Lagerwesen

Die Lagerwirtschaft (oder Materialwirtschaft) ist für die Planung und Steuerung des Warenflusses im Unternehmen verantwortlich. Ihr Schwerpunkt liegt auf dem innerbetrieblichen Transport und der Lagerung der Produkte und Artikel bzw. Güter. Im betrieblichen Leistungsprozess nimmt die Lagerwirtschaft eine Schnittstellenfunktion ein. Die Waren werden von der Beschaffungsorganisation übernommen und für die Produktion oder den Vertrieb bereitgehalten.

Lagerwirtschaft aufrufen

Die Lagerwirtschaft finden sie in der Navigation unter "Lagerwirtschaft".

Die Lagerwirtschaft in Faktura-XP umfasst die wichtigen Funktionen Lagerzugang, Lagerentnahme, Inventuren sowie Berichte für Lagerdefizite und Bestellvorschlagslisten.

Artikel-/ Lagerzugänge

Die Artikelzugänge ermöglichen das hinzubuchen von Artikeln zum aktuellen Lagerbestand. Eine Zubuchung der angegebenen Menge erfolgt nur dann, wenn Sie den betreffenden Artikel als „Lagerfähig“ angegeben haben. Dies können Sie für jeden Artikel separat ein und ausschalten (siehe dazu Kapitel Artikelstamm).

Die genaue Beschreibung aller Funktionen und Möglichkeiten der Lagerzugänge finden Sie im separaten Kapitel "Artikelzugänge"

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Artikel-/ Lagerentnahme

Die Lagerentnahme ist das Ausbuchen von Lagerartikeln direkt aus den Lagerbeständen. Das kann zum Beispiel eine Lagerentnahme für die eigene Produktion oder dem internen Gebrauch sein. Ebenso können Sie mit dieser Funktion Fehlbestände korrigieren, die durch Kunden- bzw. Probierverkostung hervorgerufen werden aber auch durch "Bruchware" und defekte Ware die beim Transport oder der Handhabung unverkäuflich geworden sind.

Sie vermindern mit dieser Funktion also Bestände von Lagerartikeln. Diese Verminderung wird intern gespeichert und kann dann später mit einem Berichtsdruck "Auswertungen -> Artikelauswertungen -> Lagerentnahmebericht" als Liste ausgedruckt werden.

Die Funktion "Lagerentnahme" erreichen Sie über die Navigation unter "Lagerwirtschaft -> Artikel: Lagerentnahme".

Sie können im Bereich "Eingabe" (1) einen Artikel bestimmen, indem sie dessen EAN Code Scannen, Eingeben oder die Artikelsuche (2) aufrufen. Ebenso können sie ein MDE Gerät (Speicherscanner) verwenden (2) um einen Artikel zu bestimmen, der dem Lager entnommen werden soll. So können sie im Feld EAN direkt mit einem einfachen Scanner einen Artikel, einen Umkarton oder eine Palette scannen. Faktura sucht diesen Artikel dann im Artikelstamm und zeigt diesen an. Die dann darunter vorgegebene Artikelmenge kann durch Eingabe geändert werden. Wurde der Artikel durch Eingabe oder Scannen gefunden, werden einige Eckdaten des Artikels angezeigt (3). Mehr Details zu diesem Artikel können sie über die Schaltfläche (4) aufrufen. Im Feld "Bemerkung" (5) kann ein freier Text als Stichwort oder Hinweis eingegeben werden. Dieser Text erscheint dann mit auf dem Lagerentnahmebericht.

Die Schaltfläche "Entnahme buchen" (6) führt die Lagerentnahme durch und bucht die entsprechende Lagermenge vom Hauptlagerbestand ab. Die Eingabefelder werden anschließend automatisch geleert und der Cursor in das Feld EAN gestellt. Mit der Schaltfläche "Eingabe löschen" (7) setzten sie die Eingabemaske manuell auf den Eingabezustand zurück. So können sie mit einer erneuten Artikelsuche beginnen.

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Artikelentnahme mit MDE Scanner

Möchten Sie eine Erfassung der zu entnehmenden Artikel per MDE Gerät (Scanner mit Speicher) vornehmen, klicken Sie bitte auf den Button "MDE" oben rechts. Der dann folgende Dialog ermöglicht das Einlesen und buchen der Artikel.

