Update von Faktura-XP BASIC Edition

Wichtige Hinweise und Grundvoraussetzungen für ein Update

Dieser Leitfaden geht von einer bereits installierten und funktionstüchtigen Version Faktura-XP BASIC Edition auf Ihrem Arbeitscomputer aus.

Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Rechte an dem Computer verfügen, auf dem Sie das Update ausführen möchten. Sie müssen an Ihrem Computer als Administrator angemeldet sein bzw. über administrative Rechte verfügen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über Zugangsdaten zu Faktura-XP verfügen, die Sie berechtigen das Update auszuführen. Der Benutzer muss der Benutzergruppe Admin angehören. Prüfen sie dies indem sie sich an Ihrer bisherigen Version Faktura-XP anmelden und im Bereich Stammdaten -> Mitarbeiter -> Berechtigungen kontrollieren, ob Ihre Anmeldung der Gruppe "Admin" angehört.

Falls sie sich die Installation eines Updates nicht zutrauen, können sie auch unseren Update-Service buchen.

Das aktuelle Update muss an jedem Arbeitsplatz ausgeführt werden, auf dem sich eine Version Faktura-XP® befindet. Verwenden sie niemals unterschiedliche Versionen im gleichen Netzwerk bzw. am gleichen Mandanten. Alle Benutzer müssen die selbe Version Faktura-XP® verwenden. So prüfen sie die Programmversion.

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Bevor Sie beginnen

Ein Update ist ein sensibler Vorgang für Ihre Geschäftsdaten. Gehen Sie mit Ruhe und Bedacht an diesen Vorgang heran. Erstellen Sie vor der Installation eines Updates unbedingt eine Datensicherung und lesen Sie die Hinweise im Installations-Assistenten genau durch.

Ihre Datenbestände werden nicht verändert, es werden jedoch eventuell Tabellen aktualisiert bzw. erweitert. Sichern Sie diese wie folgt:

1. Informieren Sie alle anderen Mitarbeiter, dass die Anwendung verlassen werden muss und sorgen Sie dafür, dass außer Ihnen niemand anderes während der Updates an der Datenbank angemeldet ist.

2. Erstellen Sie eine Datensicherung in Ihrer bisherigen Version Faktura-XP. Sichern Sie Ihre Datenbanken und eventuell erstellte Mandanten.

Verwenden Sie dazu den Menüpunkt:

Verwaltung -> Datensicherung erstellen

oder

Programmende -> Datensicherung

Alternativ können Sie auch das gesamte Verzeichnis „Data“ sichern. Die Information, wie der genaue Pfad zu Ihren Datenbanken lautet, erhalten Sie, wenn sie den Menüpunkt:

Verwaltung -> Wartung -> Systeminfo auswählen. Die Angabe in der Zeile ‚Pfad der Serverdatenbank’ enthält den derzeit verbundenen Datenbestand / Mandant. Bedenken Sie, dass mehrere

Mandanten vorhanden sein können, die sich im Unterverzeichnis "Mandanten" befinden können. Sichern Sie sicherheitshalber auch diese.

3. Sichern Sie Ihre Einstellungen zusätzlich durch einen Export. Menüpunkt Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter -> Registerkarte "Allgemeines-2".

4. Kontrollieren sie die Sicherungsdateien auf Vollständigkeit im Zielordner / Zielgerät. Sehen sie sich das Erstelldatum und die Dateigrößen an und prüfen diese auf plausible Größe.

Sind alle Punkte sorgsam ausgeführt, beginnen wir nun mit dem Update.

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Software auf Updates prüfen

Als Kunde erhalten sie nach der Veröffentlichung von Updates der Software im Regelfall eine Information per Email mit Informationen, Anleitung und Link zum Download der Updateversion. Sie können aber auch manuell prüfen, ob ein Faktura-XP Update verfügbar ist.

Navigieren sie zu: Hilfe -> Softwareupdate

Damit wird der "Update Service" Dialog geöffnet und die aktuell bei ihnen installierte Version und die verfügbare Updateversion angezeigt.

