Artikelsammler

Der Artikelsammler ist eine Art Warenkorb und erleichtert Ihnen die alltägliche Arbeit mit häufig verwendeten Artikeln oder Artikelkombinationen (Pakete, Bundles oder Sets), die Sie mehrfach verwenden möchten. Zudem können sie mit Hilfe des Artikelsammlers in Kombination mit einem MDE Gerät / MDE Scanner auch komplette Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen erstellen. Informationen dazu finden sie im weiteren Verlauf, unten in diesem Kapitel in Abschnitt Verkauf mit dem MDE Scanner.

Aufrufen des Artikelsammlers

Sie können den Artikelsammler auf zwei Arten aufrufen. Für eine allgemeine Verwaltung bzw. Bearbeitung des Artikelsammlers oder um einen neuen Sammler anzulegen navigieren sie über Stammdaten zum Artikelsammler.

Zum Aufruf des Artikelsammlers navifieren sie wie folgt:

Die zweite Art den Artikelsammler aufzurufen ist die Schaltfläche "Sammler" in allen Detailansichten von Dokumenten wie Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen, Bestellungen und so weiter.

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Funktionsweise des Artikelsammlers

Der Artikelsammler ist ein Speicherbereich in Ihrer lokalen Anwendung, der mit beliebigen Artikeln Ihres Artikelstamms gefüllt werden kann. So wie ein Warenkorb in einem Onlineshop. Der Artikelsammler kann mehrere Sammler (Warenkörbe) enthalten, die Sie mit einer eigenen "zusammenfassenden Überschrift" benennen und speichern können. Der Artikelsammler wird lokal auf dem aktuellen Arbeits-PC gespeichert und steht für alle Mitarbeiter, die diesen PC nutzen gleichermaßen zur Verfügung. Möchten sie einen oder alle Sammler auch auf einem anderen PC nutzen, müssen sie die Sammler hier als Datei exportieren und an einem anderen Arbeits-PC dann importieren.

Im Wesentlichen besteht der Artikelsammler aus zwei Fensterbereichen - der Artikelauswahl (1) und dem Artikelsammler (2) sowie den Übernahme-Taste (3) und der Entfernen-Taste (4). Beim Öffnen des Artikelsammlers ist der Fensterbereich Artikelstamm (1) zunächst ohne Inhalt. Der Fensterbereich des Sammlers (2) zeigt die Artikel des zuletzt verwendeten Sammlers an. Je nachdem in welchem Bereich der Anwendung sie den Artikelsammler öffnen (aus der Navigation der Anwendung oder einem Dokument wie Angebot oder Rechnung), wird eine automatische Anpassung der im Sammler befindlichen Artikel (2) vorgenommen. Die Anpassung bezieht sich auf die Preisgruppe und auf den globalen Rabatt, die dem Kunden hinterlegt sind. Dazu mehr im späteren Verlauf dieses Kapitels. In der Titelleiste wird ihnen der Kunde und seine im Kundenstamm hinterlegte Standard-Preisgruppe (Verkaufspreis 1-6 = Preisgruppe 1-6) angezeigt sofern sie den Artikelsammler aus einem Bereich aufrufen in dem eine Kunde hinterlegt ist - z.B. Angebot, Lieferschein oder Rechnung.

Bevor Sie den angezeigten Artikelsammler bearbeiten, wählen sie den gewünschten Namen des Sammlers in der Auswahl aller verfügbaren Sammler (2) aus. Es werden nun die dem Sammler hinterlegten Artikel im rechten Fensterbereich angezeigt. Mit den zwischen den beiden Fenstern liegenden Pfeiltasten (3)+(4) können sie Artikel aus dem Artikelstamm in den Sammler hinein legen (3) oder herausnehmen (4).

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Artikel und Kategorien suchen und filtern

Um Artikel im Fensterbereich des Artikelstamm (1) zu filtern können sie Artikel per EAN durch Eingabe von Hand oder Eingabe per Scanner suchen (5).

