E-Rechnung

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) in Deutschland ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung wird eine E-Rechnung digital verarbeitet und muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. Merkmale einer E-Rechnung

   Elektronisches Format: Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, das eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein gängiges Format in Deutschland ist das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung.

   Strukturierte Daten: Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die es ermöglichen, die Rechnungsinformationen maschinell zu verarbeiten. Dies unterscheidet sie von einem einfachen PDF-Dokument, das zwar elektronisch vorliegt, aber nicht ohne Weiteres maschinell ausgelesen werden kann.

   Rechtskonformität: E-Rechnungen müssen den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Dazu gehört, dass sie dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten müssen, zum Beispiel Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag.

Vorteile der E-Rechnung

   Kostenreduktion: Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten.
   Effizienz: Schnellere Bearbeitung und Zahlung durch automatisierte Prozesse.
   Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Bessere Rückverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsprozess.
   Umweltschutz: Verringerung des Papierverbrauchs.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Seit dem 27. November 2020 ist die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend. Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen, müssen ihre Rechnungen elektronisch einreichen, und diese müssen den europäischen Normen entsprechen.

Insgesamt erleichtert die Einführung von E-Rechnungen die Geschäftsprozesse, spart Ressourcen und erhöht die Effizienz in der Buchhaltung und im Rechnungswesen.