Update von Faktura-XP SELECT Pro Edition

Wichtige Hinweise und Grundvoraussetzungen für ein Update

Dieser Leitfaden geht von einer bereits installierten und funktionstüchtigen Version Faktura-XP SELECT Pro Edition auf Ihrem Arbeitscomputer aus.

Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Rechte an dem Computer verfügen, auf dem Sie das Update ausführen möchten. Sie müssen an Ihrem Computer als Administrator angemeldet sein bzw. über administrative Rechte verfügen. Halten sie die Administrator Anmeldedaten des Windows® Systems bereit.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über Zugangsdaten zu Faktura-XP verfügen, die Sie berechtigen das Update auszuführen. Der Benutzer muss der Benutzergruppe Admin angehören. Prüfen sie dies indem sie sich an Ihrer bisherigen Version Faktura-XP anmelden und im Bereich Stammdaten -> Mitarbeiter -> Berechtigungen kontrollieren, ob Ihre Anmeldung der Gruppe "Admin" angehört.

Falls sie sich die Installation eines Updates nicht zutrauen, können sie auch unseren Update-Service buchen.

Das aktuelle Update muss an jedem Arbeitsplatz ausgeführt werden, auf dem sich eine Version Faktura-XP® befindet. Verwenden sie niemals unterschiedliche Versionen im gleichen Netzwerk bzw. am gleichen Mandanten. Alle Benutzer müssen die selbe Version Faktura-XP® verwenden. So prüfen sie die Programmversion.

Führen Sie das aktuelle Update nicht gleichzeitig auf allen Arbeitsplätzen aus, beginnen Sie zunächst nur mit einem einzigen Arbeitsplatz und fahren Sie nach vollständiger Durchführung der Aktualisierung des ersten Arbeitsplatzes mit den weiteren Arbeitsplätzen fort.

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Bevor Sie beginnen

Ein Update ist ein sensibler Vorgang für Ihre Geschäftsdaten. Gehen Sie mit Ruhe und Bedacht an diesen Vorgang heran. Erstellen Sie vor der Installation eines Updates unbedingt eine Datensicherung und lesen Sie die Hinweise im Installations-Assistenten genau durch.

Ihre Datenbestände werden nicht verändert, es werden jedoch eventuell Tabellen aktualisiert bzw. erweitert. Sichern Sie diese wie folgt:

1. Informieren Sie alle anderen Mitarbeiter, dass die Anwendung verlassen werden muss und sorgen Sie dafür, dass außer Ihnen niemand anderes während der Updates an der Datenbank angemeldet ist.

2. Erstellen Sie eine Datensicherung Ihrer SQL Server Datenbanken und eventuell zusätzliche Sicherungen erstellter Mandanten.

Die Version Faktura-XP SELECT Pro wird mit der Microsoft® SQL Server Datenbank betrieben. Nur in Ausnahmefällen wird eine Dateibasierende Datenbank vorliegen.

Zur Sicherung der SQL Serverdatenbank ist die genaue Kenntnis der technischen Zusammenhänge erforderlich. Dazu verweisen wir auf den Hersteller Microsoft®, der auf seinen Seiten einen Beitrag zur Datensicherung für SQL Server Datenbanken bereit hält.

Lesen sie diesen Beitrag aufmerksam durch und befolgen sie die Anweisungen darin. Sollte der Link auf der Seite von Microsoft® nicht mehr aktuell sein, suchen sie auf der Webseite nach diesem Thema.

3. Sichern Sie Ihre Einstellungen zusätzlich durch einen Export. Menüpunkt Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter -> Registerkarte "Allgemeines-2".

4. Kontrollieren sie die Sicherungsdateien auf Vollständigkeit im Zielordner / Zielgerät. Sehen sie sich das Erstelldatum und die Dateigrößen an und prüfen diese auf plausible Größe.

Sind alle Punkte sorgsam ausgeführt, beginnen wir nun mit dem Update.

