Spesen

Als Spesen können Ausgaben abgerechnet werden, die Angestellte klassischerweise auf Dienstreisen oder im Außendienst verursachen, während sie für das Unternehmen tätig sind. Anfallenden Kosten wie Übernachtung, Sachbezug oder Essenspauschalen. Diese können steuerlich in Abzug gebracht werden und müssen daher separat erfasst werden. Je nach Branche können auch Werbungskosten eines Unternehmens unter dem Begriff zusammengefasst werden.

Oft spricht man bei Spesen auch von Auslöse, Tagegeld oder Verpflegungsmehraufwendungen. Diese können in vier Kategorien unterteilt werden:

** Fahrtkosten (z.B. Zugtickets)
** Verpflegungskosten (z.B. Mittagessen in einem Lokal)
** Übernachtungskosten (z.B. Hotelkosten)
** Reisenebenkosten (z.B. Parkplatz- oder Telefongebühren)

Um Spesen zu erfassen, verwenden Sie die Spesenliste.

Die Betriebsausgaben finden sie in der Navigation unter "Buchhaltung -> Betriebsausgaben".

Spesenliste

In der Liste werden alle Spesen des aktuellen Monats angezeigt. Mit dem Filter unten können Sie einen anderen Zeitbereich anzeigen lassen.

Über die Schaltfläche Filter können Sie sich die Spesen für einen bestimmten Monat bzw. Jahr anzeigen lassen. Ein Klick auf die Schaltfläche Alle zeigt alle Eintragungen in der Liste an.

Eine nachträgliche Änderung eines Eintrags ist nicht möglich. Bei einer Fehleingabe müssen Sie den entsprechenden Betrag mit der Schaltfläche "Löschen" entfernen und neu eingeben.

Tipp: Ein Doppelklick auf die Datumsfelder öffnet den Kalender, über den dann auch das Datumeingegeben werden kann. Ein Doppelklick auf das Feld „Brutto“ öffnet den Taschenrechner.

Spesen erfassen

Für die Erfassung eines Spesenbelegs klicken Sie in der Spesenliste unten auf "Neu". Im danach folgenden Eingabefenster geben Sie die Ausgabe ein, in dem Sie mit der Angabe der Kategorie beginnen.

Zahlung_Spesen_Buchungsdaten

Dann geben Sie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, falls vorhanden ein. Danach das Zahlungsdatum, sowie den Bruttobetrag. Eventuell abweichender Steuersatz wählen Sie aus dem Pull-Down aus. Die Belegnummer ist eine automatisch hochzählende Nummer für die Unterscheidung gleicher Belege am selben Tag. Sie können aber auch eine Handeingabe vornehmen.

Falls Sie eine Zuordnung zu einem Sachkonto/Gegenkonto möchten, können Sie eine Auswahl treffen oder ein Konto eingeben. Im Register "Anmerkungen" können Sie zusätzliche Informationen in Textform hinterlegen.

Mit einem Klick auf "Buchen" wird der Datensatz in der Liste übernommen und angezeigt.

Spesen-Kategorie

Kategorien_Spesen

Zu den Spesen-Kategorien kommen Sie über die Navigation "Stammdaten -> Betriebsausgaben -> Spesen-Kategorien".

Geben Sie eine Kategorienummer, die Bezeichnung der Kategorie und eine eventuelle Beschreibung dazu ein. Durch das Verlassen des Fensters werden diese automatisch gespeichert.

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