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Kein Update erforderlich

Im oberen Bereich des Dialogs wird ihnen die aktuell installierte Version angezeigt (1) und im unteren Bereich die derzeit verfügbare Updateversion (2). Ist ihr installierter Softwarestand aktuell und damit kein Update notwendig, wird ihnen dies mit grüner Hintergrundfarbe angezeigt.

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Update verfügbar

Ist ein neueres Update verfügbar als bei ihnen installiert ist, wird ihnen dies wie folgt angezeigt.

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Update dringend erforderlich

Wenn sie Software zu gewerblichen Zwecken einsetzen, sind sie als Unternehmer verpflichtet, die verwendete Software auf dem aktuellen Stand der gesetzlichen Anforderungen zu halten. Liegt ein Update bereits länger als 180 Tage seit Erscheinen des letzten Updates zurück, ist dringend geraten ein aktuelles Update zu installieren. Nur mit aktueller Software entsprechen sie bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden problemlos den aktuellen Vorgaben.

Im oberen Bereich wird ihnen auf rotem Hintergrund die aktuell installierte Version der Software angezeigt (1). Im unteren Bereich finden sie die Information zur aktuell verfügbaren Version der Software und die Anzahl der Tage seit Erscheinen der Updateversion (2). Zum Download der aktuell verfügbaren Updateversion klicken sie auf die Schaltfläche "Download-Webseite aufrufen". Damit wird ihnen im Browser die Webseite geöffnet, auf der sie den Download der Updateversion ausführen können. Halten sie dazu die Zugangsdaten bereit, die sie als "Update Kunde" per Email von uns erhalten haben. Haben sie keine Zugangsdaten bzw. haben sie noch kein Update gebucht, können sie das auf unserer Webseite tun. Dort können sie ein "Einzelupdate" oder unsere "Update Flat" bestellen.

Wir empfehlen ihnen unsere "Update Flat" zu buchen. So erhalten sie regelmäßige Informationen und Updates direkt per Email. 

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Informationen abrufen und Update bestellen

Weitere Informationen zu aktuell verfügbaren Updates können sie auch direkt aus dem Update-Service Dialog abrufen. Dazu klicken sie auf das kleine Dreieck in der Schaltfläche (1). In der Versionshistorie (2) finden sie einen Auflistung der bereits erschienen Updateversionen und deren Änderungen gegenüber der jeweils davor liegenden Version. Um eine Anleitung zu Installation des Updates aufzurufen, klicken sie auf den Eintrag (3).

Für eine Bestellung eines Updates können sie auch direkt die Bestellseite unsere Onlineshops aufrufen. Dazu klicken sie auf "Update erwerben" (4).

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Automatische Updateanzeige aktivieren

Um auch automatisch beim Start der Software einen Hinweis zu erhalten, wenn ein neues Update verfügbar ist, können sie den Hinweis zu Updates aktivieren. Dazu öffnen sie "Einstellungen und Parameter". Dort wechseln sie zum Register "Allgemeines".

Aktivieren sie dort das Häkchen (1). Mit der Schaltfläche OK wird die Einstellung gespeichert und der Dialog geschlossen. Ab sofort wird beim Start der Software auf neue Versionen geprüft und ein Hinweis angezeigt, falls ein neues Update verfügbar ist.

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Die Updatedatei

Das Update selbst bieten wir als Download an. Den Link zum Downloadbereich erhalten nach dem Kauf eines Updates oder als Teilnehmer unserer "Update Flat" und wird in der Regel per Email zugestellt. Diese Email enthält auch den Benutzernamen und ein Passwort die für den Zugriff auf den Downloadbereich notwendig ist. Beides geben Sie bei Aufforderung nach Möglichkeit von Hand ein.

Benutzernamen und Passwort NICHT durch "Kopieren und Einfügen" in die Felder setzen, da schnell ein mit eingefügtes Leerzeichen oder Sonderzeichen zum misslingen des Logins führen kann.

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Der Downloadbereich für das Update

Nach Eingabe des Benutzernamen und des Kennwortes gelangen Sie in den Service- und Downloadbereich des Updates.

