Spesen

Als Spesen können Ausgaben abgerechnet werden, die Angestellte klassischerweise auf Dienstreisen oder im Außendienst verursachen, während sie für das Unternehmen tätig sind. Anfallenden Kosten wie Übernachtung, Sachbezug oder Essenspauschalen. Diese können steuerlich in Abzug gebracht werden und müssen daher separat erfasst werden. Je nach Branche können auch Werbungskosten eines Unternehmens unter dem Begriff zusammengefasst werden.

Oft spricht man bei Spesen auch von Auslöse, Tagegeld oder Verpflegungsmehraufwendungen. Diese können in vier Kategorien unterteilt werden:

• Fahrtkosten (z.B. Zugtickets)
• Verpflegungskosten (z.B. Mittagessen in einem Lokal)
• Übernachtungskosten (z.B. Hotelkosten)
• Reisenebenkosten (z.B. Parkplatz- oder Telefongebühren)

Das Finanzamt erstattet die Steuern für Spesen über Pauschalbeträge (z.B. Reisekostenpauschale). 

Die Betriebsausgaben finden sie in der Navigation unter "Buchhaltung -> Betriebsausgaben".

Spesenliste

In der Liste werden alle Spesen des aktuellen Monats angezeigt. Mit dem Filter unten können Sie einen anderen Zeitbereich anzeigen lassen.

Über die Schaltfläche Filter können Sie sich die Spesen für einen bestimmten Monat bzw. Jahr anzeigen lassen. Ein Klick auf die Schaltfläche Alle zeigt alle Eintragungen in der Liste an.

Eine nachträgliche Änderung eines Eintrags ist nicht möglich. Bei einer Fehleingabe müssen Sie den entsprechenden Betrag mit der Schaltfläche "Löschen" entfernen und neu eingeben.

Tipp: Ein Doppelklick auf die Datumsfelder öffnet den Kalender, über den dann auch das Datumeingegeben werden kann. Ein Doppelklick auf das Feld „Brutto“ öffnet den Taschenrechner.

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Spesen erfassen

Für die Erfassung eines Spesenbelegs klicken Sie in der Spesenliste auf die Schaltfläche "Neu" der Spesenliste.

Beginnen sie mit der Auswahl einer Kategorie der Liste. Nach der Auswahl durch anklicken wird ihnen dasEingabeformulat angezeigt.

Geben Sie nun die Bezahldaten möglichst vollständig ein. Das Feld Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum lassen sie leer, wenn es sich nicht um eine klassische Rechnung sondern z.B. einem Bahnticket handelt. Danach geben sie das Zahlungsdatum, sowie den Zahlbestrag (Bruttobetrag) ein. Eventuell abweichender Steuersatz wählen Sie aus dem Pull-Down aus oder geben diesen als Zahlenwert ein. Die Belegnummer ist eine automatisch hochzählende Nummer für die Unterscheidung gleicher Belege am selben Tag. Sie können hier aber auch eine Handeingabe vornehmen. Falls Sie eine Zuordnung zu einem Sachkonto vornehmen möchten, können Sie eine Auswahl treffen oder ein Konto eingeben. Im Register "Anmerkungen" können Sie zusätzliche Informationen in Textform hinterlegen.

Mit einem Klick auf "Übernehmen" wird der Datensatz in die Spesenliste übernommen und angezeigt. Wird der Speseneintrag nicht sofort angezeigt, könnte der Zeitraum ihrer Speseneingabe außerhalb des eingestellten Anzeigezeitraums der Liste sein.

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Spesen-Kategorie

Um Spesenkategorie anzulegen oder zu editieren, navigieren sie zu : "Stammdaten -> Betriebsausgaben -> Spesen-Kategorien".

Zur Eingabe einer neue Kategorie können sie zwei Wege gehen:

1. direkte Eingabe in die mit einem Sternchen markierte Zeile
2. klicken sie auf die Schaltfläche "Neue Kategrie"

Geben Sie eine Kategoriebezeichnung und eine eventuelle Beschreibung dazu ein. Durch Verlassen einer Zeile wird die bearbeitete Kategorie automatisch gespeichert.

Löschen einer Kategorie

Durch Klicken auf die Schaltflche "Kategorie löschen" (2) wird die markierte Kategorie gelöscht. Sie können nur kategrorien löschen die nicht in "Gebrauch" sind, die also keinem Spesendatensatz zugewiesen ist.

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Drucken einer Kategorie-Liste

Durch Klicken auf die Schaltflche "Drucken" (3) wird ihnen ein Bericht aller vorhandenen Spesen-Kategorien angezeigt. Diesen können sie über die Druckfunktion an ihren Drucker senden.

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