Lieferantenstamm

Was ist ein Lieferantenstamm?

Definition Lieferantenstamm: Der Lieferantenstamm ist eine Liste von Unternehmen (seltener Einzelpersonen), von denen Sie als Unternehmen, Waren oder Dienstleistungen beziehen können. In jedem Lieferanten "Stammsatz" verwalten sie die Adressdaten der Lieferanten sowie alle zugehörigen Ansprechpartner und Kommunikationswege. In der Buchhaltung werden Lieferanten auch als „Kreditoren“ bezeichnet.

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Vorwort zum Umgang mit personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten sind ein hohes Gut und müssen sorgsam behandelt und gegen den Zugriff Dritter geschützt gespeichert werden. Sie sind verpflichtet, die Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter - auch intern - so abzulegen, dass diese nicht von jedem zugänglich sind. Zum Beispiel Datensicherungen der Geschäftsdaten oder Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten müssen vertraulich behandelt und abgelegt sein. Listenausdrucke von Kunden- oder Adresslisten dürfen nicht als lesbare Listen in das Altpapier gelangen, sondern müssen vorher z.B. mit einem Aktenvernichter vernichtet, unlesbar gemacht werden. Den Umgang mit diesen sensiblen Daten regelt in Deutschland und der gesamten EU die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die zwingend eingehalten werden muss.

Hinweis:

Im Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in ganz Europa in Kraft. Betroffen sind alle Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und nutzen. Diese Unternehmen sind verpflichtet, ihre eigenen Datenverarbeitungsprozesse an diese gesetzliche Verordnung anzupassen. Die Umsetzung kann von den EU-Datenschutzbehörden kontrolliert und bei Verstößen auch sanktioniert werden. Einen Link zu dieser Verordnung finden Sie am Ende dieser Seite.

Lieferantenliste

Die Liste Ihrer Lieferanten finden Sie über die Navigation "Stammdaten –> Lieferantenstamm"

Die Lieferanten werden zunächst in der Lieferantenliste angezeigt, wo Sie die wichtigsten Eckdaten der Lieferanten einsehen können. Die Liste kann durch Eingabe eines oder mehrerer Begriffe gefiltert werden. Zudem können Sie von hier aus Lieferanten anlegen, ändern oder löschen.

Die Lieferantenliste hat einen ähnlichen Funktionsaufbau wie die Kundenliste. Sie besitzt die gleichen Schaltflächen zur Sortierung, Suche und Anzeige der Daten. In der Lieferantenliste tragen Sie die Adressen Ihrer Lieferanten ein. Ebenfalls durch einen Klick auf Neu können Sie Ihre Daten eingeben.

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Freitextfelder

Im Lieferantenstamm jedes Lieferanten können sie bis zu sechs Freitextfelder mit beliebigem Inhalt hinterlegen. Die Freitextfelder können mit einer eigenen Bezeichnung in den Parametereinstellungen konfiguriert bzw. benannt werden. Die Freitextfelder werden auch in der Suche berücksichtigt. Die Lieferantenliste zeigt die Freitextfelder nicht an. Dazu müssen sie in die Detailansicht des Lieferanten wechseln.

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Die Schaltflächen im unteren Bereich der Lieferantenliste

Schaltfläche NEU

Wählen Sie die Schaltfläche Neu, gelangen Sie in eine leere Eingabemaske für die Eingabe der Lieferantendaten. Diese Schaltfläche bietet auch ein Menü mit weiteren Funktionen. Dieses erreichen Sie, wenn Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche klicken (1). . Lieferant erstellen mit einem Klick Die Neuanlage eines Lieferanten können Sie mit der Schaltfläche "Lieferant aus Adresse erstellen" automatisieren. Dazu klicken Sie auf den Menüeintrag (2). Es wird nun ein Eingabedialog für die Adresse angezeigt. In das noch leere Feld können Sie jetzt die Adresse eines Lieferanten, die Sie zum Beispiel aus einer E-Mail oder von einer Webseite kopiert haben, einfügen. Das können Sie mit den unter Windows® üblichen Methoden der Tastatur ([STRG+c] und [STRG+v]) oder auch mit der Zwischenablage über die rechte Maustaste (1) tun. Eine Handeingabe per Tastatur ist natürlich ebenfalls möglich. Die Adresse muss einen korrekten postalischen Aufbau haben, wie er in Deutschland oder einem entsprechenden Zielland üblich ist (2). Bei Auslandsadressen müssen Sie unterhalb von PLZ und Ort das Land, als letzte Zeile angeben. Die Schreibweise des Landes muss in der Sprache erfolgen, in der die Sendung abgeschickt wird. Eine Erläuterung für den korrekten Adressaufbau finden Sie weiter unten auf dieser Seite. Diese Funktion erkennt den Aufbau nahezu aller weltweit verwendbaren Postadressen. Es können auch Zusatzinformationen innerhalb der Adresse wie Postfach, Packstationen und auch Postboxen in den Ländern Belgien und den Niederlanden korrekt zugeordnet werden. Beispiel: Österreichische Adresse