Dateien im Downloadbereich

Der Downloadbereich der Faktura-XP® BASIC Edition enthält unter anderem Informationen zum aktuellen Update, ein Update Leitfaden als PDF Datei sowie die Updatedatei(en) selbst. Möglicherweise sind mehrere Updatedateien in diesem Bereich vorhanden. Verwenden sie immer die Updatedatei mit dem höchsten Versionsstand. Dies erkennen sie an der angehängten vierstelligen Revisionsnummer am Ende der Versionsnummer. Beispielsweise ist in Version "5.0.0156". Die Hauptversion ist "5.0", die Revisionsnummer ist "0156".

Herunterladen der Datei(en)

Laden Sie die Updatedatei herunter und speichern diese z.B. in "Eigene Dateien" oder Ihrem "Desktop".

Wenn Sie das Update auf mehreren Arbeitscomputern installieren müssen, legen Sie die Updatedatei z.B. auf ein Netzwerklaufwerk, das Sie von jedem Arbeitsplatz erreichen können. Damit können Sie dann bequem an jedem Arbeitsplatz das Update ausführen. Alternativ ist natürlich auch ein USB Stick oder externe Festplatte zur Verteilung der Updatedatei(en) möglich.

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Auszuführende Arbeiten für das Update

Um das Update von Faktura-XP in Betrieb zu setzen müssen Sie die aufgeführten Punkte sorgsam durcharbeiten.

In der folgenden Anleitung lesen Sie das Update in wenigen Schritten:

1. Herunterladen der Updatedatei

2. Installation der Updatdatei

3. Erster Start nach dem Update

4. Aktualisierung des Datenbestandes bzw. des Mandanten

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Installation des Updates

Starten Sie die Updatedatei mit einem Rechtsklick und wählen den Punkt "Als Administrator ausführen". Der Setup-Assistent startet und führt Sie nun durch den lokalen Updatevorgang.

Zunächst wählen Sie die Sprache in der Ihnen der Setup-Assistent die Installation Schritt für Schritt erklärt.

Folgen sie dem Setup-Assistenten und lesen Sie jede Seite genau durch. Nachdem sie die erste Seite gelesen haben Klicken sie auf „Weiter” und folgen dem Setup-Assistenten. Sie gehen mit der Installation und der Zustimmung der Bedingungen einen rechtsgültigen Vertrag ein. Lesen Sie daher jede Seite in eigenem Interesse genau durch. Sie können die Installation und Zustimmung bis zur Zusammenfassung vor dem eigentlichen Beginn der Installation jederzeit abbrechen. Hat die Installation begonnen, warten sie bis zur vollständigen Installation ab. Nach dem Ende der Installation aller Komponenten meldet sich der Setup-Assistent mit einer Schlussmeldung zurück. Klicken sie dann auf „Fertigstellen“ um die Installation Abzuschließen.

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Erster Start nach dem Update

Ist die Installation erfolgt und Fehlerfrei verlaufen, starten Sie Faktura-XP nach dem Update wie immer. Manche Schutzprogramme (Antiviren Software) könnten ein Update erschweren oder verhindern. Auch der erste Start könnte betroffen sein.

Avira®, McAfee®, Kaspersky® und Co.

Sollte das der Fall sein z.B. Fehlermeldung bei der Installation des Updates oder Fehlermeldung beim Start, könnte es sein, dass ihr Schutzprogramm die Installation beschränkt oder verhindert. Schalten sie ihr Schutzprogramm für die Zeit der Installation des Updates und dem ersten Start zeitweise aus. Führen sie die Installation des Updates dann erneut durch.

Probleme nach einem Update?

Erfolgt der Erststart nicht wie gewohnt oder die Software zeigt ein ungewöhnliches Verhalten bei der Anwendung, notieren sie sich die ausgeführten Schritte und das Verhalten der Software. Kontaktieren sie dann ihren Systembeauftragten (Administrator) oder senden eine Email an unseren Support.

