Grundlegendes einer WaWi

Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WWS oder WaWi) ist ein Modell zur Abbildung der Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens. Faktura-XP ist eine Softwarelösung für die Disposition, Fakturierung, Verwaltung und Logistik. Da auch der Bereich Controlling und Materialwirtschaft abgedeckt wird, ist Faktura-XP neben einem Warenwirtschaftssystem zugleich auch ein ERP-System (Enterprise Resource Planning-Systemen). Die "GoB" (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und der Grundsatz der Übersichtlichkeit werden eingehalten.

Kassensystem

Zusätzlich umfasst Faktura-XP auch die Möglichkeit einer Kassenanbindung des Kassensystems Faktura.Cash für den Direktverkauf, Mitarbeiterprovisionen, Kalkulationen für die Gewinnermittlung sowie Unterlagenerstellung für die Produktion oder Montage von eigenen Artikeln (ERP System).

Onlinehandel

Der Onlinehandel aus Ihrem Shopsystem oder über Portale wie ebay, Amazon oder real.de verarbeitet Faktura-XP SELECT Edition oder Faktura-XP SELECT Pro Edition für Sie vollautomatisch. Es werden viele Shopsysteme wie osCommerce, xt:Commerce, GAMBIO, xtc-modified, Magento®, OXID®, shopware®, Prestashop® und viel weitere unterstützt. Aber auch Bestellungen aus Portalen wie Amazon® und ebay® können ohne viel Aufwand verarbeitet werden. Auf der Faktura-XP Webseite finden Sie eine Auflistung aller unterstützten eCommerce Schnittstellen.

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Warenwirtschaft betrifft mehrere Bereiche:

• Der Verkauf erstellt mit dem WWS das Angebot, den Auftrag, den Lieferschein und die Rechnung. Erweiterte Funktionen sind Auftragsbestätigung, Werkstattauftrag, Lagerausgabebeleg (Pickliste, Packliste), Kundenpflege und externe Datenerfassung für den Außendienst. Alle Funktionen des Verkaufes dienen dazu, einen gültigen Kaufvertrag abzuschließen. Die Fakturierung, also die Übergabe des Rechnungsausgangbuches in die integrierte Buchhaltung, schließt in der Regel den Verkaufsprozess ab. Die Debitorenbuchhaltung (Debitor=Kunde) überwacht dann den Zahlungsverkehr zum Kunden, die Kreditorenbuchhaltung (Kreditor = Lieferant) den zu den Lieferanten.

• Der Einkauf benötigt Funktionen für die Bestellvorschlagsermittlung und die Bestellung. Anhand der Daten des Verkaufs und der Lagerhaltung kann Faktura-XP automatisiert Bestellvorschläge ermitteln bzw. eine Bestellung auslösen.

• Die Lagerhaltung überwacht Faktura-XP die interne Bestandsführung. Damit die Bewegungsdaten, vor allem des Verkaufes (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine), des Einkaufes (Bestellung, Wareneingang) und ggf. der internen Reservierung und Lagerentnahme für die Fertigung, automatisch in die Lagerverwaltung übernommen werden, ist die moderne Lagerverwaltungssoftware ein integriertes Modul eines WWS. Die Inventur der Waren wird dabei mit unterstützt. Lagerkennzahlen sind beispielsweise der Mindestbestand als Meldebestand, der Reserviert-Bestand und der Bestell-Bestand.

• Auswertungen und Übergabe an FiBu und DATEV® sind ebenfalls in Faktura-XP integriert. Diese Möglichkeiten können für eine reibungslose Weitergabe an den Steuerberater oder einem Finanzbuchhaltungsprogramm genutzt werden. Eine kleine Bilanzierung (Gewinn- und Verlustrechnung - GUV) ist ebenfalls integriert. Eine steuerliche Berechnung ist bedingt durch internationale Verwendung nicht integriert. Die Ausgabewerte sind ohne Gewähr, können aber für eine Steuererklärung genutzt werden.

All' dies klingt sehr theoretisch und kompliziert - ist aber in Faktura-XP relativ einfach und intuitiv gestaltet.

In der Rubrik "Faktura-XP Themen" erklären wir Ihnen die Vorgehensweise und die ersten "Gehversuche" für den täglichen Umgang mit Faktura-XP Schritt für Schritt. Dazu haben wir kleine Anzahl Themen zusammengestellt, die Sie durcharbeiten sollten, bevor Sie mit den echten Unternehmensdaten arbeiten. Damit Sie mit Faktura-XP sorglos Daten erstellen, bearbeiten und löschen können, empfehlen wir für die "Trainings-Phase" einen Mandanten zu erstellen, den man nur für Tests und dem Training von Mitarbeitern nutzt. Das ist eine eigene, zunächst leere Datenbank, die getrennt von Ihren "Echtdaten" verwendet werden kann.

Tip für Trainingszwecke

Schalgen Sie im Kapitel Mandantenverwaltung nach, um einen Mandanten für Trainingszwecke zu erstellen. Damit können Sie dann zwischen diesem "Testmandanten" und Ihrer produktiven Umgebung nach belieben wechseln.

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(*) Alle Markennamen, Produktbezeichnungen und Bilder dienen nur zur Kompatibilitätsanzeige, stehen dabei in keiner Verbindung zu den Originalprodukten der jeweiligen Hersteller und sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.