XRechnung

Elektronische Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden

Alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland stellen auf den elektronischen Empfang von Rechnungen um. Vorzugsweise wird dabei auf das Format "XRechnung" umgestellt. Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro Netto müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Das gilt für Bundesministerien und die Verfassungsorgane sowie alle übrigen Bundesstellen, öffentlichen Auftraggeber und auch Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene. Rechnungen in Papierform werden also ab einer Rechnungshöhe von 1.000 Euro nicht mehr akzeptiert und bedürfen der elektronischen Übermittlung.

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Vorbereitungen

Bevor eine Elektronische Rechnung erstellt werden kann, muss die Rechnung zunächst wie gewohnt in Faktura-XP erfasst und anschließend als PDF gespeichert werden.

Diese PDF wird im nachfolgenden der Elektronischen Rechnung in Digitaler Form beigefügt. Die Erstellung der Elektronischen Rechnung geschieht über das E-Rechnungsportal der Fa. Cosinex.

Registrierung

Um Elektronische Rechnungen erfassen und generieren zu können müssen Sie sich zunächst kostenfrei im E-Rechnungsportal der Fa. Cosinex registrieren.

Gehen Sie dazu auf die Webseite https://www.xrechnung.io und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Registrieren (1).

Füllen Sie dort alle notwendigen Daten aus und erstellen Sie sich einen Zugang zum E-Rechnungsportal.

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Eingabe, Import und Export Grunddaten

Melden Sie sich zunächst im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex an.

Navigieren Sie hierzu in ihrem Browser auf die Webseite https://www.xrechnung.io und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Anmelden (2).

Geben Sie die bei der Registrierung hinterlegte E-Mailadresse sowie das dazugehörige Passwort ein um den Anmeldeprozess abzuschließen.

Sie befinden Sich nun im E-Rechnungsportal zur Erfassung von Elektronische Rechnungen.

Jede elektronische Rechnung beinhaltet einen Rechnungssteller, einen Rechnungsempfänger, Rechnungsdaten, Positionen der Rechnung, Zahlart sowie Anhänge.

Der Rechnungssteller bleibt bis auf wenige Ausnahmen immer identisch. Um die Grunddaten des Rechnungsstellers hinterlegen zu können, klicken Sie im E-Rechnungsportal zunächst auf das Symbol E-Rechnung erstellen (3)

. Klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf den Link Zum Modul Rechnungssteller (4).

In der anschließend erscheinenden Datenerfassungsmaske können Sie ihre Firmendaten hinterlegen. Es ist hier möglich eine Kreditorennummer anzugeben (5) diese sollte aber bei der Erstellung der Grunddaten zunächst ausgelassen werden, da diese sonst bei jeder Rechnungserfassung übernommen wird.

Verlassen Sie nun das Modul Rechnungssteller in dem Sie auf Rechnungsübersicht (6) klicken.

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Exportieren der Grunddaten

Ist die Eingabe der Firmendaten abgeschlossen klicken Sie im oberen Menü bei Aktionen auf Zwischenstand exportieren und speichern sie die heruntergeladene JSON-Datei an einem geeigneten Speicherort ab für spätere E-Rechnungserfassungen.

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Importieren der Grunddaten

Bevor eine Elektronische Rechnung erfasst wird, kann nun zur Vereinfachung statt auf die Schaltfläche E-Rechnung erstellen auf die Schaltfläche Zwischenstand Importieren geklickt und die gespeicherte JSON-Datei ausgewählt werden. Dadurch ist die erneute Eingabe der Grunddaten Rechnungssteller bereits geschehen und nicht mehr notwendig.

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Tipp:

Haben Sie wiederkehrende Rechnungsempfänger, können auch Zwischenstände exportiert und importiert werden in denen bereits die Rechnungsempfänger hinterlegt sind. Benennen Sie die heruntergeladene JSON-Datei um damit Sie diese besser identifizieren können. Es ist nicht zu empfehlen einen Zwischenstand mit bereits hinterlegter Rechnungsnummer und Positionen zu exportieren oder zu importieren um Fehler zu vermeiden.

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Erfassen einer E-Rechnung

Nach der Eingabe der Grunddaten bzw. dem Import eines Zwischenstands mit hinterlegten Grunddaten können Sie nun im Modul Rechnungsempfänger (7) die Daten des Rechnungsempfängers erfassen.

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Jeder Rechnungsempfänger wird durch eine eindeutige Leitweg-ID gekennzeichnet. Diese wird von jedem Bundesland für jede Gemeinde, jede Stadt und jede Institution festgelegt.

Diese Leitweg-ID finden Sie stets auf dem Auftragsdokument oder kann beim jeweiligen Rechnungsempfänger erfragt werden.

Online-Links zu Listen der Leitweg-IDs nach Bundesland (Stand Februar 2021)

Bundesland	Link Leitweg-ID Liste
Nordrhein-Westfalen	PDF (Stand Februar 2021)

Sind die Daten des Rechnungsempfängers eingegeben, kann mit dem nächsten Schritt fortgefahren werden. Klicken Sie hierzu in der Navigation Links auf den Menüpunkt Rechnungsdaten (8).

Tipp:

Sollte der eingegebene Rechnungsempfänger mehrfach Verwendung finden, exportieren Sie vor dem Fortfahren den Zwischenstand als eine JSON-Datei und benennen Sie diese um, damit Sie diese später wieder identifizieren können. Um für diesen Rechnungsempfänger eine weitere E-Rechnung zu erstellen, kann dann statt auf E-Rechnung erstellen auf die Schaltfläche Zwischenstand importieren geklickt und diese JSON-Datei ausgewählt werden.