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Schaltfläche Details

Um einen Lieferanten der Liste zu ändern, klicken Sie entweder doppelt auf den Eintrag in der Liste, oder nach dem Markieren des gewünschten Lieferanten, einmal auf die Schaltfläche Details. Weitere Funktionen in der Schaltfläche Details Webseite des Lieferanten aufrufen Ruft die im Lieferanten hinterlegte Webadresse in Ihrem Standard-Browser auf. . Google Maps® Um sich den Standort des Lieferanten direkt in einer Karte anzusehen, klicken Sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und der Lieferant in der Karte markiert. Dazu dienen die im Lieferanten eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Straße mit Hausnummer. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion. . Google Maps® Route anzeigen Um eine Anfahrt zum Lieferanten planen zu können, klicken Sie diese Schaltfläche. Es wird damit Ihr Webbrowser mit der Karte Google Maps® geöffnet und die Fahrroute mit alternativen Fahrstrecken zum Lieferanten in der Karte markiert. Dazu dienen die im Lieferanten eingegebene Adresse mit den Feldern Land, Postleitzahl und Straße mit Hausnummer und die in den Parametern eingetragenen Adressdaten Ihres Standortes. Die Genauigkeit bzw. Auflösung der Karte beträgt etwa 5 Meter. Der Dienst wird zurzeit kostenlos von Google® angeboten. Wird dieser Dienst eingestellt, entfällt diese Funktion. Beispiel: .

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Schaltfläche Historie

In der Historie lassen sich die Daten, die im Moment in der Kundenliste angezeigt werden, mit den wichtigsten Informationen ausdrucken.

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Schaltfläche Drucken

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken", wird der Druckdialog angezeigt. Dieser bietet verschiedene Möglichkeiten, die in der aktuell angezeigten Lieferantenliste auf einem Drucker auszugeben. Wählen Sie die gewünschte Art der Liste aus und klicken dann auf "OK". Nun wird eine Liste mit den momentan in der Liste angezeigten Lieferanten zur Druckausgabe auf dem Bildschirm angezeigt. Sie müssen also vor dem Drucken zuerst die Liste Ihrer Lieferanten durch Eingabe von Suchbegriffen so filtern, dass nur die Lieferanten angezeigt werden, die Sie anzeigen/ausdrucken möchten. Weitere Funktionen in der Schaltfläche Drucken

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Schaltfläche E-Mail

Die Schaltfläche E-Mail kann zum Versand einer E-Mail an den Lieferanten genutzt werden. Diese Schaltfläche besitzt auch ein Untermenü mit weiteren Funktionen, die bei der Kommunikation oder Anfahrt zum Lieferanten genutzt werden können. Dazu klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand der Schaltfläche. Weitere Funktionen . Rundschreiben an Lieferantenauswahl Hier können Sie die Funktion "Rundschreiben an Lieferantenauswahl" aufrufen. Damit können Sie an die gerade in der Lieferantenliste gezeigten Lieferanten ein Rundschreiben oder eine Anfrage per E-Mail verfassen. Schränken Sie die Liste durch Eingabe von Suchbegriffen ein, wird die Liste der Lieferanten entsprechend eingeschränkt angezeigt. So können Sie an alle diese Lieferanten eine Nachricht per E-Mail senden. Geben Sie einen Betreff ein oder wählen Sie einen Betreff aus der Liste aus. Durch Auswahl einer Betreffzeile wird der dazugehörige Text (Textbaustein) automatisch als Mailtext übernommen. Sie können diesen aber auch direkt im Feld "Text" eingeben oder abändern. Wenn Sie dem Rundschreiben noch einen Anhang hinzufügen möchten, können Sie diesen unterhalb der Betreffzeile im Feld "Anhang" einfügen. Sie können einen Pfad mit Datei direkt eingeben oder die Schaltflächen am Ende des Feldes nutzen. Die erste Schaltfläche dient zur Ansicht des Anhangs, die zweite zur Auswahl einer Datei, die als Anhang verwendet werden soll. Es kann nur ein Anhang eingefügt werden.

