Version vom 13. Dezember 2020, 07:18 Uhr

Kassenbuch

Das Kassenbuch ist in der Buchhaltung ein Aufzeichnungshilfsmittel in Form eines Journals, das sämtliche Bargeldbewegungen (Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen) eines Unternehmens beinhaltet.

Wenn Geschäftsvorfälle mit Barzahlung verbunden sind, ist eine sogenannte Geschäftskasse nötig. Die Barerlöse werden entweder alle einzeln aufgezeichnet, in eine Registrierkasse eingegeben oder als Gesamtbetrag bei Geschäftsschluss in der offenen Ladenkasse durch das Zählprotokoll als sogenannte Tageskasse oder Tageslosung erfasst. Der tägliche Gesamtbetrag (zum Beispiel aus dem Tagesabschluss Bericht der Ladenkasse) wird in das Kassenbuch übertragen. Das Kassenbuch enthält die täglichen Aufzeichnungen der „Kasse“ — Einzahlungen und Auszahlungen — und wird in Kontoform geführt.

Ein Kassenbuch kann man sich in der Tat wie ein Buch vorstellen, in das in chronologischer Reihenfolge die Einnahmen und Ausgaben aufgeführt werden. Sie können entweder ein einziges Kassenbuch für das gesamte Unternehmen führen oder - je nach Betriebsgröße und Struktur des Unternehmens - für jede Abteilung oder Kostenstelle ein eigenes Kassenbuch führen. Sie können "theoretisch" beliebig viele Kassenbücher anlegen.

Kassenführung nach den GoBD

Fehler und unkorrekte Eingaben in der Kassenführung können zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung führen. Zuschätzungen seitens des Finanzamts und Steuernachforderungen sind die mögliche Folge. Das Faktura-XP Kassenbuch entspricht den deutschen Anforderungen nach GoBD und arbeitet mit dem Verfahren der täglichen Festschreibung. Die Eingaben können also nach dem Speichern nicht mehr verändert werden.

Wer muss in Deutschland ein Kassenbuch führen?

Wer in Deutschland gesetzlich buchführungspflichtig ist, hat damit nach § 238–241 HGB auch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen. Von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 EUR Umsatzerlös und einen Jahresüberschuss von 60.000 EUR nicht überschreiten (Stand 2016).

Welche Anforderungen an das Kassenbuch bestehen?

Das Kassenbuch dient der buchmäßigen Erfassung und Darstellung des gesamten Bargeldverkehrs und der Bargeldbestände. Das Kassenbuch kann in Form einer Loseblattsammlung vorliegen oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.

Erfolgt die Erfassung mittels EDV System - also mit Faktura-XP, ist eine tägliche Festschreibung erforderlich. Das heißt, der Mandant darf die Daten nicht mehr ohne Festschreibung an den Steuerberater weiterleiten. Werden im Steuerbüro Änderungen vorgenommen, müssen diese eindeutig erkennbar sein.

Die Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen bedeutet aber nicht, dass diese in der Praxis einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist die Verbuchung der zusammengefassten Tageslosung, wenn sie zum Beispiel den Endbestand Ihrer Registrierkassen nach einem Tagesabschluss in das Kassenbuch als Einnahme eintragen.

Praktische Beispiele

Geschäftsvorfälle die mit Bargeld verbunden sind können sowohl geschäftliche Einnahmen durch z.B. Barverkauf an Kunden sein, aber auch Ausgabe für den Betrieb oder für die Abteilung wie Büromaterial Ankauf, Briefmarken, Kaffee für Gäste und Besprechungen oder auch Benzin-Quittungen für Dienstwagen.

Betreiben Sie eine "Ladenkasse" in Ihrem Unternehmen, geben Sie den Tagesabschlussbetrag am Tagesende (Tagesabschlussbericht der Ladenkasse) im Kassenbuch als eine Summe im Bereich "Einnahmen" ein.