Verwenden sie die Suche per Artikeltext, Kategrorie bzw. Warengruppe (7) um Artikel in der Anzeige einzugrenzen. Wenn sie die Filterung nach einem Suchbegriff vornehmen möchten geben sie im Feld "Artikeltext / Matchcode / Nr." einen Teilbegriff der Artikelbeschreibung, dem MatchCode oder der Artikelnummer (oder einen Teil von ihr) und klicken dann auf die Schaltfläche "Suchen".

Der Kategorie-Filter kann zusätzlich zur Artikeltextsuche hinzugenommen werden. Damit werden beide Felder mit logischem "UND" verknüpft und das Ergebnis in der Artikelauswahl angezeigt. Wenn sie also den Kategorie-Filter anwenden, wird die bisherige Filterung (z.B. durch Eingabe von Suchbegriffen) noch zusätzlich über Artikel dieser Kategorie / Warengruppe ausgefiltert. Wird nach Anwendung des Kategorie-Filters kein Ergebnis angezeigt, existiert keine entsprechende Kombination aus Ihren Eingaben und der Kategorie bzw. Warengruppe. In diesem Falle müssen sie möglicherweise die Artikeltext Eingabe entfernen oder ändern. Klicken Sie danach erneut auf die Schaltfläche "Suchen".

Artikelinfos des Artikelstamms anzeigen

Wenn die Breite der Artikelbeschreibung in einem der beiden Fensterbereiche nicht ausreicht, um einen Artikel eindeutig zu erkennen, können sie den Artikeltext des Artikels komplett anzeigen lassen indem sie auf eine der Zeilen einen Doppelklick ausführen. Voraussetzung ist, dass sie das Häkchenfeld "Doppelklick zeigt Artikeltext" am unteren Rand eines jeden der beiden Fensterbereiche aktiviert haben. Dieselbe Funktion können sie auch auf den linken Fensterbereich "Artikelstamm" (1) ausführen.

Um eine Ausführlichere Anzeige zu einem Artikel zu erhalten, markieren sie einen Artikel der Liste und klicken dann anschließend auf die Schaltfläche (C).

Es wird ihnen nun ein Fenster mit ausführlichen Eckdaten des Artikels angezeigt.

Klicken sie in dasFenster auf eine beliebige Stelle um es zu schließen.

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Übernahme von Artikeln in den Sammler

Zur Übernahme von Artikeln in den Sammler gibt es zwei Methoden.

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Übernahme mit der Maus

Markieren Sie im linken Fenster "Artikelstamm" (1) den oder die gewünschten Artikel. Eine Mehrfachauswahl ist mit gedrückter Shift-Taste möglich. Nun klicken Sie auf den Pfeil (3) um die gewünschten Artikel in den „Artikelsammler“ auf der rechten Seite (2) aufzunehmen. Nach der Übernahme der Artikel in den Artikelsammler werden diese in der Artikelauswahl (1) entfernt, damit sie nicht versehendlich Artikel doppelt übernehmen.

Eine alternative zur Übernahme oder Entfernung von Artikeln des Sammlers ist ein Doppelklick mit der Maus auf einen Artikel. Dazu müssen sie vorher die Funktion "Doppelklick zeigt Artikeltext" (A) am jeweiligen Fensterbereich ausschalten. Zur Übernahme eines Artikels in den aktiven Sammler Doppelklicken sie auf einen Artikel im Auswahlfenster links. Zum entfernen aus dem Sammler Doppelklicken sie im Sammlerfenster rechts.

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Übernahme mit einem Barcode Scanner

Die Artikel lassen sich auch mit einem einfachen BarCode Scanner wie man sie z.B. an Kassensystemen verwendet "sammeln". Beim Aufruf des Sammlers befindet sich der Cursor bereits im Feld EAN (5). Mit einem angeschlossenen BarCode Scanner (nicht dem MDE Gerät / Scanner) können Sie den Artikel durch Scannen des BarCode ermitteln. Im Feld "Anzahl" (6) geben Sie die gewünschte Artikelanzahl ein oder bestätigen die Standardmenge mit der Taste ENTER. Durch die ENTER Taste wird der Artikel mit der angegebenen Menge im Sammler (2) aufgenommen. Danach wird der Cursor automatisch wieder in das EAN Feld für den nächsten Scann gestellt.

