Anhang 3 (Textmarken in Vorlagendateien)

Was sind Textmarken

Eine Textmarke identifiziert eine Textstelle oder Textauswahl in Microsoft Word®, die Sie zum späteren Zeitpunkt mit Werten aus Faktura-XP füllen können. Statt einen Bildlauf durch das Dokument durchzuführen, um den Textstellen zu finden und zu bearbeiten, können Sie für Anschreiben an Ihre Kunden beliebige Vorlagendateien (*.dot) erstellen und diese mit den unten aufgeführten Textmarken versehen.

Damit können Sie dann aus Faktura-XP heraus diese Vorlagendatei öffnen lassen und z.B. die Adressdaten übergeben. Wenn Sie diese Option angewählt haben, wird ein weiteres Auswahlfeld sichtbar, das Ihnen die Möglichkeit zur Wahl zwischen verschiedenen Vorlagendateien bietet, sofern Sie bereits einige in Faktura-XP hinterlegt haben.

Die fertigen Vorlagendateien hinterlegen Sie in Faktura-XP über den Dialog Datenbankparameter. Die Vorgehensweise zur Erstellung von Vorlagendateien und Textmarken entnehmen Sie bitte dem Handbuch Ihrer MS-Word® Anwendung. Achten Sie beim Erstellen der Textmarken auf genaue Schreibweise, sowie auf Groß- und Kleinschreibung.

Die verwendbaren Textmarken:

Allgemeine Textmarken, verwendbar bei Kunden- und Lieferantenadressdaten

• bm_Adresse	fügt die gesamte Kundenadresse ein
• bm_Zeile1	fügt die Zeile Namensfeld-1 ein
• bm_Zeile2	fügt die Zeile Namensfeld-2 ein
• bm_Zeile3	fügt die Zeile Namensfeld-3 ein
• bm_Zeile4	fügt die Zeile Namensfeld-4 ein
• bm_Strasse	fügt die Zeile Straße ein
• bm_PLZOrt	fügt die Zeile PLZ und Ort mit einem Leerzeichen ein
• bm_Land	fügt die Zeile Land ein
• bm_Telefonnummer	fügt die Zeile Telefonnummer ein
• bm_Anmerkung	fügt die Zeile Anmerkung ein
• bm_Fax	fügt die Zeile Faxnummer ein
• bm_WebSite	fügt die Zeile Adresse der Webseite ein
• bm_email	fügt die Zeile E-Mail Adresse ein
• bm_BankName	fügt die Zeile Bankname ein
• bm_BankOrt	fügt die Zeile Bankort ein
• bm_BankBIC	fügt die Zeile SWIFT/BIC-Nr. der Bank ein
• bm_BankKonto	fügt die Zeile Kontonummer ein
• bm_BankBLZ	fügt die Zeile Bankleitzahl ein
• bm_Anfang	stellt den Schreibcursor an diese Stelle

Textmarken nur für Kunden-Adressdaten

• bm_KundenGruppe	fügt die Zeile Kundengruppe ein
• bm_KundenNummer	fügt die Zeile Kundennummer ein
• bm_EigeneLieferantenID	fügt die Zeile mit Ihrer Lieferantennummer beim Kunden ein
• bm_Kbetreuung	fügt die Zeile mit dem Namen des Kundenbetreuers ein
• bm_Kempfehlung	fügt die Zeile mit dem Namen der Person ein, die Sie beim Kunden empfohlen hat
• bm_Aussendienst	fügt die Zeile mit dem Namen des Außendienstmitarbeiters ein, der den Kunden betreut
• bm_STDZahlart	fügt die Zeile mit der Standartzahlart des Kunden ein

Textmarken nur für Lieferanten-Adressdaten

• bm_LieferantenNummer	fügt die Zeile mit der Lieferantennummer ein
• bm_EigeneKNR	fügt die Zeile mit Ihrer Kundennummer beim Lieferanten ein

Tipp! Die Textmarke bm_Anfang eignet sich am besten dazu, den Schreibcursor nach dem Einfügen der Adressdaten an die Stelle zu platzieren, an der Sie normalerweise mit dem Eingeben des Textes beginnen würden. Sie können somit direkt mit der Texteingabe beginnen.

Anzeigen von Textmarken

(Zutreffend für: Microsoft Office Word 2003)

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf die Registerkarte Ansicht.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Textmarken.