Bezahlungen von Rechnungen, die Sie mit Faktura-XP erstellt haben, tragen Sie im Kassenbuch nur dann ein, wenn der Kunde diese mit Bargeld bezahlt.

Inhaltsverzeichnis

1 Kassenbuch

Kassenbuch aufrufen

Sie finden das Kassenbuch in der Navigation unter "Buchhaltung -> Betriebsausgaben -> Kassenbuch"

Der Saldo des Kassenbuches gibt an, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet. Weiterhin beinhaltet das Kassenbuch auch die Buchungsbelege der festgehaltenen Geschäftsvorfälle. Dies können sowohl Einnahmen, wie auch Ausgaben sein. Der sich aus einem Kassenbuch ergebende Sollbestand muss jederzeit mit dem Istbestand der Kasse übereinstimmen („Kassensturzfähigkeit“). Es darf also niemals ein "negativer Bestand" vorhanden sein. Der Saldo des Kontos "Kassenbuch" - oder auch "Kasse" - taucht bei der Erstellung der Geschäftsbilanz als Aktivposten im Umlaufvermögen auf.

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Kassenbuchverwaltung

In der Kassenbuchverwaltung können Sie vorhandene Kassenbücher einsehen, deren Bezeichnung ändern (1) oder neue - z.B. zusätzliche Kassenbücher anlegen.

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Kassenbuch anlegen

Um ein neues Kassenbuch zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "NEU" (2).

Es wird Ihnen nun der Eingabedialog für die Neuanlage angezeigt. Geben Sie eine eindeutige Kassenbuchnummer mit maximal 20 Stellen ein. Sie müssen Zahlen verwenden wie "001" oder eine Kombination aus Kostenstelle und Laufnummer "0019988" oder ähnliches.

Geben Sie im nächsten Feld (2) die Bezeichnung des Kassenbuchs als freien Text ein - wie z.B. "Abteilung Versand", "Kostenstelle 9922" oder einfach nur "Kasse". Außerdem müssen noch angeben, mit welchem Monat (3) und welchem Jahr (4) Sie das Kassenbuch starten und mit welchem Anfangsbestand Sie die Kasse ausgestattet haben (5). Machen Sie alle Eingaben sorgsam und genau, da Sie diese später nicht mehr verändern können.

Durch Anklicken der Schaltfläche Übernehmen (6) bestätigen Sie ihre Eingaben - das Kassenbuch wird angelegt.

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Kassenbuchbezeichnung ändern

Um die Bezeichnung eines Kassenbuches nachträglich zu ändern, klicken Sie in der Liste der Kassenbücher (1) auf das zu ändernde Kassenbuch. Überschreiben Sie dann im Feld Bezeichnung (4) die Kassenbuchbezeichnung. Mit der Schaltfläche "Aktualisieren" wird die neue Bezeichnung gespeichert und die Liste der Kassenbücher aktualisiert.

Die Veränderung der Kassenbuch Nummer ist nicht möglich.

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Kassenbuch löschen

Mit der Schaltfläche "Löschen" (3) können Sie das in der Kassenbuchliste (1) ausgewählte Kassenbuch löschen. Sie müssen vor dem Löschen eines Kassenbuches die Löschung bestätigen und zur Legitimation der Datenlöschung noch das Kassenbuch-Kennwort eingeben. Erst danach werden alle Daten des Kassenbuches gelöscht. Eine Wiederherstellung ist danach nur noch aus davor liegenden Datensicherungen der Datenbank möglich.

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Eingaben in das Kassenbuch

Klicken Sie in der Navigation auf das Feld „Kassenbuch bearbeiten”, können Sie Eingaben, Ergänzungen oder Änderungen an Ihrem Kassenbuch vornehmen.

Das Kassenbuch besteht aus dem Kopfbereich, dem Fußbereich mit Anzeige und Schaltflächen und dem eigentlichen Eingabeteil dazwischen. Dort werden die Einnahmen und Ausgaben zeilenweise erfasst.