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Schaltfläche Löschen

Mit der Löschen Schaltfläche lassen sich markierte Kunden einzeln aus der Liste entfernen.

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Schaltfläche Suchen

Über die Schaltfläche Suchen können Sie gezielt nach dem gewünschten Lieferanten Ihres Lieferantenstamms suchen.

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Lieferantendaten

Die Daten des Lieferanten sind in mehrere Registerkarten angeordnet, die thematisch sortiert sind.

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Registerkarte: Adressdaten

Die Registerkarte "Adressdaten" ist die Ansicht, die bei der Neuerstellung oder Bearbeitung eines Lieferanten angezeigt wird. Sie umfasst die wichtigsten Eckdaten Ihres Lieferanten, die z.B. zur Erstellung einer Anfrage oder einer Bestellung grundlegend erforderlich sind, aber auch Telefonnummern oder E-Mail-Adressen, die zur Kommunikation mit dem Lieferanten auf einen Blick ersichtlich sein müssen.

Lieferantennummern

Bei der Neuanlage eines Lieferanten wird die Eingabemaske geöffnet und eine Lieferantennummer aus dem voreingestellten Nummernkreis bzw. vorrangig aus den bereits vorhandenen Lieferantennummern ihrer Lieferanten generiert. Die Lieferantennummern werden also aus der höchsten, davor liegenden Nummer erzeugt. Höchste, bereits verwendete Lieferantennummer +1 ist die nächste Nummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Sie müssen nur darauf achten, eindeutige Nummern zu verwenden, die nicht schon verwendet wurden. Es sind 20 Stellen zur Eingabe möglich, die aus Zahlen und Buchstaben bestehen können. Beachten Sie, dass nach Verwendung von Buchstaben und anderen Zeichen am Ende der Nummer eine automatische Nummernvergabe eventuell nicht mehr möglich ist. Daher empfehlen wir, möglichst nur Zahlen zu verwenden. Stellen Sie in den Parametern unter Nummernvergabe ein, ob Sie "Nur Zahlen" oder "Zahlen und andere Zeichen" als Lieferantennummern verwenden möchten.

Hinweis:

Verwenden Sie für Lieferantennummern möglichst nur Zahlen, keine Buchstaben, Bindestriche oder andere Sonderzeichen. Die Verwendung von Buchstaben und anderen Zeichen als Lieferantennummern "bremst" die Suchfunktionen zum Teil enorm. Dabei wird nicht nur die Suche innerhalb der Lieferanten, sondern auch die Suche in allen Dokumenten, wie EK-Bestellungen, Rückstandsüberwachung und dem Lagerwesen, die mit diesen Lieferantennummern in Verbindung stehen, stark verlangsamt. Die Datensammlung kann also mit der Zeit erheblich anwachsen und ihre Anwendung durch nicht optimal angelegte Lieferantennummern verlangsamen.

Die schnellste Suche und die schnellste Sortierung Ihrer Daten, in denen Artikelnummern vorkommen können, erfolgt durch ausschließliche Verwendung von Zahlen. 

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Automatische Nummernvergabe:

Die höchste, bereits verwendete Lieferantennummer +1 ist die nächste Lieferantennummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Lieferantennummer kann als Zahl den Maximalwert einer 32‑Bit‑Zahl von 2.147.483.647 annehmen oder als Text eine Stellenzahl von 20 Zeichen.

