenn sie den Versand dort auslösen.

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Optionale Einstellungen in Outlook

In Faktura-XP können Sie E-Mails im E-Mail-Dialog beliebig formatieren. Damit ihnen diese Formatierung beim Versand über Outlook nicht verloren geht, sollten sie in den Optionen ihres Outlook das Format HTML für neu verfasste E-Mails einstellen. So erhält der Empfänger ihrer E-Mails diese so, wie sie diese in Faktura-XP formatiert haben. Dazu öffnen sie in ihrem Outlook die "Outlook Optionen". Dort wählen sie in der Navigation "E-Mail" (1) aus. Im Bereich "Nachrichten verfassen" öffnen sie die DropDown-Auswahl (2) und wählen dort den Eintrag "HTML" aus (3).

Bestätigen Sie nun mit „OK“ und verlassen die Optionen wieder. Ab sofort wird ihnen die Formatierung, die sie innerhalb Faktura-XP als E-Mail-Text eingeben und formatieren, auch 1:1 in Outlook übernommen.

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Email-Versand über SMTP-Server

Mit Faktura-XP können Sie E-Mails an Kunden und Lieferanten sowie den Dokumentversand von Angeboten und Rechnungen und auch Newsletter bzw. Rundschreiben über eine direkte Kommunikation mit Ihrem bzw. dem Mailserver Ihres Anbieters herstellen.

Dazu müssen Sie die E-Mail-Verarbeitung innerhalb Faktura-XP auf "SMTP Versand" umstellen. Die Umstellung für den E-Mail-Versand vom Standard-MAPI-Versand zum direkten SMTP-Versand können Sie über jeden der Druckdialoge oder die Schaltfläche „E-Mail-Parameter“ im Postausgang des Faktura-XP internen Mailoffice vornehmen. Voraussetzung ist, dass Sie das Zusatzmodul "CRM-Mailoffice" erworben haben.

Die Konfiguration und Nutzung des SMTP-Versands finden Sie im Kapitel CRM-Mailoffice

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