Die im Sammler befindlichen Artikel lassen sich dann beispielsweise in Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen mit einem Klick auf die Schaltfläche "Sammler einfügen" einfügen. Dabei werden die Artikel am Ende der bereits vorhandenen Positionen mit fortlaufender Positionsnummer angefügt.

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Preise und Rabatte bei der Übernahme

Die Preise (Spalte VK) im Artikelsammler werden entweder mit Null oder dem Standard Verkaufspreis des Artikels aufgeführt. Bei der Übernahme des Sammlers in Dokumenten wie Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen werden die Verkaufspreise in Abhängigkeit des verwendeten Kunden und der Artikelmengen neu berechnet. Die Preise ergeben sich aus den Kundenspezifischen Preisen und Rabatte, die dem verwendeten Kunden hinterlegt sind. Zusätzlich werden die Angebots- bzw. Verkaufspreise mit den Rabattstaffeln der Artikel abgeglichen und je nach verwendeter Artikelanzahl neu berechnet.

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Anzeigen von Artikeln

Vor einer Übernahme eines Artikels in den Sammler kann es nützlich sein wenn die Detaildaten der gewählten Artikel betrachtet werden können. Dazu markieren sie einen Artikel im linken Auswahlfenster oder rechten Sammler Fenster und klicken dann unter das entsprechende Fenster auf die Schaltfläche (13). Nun wird Ihnen ein Fenster mit einigen Eckdaten des Artikels angezeigt. Sie verlassen das Artikelfenster durch klicken auf eine freie Fläche im Fenster selbst.

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Speichern des Artikelsammlers

Eine Speicherung der Artikeldaten im Artikelsammler ist nicht notwendig. Die Speicherung erfolgt direkt bei der Übernahme von Artikeln in den Sammler. Beim verlassen des Sammlers mit Exit verbleiben die Artikeldaten unverändert im Sammler. Beim verlassen des Sammlers mit der Schaltfläche Exit wird der gerade aktuell verwendete Sammler aus der Auswahl (8) gespeichert. Beim nächsten Aufruf des Artikelsammlers oder beim Abruf der Sammlerdaten in ein Dokument ist dieser Sammler dann bereits voreingestellt.

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Entfernen von Artikeln aus dem Sammler

Wenn Sie Artikel aus dem Artikelsammler entfernen möchten, wählen sie zunächst den Sammler in der DropDown Liste (8) aus. Markieren Sie nun den gewünschten Artikel im Sammler (2), der entfernt werden soll und klicken dann auf die Schaltfläche (4). Der Artikel wird dann aus dem Sammler entfernt. Beachten sie, dass im Sammler mehrere Artikel mit derselben Artikelnummer existieren können und dann alle gleichen Artikel (mit derselben Artikelnummer) gemeinsam mit einem Klick entfernt werden. Die Artikel im Sammler können nur einzeln markiert werden. Um alle Artikel aus dem Sammler zu entfernen klicken Sie auf die Schaltfläche "Sammler leeren" (12).

Der Name des Sammlers bleibt zunächst in der Sammlerauswahl (8) stehen und wird auch nach dem Verlassen des Sammlers als leerer Sammler gespeichert. So können sie ihn zu einem späteren Zeitpunkt mit Artikeln füllen. Wenn sie den Sammler komplett entfernen möchten, leeren sie das Feld "Sammler" (8) und verlassen den Sammler dann.

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Übernahme von Artikeln aus dem Sammler

Der Zweck des Artikelsammlers ist ja die einfache Übernahme gesammelter Artikel in ein zur Bearbeitung geöffneten Dokumentes - wie z.B. Angebot, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Auftrag oder Gutschrift.