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Die Updatedatei

Das Update selbst bieten wir als Download an. Den Link zum Downloadbereich erhalten nach dem Kauf eines Updates oder als Teilnehmer unserer "Update Flat" und wird in der Regel per Email zugestellt. Diese Email enthält auch den Benutzernamen und ein Passwort die für den Zugriff auf den Downloadbereich notwendig ist. Beides geben Sie bei Aufforderung nach Möglichkeit von Hand ein. Die in der Email hinterlegten Zugangsdaten sind auch für Korrekturupdates innerhalb eines Update-Zykluses (nächste Email-Benachrichtung eines Updates) gültig. Sollte die Aktualisierung nicht am selben Tag wie der Download der Update-Datei geschehen, prüfen Sie am Tag der Installation der Updates nochmals den Downloadbereich ob eventuell eine bereits neuere Version vorliegt welche weitere Verbesserungen oder Meldungen von Kunden beinhaltet.

Benutzernamen und Passwort NICHT durch "Kopieren und Einfügen" in die Felder setzen, da schnell ein mit eingefügtes Leerzeichen oder Sonderzeichen zum misslingen des Logins führen kann.

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Der Downloadbereich für das Update

Nach Eingabe des Benutzernamen und des Kennwortes gelangen Sie in den Service- und Downloadbereich des Updates.

Dateien im Downloadbereich

Der Downloadbereich der Faktura-XP® SELECT Pro Edition enthält unter anderem Informationen zum aktuellen Update, ein Update Leitfaden als PDF Datei sowie die Updatedatei(en) selbst. Möglicherweise sind mehrere Updatedateien in diesem Bereich vorhanden. Verwenden sie immer die Updatedatei mit dem höchsten Versionsstand. Dies erkennen sie an der angehängten vierstelligen Revisionsnummer am Ende der Versionsnummer. Beispielsweise ist in Version "5.0.0156". Die Hauptversion ist "5.0", die Revisionsnummer ist "0156".

Herunterladen der Datei(en)

Laden Sie die Updatedatei herunter und speichern diese z.B. in "Eigene Dateien" oder Ihrem "Desktop".

Wenn Sie das Update auf mehreren Arbeitscomputern installieren müssen, legen Sie die Updatedatei z.B. auf ein Netzwerklaufwerk, das Sie von jedem Arbeitsplatz erreichen können. Damit können Sie dann bequem an jedem Arbeitsplatz das Update ausführen. Alternativ ist natürlich auch ein USB Stick oder externe Festplatte zur Verteilung der Updatedatei(en) möglich.

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Auszuführende Arbeiten für das Update

Um das Update von Faktura-XP in Betrieb zu setzen müssen Sie die aufgeführten Punkte sorgsam durcharbeiten.

In der folgenden Anleitung lesen Sie das Update in wenigen Schritten:

1. Herunterladen der Updatedatei

2. Installation der Updatdatei

3. Erster Start nach dem Update

4. Aktualisierung des Datenbestandes bzw. des Mandanten

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Installation des Updates

Schließen Sie Faktura-XP auf dem ausgewählten Arbeitsplatz und Starten Sie anschließend die Updatedatei. Der Setup-Assistent startet und führt Sie nun durch den lokalen Updatevorgang.

Zunächst wählen Sie die Sprache in der Ihnen der Setup-Assistent die Installation Schritt für Schritt erklärt.

Folgen sie dem Setup-Assistenten und lesen Sie jede Seite genau durch. Nachdem sie die erste Seite gelesen haben Klicken sie auf „Weiter” und folgen dem Setup-Assistenten. Sie gehen mit der Installation und der Zustimmung der Bedingungen einen rechtsgültigen Vertrag ein. Lesen Sie daher jede Seite in eigenem Interesse genau durch. Sie können die Installation und Zustimmung bis zur Zusammenfassung vor dem eigentlichen Beginn der Installation jederzeit abbrechen. Hat die Installation begonnen, warten sie bis zur vollständigen Installation ab. Nach dem Ende der Installation aller Komponenten meldet sich der Setup-Assistent mit einer Schlussmeldung zurück. Klicken sie dann auf „Fertigstellen“ um die Installation Abzuschließen.