Wenn Sie einem Element eine Textmarke zugewiesen haben, wird diese auf dem Bildschirm in Klammern ([...]) dargestellt. Wenn Sie einer Stelle eine Textmarke zugewiesen haben, wird sie als Einfügemarke dargestellt. Die Klammern werden nicht gedruckt.

Hinzufügen einer Textmarke

(Zutreffend für: Microsoft Office Word 2003)

Eine Textmarke markiert eine Textstelle oder Textpassage, die Sie zum späteren Nachschlagen festlegen und benennen. Sie können mit einer Textmarke z. B. Text markieren, den Sie zu einem späteren Zeitpunkt überarbeiten möchten. Statt einen Bildlauf durch das Dokument durchzuführen, um den Text zu finden, können Sie ihn dann über das Dialogfeld Textmarke aufrufen.

  1. Wählen Sie ein Element aus, dem Sie eine Textmarke zuweisen möchten, oder klicken Sie auf die Stelle, an der Sie eine Textmarke einfügen möchten.
  2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Textmarke.
  3. Wählen Sie unter Name der Textmarke einen Namen aus, bzw. geben Sie einen ein.

Namen von Textmarken müssen mit einem Buchstaben beginnen und können Ziffern enthalten, aber keine Leerzeichen. Sie können jedoch Unterstriche verwenden, um Wörter zu trennen, z. B. "Erste_Überschrift".

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Löschen einer Textmarke

(Zutreffend für: Microsoft Office Word 2003)

  1. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Textmarke.
  2. Klicken Sie auf den Namen der zu löschenden Textmarke und dann auf Löschen.

Hinweis: Um sowohl die Textmarke als auch das mit der Textmarke versehene Element (wie etwa einen Textblock oder ein sonstiges Element) zu löschen, markieren Sie das Element, und drücken Sie dann ENTF.

Problembehandlung bei Textmarken

(Zutreffend für: Microsoft Office Word 2003)

AusblendenEin Element, das auf eine Textmarke verweist, wird nicht korrekt aktualisiert.

• Ihre Textmarken müssen sichtbar sein, wenn Sie Änderungen vornehmen.

Wenn Sie eine Textmarke zu einem Textblock hinzufügen, umgibt Microsoft Word den Text mit eckigen Klammern. Wenn Sie ein mit einer Textmarke versehenes Element bearbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie den Text oder die Grafik innerhalb der Klammern bearbeiten. Um die Klammern der Textmarken anzuzeigen, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, dann auf die Registerkarte Ansicht, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Textmarken.

• Aktualisieren Sie das Feld.

Word fügt Querverweise als Felder (Feld: Eine Reihe von Codes, mit denen Microsoft Word angeleitet wird, Text, Grafiken, Seitenzahlen oder andere Elemente in ein Dokument automatisch einzufügen. Mit dem DATE-Feld wird z. B. das aktuelle Datum eingefügt.) ein. Wenn ein Querverweis die Änderungen nicht wiedergibt, die Sie in der Textmarke vorgenommen haben, auf die verwiesen wird, müssen Sie die Felder aktualisieren. Markieren Sie den Querverweis, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feldfunktion (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.), und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Felder aktualisieren.

Anstelle des Textes wird "Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden" angezeigt.

• Vergewissern Sie sich, dass die Textmarke, auf die Sie verweisen, noch existiert.

Möglicherweise haben Sie versehentlich die Textmarke selbst oder den Text, in dem sie sich befand, gelöscht.

• Vergewissern Sie sich, dass die Feldnamen richtig geschrieben sind.

Viele Elemente, die Textmarken verwenden, etwa Querverweise und Indizes, werden als Felder (Feld: Eine Reihe von Codes, mit denen Microsoft Word angeleitet wird, Text, Grafiken, Seitenzahlen oder andere Elemente in ein Dokument automatisch einzufügen. Mit dem DATE-Feld wird z. B. das aktuelle Datum eingefügt.) eingefügt. Wenn der Feldname falsch geschrieben ist, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung.

• Aktualisieren Sie das Feld

Markieren Sie das Dokument durch Drücken von STRG+A, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Feldfunktion (Feldfunktion: Platzhaltertext, der anzeigt, wo die angegebenen Daten aus Ihrer Datenquelle angezeigt werden. Die Elemente in einem Feld, welche die Feldergebnisse generieren. Die Feldfunktion beinhaltet die Feldzeichen, den Feldtyp und Anweisungen.) und dann im Kontextmenü auf Felder aktualisieren.

