E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung wird eine E-Rechnung digital verarbeitet und muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. In Deutschland ist dies zukünftig zwingend erforderlich. Mit Faktura-XP erstellen sie Rechtskonforme E-Rechnungen. Wir unterstützen in unserer Software ab Version 5.0.0766 (Update Juni 2024) sowohl XRechnung als auch das ZUGFeRD Format. Sie müssen lediglich die E-Rechnung mit einem Klick aktivieren. Danach werden alle ihre Rechnungen, die sie als PDF Datei erstellen, automatisch als E-Rechnung erstellt. Mehr ist dazu nicht erforderlich.

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Merkmale einer E-Rechnung

• Elektronisches Format: Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, das eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Es handelt sich dabei um eine PDF Datei in die die Rechnungsdaten elektronisch lesbar eingebettet sind. Ein gängiges Format in Deutschland ist das "ZUGFeRD" Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder die "XRechnung".

• Strukturierte Daten: Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die es ermöglichen, die Rechnungsinformationen maschinell zu verarbeiten. Dies unterscheidet sie von einem einfachen PDF-Dokument, das zwar elektronisch vorliegt, aber nicht ohne Weiteres maschinell ausgelesen werden kann.

• Rechtskonformität: E-Rechnungen müssen den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Dazu gehört, dass sie dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten müssen, zum Beispiel Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag.

Vorteile der E-Rechnung

• Kostenreduktion: Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten.
• Effizienz: Schnellere Bearbeitung und Zahlung durch automatisierte Prozesse.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Bessere Rückverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsprozess.
• Umweltschutz: Verringerung des Papierverbrauchs.

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Gesetzliche Rahmenbedingungen

Seit dem 27. November 2020 ist die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend. Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen, müssen ihre Rechnungen elektronisch einreichen, und diese müssen den europäischen Normen entsprechen. Insgesamt erleichtert die Einführung von E-Rechnungen die Geschäftsprozesse, spart Ressourcen und erhöht die Effizienz in der Buchhaltung und im Rechnungswesen.

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ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD und XRechnung sind beides Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland, die den Anforderungen der gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Sie haben jedoch unterschiedliche Eigenschaften und Anwendungsbereiche:

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ZUGFeRD

Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein "Hybrid" aus PDF-Datei und eletronisch lesbarem Datenteil.

1. ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Das PDF-Dokument dient als visuell lesbare Version der Rechnung, während die XML-Daten maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können.

2. Durch das PDF-Format kann ZUGFeRD leicht von Empfängern gelesen werden, die keine speziellen Softwarelösungen für elektronische Rechnungen nutzen. Es ist daher besonders für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) geeignet, die schrittweise auf elektronische Rechnungen umstellen möchten.

3. ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen (Basic, Comfort, Extended), die unterschiedliche Komplexitätsgrade und Dateninhalte abdecken, um den Bedürfnissen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden.

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XRechnung

• XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das keine visuell lesbare Komponente wie ein PDF enthält. Es ist speziell für den automatisierten Datenaustausch zwischen Systemen konzipiert.

• Seit dem 27. November 2020 ist XRechnung für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend. Diese Norm entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist daher für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen optimiert.

• XRechnung hat eine sehr strenge und standardisierte Struktur, die sicherstellt, dass alle relevanten Informationen für die Verarbeitung durch öffentliche Auftraggeber enthalten sind.

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Zusammenfassung der Unterschiede von ZUGFeRD und XRechnung

Das Format ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten, während XRechnung ein reines XML-Format (also eine XML-Datei) ist. ZUGFeRD ist benutzerfreundlicher für Unternehmen, die den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung machen, da es eine visuell lesbare PDF-Version bietet. XRechnung richtet sich stärker an den automatisierten Austausch mit öffentlichen Verwaltungen und bietet keine visuell lesbare PDF-Version. Der Einsatzbereich von ZUGFeRD kann sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich (Business-to-Government) eingesetzt werden, während XRechnung speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber vorgesehen ist und dort verpflichtend ist.