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Kopfbereich des Kassenbuch - Navigation

Im Kopfbereich des Kassenbuchdialogs befinden sich zwei Drop-Down Felder (1 und 2) sowie die Navigationsschaltflächen (3) der einzelnen Monate. Mit dem Drop-Down Feld "Kassenbuch-Nr" (1) können Sie das Kassenbuch auswählen, welches Sie nun bearbeiten möchten. Das zuletzt verwendete Kassenbuch wird beim öffnen des Kassenbuchdialogs angezeigt. Das Drop-Down Feld "Monat/Jahr" (2) wird beim öffnen des Kassenbuchdialogs automatisch auf das aktuelle Jahr und den aktuellen Monat eingestellt. Um die Eingabe für einen bestimmten (anderen) Monat vorzunehmen, klicken Sie auf die gewünschte Monatsschaltfläche. Die sollte im Regelfall grün (aktueller Monat) oder gelb (Vormonat) markiert sein. Die Navigationsschaltflächen der einzelnen Monate besitzen alle ein farbiges Quadrat vor der Monatsbezeichnung. Diese farbige Markierung hat folgende Bedeutung.

Rot = Der Monat kann nur angesehen oder mit Kennwort bearbeitet werden. Er liegt mindestens zwei Monate in der Vergangenheit.
Gelb = Dieser Monat liegt vor dem aktuellen Monat und kann noch ohne Kennworteingabe bearbeitet werden.
Grün = Markiert den aktuellen Monat - Eingabe ohne Kennwort möglich
Weiß = Monate, die in der Zukunft liegen und nicht angewählt werden können.

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Eingabebereich des Kassenbuch

Der Eingabebereich ist als Endlosliste gearbeitet und kann zeilenweise eingegeben werden. Beachten Sie unbedingt, dass Sie nur Eingaben des selben Monats in der Liste vornehmen. Kontrollieren Sie optisch also, ob Sie sich im richtigen Kassenbuch (1) und dem richtigen Jahr und Monat(2) befinden, bevor Sie mit Ihren Eingaben beginnen. Geben Sie keine Daten mit einem Belegdatum eines anderen Monats als dem aktuell eingestellten mit ein.

Die erste Spalte "Pos" wird automatisch gefüllt, kann aber auch von Hand gefüllt werden. Danach geben Sie den Betrag in eine der beiden Spalten "Einnahme" oder "Ausgabe" ein, je nachdem ob Sie dem Kassenbuch Bargeld hinzufügen oder entnehmen möchten. Um dem Kassenbuch Bargeld zu entnehmen, geben Sie den Betrag als positive Zahl in der Spalte "Ausgabe" (5) ein und in der Spalte "Einnahme" (4) eine 0. Um dem Kassenbuch Bargeld hinzu zu fügen, geben Sie den Betrag als positive Zahl in der Spalte "Einnahme" (4) ein und in der Spalte "Ausgabe" (5) eine 0.

Achtung:

Geben Sie in einer Zeile niemals einen Wert für "Einnahme" und für "Ausgabe" in der selben Zeile ein. Eine der beiden Felder muss immer eine 0 enthalten.

Nach der Feldeingabe können Sie die Taste <ENTER> drücken und gelangen damit in die nächste Eingabespalte. In Spalte "Gegenkonto" können Sie ein beliebiges DATEV® Gegenkonto / Sachkonto eingeben oder aussuchen. Je nach Einstellung der Sachkonten, wird Ihnen in der Auswahl eine Liste der möglichen Sachkonten angezeigt.

Die Spalte "Belegnummer" kann mit einem auf einem Beleg gedruckte Nummer gefüllt werden, um den Sachzusammenhang zu verdeutlichen. Das kann z.B. bei einer Bezahlung einer Rechnung die Rechnungsnummer sein. Im Feld "Belegdatum" geben Sie das Datum des Beleges ein (Datum auf Kassenbon, Rechnungsdatum oder Quittungsdatum). Da das gesamte Kassenbuch chronologisch - also nach Datum - geführt sein muss, ist die korrekte Eingabe des Belegdatums sehr wichtig. Danach wird auch jede Seite des Kassenbuches sortiert.