In jedem dieser Dokumente ist die Schaltfläche "Sammler einfügen"(1) unterhalb der Positionen angeordnet. Klicken sie auf diese Schaltfläche. Wenn sie nur einen Artikelsammler angelegt haben werden die enthaltenen Artikel direkt als Positionen in die Dokumentbearbeitung eingefügt. Sind mehr als ein Sammler vorhanden, wird Ihnen eine Auswahl der Sammler angezeigt. Wählen sie den gewünschten Sammler aus (2). Der zuletzt bearbeitete Sammler ist bereits angewählt. Klicken sie für die Übernahme der Artikel in die geöffnete Dokumentbearbeitung (3). Die Artikel werden nun am Ende der Positionsliste angefügt.

Übernahme direkt aus dem Sammler

Wenn sie den Sammler aus der Domumentbearbeitung aufgerufen haben, können sie die Positionen des Sammlers auch direkt mit der Schaltfläche "Einfügen"(11) übernehmen.

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Ausdrucken des Sammlers

Sie können den Inhalt des Artikelsammlers als Bericht im Querformat ausdrucken. Dazu klicken sie auf die Schaltfläche "Drucken" (14).

Der Ausdruck enthält neben der Artikelnummer, der Menge und der Artikelbeschreibung auch Angaben zu Lagerort, Lagerfach der SKU (Lagerhaltungsnummer) und den EAN Code des Artikels. Diesen Ausdruck können sie zum Beispiel auch als Packliste oder individuelle Zusammenstellung für Kundenaufträge, Sonderaktionen und Rabattwochen oder ähnliches verwenden.

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Mehrere Artikelsammler verwalten

Die können in Faktura-XP eine beliebige Anzahl unterschiedlicher Sammler verwalten. Diese können jeweils eine quasi unbegrenzte Anzahl Artikel aufnehmen. Wenn sie nur einen Sammler benötigen oder den ersten Sammler ohne Namen im Feld "Sammler"(2) anlegen, wird dieser automatisch unter dem Namen "Standard" gespeichert.

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Einen Artikelsammler neu anlegen

Wenn sie einen Sammler neu anlegen möchten, klicken sie auf die Schaltfläche Plus(1). Damit wird ein neuer Sammler eröffnet und der Cursor in das Feld "Sammler"(2) gestellt. Dort geben sie zunächst einen umschreibenden Namen oder Satz ein - z.B. "Sommeraktion Sonnenbrillen" oder "Messeaktion Handyzubehör Apple und Huawei".

Dann "sammeln" sie die Artikel mit einem BarCode Scanner oder aus der Artikelauswahl mit der Maus, wie oben beschrieben. Die Artikel werden zusammen mit dem Namen gespeichert. Eine separate Speicherung der Sammler Daten ist nicht erforderlich. Sie können den Dialog zu jeder Zeit mit Exit verlassen ohne Daten zu verlieren.

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Sammlerdaten Exportieren und Importieren

Die Daten des Artikelsammlers werden lokal gespeichert und sind somit nur für den Arbeitsplatz verfügbar mit dem diese angelegt wurden. Die Übernahme an einen anderen Arbeitsplatz / Arbeits-PC ist nur mit Export und anschließendem Import an einem anderen Arbeitsplatz übertragbar.

Wählen sie zunächst aus, ob sie eine Datei Importieren oder die Artikelsammler Exportieren möchten.

Export

Beim Export der Artikelsammler werden alle Sammler in eine Datei exportiert. Diese Datei ist dann in einer anderen Installation bzw. einem anderen Arbeits-PC in Faktura-XP derselben Hauptversion importierbar. Geben sie nach Anklicken der Schaltfläche "Artikelsammler Exportieren" den Speicherort und den Dateinamen für die Exportdatei an.

Tip

Wenn sie die Exportdatei an einen anderen Arbeits-PC übertragen möchten, wählen sie als Speicherort einen über das Netzwerk erreichbaren Speicherort bzw. Netzwerkpfad aus, der von dem anderen Arbeits-PC ebenfalls erreichbar ist. Sollte das nicht möglich sein, können sie die Übertragung auch z.B. mit Hilfe eines USB Stick vornehmen.

