Seriennummern

Seriennummernverwaltung

In einer Serienfertigung oder Losfertigung produzierte Produkte werden im Regelfall mit eindeutigen Losnummern oder Seriennummern gekennzeichnet, um sie eindeutig zu identifizieren. Damit kann man dem Kunden besondere Serviceleistungen und Produktgewährleistungen ermöglichen. Im Bereich der Elektronik und Mobilfunkgeräten wird z.B. die Seriennummer der Geräte auch IMEI genannt und ist eine eindeutige 15-stellige Seriennummer. Anhand der IMEI Nummer kann jedes GSM- oder UMTS-Endgerät weltweit eindeutig identifiziert werden kann. Oft ist es für technische Geräte nur durch Angabe einer Seriennummer eindeutig zuordenbare Ersatzteile zu beschaffen. Mit der in Faktura-XP integrierten Seriennummernverwaltung ist die Erfassung und die Verwaltung von Seriennummern kein Problem.

Für einen kundenorientierten Service, einer zweifellosen Nachverfolgung und der lückenlosen Archivierung ist die Zuordnung von eindeutig definierten Nummern in vielen Branchen zwingend notwendig. Produkte mit Los-, Serien- oder IMEI Nummern können sie bei der Lieferscheinerstellung oder Rechnungslegung erfassen. 

Die Seriennummernverwaltung finden Sie in der Navigation “Produktion -> Seriennummern”.

Seriennummern auf einen Blick

Werden beim Erstellen einer Rechnung Seriennummer und Garantiezeit des Artikels mit aufgenommen, so wird dies in der Seriennummernliste dokumentiert. Siehe auch: Anlegen einer Seriennummer weiter unten in diesem Kapitel.

Die Liste der Seriennummern umfasst alle jemals in Rechnungen erfasste Seriennummern. Beim öffnen der Liste werden ihnen zunächst nur Seriennummern angezeigt, die in Rechnungen des aktuellen Monats erfasst wurden. Alle anderen Seriennummern werden auf Grund der möglichen hohen Datenmenge ausgefiltert.

Suchen und Finden

Für die Suche nach einer Seriennummer oder einem Kunden können sie die Suche im unteren Bereich der Liste nutzen. Verwenden sie entweder die Buchstabenleiste von A-Z um den Namen / MatchCode des Kunden als Suchhilfe zu verwenden. Klicken sie auf eines der Buchstaben Schaltflächen, werden Ihnen alle Seriennummern angezeigt dessen Kunden MatchCode mit diesem Buchstaben beginnt.

Möchten sie direkt einen Suchbegriff eingeben, können sie dies im Feld "Suchkriterium" tun. Stellen sie neben dem Eingabefeld noch ein, ob direkt nach einer Seriennummer (Voreinstellung) oder zusätzlich in allen Feldern der Liste gesucht werden soll.

Wird nur nach "Seriennummer" gesucht, wird das Suchergebnis schneller angezeigt als wenn sie "Alle Felder" absuchen lassen. Sie können übrigens auch Teilbegriffe mit Leerzeichen getrennt als Suchkriterium verwenden. Sie können in der Liste auch eine Filterung nach Monat und Jahr machen.

Filtern der Liste

Möchten Sie einen Überblick über die Seriennummern eines bestimmten Monats/ Jahres erhalten, können Sie dies in der Liste durch setzen des Filters(5) machen. Geben sie in den Feldern „Monat und Jahr“ den gewünschten Zeitraum an und klicken dann auf die Schaltfläche „Filter“. Möchten sie alle Seriennummern sichtbar machen, klicken sie die Schaltfläche „Alle“.

Drucken der angezeigten Liste

Über die Schaltfläche Drucken können Sie sich eine Liste der ausgestellten Rechnungen mit den jeweiligen Seriennummern ausdrucken lassen. Sie haben auch wieder verschiedene Suchoptionen zur Auswahl (Suche in Seriennummer, Kundendaten, Artikeltext).

Durch Markieren einer Seriennummernzeile und Anklicken der Schaltfläche Details (oder Doppelklick auf S-Nr. in der Liste) kommen Sie in die Registerkarte Artikeldaten.

Tipp:

Sie können in der Liste mit einem Doppelklick auf einen Eintrag der Spalte "Rg-Nr." (Rechnungsnummer) die betreffende Rechnung zur Bearbeitung öffnen. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag der Spalte "Kunde" den Kunden bearbeiten.

.

Seriennummern Details

Sie können durch Klicken auf die Schaltfläche "Details" oder durch Doppelklicken auf eine Seriennummer in die Detailansicht der Seriennummer gelangen. In diesem Datenblatt können sie alle relevanten Zusammenhänge zu diesem Artikel mit dieser Seriennummer einsehen.

Registerkarte Artikeldaten

In diesem Dialog haben Sie einen detaillierten Überblick über Rechnungsdatum und Rechnungs–Nr., den Kunden, den Artikel, und über Preise und Rabatt, Lagerfähigkeit und Bestand des Artikels. In den Reg.Karten Kundendaten und Lieferadresse können Sie sich über die Kundendaten und die evt. Lieferadresse informieren.

Registerkarte Kundendaten

Registerkarte Lieferadresse

In dieser Registerkarte wird Ihnen die Lieferanschrift - falls von der Rechnungsadresse abweichend - angezeigt.

Registerkarte Logistikdaten

Die Registerkarte "Logistikdaten" enthält eine Ansicht über die Rechnungsdaten des Artikels mit der Seriennummer. Ebenso finden sie hier den Status der Rechnung, den Abschlussbetrag, das Abschlussdatum und eventuelle Mahnungen ersehen. Ferner haben Sie einen Überblick über die Garantiezeit des Artikels mit Anfangs- und Enddatum.

Datenblatt drucken

Über die Schaltfläche "Drucken" können Sie das Datenblatt der Seriennummer ausdrucken lassen.

.

Anlegen einer Seriennummer

Die Anlage einer Seriennummer oder IMEI Nummer für einen Artikel erfolgt nicht am Artikel selbst sondern wird zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung an der Artikelposition in der Rechnung hinterlegt. Es ist somit nicht notwendig eine separate Verwaltung von Seriennummern oder dem Wareneingang zu führen.

Sie müssen bei der Erstellung der Rechnung in die Detailansicht der Rechnung wechseln, dort mit der Schaltfläche "Ansicht" die Positionsansicht vergrößern. Nun können sie im Feld "Seriennummer" die Seriennummer entweder manuell eingegeben oder per Barcode Scanner erfasst. Optional ist die Eingabe einer Garantiezeit möglich. Die Eingabe erfolgt in "Anzahl Monate" als ganze Zahl. Daraus kann Faktura-XP dann die ablaufenden Garantiezeiten berechnen und in der Liste der Seriennummern anzeigen. Diese werden dort farbig markiert.

.

Seriennummer Eingabehinweis

Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese Erinnerung im Artikel aktiviert, wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.

Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben.

Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.

Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.

.