Die Spalte "Verwendungszweck" ist ein freies Textfeld, das kurz die Eingabezeile beschreiben soll. Der Text könnte z.B. "Tank-Quittung", "Kundenrechnung", "Putzmittel", "Büromaterial" oder "Briefmarken" lauten. Einmal eingegebene Begriffe stehen zur Auswahl durch öffnen der Drop-Down Feldes zur Verfügung. In der Spalte "MW%" können Sie den für diesen Eintrag zutreffenden Steuersatz angeben. Haben Sie eine Quittung mit einem gemischten Steueranteil z.B. 19% und 7% Artikel, wird der Steuersatz genommen, der den größeren Anteil der Quittung einnimmt.

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Sortieren und Positionieren

Falls Sie Zeilen im selben Monat nicht genau nach Belegdatum eingegeben haben, können Sie dessen Sortierung und Positionierung auch noch nachträglich vornehmen. Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in die zu sortierende Spalte oder ein Feld der Liste.

Mit einem Rechtsklick der Maus wird das Kontextmenü des Kassenbuches angezeigt. Darin werden Ihnen einige Funktionen zur Sortierung und Positionierung angeboten. Zudem finden Sie noch einige Funktionen um neue Positionszeilen über- oder unter der aktuellen Position hinzuzufügen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf einen der Einträge im geöffneten Kontextmenü.

Hinweis:

Sie müssen nach dem hinzufügen von Zeilen die Summen neu Berechnen lassen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren" (7).

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Löschen einer Positionszeile

Um einen Eintrag aus der Liste zu löschen, klicken Sie auf den Datensatzmarkierer am linken Rand der Liste (Pfeil Symbol) der entsprechenden Zeile. Damit ist die Zeile nun markiert und kann durch Drücken der Taste "Entf" bzw. "DEL" Ihrer Tastatur gelöscht werden. Das Löschen einer Zeile können sie aber auch mit der Maus durchführen. Dazu führen Sie einen Rechtsklick in die Zeile aus, die gelöscht werden soll. Das nun geöffnete Kontextmenü bietet dann den Eintrag "Zeile löschen" an. Die Löschung einer Zeile wird ohne Meldung ausgeführt. Eine einmal gelöschte Zeile kann nicht mehr wiederhergestellt werden.

Hinweis:

Sie müssen nach dem Löschen von Zeilen die Summen neu Berechnen lassen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren" (7).

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Fußbereich des Kassenbuch - Anzeige und Funktionen

Im Fußbereich des Kassenbuchdialogs finden Sie die Summenanzeige (6) des aktuell eingestellten Monats. Im linken teil stehen die Summen der Einnahmen und die Summen der Ausgaben und im rechten Teil Kassenbestand zu Anfang des Monats (Übertrag aus Vormonat) und aktueller Endbestand bis zur letzten Eingabe des aktuellen Monats.

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Aktualisieren des laufenden Monats

Die Summenfelder (6) werden mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (7) neu berechnet. Sie sollten die Aktualisierung immer durchführen, wenn Sie eine Änderung an einer Zeile vorgenommen oder Zeilen hinzugefügt oder entfernt haben.

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Entsperren geschlossener Monate

In der Regel werden Sie im aktuellen und dem Monat vor dem aktuellen Monat Änderungen am Kassenbuch vornehmen. Falls nun ein älterer Kassenbeleg aufgetaucht ist und Sie diesen noch eintragen wollen, ist dies dennoch möglich. Hierzu müssen Sie nur die Sperrung aufheben, falls der betreffende Monat bereits geschlossen sein sollte. Gesperrte Monate sind durch eine rote Markierung auf der Monatstaste und durch den roten Rahmen um den Eingabebereich (1) erkennbar.