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Adressfelder

Die Adressdaten jedes Lieferanten werden in Faktura-XP als Adressblock, ohne separate Felder für Anrede usw. erstellt. Die vier Felder Namensfeld 1 bis 4 sowie die Felder für Straße, Postleitzahl, Ort und Land bilden zusammen die gesamte Adresse des Lieferanten. Diese Felder gehören zur Kundenadresse und werden auf Dokumenten und Aufklebern verwendet.

In den Namensfeldern 1 bis 4 tragen Sie die zur Adresse gehörenden Angaben wie Firma, Name, Ansprechpartner, Abteilungen usw. ein. Die Felder für Straße, Postleitzahl, Ort und Land werden separat gefüllt.

Korrekter Adressaufbau für z.B. Deutschland

Die korrekte Strukturierung und Formatierung einer Adresse ist für den Transport der Sendung und für die Gültigkeit eines Dokumentes wie Bestellung oder Rechnung zwingend erforderlich. Die Strukturierung und Formatierung von Adressen ist mit wenigen Ausnahmen auch international bzw. EU-weit anwendbar. Beachten Sie folgende Punkte bei der Eingabe von Adressen:

• Im Adressfeld werden keine Leerzeilen eingefügt – auch nicht vor der Zeile mit der Postleitzahl und dem Ort. Die gesamte Adresse wird somit als durchgehender Block geschrieben. Unterstreichungen sind nicht erlaubt.

• Ein Länderkennzeichen vor der Postleitzahl, z.B. "D-1234 Musterstadt" ist entgegen des weitverbreiteten Irrtums im Postverkehr nicht erforderlich, auch nicht für Sendungen in das Ausland (siehe auch Information der Deutschen Post). Man verwendet bei Auslandssendungen stattdessen die Landesangabe in Textform als letzte Zeile in der Adresse - z.B. "Frankreich" oder "Italien". Die Sprache der Landesangabe wird in der Sprache des Absenderlandes verfasst. So können die Postmitarbeiter die Zielländer besser lesen.

• Wird Post an ein Postfach gesendet, sollte auf die Straßenbezeichnung verzichtet werden. Als Vermerk ist „Postfach“ anzugeben, gefolgt von der Postfachnummer, die zwischen 4 und 8 Stellen umfassen kann.

Informationen der Deutschen Post zu diesem Thema

• Was ist aus dem Landescode geworden?
• Brief beschriften ins Ausland – So adressieren Sie Ihre Post richtig

Das Feld "Länderkennung" vor der Postleitzahl ist in Faktura-XP® seit Januar 2019 entfallen.

Beispiel: Korrekte Adresseingabe

So sollten Sie Ihre Adressdaten anlegen.

  

Beispiel: Falsche Adresseingabe

Die Wirkung bei falscher Adresseingabe
Die Wirkung zeigt sich z.B. in der Lieferantenliste. In dieser und auch in allen 
Suchlisten für Lieferanten werden nur die Felder Name-1 und Name-2 aufgeführt.
  

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Ausfüllhilfen in Adressfeldern

Nach Eingabe der Postleitzahl wird Ihnen automatisch die Stadt im Feld "Ort" vorgeschlagen – sofern diese im Verzeichnis vorhanden ist. Es werden die meisten Städte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz über deren Postleitzahl erkannt. Das dazugehörende Bundesland - Feld "BL" - wird ebenfalls nach Möglichkeit automatisch eingetragen. Das Bundesland wird nicht automatisch in der Adressverarbeitung – z.B. beim Dokumentendruck – verarbeitet. Es steht aber als Feld für andere Verarbeitungen - z.B. Adressaufkleber oder Serienbriefe – zur Verfügung.

Sie können vor der Postleitzahl auch eine Landeskennung (Kfz-Kennzeichnung) eingeben. Das Feld "Land" wird bei Erkennung einer Auslandsadresse automatisch mit dem Landesnamen gefüllt. Falls nicht, können Sie hier das Land von Hand eintragen oder mit einem Doppelklick in das Feld "Land" (1) eine Länderliste aufrufen.

Wählen Sie dann in der Liste ein Land aus (2). Sie können auch durch Eingabe des ersten Buchstabens des gesuchten Landes über Ihre Tastatur zum passenden Bereich der Liste springen.