Beide Formate tragen dazu bei, den elektronischen Rechnungsaustausch zu erleichtern und die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu steigern, haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte und Anwendungsbereiche. Fragen sie notfalls ihren Steuerberater oder ihre Rechnungsempfänger, ob sie besser XRechnung oder ZUGFeRD einstellen bzw. verwenden sollen.

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Anwendungsbereiche für ZUGFeRD

Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format hat eine Vielzahl von Anwendungsbereichen. Diese reichen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bis hin zu großen Konzernen und verschiedenen Industrien. Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsbereiche:

Kleine und Mittlere Unternehmen (KMU)

KMUs profitieren besonders vom ZUGFeRD-Format, da es eine einfach zu implementierende Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch bietet. Die Integration von ZUGFeRD erfordert keine komplexe IT-Infrastruktur und ermöglicht dennoch den Einstieg in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Große Unternehmen und Konzerne

Große Unternehmen und Konzerne nutzen ZUGFeRD, um ihre Rechnungsprozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Durch die Integration von ZUGFeRD in ihre Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme können sie den gesamten Rechnungsprozess von der Erstellung über den Versand bis zur Buchung und Archivierung effizienter gestalten.

Branchenübergreifende Nutzung

ZUGFeRD kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, darunter:

• Handel - Für die schnelle und effiziente Abwicklung von Rechnungen zwischen Lieferanten und Einzelhändlern.
• Industrie - Zur Optimierung der Rechnungsprozesse in der Produktion und Lieferkette.
• Dienstleistungssektor - Für die Abrechnung von Dienstleistungen gegenüber Kunden und Partnern.

Öffentliche Verwaltung

ZUGFeRD kann im öffentlichen Sektor verwendet werden, obwohl für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland das Format XRechnung vorgeschrieben ist. Dennoch kann ZUGFeRD im B2G-Bereich (Business-to-Government) für die interne Verarbeitung und als Übergangslösung genutzt werden.

Internationaler Einsatz

ZUGFeRD ist kompatibel mit der europäischen Norm EN 16931 und kann daher auch im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU verwendet werden. Dies erleichtert die Rechnungsstellung und -verarbeitung in internationalen Geschäftsbeziehungen.

Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen

Unternehmen in diesen Sektoren nutzen ZUGFeRD, um ihre Rechnungsstellung zu modernisieren und die Effizienz in der Abrechnung mit Kunden zu steigern. Dies umfasst sowohl periodische Dienstleistungen als auch projektbasierte Abrechnungen.

Finanz- und Versicherungswesen

Im Finanz- und Versicherungssektor ermöglicht ZUGFeRD eine reibungslose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme und trägt zur Automatisierung der Abrechnungsprozesse bei.

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Vorteile der Nutzung von ZUGFeRD

• Kosteneinsparungen - Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten.
• Prozessoptimierung - Schnellere und effizientere Bearbeitung und Buchung von Rechnungen.
• Fehlerreduktion - Minimierung manueller Eingabefehler durch automatisierte Datenverarbeitung.
• Compliance und Rechtssicherheit - Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards für elektronische Rechnungen.
• Umweltfreundlichkeit - Reduktion des Papierverbrauchs und Beitrag zum Umweltschutz.

Insgesamt ist ZUGFeRD ein vielseitiges und flexibles Format, das sich für verschiedene Anwendungsbereiche und Branchen eignet und die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen fördert.

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Anwendungsbereiche für XRechnung

Die E-Rechnung im XRechnung-Format hat spezifische Anwendungsbereiche, die sich besonders auf die Anforderungen und Prozesse in der öffentlichen Verwaltung sowie im geschäftlichen Umfeld konzentrieren, wo strenge Standardisierungen und Compliance-Anforderungen erforderlich sind. Hier sind die wichtigsten Anwendungsbereiche für XRechnung:

Öffentliche Verwaltung

Die XRechnung ist primär für den Einsatz im öffentlichen Sektor konzipiert und in Deutschland seit dem 27. November 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Öffentliche Verwaltungen, einschließlich Bund, Länder und Kommunen, nutzen XRechnung für die standardisierte und automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Business-to-Government (B2G)

Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber liefern oder erbringen, müssen ihre Rechnungen im XRechnung-Format einreichen. Dies umfasst eine breite Palette von Lieferanten, Dienstleistern, Bauunternehmen und Beratungsfirmen, die mit staatlichen Institutionen arbeiten.