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Erster Start nach dem Update

Ist die Installation erfolgt und Fehlerfrei verlaufen, starten Sie Faktura-XP nach dem Update wie immer. Manche Schutzprogramme (Antiviren Software) könnten ein Update erschweren oder verhindern. Auch der erste Start könnte betroffen sein.

Avira®, McAfee®, Kaspersky® und Co.

Sollte das der Fall sein z.B. Fehlermeldung bei der Installation des Updates oder Fehlermeldung beim Start, könnte es sein, dass ihr Schutzprogramm die Installation beschränkt oder verhindert. Schalten sie ihr Schutzprogramm für die Zeit der Installation des Updates und dem ersten Start zeitweise aus. Führen sie die Installation des Updates dann erneut durch.

Probleme nach einem Update?

Erfolgt der Erststart nicht wie gewohnt oder die Software zeigt ein ungewöhnliches Verhalten bei der Anwendung, notieren sie sich die ausgeführten Schritte und das Verhalten der Software. Kontaktieren sie dann ihren Systembeauftragten (Administrator) oder senden eine Email an unseren Support.

Folgende Probleme wurden uns in dem Zusammenhang wiederholt gemeldet

* Datenänderungen an Positionen in Angeboten oder Rechnungen werden nicht gespeichert
* Beim Drucken von Dokumenten wird die Meldung "Es sind keine Datensätze vorhanden, die gedruckt werden könnten." angezeigt.
* Anlegen neuer Dokumente mit der Schaltfläche "NEU" wird nicht ausgeführt
* Anlegen neuer Kunden oder Lieferanten mit der Schaltfläche "NEU" wird nicht ausgeführt

Der mögliche Grund der Probleme

Sie verfügen nicht über ausreichende Rechte um ein Update auszuführen. Damit wird die Umgebung der Anwendung und die Anwendung nicht vollständig aktualisiert.

Lösung der Probleme

Kontaktieren sie dann ihren Systembeauftragten (Administrator). Liegt die Backend-Datenbank der Anwendung im Netzwerk (Mehrbenutzerumgebung) müssen Sie beim Update ebenfalls entsprechende Schreib- und Änderungsrechte besitzen. Auch hier führt das Fehlen der Rechte zu einem unvollständigen Update.

Beauftragen Sie nach Möglichkeit Ihren Administrator oder Hilfe durch einen Experten für das Update, wenn Sie sich nicht sicher sind, das Update korrekt und vollständig zu installieren.

Externe Hilfe

Lassen Sie das Update kostenpflichtig von einem Faktura-XP Experten per Fernwartung ausführen. Kontaktieren Sie einen von uns geprüften Faktura-XP Fachhändler in Ihrer Nähe oder fragen Sie bei uns nach einem passenden Experten. Dazu ist eine vorherige Terminabsprache erforderlich.

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Verbinden mit Ihrem Datenbestand bzw. Mandantenwechsel

Faktura-XP stellt die Verbindung zum letzten, eingestellten Mandanten automatisch wieder her und führt ggf. ein Tabellenupdate der Datenbank durch. Dieser Vorgang kann, je nach Arbeitsgeschwindigkeit des Computers und dem Zugriff über das Netzwerk einige Minuten in Anspruch nehmen. Unterbrechen Sie den Vorgang auf keinen Fall. Dies kann zur Beschädigung der Datenbank und damit zum Datenverlust führen.

Bei diesem Vorgang führt Faktura-XP möglicherweise ein Update der verbundenen lokalen Bewegungsdaten-Datenbank (des Mandanten) automatisch durch. Dieser Vorgang sollte ebenfalls nicht abgebrochen werden.