Mit der Schaltfläche OK (3) übernehmen Sie das Land. Mit der Übernahme werden das Feld "Land" und das Feld "ISO-3166" (auf Register "weitere Informationen") überschrieben.

Mit der Schaltfläche Abbruch (4) verlassen Sie die Auswahl ohne Übernahme der Auswahl.

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Matchcode als Suchhilfe

Der Matchcode ist für eine Suchfunktion gedacht. Geben Sie hier den Namen oder zumindest den Anfangsbuchstaben ein, unter dem der Eintrag später zu finden sein soll. Beispiel: Die Firma Klaus Schmidt GmbH sollte den Matchcode: "Schmidt" oder "S" hinterlegt haben. Damit wird das Unternehmen unter "S" wie "Schmidt" und nicht "K" wie "Klaus" gefunden. Optimal wäre der MatchCode "Schmidt Klaus". So ist der Lieferant sowohl unter "Schmidt" und nach "S" sortiert zu finden als auch mit dem Suchbegriff "Klaus".

Die Felder E-Mail-Adresse und Internet sind mit einer Schaltfläche am Ende des Feldes ausgestattet. Damit können Sie direkt auf die angegebene Webseite gelangen bzw. mit der angegebenen E-Mail-Adresse eine neue E-Mail verfassen. Geben Sie im Feld "Internet" die Webadresse in der gewohnten Form ein (mit oder ohne http::// - z.B. www.firma-huber.de). Die E-Mail-Adresse muss das "@" (gesprochen 'ät') enthalten. Beispiel: info@firma-huber.de. Internet und E-Mail-Adressen werden immer in Kleinbuchstaben eingegeben und verwendet. Das Internet ignoriert Großbuchstaben.

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Vorlage verwenden

Sie können für Anschreiben an Ihre Kunden beliebige Vorlagendateien (*.dot) erstellen und diese mit den unten aufgeführten Textmarken versehen. Damit können Sie dann aus Faktura-XP heraus diese Vorlagendatei öffnen lassen und die Adressdaten übergeben. Wenn Sie diese Option angewählt haben, wird ein weiteres Auswahlfeld sichtbar, das Ihnen die Möglichkeit zur Wahl zwischen verschiedenen Vorlagendateien bietet, sofern Sie bereits einige in Faktura-XP hinterlegt haben. Wie Sie diese Vorlagendateien in Faktura-XP hinterlegen können, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Datenbankparameter. Die Vorgehensweise zur Erstellung von Vorlagendateien und Textmarken entnehmen Sie bitte dem Handbuch Ihrer MS-Word-Anwendung. Eine Auflistung aller Textmarken finden Sie in Anhang 3 (Textmarken in Vorlagendateien).

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Schaltflächen im Lieferanten Detailbereich

Am unteren Rand der Eingabemaske zum Lieferanten finden Sie einige Schaltflächen, die jeder Registerkarte dieser Eingabemaske sichtbar sind.

Speichern

Ihre Änderungen und Eingaben in der Detailansicht werden immer beim Klicken auf die Schaltfläche "EXIT" gespeichert. Um Ihre bisherigen Eingaben auch zwischendurch zu speichern, verwenden Sie die "Speichern" Schaltfläche.

Historie

Sie können hiermit alle historischen Daten – also Bestellungen bei diesem Lieferanten – einsehen und aufrufen.

OPos Dieser Bericht listet alle offenen Posten zu diesem Lieferanten auf.

Google Maps®

Artikelliste

Mit dieser Schaltfläche wird eine Liste erstellt, die alle Artikel umfasst, die dieser Lieferant liefern kann. Ist also dieser Lieferant in einem Artikel als "Artikellieferant" hinterlegt, wird dieser Artikel in der Liste aufgeführt.

Eingabe

Ist in den Einstellungen der Anwendung hinterlegt, dass Detaildatensätze nur mit Sperrung geöffnet werden, müssen Sie vor der Bearbeitung die Taste klicken, um den Datensatz bearbeiten zu können. Ist diese Einstellung nicht aktiv, wird hier keine Schaltfläche angezeigt.