Achten Sie unbedingt darauf, dass in dem Dialog der Punkt "Warenentnahme" angewählt ist.

Inventurliste

Wählen Sie im Menü Inventurliste zur Erstellung von Inventurlisten. Im Feld „Kategorie“ können Sie die gewünschte Artikelkategorie aus dem Pulldown-Menü auswählen, wenn Sie eine Inventur auf eine bestimmte Artikelkategorie anwenden möchten. Lassen Sie dieses Feld leer, werden alle Lagerartikel aus allen Kategorien berücksichtigt.

Optionen

Im Bereich Optionen lassen sich die Listen auch mit bestimmten Ausgabefiltern versehen. Sie können auch eine Mehrfachauswahl treffen.

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Listenart der Inventur

Wählen Sie im Optionsbereich "Listenart" die gewünschte Ausgabeliste.

Inventurliste

Die Inventurliste ist eine Artikelauflistung, die nach Artikelkategorien gruppiert ist und auch die EK-Preise enthält um den Lagerwert ermitteln zu können. Am Ende dieser Liste wird eine Gesamtsumme aller enthaltenen Artikel dieser Liste ausgegeben. Preise und Summen werden nur dann in dieser Liste ausgegeben, wenn Sie in den Parametern die Einstellung "Inventurlisten mit Preisen und Umsatz" vorgenommen haben. Die Sortierung der Liste erfolgt über zwei Stufen. Die Kategorienummer (nicht der Name selbst) - dabei werden alle Artikel dieser Kategorie gruppiert dargestellt. Innerhalb der Kategorie erfolgt die Sortierung über den MatchCode der einzelnen Artikel.

Zählliste

Eine Zählliste gibt eine Liste der gewünschten Artikel aus, die spezielle Leerfelder für "gezählte Menge" enthält. Damit können Sie eine Inventur von Hand ausführen und in der Liste die gezählten Artikel eintragen. Die Liste enthält auch Felder für eine Kontrollzählung. Die Sortierung der Liste erfolgt über zwei Stufen. Die Kategorienummer (nicht der Name selbst) - dabei werden alle Artikel dieser Kategorie gruppiert dargestellt. Innerhalb der Kategorie erfolgt die Sortierung über den MatchCode der einzelnen Artikel.

Eine zweite Zählliste mit "Lagerorten" kann ebenfalls ausgegeben werden. Dese ist dann nach den Lagerorten sortiert.

Defizitliste

Die Defizitliste zeigt den Unterschied zwischen gezählten und echten Beständen an. Dies wird im Regelfall mit einem Speicherscanner (MDE Gerät) am Artikelstamm abgeglichen.

Lagerwerte

Die Liste der Lagerwerte zeigt eine nach Kategorien gruppierte Artikelliste an. Diese Liste enthält Informationen über vorhandener Lagermenge und den EK-Preisen. Diese werden als Summe in der Liste angezeigt. Die Werte werden aus folgenden Werten gebildet: (Lagerbestand + Reserviertbestand) * EK-Preis = Lagerwert. Der Lagerwert ist immer ein Nettowert - also enthält keine Mehrwertsteuer.

Die Sortierung der Liste erfolgt über zwei Stufen. Die Kategorienummer (nicht der Name selbst) - dabei werden alle Artikel dieser Kategorie gruppiert dargestellt. Innerhalb der Kategorie erfolgt die Sortierung über den MatchCode der einzelnen Artikel.

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Lagerdefizit anzeigen

Hier können Sie die Druckvorschau der Lagerdefizitliste einsehen und ausdrucken. Die Liste umfasst alle Abweichungen zwischen Soll- und Istbestand von Lagerartikeln. Die Liste ist nach Kategorien gruppiert und zeigt die Spalten Bestand, Bestellt, Bedarf und Mindestbestand an. Die Spalte "Stü" zeigt an, ob zu diesem Artikel eine Stückliste besteht.