Anschließend erfolgt die Anmeldung als Mitarbeiter. Geben Sie falls nötig ihr Kennwort ein und Starten Sie Faktura-XP bis die Navigation verwendbar ist.

Sollte nach dem Einloggen, dem Akzeptieren der AGB sowie dem Hinweis auf unser Handbuch keine Meldung bzgl. eines Datenbankupdates erscheinen ist der Updatevorgang abgeschlossen und alle weiteren Arbeitsplätze können eingerichtet werden.

Updates von Faktura-XP

Bei Fragen oder Problemen können Sie sich über unser Support Ticketsystem an uns wenden. Ebenso können sie die Installation nach Terminabsprache von uns oder einem unserer Händler buchen und installieren lassen. Die Kosten dazu können sie vorher bei der Terminabsprache erfragen oder sich als Angebot zusenden lassen.

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Meldung nach einem Update

Sollte nun ein Dialog erscheinen in welchem Sie gefragt werden ob ein Datenbankupdate nun durchgeführt werden gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor.

Dieser "Wichtige Hinweis" ist keine Fehlermeldung sondern eine Hinweis auf einen besonderen Umstand
bei der ersten Nutzung der Anwendung nach einem Update. Lassen sie die Meldung zunächst offen und lesen 
sie unbedingt die beiden Möglichkeiten um ihre Datenbestände vor Schaden zu bewahren.

Lesen sie bitte weiter!

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Warum wird diese Meldung angezeigt?

Ein Update der Anwendung Faktura-XP ist ein sehr komplexer Vorgang bei dem möglicherweise Dateien auf dem lokalen Arbeits-PC ausgetauscht werden und auch eventuell eine Aktualisierung der mit der Anwendung verbundenen Datenbank ausgeführt werden muss. Der Austausch von Dateien auf dem lokalen Arbeits-PC betreffen eventuell auch Dateien deren Austausch administrative Berechtigungen erfordern. Ebenso ist der Zugriff zur Aktualisierung der Datenbank über das Netzwerk ein Systemeingriff, der ebenfalls administrative Berechtigungen erfordert.

Folgende Umstände können dazu führen, dass ein Update nicht oder nicht vollständig ausgeführt wird:

1. Wenn sie an ihrem Arbeits-PC (Windows Anmeldung) nicht als Administrator angemeldet sind - was der Standard ist
2. Nicht die nötigen Berechtigungen zum administrativen Zugriff auf Dateien besitzen 
3. Keine ausreichenden Schreibrechte in der Systemumgebung oder der Anwendung besitzen 
4. Ein Schutzprogramm (Antivirus Software) den administrativen Zugriff auf Dateien oder dem Netzwerk verhindert oder beeinträchtigt

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Was muss ich nun tun?

Zunächst Ruhe bewahren und klicken sie nicht sofort auf "Ja" oder "Nein". In der Hinweismeldung werden zwei Möglichkeiten genannt, von der sie eine umgehend nutzen sollten:

Möglichkeit-1: Sind sie selbst nur Benutzer der Anwendung Faktura-XP und führen im Regelfall keine Installations- und Verwaltungsaufgaben an ihren Systemen aus, sollten sie den Administrator der PC-Systeme oder den zuständigen EDV-Beauftragten verständigen und nicht selbst versuchen das Problem zu lösen. Oft fehlen die notwendigen Berechtigungen um das System zu aktualisieren.

Möglichkeit-2: Sind sie Inhaber von ausreichenden Berechtigungen am Betriebssystem (Administrator Anmeldung am lokalen Windows® Arbeits-PC) und haben entsprechende Berechtigungen die Netzwerklaufwerke zu verwalten (Schreibrechte und Vollzugriff im Zielordner der Netzlaufwerke), können sie ein manuelles Datenbankupdate ausführen. Ein Datenbankupdate fügt eventuell fehlende Felder, die in der neuen Version zusätzlichen hinzugefügt wurden in Ihre Datenbank des aktuell verbundenen Mandanten hinzu. 