Exit

Mit Exit verlassen Sie die Detailansicht des Lieferanten. Dabei wird der Datensatz ohne Meldung in der Hauptdatenbank des Systems gespeichert und dieser Lieferant zur Bearbeitung für andere Benutzer freigegeben.

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Registerkarte: Finanzdaten

In der Registerkarte Finanzdaten können sie ihren Rabatt, ihr Einkaufslimit, die Kontoverbindung und SEPA-Informationen hinterlegen sowie den überschlägigen Umsatz nach Geschäftsjahr einsehen.

Rabatt

Der Rabatt (in Prozent) ist ein genereller Rabatt auf alle Artikel, die Sie bei diesem Lieferanten beziehen können. Dieser Wert kommt bei der Eingabe von Bestellpositionen zum Einsatz und kann durch den Rabattrechner innerhalb einer Bestellposition verwendet werden.

Limit

Dieser Wert ist ihr Kreditlimit bei diesem Lieferanten. Falls eine Maximalgrenze für Einkäufe bei einem Lieferanten besteht, können Sie diese als Limit hier eingeben. Steht hier 0,00, ist keine Begrenzung vorhanden bzw. vereinbart (Standard). Geben Sie hier den Höchstbetrag für Warenkäufe oder Dienstleistungen ein. Wird beim Erstellen von Bestellungen (Einkauf) dieser Wert erreicht oder überschritten, wird eine Meldung ausgegeben. Diese Meldung hat lediglich informativen Charakter und schränkt keinerlei Funktionen ein. Geben Sie in dieses Feld 0,00 oder eine positive Zahl als Maximalbetrag ein. Die Eingabe eines negativen Betrags ist nicht vorgesehen.

Kontoverbindung

• Kontoverbindung: Hier geben Sie die Bankdaten dieses Lieferanten ein. Sie können hier die Bankdaten aus Bankleitzahl, Kontonummer und Kontoinhaber eingeben. Ab August 2014 ist der Geldtransfer in ganz Europa nur noch mit SEPA möglich. Dazu geben Sie dann in den Feldern IBAN und BIC die entsprechenden Daten des Lieferanten ein. Es ist auch möglich, die bisherigen Kontodaten in eine gültige IBAN umzurechnen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Feld IBAN. Faktura erstellt Ihnen damit dann die IBAN-Daten und trägt diese dann in das leere Feld IBAN ein. Möchten Sie eine SEPA-Lastschrift für diesen Lieferanten erstellen, sind die korrekte IBAN des Lieferanten und die Mandatsreferenz-ID erforderlich. Ist das Feld IBAN bereits ausgefüllt, wird das Anklicken der Schaltfläche ignoriert.

•Konto und Bankleitzahl: Die klassischen Felder für die Bankverbindung des Lieferanten.

•IBAN: In diesem Feld steht die IBAN des Lieferanten, die alle Angaben zu Konto und Bank enthält.

Hinweis:

Haben Sie Verständnis dafür, dass wir KEINEN Support zum Thema SEPA bieten können. Wenden Sie sich bei Fragen zu SEPA bitte direkt an Ihre Hausbank.

Im Popup BLZ sind alle aktuellen deutschen Banken aufgelistet. Diese Liste kann kostenlos auf unserer Internetseite aktualisiert werden und stammt von der Deutschen Bundesbank. Sie können aber auch eine Liste der Banken Ihres Landes einlesen. Dazu müssen Sie eine Liste im Excel® Format vorbereiten, die Sie dann in Faktura-XP importieren können. Lesen Sie dazu das Kapitel "Import von Stammdaten".

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MandatsreferenzID

Die MandatsreferenzID ist die eindeutige Kennung dieses Lieferanten. Diese wird entweder bei der Neuanlage eingegeben oder automatisch aus der Lieferantennummer erstellt. Ist das Feld leer, kann mit der Schaltfläche am Ende des Feldes eine Mandatsreferenz-ID erstellt werden. Dazu verwendet Faktura-XP die Lieferantennummer und die Mandantennummer (000–999) der Anwendung. Der Aufbau ist folgender: Die Anzahl der Stellen der bereits vorhandenen Lieferantennummern entscheidet automatisch darüber, ob Faktura-XP eine 10-stellige oder 20-stellige Nummer erstellt. Existieren also bereits Lieferantennummern mit 10 oder mehr Stellen, wird die Lieferantennummer vorn mit Nullen aufgefüllt und die Mandantennummer davor hinzugefügt.