Folgende Probleme wurden uns in dem Zusammenhang wiederholt gemeldet

* Datenänderungen an Positionen in Angeboten oder Rechnungen werden nicht gespeichert
* Beim Drucken von Dokumenten wird die Meldung "Es sind keine Datensätze vorhanden, die gedruckt werden könnten." angezeigt.
* Anlegen neuer Dokumente mit der Schaltfläche "NEU" wird nicht ausgeführt
* Anlegen neuer Kunden oder Lieferanten mit der Schaltfläche "NEU" wird nicht ausgeführt

Der mögliche Grund der Probleme

Sie verfügen nicht über ausreichende Rechte um ein Update auszuführen. Damit wird die Umgebung der Anwendung und die Anwendung nicht vollständig aktualisiert.

Lösung der Probleme

Kontaktieren sie dann ihren Systembeauftragten (Administrator). Liegt die Backend-Datenbank der Anwendung im Netzwerk (Mehrbenutzerumgebung) müssen Sie beim Update ebenfalls entsprechende Schreib- und Änderungsrechte besitzen. Auch hier führt das Fehlen der Rechte zu einem unvollständigen Update.

Beauftragen Sie nach Möglichkeit Ihren Administrator oder Hilfe durch einen Experten für das Update, wenn Sie sich nicht sicher sind, das Update korrekt und vollständig zu installieren.

Externe Hilfe

Lassen Sie das Update kostenpflichtig von einem Faktura-XP Experten per Fernwartung ausführen. Kontaktieren Sie einen von uns geprüften Faktura-XP Fachhändler in Ihrer Nähe oder fragen Sie bei uns nach einem passenden Experten. Dazu ist eine vorherige Terminabsprache erforderlich.

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Verbinden mit Ihrem Datenbestand bzw. Mandantenwechsel

Faktura-XP stellt die Verbindung zum letzten, eingestellten Mandanten automatisch wieder her und führt ggf. ein Tabellenupdate der Datenbank durch. Dieser Vorgang kann, je nach Arbeitsgeschwindigkeit des Computers und dem Zugriff über das Netzwerk einige Minuten in Anspruch nehmen. Unterbrechen Sie den Vorgang auf keinen Fall. Dies kann zur Beschädigung der Datenbank und damit zum Datenverlust führen.

Bei diesem Vorgang führt Faktura-XP möglicherweise ein Update der verbundenen Datenbank (des Mandanten) automatisch durch. Dieser Vorgang sollte ebenfalls nicht abgebrochen werden.

Nach dem Erscheinen des gewohnten Hauptmenüs ist der Updatevorgang abgeschlossen.

Updates von Faktura-XP

Bei Fragen oder Problemen können Sie sich über unser Support Ticketsystem an uns wenden. Ebenso können sie die Installation nach Terminabsprache von uns oder einem unserer Händler buchen und installieren lassen. Die Kosten dazu können sie vorher bei der Terminabsprache erfragen oder sich als Angebot zusenden lassen.

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Meldung nach einem Update

Ist ein Update nicht vollständig ausgeführt worden, kann es nach dem ersten Start der Anwendung oder beim Aufrufen von Listen wie Artikelliste, Angebots- oder Lieferscheinlisten zu folgender oder einer ähnlichen Hinweismeldung kommen.

Dieser "Wichtige Hinweis" ist keine Fehlermeldung sondern eine Hinweis auf einen besonderen Umstand
bei der ersten Nutzung der Anwendung nach einem Update. Lassen sie die Meldung zunächst offen und lesen 
sie unbedingt die beiden Möglichkeiten um ihre Datenbestände vor Schaden zu bewahren.

Lesen sie bitte weiter!

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Warum wird diese Meldung angezeigt?

Ein Update der Anwendung Faktura-XP ist ein sehr komplexer Vorgang bei dem möglicherweise Dateien auf dem lokalen Arbeits-PC ausgetauscht werden und auch eventuell eine Aktualisierung der mit der Anwendung verbundenen Datenbank ausgeführt werden muss. Der Austausch von Dateien auf dem lokalen Arbeits-PC betreffen eventuell auch Dateien deren Austausch administrative Berechtigungen erfordern. Ebenso ist der Zugriff zur Aktualisierung der Datenbank über das Netzwerk ein Systemeingriff, der ebenfalls administrative Berechtigungen erfordert.

