E-Rechnung

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung wird eine E-Rechnung digital verarbeitet und muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. In Deutschland ist dies zukünftig zwingend erforderlich.

Merkmale einer E-Rechnung

• A) Elektronisches Format: Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, das eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Es handelt sich dabei um eine PDF Datei in die die Rechnungsdaten elektronisch lesbar eingebettet sind. Ein gängiges Format in Deutschland ist das "ZUGFeRD" Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder die "XRechnung".

• B) Strukturierte Daten: Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die es ermöglichen, die Rechnungsinformationen maschinell zu verarbeiten. Dies unterscheidet sie von einem einfachen PDF-Dokument, das zwar elektronisch vorliegt, aber nicht ohne Weiteres maschinell ausgelesen werden kann.

• C) Rechtskonformität: E-Rechnungen müssen den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Dazu gehört, dass sie dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten müssen, zum Beispiel Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag.

Vorteile der E-Rechnung

• Kostenreduktion: Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten.
• Effizienz: Schnellere Bearbeitung und Zahlung durch automatisierte Prozesse.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Bessere Rückverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsprozess.
• Umweltschutz: Verringerung des Papierverbrauchs.

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Gesetzliche Rahmenbedingungen

Seit dem 27. November 2020 ist die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend. Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen, müssen ihre Rechnungen elektronisch einreichen, und diese müssen den europäischen Normen entsprechen.

Insgesamt erleichtert die Einführung von E-Rechnungen die Geschäftsprozesse, spart Ressourcen und erhöht die Effizienz in der Buchhaltung und im Rechnungswesen.

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ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD und XRechnung sind beides Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland, die den Anforderungen der gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Sie haben jedoch unterschiedliche Eigenschaften und Anwendungsbereiche:

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ZUGFeRD

Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein "Hybrid" aus PDF-Datei und eletronisch lesbarem Datenteil.

1. **Hybridformat**: ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Das PDF-Dokument dient als visuell lesbare Version der Rechnung, während die XML-Daten maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können.

2. **Kompatibilität**: Durch das PDF-Format kann ZUGFeRD leicht von Empfängern gelesen werden, die keine speziellen Softwarelösungen für elektronische Rechnungen nutzen. Es ist daher besonders für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) geeignet, die schrittweise auf elektronische Rechnungen umstellen möchten.

3. **Versionen**: ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen (Basic, Comfort, Extended), die unterschiedliche Komplexitätsgrade und Dateninhalte abdecken, um den Bedürfnissen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden.

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XRechnung

1. **Reines XML-Format**: XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das keine visuell lesbare Komponente wie ein PDF enthält. Es ist speziell für den automatisierten Datenaustausch zwischen Systemen konzipiert.

2. **Anforderung für öffentliche Auftraggeber**: Seit dem 27. November 2020 ist XRechnung für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtend. Diese Norm entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist daher für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen optimiert.

3. **Struktur und Standardisierung**: XRechnung hat eine sehr strenge und standardisierte Struktur, die sicherstellt, dass alle relevanten Informationen für die Verarbeitung durch öffentliche Auftraggeber enthalten sind.

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Zusammenfassung der Unterschiede von ZUGFeRD und XRechnung

- **Format**: ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten, während XRechnung ein reines XML-Format ist. - **Nutzerfreundlichkeit**: ZUGFeRD ist benutzerfreundlicher für Unternehmen, die den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung machen, da es eine visuell lesbare PDF-Version bietet. XRechnung richtet sich stärker an den automatisierten Austausch mit öffentlichen Verwaltungen. - **Einsatzbereich**: ZUGFeRD kann sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich (Business-to-Government) eingesetzt werden, während XRechnung speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber vorgesehen ist und dort verpflichtend ist.

Beide Formate tragen dazu bei, den elektronischen Rechnungsaustausch zu erleichtern und die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu steigern, haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte und Anwendungsbereiche.

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