Beispiel :
 
* Lieferantennummern :    5007
* Mandant (Datenbank):    003
 
* Ergibt: 003 + 0000005007 

* MandatsreferenzID = 0030000005007 
 

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Mandatsreferenznummer

Die Mandatsreferenznummer ist eine Kennung je Mandat (Erlaubnis z.B. zur Lastschrift). Es können durchaus mehrere Mandate mit jeweils unterschiedlichen Mandatsreferenznummern je Lieferant existieren. Die Mandatsreferenznummer wird automatisch aus der im Lieferanten hinterlegten MandatsreferenzID und einem angehängten Zähler gebildet.

Beispiel :
 
* MandatsreferenzID :     0030000005007 
* Mandatsreferenznummer : 0030000005007-001

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Umsatzliste

In der Umsatzliste der Registerkarte Finanzdaten werden Ihnen die Umsatzdaten der Einkäufe bei Ihrem Lieferanten nach Geschäftsjahren angezeigt. Die angezeigten Umsätze basieren auf den Rechnungen, die sie von ihren Lieferanten erhalten. Diese Rechnungen müssen sie im Bereich Zahlungsausgang der Buchhaltung eingeben. Die Werte werden dann nach Jahren summiert angezeigt.

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Registerkarte: Kontaktperson

In diesem Register können eine beliebige Anzahl Kontaktpersonen je Lieferant angelegt werden.

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Sortieren der Kontaktpersonen

Um die Liste der Kontaktpersonen zu sortieren, klicken Sie in der Überschrift der Liste auf eine der Spalten oberhalb der Liste (1). Bei einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften wird die Liste aufsteigend sortiert, bei einem weiteren Klick wird die Liste absteigend sortiert.

Wenn Sie in eines der Felder mit der rechten Maustaste klicken, wird Ihnen ein Kontextmenü angezeigt. In dem angezeigten Kontextmenü finden Sie ebenfalls Sortierfunktionen, mit denen Sie die Liste aufsteigend und absteigend sortieren können.

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Registerkarte: Zusatzinformation

Hier können sie interne Informationen zu dem Lieferanten eingeben. Diese Zusatzinfo können Sie mit einem Passwort gegen unerlaubtes Einsehen schützen, die selbst Ihre Mitarbeiter nicht, oder nur bestimmte Personengruppen einsehen dürfen.

Sie können diesen Bereich mit einem Kennwort belegen. Das Kennwort wird neben der Schaltfläche „Text anzeigen“ eingegeben. Wird dann auf die Schaltfläche geklickt, wird bei einem richtigen Kennwort der Text angezeigt. Ist noch kein Kennwort hinterlegt, können Sie beim Klicken auf die Schaltfläche das Kennwortfeld leer lassen.

Festlegen eines Kennwortes:

Dazu klicken Sie auf das "Schlüssel" Symbol unten.

Das nun folgende Menü zeigt ihren Benutzernamen an und verlangt nach dem Eintrag des Kennwortes. Haben Sie noch eines, dann geben Sie unter „neues Kennwort“ eines ein und bestätigen Sie durch die gleiche Eingabe das Kennwort noch einmal unter „Bestätigung“. Wollen Sie ihr altes Kennwort ändern, geben Sie es unter „altes Kennwort“ ein und vergeben danach ein neues. Verlassen Sie das Menü durch einen Klick auf Schließen. Jetzt ist der Text so lange nicht sichtbar, bis das richtige Kennwort eingegeben wurde. Dazu schreiben Sie es in das Feld links neben dem Schlüssel und klicken danach auf die Schaltfläche Text anzeigen. Ist das Kennwort korrekt, wird der Text wieder sichtbar.

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Registerkarte: Weitere Informationen

Hier können Sie die Sprache für den Dokumentendruck und die Artikelauswahl angeben. Wählen Sie eine Sprache aus, kann vor dem Ausdrucken von z.B. Rechnungen die Sprache für den Ausdruck noch gewählt werden, ohne den Lieferantenstamm zu verändern.