Die Sortierung der Liste erfolgt über zwei Stufen. Die Kategoriebezeichnung - dabei werden alle Artikel dieser Kategorie gruppiert dargestellt. Innerhalb der Kategorie erfolgt die Sortierung über die Artikelnummer der einzelnen Artikel.

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Bestellvorschlag Lager anzeigen

Mit Bestellvorschlag anzeigen listen Sie alle Artikel auf, die den "Lagerfähig" sind und den Mindestbestand erreicht oder unterschritten haben (siehe dazu Kapitel Artikelstamm).

Die Liste umfasst je Artikel dessen mögliche Lieferanten und listet diese dann nach günstigstem Preis sortiert auf. Im Feld "Artikelnummer" neben dem Feld "Lieferant" wird die Artikelnummer des Lieferanten angezeigt (nicht die eigene). Im Bereich "EK" steht der Einkaufspreis bei diesem Lieferanten. Dieser wird aus der Listung der möglichen Lieferanten des Artikelstamms bezogen.

Wurde ein Preis in einer anderen Landeswährung eingetragen, werden diese zum hinterlegten Währungskurs umgerechnet und in der aktuellen Stammwährung (im Regelfall EUR) angezeigt.

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Inventurdaten per Scanner einlesen

Scanner Modelle und Scanner einrichten

Um eine Inventur mit einem Speicherscanner durchführen zu können, ist ein Speicherscanner - auch MDE Gerät genannt - notwendig. Wir empfehlen Ihnen die von uns getesteten Geräte, die sich durch ihre Handhabung und Bedienung besonders gut eignen zu verwenden. Sie können aber auch jedes andere MDE Gerät verwenden, das in der Lage ist eine Datei in unten beschriebenem Format zu erstellen. Der Scanner muss über eine „Docking-Station“ oder einem Verbindungs- bzw. Datenkabel mit dem PC Verbunden werden, um die Scannerdaten lesen zu können. Es ist ein serieller Anschluss ebenso möglich wie ein USB Anschluss - beide Arten werden von Faktura-XP unterstützt. Der Anschluss über USB ist oft ein virtueller serieller Anschluss.

Sie sollten den Treiber der Schnittstelle entsprechend dem Handbuch des Scannerherstellers bereits installiert und konfiguriert haben. Die Verwendung kompatibler Modelle eines anderen Herstellers sind ebenfalls denkbar, aber von uns nicht hinreichend getestet. Bitte haben sie Verständnis, dass wir keinen Support für MDE Geräte und Speicherscanner bieten können. Wenden sie sich dazu direkt an Ihren Händler oder den Hersteller.

Die von uns getesteten und unterstützten Modelle:

* Mobiles MDE Gerät DATALOGIC Memor X3 auf Basis Windows CE
* Mobiles MDE Gerät Honeywell ScanPal 5100 auf Basis Windows CE
* Mobiles MDE Gerät CipherLab CPT-8000 Serie / 8001 Serie
* Mobiles MDE Gerät CipherLab CPT-8200 Serie
* Beliebiges Mobiles MDE Gerät auf Basis Windows CE oder Android (ohne Funktionsgarantie - testen sie selbst)

Hinweis:

Sollten die Hersteller der genannten Geräte Änderungen an deren Betriebssoftware vorgenommen haben, kann dies zu Kompatibilitätsproblemen führen. Dies können wir im Einzelfall nicht wissen noch verantworten. Wir sind ständig bemüht alle Geräteanbindungen so kompatibel wie möglich zu halten.

Nun stellen Sie im Scannerdialog mit der Schaltfläche "Parameter" dieselben Schnittstellendaten ein, wie bei der Installation des Scanner Treibers. Eine Schnelleingabe der Schnittstellendaten erreichen Sie auch, wenn Sie einen Doppelklick auf das Bild des Scanner.

So gehen Sie vor

Diese Funktion finden Sie in der Navigation "Lagerwirtschaft -> Inventurdaten einlesen". Die mit dem Barcodescanner erfassten Lagerbestände, können über die Dockingstation eingelesen werden.

