Kleinunternehmer-Regelung

Was ist eine Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Regelung in Deutschland, die kleinen Unternehmen, Freiberuflern und Selbstständigen mit geringem Umsatz Erleichterungen bietet. Sie ermöglicht es Unternehmern, von der Pflicht zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer befreit zu werden. Dies regelt der §19 des Umsatzsteuergesetz (UStG).

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung

Voraussetzung ist, dass der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 € liegt (Stand 2024). Ab 2025 erhöht sich die Grenze für den Gesamtumsatz auf 25.000 Euro (Vorjahr) bzw. 100.000 Euro (laufendes Kalenderjahr). Grundsätzlich gilt: Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, können aber auch keine Vorsteuer aus Einkäufen geltend machen. Ziel der Regelung ist es, den administrativen Aufwand zu verringern und kleinen Unternehmen einen leichteren Start zu ermöglichen. Unternehmer können sich freiwillig gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheiden und stattdessen zur Regelbesteuerung optieren.

Merke: Im Gegensatz zur bisherigen Regelung (bis 2024) wirken sich die neuen Grenzen (ab 2025) sofort auf den Kleinunternehmerstatus aus. Während bisher kein unterjähriger Wechsel zur Regelbesteuerung vorgesehen war. Man ist also sofort nach Überschreitung der Grenzen kein Kleinunternehmer mehr und muss dann direkt auf den Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

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Pflichtangaben auf Rechnungen für die Kleinunternehmerregelung

Wenn sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, muss jede Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Besonders wichtig ist ein Hinweis darauf, dass in der Rechnung keine Umsatzsteuer erhoben wird. Die Rechnung sollte folgende Angaben umfassen:

1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers (dein Name/Unternehmen)
2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde)
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Rechnungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
7. Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Umfang der Dienstleistungen
8. Rechnungsbetrag (Bruttobetrag)

Wichtig: Als Kleinunternehmer musst du zusätzlich folgenden Hinweis aufnehmen:

Zum Beispiel:  „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dieser Satz weist darauf hin, dass ihr Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nutzt und keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

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Einstellungen zur Kleinunternehmerregelung

Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben dürfen sie als Kleinunternehmen keine Steuern auf ihren Rechnungen ausweisen. Dazu genügt es zwei Dinge zu tun. Zum einen müssen sie in den Parametereinstellungen von Faktura-XP aktivieren, das sie der "Kleinunternehmerregelung" entsprechen möchten (1). Dazu ist dann noch ein Hinweis für die Kleinunternehmerregelung zu hinterlegen (2), der auf jede ihrer Rechnungen aufgedruckt sein muss.

Ist die Einstellung aktiviert und der Text eingetragen, können sie den Dialog mit "OK" bestätigen und verlassen. Mehr Einstellungen sind nicht notwendig. Es ist lediglich beim Drucken darauf zu achten, dass sie nur Bruttorechnungen drucken, die keine gesonderte Umsatzsteuer ausweist.

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Drucken einer Bruttorechnung für die Kleinunternehmerregelung

Sind die Einstellungen zur Kleinunternehmerregelung erfolgt, müssen sie beim Drucken der Rechnungen darauf achten, dass Sie das Optionshäkchen "Bruttopreise drucken" vor dem Drucken aktiviert haben (1).

Wurde der Druck einmal mit gesetztem Häkchen "Bruttopreise drucken" ausgeführt, wird das Häkchen beim nächsten Druck einer Rechnung automatisch bereits aktiviert sein.

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Beispiel Ausdruck einer Rechnung für Kleinunternehmer

Dieser Beispielausdruck einer Rechnung für Kleinunternehmer zeigt den korrekten Aufbau. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen und lediglich die Summer der Bruttopreise als Endsumme gedruckt (1)

Auf dem Ausdruck der Rechnung ist der Hinweis zur Kleinunternehmerregelung aufgedruckt (2), der in den Parametereinstellungen hinterlegt wurde.

Merke: Sie dürfen als Kleinunternehmen keine Nettorechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer drucken.

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Links zum Thema

Steuerinfos der Finanzämter NRW zur Kleinunternehmerregelung

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