Zum entsperren klicken Sie auf die Schaltfläche "Entsperren" (2). Sie werden nun mit einem Kennwort-Dialog aufgefordert ein Kennwort zur Legitimation dieser Änderung anzugeben (3). Nach korrekter Eingabe wird die Sperrung aufgehoben. Dies erkennen Sie dann am nun grünen Rahmen um den Eingabebereich.

Tipp:

Wurde noch kein Kennwort für die Bearbeitung und Entsperrung des Kassenbuch hinterlegt, ist das Kennwort leer und kann ohne Eingabe mit OK bestätigt werden.

Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Eingaben unbedingt auf die Schaltfläche "Aktualisieren", um die Summen neu zu berechnen zu lassen.

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Einfügen von Zeilen

Um eine neue Zeile in der Eingabeliste zu erstellen können Sie eine Zeile mit der Maus markieren (Datensatzmarkierer am linken Rand) und danach auf die Schaltfläche "Einfügen" klicken. Damit wird eine neue, leere Zeile unterhalb der markierten Zeile angelegt. Die Werte sind dabei alle auf Null und müssen von Ihnen gefüllt werden. Anschließend müssen Sie die Schaltfläche "Aktualisieren" Klicken um die Summen neu zu berechnen.

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Ausdrucken des Kassenbuches

Um die Ein- und Ausgaben des aktuellen Monates zu Drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken”.

Damit wird Ihnen die aktuell eingestellte Monatsseite des Kassenbuches zum Drucken angezeigt.

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Gegenkonto verwalten

Die Kontenverwaltung der Sachkonten nach DATEV können sie über die Parameter für Kontenrahmen bearbeiten. Dort ist auch der Import von Sachkonten aus einer Datei möglich.

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Kontenrahmen für Kapitalgesellschaften

In den DATEV Spezialkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind die Bilanzierungsvorschriften für publizitätspflichtige Firmen berücksichtigt, und sie erfüllen die Vorschriften des Bilanzrichtliniengesetzes (BiRiLiG). Doch nutzen auch nicht veröffentlichungspflichtige Unternehmen die Tiefengliederung dieser Kontenrahmen. Während Version 03 nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut ist, orientiert sich SKR 04 am Abschlussprinzip. Das ist praktisch, weil die Kontenklassen nach dem Jahresabschluss gegliedert sind. Die Kontenklassen 0 bis 3 entsprechen den Bilanzposten, 4 bis 7 der Gewinn- und Verlustrechnung.

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Kontengliederung nach SKR 04

Klasse 0: Anlagevermögen

Klasse 1: Umlaufvermögen

Klasse 2: Passiva (Kapital, Privatentnahmen, Rücklagen, Gewinn-/Verlustvortrag, Sonderposten mit Rücklageanteil)

Klasse 3: Passiva (Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungs-posten)

Klasse 4: betriebliche Erträge

Klasse 5: betriebliche Aufwendungen (Materialaufwand, Aufwand für bezogene Leistungen)

Klasse 6: betriebliche Aufwendungen (Personalaufwand, Sozialabgaben, Abschreibungen, sonstige Aufwendungen, kalkulatorische Kosten)

Klasse 7: weitere Erträge und Aufwendungen

Klasse 8: nicht belegt

Klasse 9: Vortragskonten (statistische Konten)

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Kontengliederung nach SKR 03

Klasse 0: Anlage- und Kapitalkonten

Klasse 1: Finanz- und Privatkonten

Klasse 2: Abgrenzungskonten

Klasse 3: Wareneingangs- und Bestandskonten

Klasse 4: Betriebliche Aufwendungen

Klasse 5/6: nicht belegt, für die Kostenstellenrechnung nutzbar

Klasse 7: Bestände an Erzeugnissen

Klasse 8: Erlöskonten