Im Feld "ISO-3166" geben Sie bitte den Länder-Code des Landes an, in dem der Lieferant seinen Sitz hat. Es handelt sich um eine internationale Angabe, und sie besteht immer aus zwei Buchstaben. Ist der Lieferant (aus Sicht Ihres Standortes) im Ausland ansässig und haben Sie im Register "Finanzdaten" die Steuernummer des Lieferanten bereits hinterlegt, können Sie das Häkchen "Steuerfrei" setzen. Damit werden Bestellungen an diese Lieferanten automatisch steuerfrei (ohne Mehrwertsteuer) erstellt.

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Registerkarte: Dokumente

Hier kann man beliebige Dokumente diesem Lieferanten zuordnen. Das können Dokumentdateien in allen beliebigen Formaten (Word, Excel, PDF usw.) sein, aber auch Fotos, Grafiken, Videos oder Klang- und Musikdateien.

Die hier angegebenen Dokumente werden nur mit Ihrem Dateipfad in der Datenbank abgelegt – also als Link bzw. Verknüpfung abgespeichert. Gemeinsam genutzte Lieferantendokumente sollten Sie dann auch zentral, auf einem gemeinsamen Laufwerk, z.B. auf Ihrem Server, ablegen, damit jeder Nutzer diese ebenfalls einsehen kann.

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Hinzufügen eines Dokumentes

Mit der Taste „Dokument einfügen” können Sie eine beliebige Datei, auch über das Netzwerk oder sogar über das Internet, auswählen und deren Verknüpfung in die Datenbank übernehmen. Ihnen wird dann ein neuer Eintrag der Liste angezeigt, der den Dateinamen, das Einfügedatum und die Zeit sowie den Vergnügungspfad anzeigt.

Es handelt sich hierbei lediglich um eine Verknüpfung. Mit der grauen Taste ganz links, können Sie das Dokument abrufen, anzeigen oder abspielen. Die Datei wird automatisch mit dem in Ihrem Betriebssystem vorgesehenen Programm geöffnet.

Es werden keine Dateien kopiert, verschoben oder in die Datenbank übernommen.

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Anzeigen des Dokumentes

Mit der kleinen Schaltfläche vor dem Eintrag des Dateinamens können Sie das verknüpfte Dokument aufrufen. Es wird Ihnen in der mit diesem Dateityp verknüpften Anwendung geöffnet.

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Löschen einer Verknüpfung

Einen Eintrag der Liste löschen Sie, indem Sie die kleine Schaltfläche mit dem roten Symbol anklicken. Damit wird die Verknüpfung dieses Dokumentes entfernt. Die Datei als solche bleibt unverändert erhalten.

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Registerkarte: Freitextfelder

Freitextfelder sind Eingabefelder in Textform, die Sie mit beliebigen Eingaben füllen können. Die Feldbezeichnung der Freitextfelder können Sie in den Parametereinstellungen frei definieren.

Die Feldlänge je Feld ist auf 255 Zeichen begrenzt. Die Freitextfelder werden in der Suche der Lieferantenliste berücksichtigt, sofern sie das in der Lieferantenliste so einstellen. Das erste Freitextfeld ist mit einem internen Suchindex belegt und ermöglicht eine besonders schnelle Suche. Oft gesuchte Inhalte sollten daher im ersten Freitextfeld angelegt sein. Die Freitextfelder werden in der Lieferantenliste nicht angezeigt. Den Inhalt der Freitextfelder können Sie nur in der Detailansicht, in diesem Register, einsehen.

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Weiterführende Informationen zu DSGVO

• Die Grundlagen des Datenschutzrechts - Allgemeine Informationen des BfDi (Bund)
• Datenschutz im Unternehmen - Informationen der IHK

• Datenschutz-Grundverordnung DSGVO
• Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Wikipedia

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Weiterführende Informationen zu SEPA

• Fragen und Antworten zu SEPA (Deutsche Bundesbank)
• Endkunden Informationen SEPA (Sparkasse)
• SEPA Zahlungsverkehr - SEPA Expertenwissen (Hettwer UnternehmensBeratung GmbH)

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