Folgende Umstände können dazu führen, dass ein Update nicht oder nicht vollständig ausgeführt wird:

1. Wenn sie an ihrem Arbeits-PC (Windows Anmeldung) nicht als Administrator angemeldet sind - was der Standard ist
2. Nicht die nötigen Berechtigungen zum administrativen Zugriff auf Dateien besitzen 
3. Keine ausreichenden Schreibrechte in der Systemumgebung oder der Anwendung besitzen 
4. Ein Schutzprogramm (Antivirus Software) das den administrativen Zugriff auf Dateien oder dem Netzwerk verhindert oder beeinträchtigt

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Was muss ich nun tun?

Zunächst Ruhe bewahren und klicken sie nicht sofort auf "Ja" oder "Nein". In der Hinweismeldung werden zwei Möglichkeiten genannt, von der sie eine umgehend nutzen sollten:

Möglichkeit-1: Sind sie selbst nur Benutzer der Anwendung Faktura-XP und führen im Regelfall keine Installations- und Verwaltungsaufgaben an ihren Systemen aus, sollten sie den Administrator der PC-Systeme oder den zuständigen EDV-Beauftragten verständigen und nicht selbst versuchen das Problem zu lösen. Oft fehlen die notwendigen Berechtigungen um das System zu aktualisieren.

Möglichkeit-2: Sind sie Inhaber von ausreichenden Berechtigungen am Betriebssystem (Administrator Anmeldung am lokalen Windows® Arbeits-PC) und haben entsprechende Berechtigungen die Netzwerklaufwerke zu verwalten (Schreibrechte und Vollzugriff im Zielordner der Netzlaufwerke), können sie ein manuelles Datenbankupdate ausführen. Ein Datenbankupdate fügt eventuell fehlende Felder, die in der neuen Version zusätzlichen hinzugefügt wurden in Ihre Datenbank des aktuell verbundenen Mandanten hinzu. 

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Datenbankupdate manuell ausführen

Navigieren sie zu:

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Nach dem manuellen Datenbankupdate

Nach dem manuellen Datenbankupdate verlassen sie sie Anwendung Faktura-XP und starten diese erneut wie gewohnt. Ist das Datenbankupdate ordnungsgemäß und ohne Fehler durchgelaufen, wird die Hinweismeldung nun ausbleiben. Sollte die Hinweismeldung erneut erscheinen, führen sie eine "Neuverbindung" der Datenbank aus. Dieses Funktion aktualisiert alle Datenverbindungen zwischen ihrer Faktura-XP Anwendung und der Datenbank.

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Neuverbindung der Datenbank

In den meisten Fällen lassen sich Probleme mit der Datenbankverbindung sehr einfach durch eine Neuverbindung zur Datenbank relativ einfach und schnell lösen.

Navigieren sie zu :
 

Damit (A) wird die Funktion der Neuverbindung zur aktuellen Datenbank ausgeführt. Dies führt dazu, dass alle Verbindungen zur aktuellen Datenbank erneuert bzw. aktualisiert werden. Alternativ können sie auch einen Mandantenwechsel ausführen um die Anwendung mit einem anderen Mandanten (falls vorhanden) oder mit dem aktuellen Mandanten zu verbinden. Die Wirkung ist dieselbe.

Prüfen sie dann erneut ob sich das Problem gelöst hat. Ist das nicht der Fall prüfen sie an einem anderen Arbeitsplatz, ob das Problem auch dort besteht. Arbeitet der andere Arbeitsplatz "ganz normal", könnte die Anwendung beschädigt sein. Sie sollten dann ein Update der Anwendung an dem Arbeitsplatz ausführen um die Anwendung zu aktualisieren.

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Falls das Problem weiterhin besteht

Sollte die Hinweismeldung erneut erscheinen, müssten sie oder der Administrator ihrer Systeme in den Fehlerprotokollen der Anwendung nach dem Problem suchen. Weitere Hilfen zur Suche und Behebung von Problemen bietet der "Expertenmodus" in der Wartung. Sollten auch diese Schritte keine Abhilfe bieten, wenden sie sich gern an unseren Support.

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