Die Inventur erfolgt durch einscannen der BarCode auf den Produkten, Regalen oder Kartons. Stellen Sie im Scanner den Modus „Scannen“ ein. Dann können Sie den ersten BarCode einscannen. Nach einem kurzen Signalton ist der BarCode gespeichert. Nun wird noch die Artikelmenge abgefragt, die Sie über die Tastatur des Scanners eingeben. Auch diese Eingabe wird Ihnen mit einem Signalton bestätigt. Danach fahren Sie mit dem nächsten Artikel gefolgt von dessen Lagermenge in gleicher Weise fort.

Die Übergabe der gescannten Daten erfolgt über eine Datendatei, die zunächst auf der lokalen Festplatte gespeichert (Dateiname "Data.txt") und anschließend von Faktura-XP wieder eingelesen und verarbeitet wird. Die Datendatei wird dann erzeugt, wenn Sie im Scanner den Übertragungsmodus aktivieren und dann im Scannerdialog auf „Lesen“ klicken.

Verarbeitung der Scanndaten

Die Verarbeitungsart muss vor dem Klicken auf den Button "Lesen" erfolgen. Je nach Auswahl in "Verarbeitung" werden die Daten nach erfolgreichem einlesen direkt verarbeitet.

Mit der Verarbeitung Inventur werden die vom Scanner gelesenen Lagermengen in Faktura-XP überschrieben. Damit wird also die gelesene Artikelmenge des Scanners die derzeit im Artikelstamm befindliche Lagermenge ersetzen. Wird noch das Häkchen "Reserviert-Bestände wurden mitgezählt" gesetzt, wird auch der Reserviertbestand als Lagerbestand berücksichtigt.

Möchten Sie einen Barverkauf der gescannten Artikel auslösen, wählen Sie diese Verarbeitungsart. Damit wird dann automatisch der Artikelsammler mit den Artikeldaten gefüllt. Vorher wird der Artikelsammler geleert - also alle enthaltenen Artikel im Sammler gelöscht. Anschließend erstellt Faktura-XP eine Neue Rechnung mit dem Kunden "Barverkauf" bzw. mit dem Kunden der in den Einstellungen als Standard-Kunde / Barverkauf-Kunde hinterlegt ist erstellt. Diese Rechnung wird nun automatisch geöffnet. Klicken Sie nun einfach auf den Button "Sammler einfügen" und Faktura trägt alle im Artikelsammler befindliche Artikel in die geöffnete Rechnung als Positionen ein.

Mit der Warenentnahme können Sie eine Lagerbuchung per Scanner durchführen. Die gescannten Mengen werden damit also dem Lager entnommen - also vom Lagerbestand abgezogen.

Der Warenzugang addiert die gescannten Artikel zum vorhandenen Lagerbestand dazu.

Achtung: Alle Verarbeitungsarten verändern möglicherweise eine große Anzahl Ihrer Artikel, die Sie nicht ohne weiteres rückgängig machen können. Fertigen Sie sicherheitshalber eine Kopie Ihrer Datenbank an, bevor Sie beginnen.

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Inventurdaten aus Datei einlesen

Die Inventurdaten können sie auch aus einer Datei einlesen. Dazu klicken sie auf den kleinen Pfeil im Button "Einlesen" (1) und anschließend auf den Menüpunkt "Scannerdatei importieren"(2).

Die zu lesende Datei muss einen kompatiblen Dateiaufbau haben um korrekt eingelesen zu werden.

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Parameter

Hier geben Sie das Scannermodell, den (virtuellen) Seriellen Port und die Übertragungsgeschwindigkeit an. Ebenfalls sollten Sie den Zielpfad und den Dateinamen der Datendatei angeben.

Einstellungen für Geräte mit USB Schnittstelle

Haben Sie ein Gerät mit USB Schnittstelle gewählt, werden die Felder COM-Port und Speed ausgeblendet.

Einstellungen für Geräte mit Serieller Schnittstelle

Bei Geräten mit Serieller Schnittstelle bzw. über USB emulierte Serielle Schnittstelle ist es eventuell notwendig einen COM-Port und dessen Übertragungsgeschwindigkeit im Feld Speed einzustellen. Die können sie nach Auswahl im Feld "Scanner-Typ" angeben. Haben Sie ein Gerät mit USB Schnittstelle gewählt, werden die Felder COM-Port und Speed ausgeblendet.