Anstelle des Textes wird "Fehler! Textmarke nicht definiert" angezeigt.

• Diese Nachricht wird angezeigt, wenn eine Seitenzahl auf eine Textmarke verweist, die Textmarke jedoch gelöscht wurde.

Nach dem Einfügen eines AutoText-Eintrags, der eine Textmarke enthält, fehlt die Textmarke.

• Stellen Sie sicher, dass Sie beim Erstellen eines AutoText (AutoText: Ein Speicherort für mehrfach verwendeten Text oder Grafiken, die Sie wieder verwenden möchten, z. B. eine Standardklausel eines Vertrags oder eine große Verteilerliste. Jede Text- bzw. Grafikauswahl wird als AutoText-Eintrag protokolliert, dem ein eindeutiger Name zugewiesen wird.)-Eintrags, der eine Textmarke enthält, den gesamten in der Textmarke enthaltenen Text markieren, einschließlich der öffnenden und der schließenden Klammer um die Textmarke.

• Wenn Sie Text, der eine Textmarke enthält, als AutoText-Eintrag speichern, wird die Textmarke in Microsoft Word zusammen mit dem AutoText-Eintrag gespeichert. Wenn Sie den AutoText-Eintrag mehrmals in ein Dokument einfügen, wird die Textmarke in Word jeweils aus dem vorhergehenden Eintrag gelöscht und dem letzten Eintrag hinzugefügt.

Das Bearbeiten einer Textmarke führt nicht zu den gewünschten Ergebnissen.

Sie können mit einer Textmarke versehene Elemente ausschneiden, kopieren und einfügen. Darüber hinaus können Sie den gekennzeichneten Elementen Text hinzufügen bzw. Text daraus löschen. Kopieren des ganzen oder eines Teiles eines gekennzeichneten Elements an eine andere Stelle im selben Dokument. Die Textmarke bleibt beim ursprünglichen Element, die Kopie ist nicht gekennzeichnet.

Kopieren des ganzen gekennzeichneten Elements in ein anderes Dokument Beide Dokumente enthalten dieselben Elemente und Textmarken.

Ausschneiden des gesamten gekennzeichneten Elements und anschließendes Einfügen an einer neuen Stelle im gleichen oder in einem anderen Dokument. Das Element und die Textmarke werden an die neue Stelle verschoben.

Löschen eines Teiles eines gekennzeichneten Elements Die Textmarke bleibt beim nicht gelöschten Text.

Einfügen von Text zwischen zwei beliebige, von einer Textmarke umgebene Zeichen Die Änderung wird in die Textmarke aufgenommen.

Setzen der Einfügemarke direkt hinter die öffnende eckige Klammer einer Textmarke und anschließendes Hinzufügen von Text oder Grafiken zum Element Die Änderung wird in die Textmarke aufgenommen.

Setzen der Einfügemarke direkt hinter die schließende eckige Klammer einer Textmarke und anschließendes Hinzufügen zum Element Die Änderung wird nicht in die Textmarke aufgenommen.

Setzen der Einfügemarke innerhalb der endenden Klammer an das Ende einer Textmarke in einer Tabelle und anschließendes Hinzufügen einer neuen Zeile Die hinzugefügte Zeile wird in die Textmarke aufgenommen.

Microsoft Word ab Version 2007® - Textmarken

Textmarken sind Sprungziele in einem Textdokument und werden beispielsweise automatisch aus Überschriften erzeugt. Außerdem können beliebige andere Textstellen als Textmarke definiert werden. Verwenden Sie als Linktext nach Möglichkeit den Namen der Textmarke, bei Überschriften beispielsweise den Überschriftentext.

Textmarken einfügen

Überschriften stehen im Textdokument automatisch als Textmarke zur Verfügung und können als Linkziel ausgewählt werden. Außerdem können beliebig weitere Textmarken in ein Dokument eingefügt werden. Aufrufen des Befehls Textmarke in Word 2007. Markieren Sie zuerst den Text, zu dem Sie eine Textmarke hinzufügen möchten. Anschließend rufen Sie in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks den Eintrag Textmarke auf. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie der neuen Textmarke einen Namen geben (1). Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen. Die neue Textmarke steht damit als Sprungziel eines Links innerhalb des Dokuments zur Verfügung.

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