Drucklayout bearbeiten

Die Ausdrucke für die Dokumente / Belege wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen können sie im Design an Ihr Unternehmen einfach und schnell anpassen. Die Dokumente sind von ihrer Struktur, also dem Aufbau des Inhaltes nach DIN 5008 vorbereitet und direkt druckfähig. Darum müssen sie sich also nicht kümmern. Lediglich ein Logo, ihre Firmenanschrift und Bankverbindung sowie Fußzeilen der Dokumente müssen sie einmalig einstellen. Die Einstellungen nehmen sie an einer zentralen Stelle in der Software vor und gilt dann für alle Dokumente / Belege. Wie das geht lesen sie im weiteren Verlauf dieses Kapitels.

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Rechnung nach DIN 5008 - Warum ist das wichtig

Rechnungen gehören zu den wichtigsten Geschäftsdokumenten in einem Unternehmen. Daher sollten Rechnungen nicht nur juristisch korrekt, sondern auch richtig und ansprechend aufgebaut sein. Die DIN 5008 legt nicht explizit den Aufbau einer Rechnung oder eines Angebotes fest. Sie umschreibt aber die Vorgaben hinsichtlich Anschriftenfeld, Absender, Informationsblock, Blattränder und einiges mehr. Diese gelten für alle Geschäftsdokumente die für den Postverkehr zwischen Unternehmen vorgesehen sind. Ganz gleich, welchen Inhalt diese haben und ob sie per Postversand oder per Email an den Empfänger zugestellt werden sollen. Dennoch gibt es einige Regeln, die für Rechnungen besonders wichtig sind.

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Fertiges Layout nutzen

Sie können in den Einstellungen zwischen zwei "ToGo" Rechnungslayouts wählen. Diese sind beide fix und fertig in der Software integriert. Sie müssen also den Aufbau eines Angebotes oder einer Rechnung nicht selbst entwerfen sondern könn en direkt mit dem Drucken oder Versenden von Angeboten oder Rechnungen beginnen.

Die fertig zu nutzenden Drucklayouts "Modern" und "Classic" 

  
Ihnen steht das Layout "Modern" (links) oder das Layout "Classic" (rechts) zur Auswahl.

Das Layout "Modern" (links) eignet sich besonders gut für Anwender, die es mit längeren Artikeltexten zutun haben und Wert auf klaren schlanken Aufbau legen. Das Layout "Classic" (rechts) ist optimiert für aussgekräftige und kurze Informationen je Position. Der Klassiker wird am häufigsten eingesetzt.

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Druckdokumente auf gedrucktem Briefpapier

Wenn sie ihr geschäftliches Briefpapier als Briefbögen von z.B. einer Druckerei beziehen, diese Bögen dann in ihren Drucker einlegen um darauf dann ihre Angebote oder Rechnungen zu drucken, stellt das die einfachste Form der Druckvorbereitung dar. Sie müssen dann keinerlei Anpassungen für Logo, Kopfzeile, oder Fußzeile in der Software vornehmen oder eingeben und könnten direkt mit dem Ausdruck zum Beispiel einer Rechnung beginnen. Der Rechnungsinhalt ist, wie bereits beschrieben juristisch und fiskalisch korrekt. Es ist zwar nicht mehr zeitgemäß, kann aber derzeit noch so genutzt werden. Der Nachteil ist, dass sie für den Dokumentversand per Email mehr Aufwand - z.B. durch einscannen der gedruckten Dokumente haben werden. Wir empfehlen daher eine der beiden folgenden Möglichkeiten zu nutzen.

Lesen sie dazu auch unbedingt das Kapitel E-Rechnung 

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Druckdokumente mit Firmenlogo

Für den Kopfbereich eines Dokumentes können sie verschiedene Bereiche mit Logo und Text versehen. Im Bereich (A) können sie ein grafisches Logo angeben. Dieses Logo kann einen 1/3 Bereich des Blattes belegen oder auch über die gesamte Breite des Blattes angelegt werden. Der Briefkopf-Text (B) enthält im Regelfall Firmenname, Anschrift, Kotaktdaten und weitere Texte. Der Text kann von seiner Schriftgröße und Ausrichtung separat eingestellt werden. Die Absenderzeile (C) ist die in Fensterumschlägen sichtbare Absenderadresse - also ihre eigene Adresse.

   Drucklayout Kopfbereich 

Im Fußbereich (D) können sie eine Zeile als Grafik oder als Text definieren, die beim Drucken von Dokumenten dort eingeblendet wird. Auch hier können Schriftgröße und Ausrichtung separat eingestellt werden.

   Drucklayout Fußbereich  

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Logo Einstellen

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Briefkopftext und Fusstext einstellen

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Druckdokumente mit PDF Briefpapier

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Links und weiterführende Informationen rund um Rechnungen

• Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei, mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.
• Merkblatt zu Pflichtangaben, der IHK Nürnberg
• Merkblatt zu Pflichtangaben, der IHK Rheinhessen
• Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"
• Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU
• Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)
• DIN 5008 bei Wikipedia

• Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land
• E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD (Pflicht in Deutschland)

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