Weitere Parameter

Mit einem MDE Gerät ist auch die Erstellung von Rechnungen möglich. Sie können die zu berechnenden Artikel mit dem MDE Gerät "Sammeln" indem sie die Barcodes der Produkte Scannen und anschließend die Menge auf der Tastatur eingeben. Um den Vorgang der Rechnungsstellung der gesammelten Artikel zu automatisieren, müssen sie einmalig einen Kunden hinterlegen, der zunächst für die Rechnungsstellung verwendet werden soll.

Im Register „weitere Einstellungen“ können Sie einen Kunden auswählen, der allgemein für Barverkäufe über das MDE Gerät genutzt wird. Legen Sie zuvor einen Kunden im Kundenstamm an, der z.B. den Namen „BARVERKAUF“ trägt. So können Sie Rechnungen für Barverkäufe erstellen, ohne jeden Kunden einzeln erfassen zu müssen.

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Aufbau einer kompatiblen Datendatei

Dateiformat Beschreibung

Die zu lesende Datei muss eine Textdatei (TXT Datei oder CSV Datei) sein. Sie darf zudem keine Überschrift - also Kopfzeile mit Feldnamen in der ersten Zeile enthalten. Jede Zeile der Datei entspricht einem Datensatz. Die Datei sollte im ANSI Format (nicht UTF-8) Format vorliegen. Wird eine Datei im UTF-8 Format eingelesen, wird diese automatisch in das ANSI Format gewandelt. Dabei geht das originale Speicherformat verloren.

Aufbau des Dateiinhaltes

Der Aufbau ist eine zweispaltige Tabelle und enthält EAN (BarCode als Zeichenfolge) und Menge (z.B. Stückzahl, Gramm, Liter) je Zeile und verwendet als Trennzeichen zwischen EAN und Menge das Komma oder Semikolon. Die aktuellen Software Versionen von Faktura-XP erkennen beim einlesen einer Datendatei aber auch jedes andere "nicht numerische" Zeichen als Trennzeichen an.

Wichtig: Die Datei darf keine Überschrift enthalten.

Beispiel:

1140557951864,16     (entspricht der Menge 16) 
1140528956249,5      (entspricht der Menge 5)
1140576072359,24.5   (entspricht der Menge 24,5)
1140504535277,1850   (entspricht der Menge 1850)
1140554336053,0.5    (entspricht der Menge 0,5)

oder

1140557951864;16     (entspricht der Menge 16) 
1140528956249|5      (entspricht der Menge 5)
1140576072359#24,5   (entspricht der Menge 24,5)
1140504535277-1850   (entspricht der Menge 1850)
1140554336053~0.5    (entspricht der Menge 0,5)
 

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Warenentnahme per MDE-Scanner

Siehe Kapitel Lagerentnahme

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Warenzugang per MDE-Scanner

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Barverkauf mit MDE Gerät

Möchten Sie einen Barverkauf der gescannten Artikel auslösen, wählen Sie diese Verarbeitungsart.

Damit wird dann automatisch der Artikelsammler mit den Artikeldaten gefüllt. Vorher wird der Artikelsammler mit der Kennung "BARV" geleert - also alle enthaltenen Artikel im Sammler mit der Kennung "BARV" gelöscht. Anschließend erstellt Faktura-XP eine neue Rechnung mit dem Kunden "Barverkauf" bzw. mit dem Kunden der in den Einstellungen als Standard-Kunde / Barverkauf-Kunde hinterlegt ist. Diese Rechnung wird automatisch geöffnet. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Sammler einfügen" und Faktura trägt alle im Artikelsammler mit der Kennung "BARV" befindliche Artikel in die geöffnete Rechnung als Positionen ein.

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Weiterführende Links und Bezugsquellen

• Mobiles MDE Gerät / Scanner CipherLab der Serie 8000 / 8001
• Mobiles MDE Gerät / Scanner Datalogic Memor X3

Datalogic® Memor-X3 Anleitungen

• Datalogic® Memor X3 Schnellanleitung zur Inbetriebnahme (deutsch)
• Datalogic® Memor X3 Users Manual (englisch)