Die Version Faktura-XP SELECT Pro Edition verfügt über die Möglichkeit mit einer Dateibasierenden MS-Access® Datenbank oder aber mit dem Microsoft SQL Server® Datenbank zu arbeiten. Im Falle des SQL Server als Datenbasis kann bei einem Versionsupdate die Erweiterung oder Aktualisierung der SQL Server Datenbank notwendig werden.


Navigieren sie für ein Datenbankupdate einer MS-Access® Datenbank zu:

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Navigieren sie für ein Datenbankupdate eines MS SQL Server zu: 

Nach dem manuellen Datenbankupdate

Nach dem manuellen Datenbankupdate verlassen sie sie Anwendung Faktura-XP und starten diese erneut wie gewohnt. Ist das Datenbankupdate ordnungsgemäß und ohne Fehler durchgelaufen, wird die Hinweismeldung nun ausbleiben.

Sollte die Hinweismeldung jedoch erneut erscheinen aktualisieren sie die Verbindung zwischen der SQL Server Datenbank und der Anwendung Faktura-XP. Das können sie ganz einfach mit der Funktion "Mandant - Neuverbindung" ausführen. Damit werden alle Verbindungen zur Datenbank (dem Mandanten) neu hergestellt.

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Mandant neu einbinden - so wird es gemacht

Navigieren sie zu :
 

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Falls das Problem weiterhin besteht

Sollte die Hinweismeldung erneut erscheinen, müssten sie oder der Administrator ihrer Systeme in den Fehlerprotokollen der Anwendung nach dem Problem suchen. Weitere Hilfen zur Suche und Behebung von Problemen bietet der "Expertenmodus" in der Wartung. Sollten auch diese Schritte keine Abhilfe bieten, wenden sie sich gern an unseren Support.

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Verbinden mit Ihrem OnlineShop

Je nach verwendetem Onlineshop muss die Verknüpfung zwischen Faktura-XP und der Shopdatenbank neu hergestellt werden oder aktuelle Server-Scripte auf Ihrem Webserver hochgeladen werden.

API Schnittstelle ihres Magento® Shop

Bei der Verwendung eines Magento® Onlineshops erfolgt die Kommunikation zwischen dem Onlineshop und Faktura-XP über Server-Scripte - die sogenannten "APICON Dateien". Nach einem Update der Faktura-XP Version kann auch eine Aktualisierung der "APICON Datein" notwendig werden. Dazu werden aktuelle Server-Scripte auf den Webserver Ihres Shops hochgeladen und die vorhandenen Script gegen die neuen Scripte durch überschreiben ausgetauscht. Da die Scripte 100% abwärtskompatibel sind, können Sie die vorhandenen Scripte immer ohne Risiko gegen aktuelle Scripte austauschen.

Zum Austausch der Server-Scripte folgen Sie der Anleitung für Magento® OnlineShops.

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GAMBIO GX2, xtc Modified, xt:Commerce, osCommerce

Bei der Verbindung zu Ihrem Onlineshop handelt es sich um eine Verknüpfung zwischen Faktura-XP und der Shopdatenbank. Diese muss beim Austausch / Update von Faktura-XP neu hergestellt werden. Gehen Sie dazu folgende Schritte durch.

Gehen Sie nach der Anleitung zur Verbindung Ihres OnlineShop per ODBC vor.

Tritt ein Fehler auf ...

Wird ein Fehler angezeigt oder können einige Tabellen nicht eingebunden werden, prüfen Sie Ihre Internetverbindung. Stellen Sie den Zugriff über eine eventuell vorhandene Firewall oder Virenschutzsoftware her, prüfen Sie ob der Zugriff freigegeben ist.

Notfalls lesen Sie auf unseren FAQ Seiten unter https://www.faktura-xp.de eine mögliche Fehlerursache nach.

Faktura-XP® ist eine Marke der m-por media GmbH – Recklinghausen.