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Import

Um die Artikelsammler aus einer Datei zu importieren, wählen sie die Schaltfläche "Artikelsammler Importieren" aus dem Untermenü der Schaltfläche aus. Dazu klicken sie auf das kleine Dreieck am Ende der Schaltfläche. Wählen sie danach die Datei aus, die die Artikelsammler enthält.

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Verkauf mit MDE Scanner

Mit dem Artikelsammler und einem mobilen MDE Gerät / MDE Scanner ist das erstellen einer Rechnung für einen Verkauf mit nur einem Klick möglich um z.B. in Ihrem Ladengeschäft Rechnungen per BarCode zu erstellen. Sie können mit einem mobilen MDE Gerät durch Scannen der EAN Codes / Etiketten die Verkaufsartikel erfassen und deren Menge im MDE Gerät eingeben. Danach wird der Scannerinhalt über eine Übertragungsstation oder Anschlusskabel mit nur einem Klick als Verkaufsrechnung erstellt.

Erstellen Sie einen Kunden für den Verkauf

Legen Sie sich dazu vorher einen Kunden an, den Sie für Barverkäufe nutzen können (also ohne Adresse und echtem Namen) verwenden sie z.B. "# Barverkauf #" in Namensfeld-1. Die restlichen Adressfelder lassen sie leer. Dieser "Barverkauf Kunde" kann dann zukünftig für alle Kassiervorgänge die sie mit dem MDE Scanner erstellen oder andere Laufkunden dienen.

Hinterlegen sie den "Barverkauf Kunden"

Den so erstellten Kunden sollten sie nun als Standard-Kunde in den Einstellungen hinterlegen. Dieser wird dann jedesmal für Neurechnungen verwqendet, kann dann aber natürlich noch abgeändert werden.

Navigieren sie dazu in Pamameter -> weitere Parameter -> ...weitere" und wählen den gerade angelegten Kunden für Barverkauf aus.

Kassieren

So gehen sie vor, wenn sie eine "Barverkauf Rechnung" mit Hilfe eines MDE Scanners erstellen lassen möchten.

A. Erfassen sie die Verkaufsartikel durch Scannen und Eingabe der Artikelanzahl.

B. Navigieren sie zu "MDE Scanner einlesen"

C. Scannerdaten übertragen und automatische Rechnungserstellung

Stellen sie den MDE Scanner in die Übertragungsstation des Scanner oder schließen ein Kabel an. Stellen sie den Scanner in den Übertragungsmodus um.

Aktivieren sie im Dialog den Modus "Barverkauf" und klicken sie dann auf die Schaltfläche "Einlesen"(2). Die Artikeldaten und deren Mengeneingabe werden nun in den Sammler übertragen. Dann werden diese Daten automatisch zur Erstellung einer Rechnung verwendet und die Artikeldaten aus dem Sammler in diese neue Rechnung als Positionen eingefügt.

Die Rechnung ist nun erstellt und kann im Bereich Verkauf -> Rechnungen bearbeitet oder direkt gedruckt werden.

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Kompatible MDE Geräte

Die von uns getestete und unterstützte Modelle:

* Mobiles MDE Gerät DATALOGIC Memor X3 auf Basis Windows CE
* Mobiles MDE Gerät Honeywell ScanPal 5100 auf Basis Windows CE
* Mobiles MDE Gerät CipherLab CPT-8000 Serie / 8001 Serie
* Mobiles MDE Gerät CipherLab CPT-8200 Serie
* Beliebiges Mobiles MDE Gerät auf Basis Windows CE oder Android (ohne Funktionsgarantie - testen sie selbst)

Hinweis:

Sollten die Hersteller der genannten Geräte Änderungen an deren Betriebssoftware vorgenommen haben, kann dies zu Kompatibilitätsproblemen führen. Dies können wir im Einzelfall nicht wissen noch verantworten. Wir sind ständig bemüht alle Geräteanbindungen so kompatibel wie möglich zu halten.

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