EU-weite Nutzung

Da die XRechnung der europäischen Norm EN 16931 entspricht, wird sie auch im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der Europäischen Union verwendet. Dies erleichtert die Rechnungsstellung und -verarbeitung bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern in anderen EU-Mitgliedstaaten.

Große Unternehmen und Konzerne

Große Unternehmen und Konzerne, die umfangreiche Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Hand pflegen, integrieren XRechnung in ihre Finanz- und ERP-Systeme, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Effizienz ihrer Rechnungsprozesse zu steigern.

Dienstleistungssektor

Dienstleister, die im Auftrag der öffentlichen Verwaltung tätig sind, wie IT-Dienstleister, Berater und Facility Management-Unternehmen, nutzen XRechnung zur Abrechnung ihrer Leistungen.

Bau- und Infrastrukturprojekte

Bauunternehmen und Unternehmen im Bereich Infrastruktur, die öffentliche Aufträge ausführen, stellen ihre Rechnungen im XRechnung-Format aus. Dies gewährleistet eine reibungslose und standardisierte Abwicklung der oft umfangreichen und komplexen Rechnungen in diesen Projekten.

Lieferkettenmanagement

Unternehmen, die Teil von Lieferketten sind, die öffentliche Auftraggeber einschließen, nutzen XRechnung, um sicherzustellen, dass ihre Rechnungen schnell und effizient verarbeitet werden, was zu einer schnelleren Zahlung und besseren Liquiditätsplanung beiträgt.

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Vorteile der Nutzung von XRechnung

• Standardisierung und Compliance - Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Standards für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor.
• Automatisierung - Ermöglicht die automatische Verarbeitung und Buchung von Rechnungen, was die Effizienz steigert und die Fehlerquote reduziert.
• Schnellere Zahlungen - Durch die standardisierte und effiziente Verarbeitung werden Zahlungen schneller abgewickelt.
• Kosteneinsparungen - Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Kosten durch den Wegfall manueller Prozesse.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit - Verbesserte Rückverfolgbarkeit und Transparenz in den Rechnungsprozessen.

Insgesamt ist XRechnung ein essenzielles Format für den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Sektor und in Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern. Es stellt sicher, dass Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung, die für alle Beteiligten Vorteile bietet.

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Aktivieren der E-Rechnung

Die E-Rechnung wird über die Einstellung für Briefpapier in den Parametern (5) gesteuert. Diese entscheidet darüber, ob beim Drucken von Rechnungen bzw. Erstellen von PDF Rechnungen die E-Rechnung direkt als XRechnung oder ZUGFeRD mit erstellt wird.

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Was muss ich tun um eine E-Rechnung zu versenden?

Sie müssen nichts anders machen als bisher. Es genügt, lediglich die Einstellung für Briefpapier in den Parametern (5) vorzunehmen. Den Rest macht Faktura-XP im Hintergrund für sie. Sie erstellen, Drucken und versenden ihre Rechnungen wie bisher. Wenn sie Rechnungen als PDF Datei erstellen um diese dann per Email an ihre Kunden zu senden, wird Faktura-XP die in den Parametern eingestellte E-Rechnung (als XRechnung oder ZUGFeRD) aufbereiten und verarbeiten. Sie bemerken davon nichts. Bei einer XRechnung wird automatisch eine zusätzliche XML Datei je Rechnung erstellt die sie in ihrer Email an den Kunden mit versenden. Bei der Einstellung ZUGFeRD wird die XML Datei direkt und automatisch in die PDF Datei eingebettet und wie gewohnt als Email verarbeitet. Die Dateigröße der PDF Rechnung, die als XRechnung oder ZUGFeRD erstellt wird wird nur geringfügig größer als ohne XRechnung oder ZUGFeRD Dateninhalt sein. Je nach Umfang des Rechnungsinhaltes sind es im Schnitt 4 bis 6 kB mehr.

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Links und Informationen zum Thema

• Was ist eine E-Rechnung - Informationen der Bundesregierung inkl. Video

• Aktivieren der E-Rechnungen in Faktura-XP

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