Nummernkreise

Navigieren sie zur Nummernkreisvergabe

Die Nummernkreise von Stammdaten wie Artikel, Kunden und Lieferranten und die Nummernkreise der unterschiedlichen Belegarten können sie in dem Dialog "Nummernkreise" festlegen. Diesen Dialog erreichen sie über die Navigation im Bereich Parameter.

Navigieren sie zu: Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter

Klicken sie im ersten Register auf die Schaltfläche "Nummernkreise"

Nummernkreise festlegen

Die Nummernkreise, die in Stammdaten und den verschiedenen Belegarten verwendet werden, können sie hier einstellen. Die Nummernkreise werden einmalig als erster Schritt bei z.B. der Neuanlage eines Mandanten oder beim ersten Start der Anwendung festgelegt.

Beachten sie, dass diese Einstellung bzw. Festlegung der Nummernkreise einmalig vorgenommen werden kann, bevor sie Stammdaten wie Kunden, Artikel oder Lieferanten eingeben.

Tipp:

Wir empfehlen Ihnen die voreingestellten Nummernkreise ohne Veränderung zu verwenden. Das ist Erfahrungsgemäß der einfachste und sicherste Weg für eindeutige Nummern der Anwendung bzw. des Mandanten.

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Eingabe der Nummernkreise

Die Eingabe der Nummernkreise stellt den jeweiligen "Startwert" der Stammdaten oder der Belege dar. Die Nummernkreise können sie also nur angeben, wenn sie mit einer frischen Installation der Anwendung begonnen haben - also noch keine Daten eingegeben oder importiert haben, oder wenn sie einen neuen (und damit leeren) Mandanten angelegt haben. Sind bereits Stammdaten oder Belege erfasst, können sie den Nummernkreis zu dieser Belegart oder den Nummernkreis der Stammdaten die bereits Daten enthalten nicht mehr grundlegend ändern. Wenn sie nach Dateneingaben oder Erfassung von Belegen die Nummernkreise verändern, wird die Eingabe wirkungslos bleiben, da die Nummernvergabe für neue Stammdaten oder neue Belege immer auf der höchsten, bereits vergebenen Nummer basiert. Es ist aber möglich in einem vorhandenen Nummernkeis einen "Sprung" auf eine höhere Nummer vorzunehmen. Beispielsweise wenn sie nach einem Jahreswechsel mit einer höheren Nummer für z.B. Rechnungsnummern im neuen Geschäftsjahr starten möchten. Dazu mehr im weiteren Verlauf dieses Kapitels.

Wir empfehlen Ihnen die voreingestellten Nummernkreise ohne Veränderung zu verwenden. Möchten sie dennoch eigene Nummernkreise verwenden, können sie die Startwerte der einzelnen Belege oder der Stammdaten in der Spalte "Nummernkreis" eingeben. Das hat (wie bereits oben beschrieben) nur dann eine Wirkung wenn sie noch keine Daten für den entsprechenden Kreis eingegeben haben.

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Nummernkreis als Startwert festlegen

In der Spalte "Nummernkreis" finden sie die voreingestellten Startwerte für die entsprechenden Belegarten. Die Felder "Nächster Wert (aktuell)" zeigen die aktuell nächste logische Nummer. Steht der Wert "Nächster Wert" auf einen anderen als im Feld "Nummernkreis", ist bereits ein Stammdatensatz oder Beleg erfasst worden. Dieser Nummernkreis kann dann nicht mehr nachträglich verändert werden bzw. bleibt Wirkungslos, da die Nummernvergabe immer auf dem höchsten, vorhandenen Wert basiert.

Manche Belegarten verwenden zur Erkennung einen automatischen "Präfix" (3). Dieser kann nicht verändert werden. Fügen sie auch keinen eigenen Präfix im Feld Nummernkreis hinzu.

Hinweis:

Verwenden sie für Nummernkreise möglichst nur Zahlen, keine Buchstaben, Bindestriche oder andere Sonderzeichen. Dies "bremst" die Suchfunktionen zum Teil enorm. Die schnellste Suche und schnellste Sortierung Ihrer Daten erfolgt durch ausschließliche Verwendung von Zahlen.

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Änderungen der Nummern beim Jahreswechsel

Wenn sie nach einem Jahreswechsel zum Beispiel mit einer höheren Rechnungsnummer im neuen Geschäftsjahr starten möchten, können sie ihre Nummernkreise an einer anderen, höheren Stelle weiterführen. Dazu müssen sie in der Spalte "Nächste Nummer (manuell)" einen höheren Wert eingeben als der höchste vorhandene Wert.

Hier ein Beispiel für einen Jahreswechsel von 2023 zu 2024.

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Änderungen der Nummern in aktuellen Belegen und Stammdaten

Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe in einer Belegart fortführen oder eigene Veränderungen der fortlaufenden Nummerierung vornehmen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer innerhalb des Belegs durch eigene Eingabe oder Ergänzung im Feld "Nr". Auch hier gilt: Verwenden sie möglichst NUR Zahlen.

Die Nummernveränderung kann auch für Kundennummern oder Lieferantennummern direkt im Eingabeformular vorgenommen werden. Dabei werden alle damit zusammenhängenden Belege automatisch mitgeändert. Wird also beispielsweise eine Kundennummer geändert, werden beim speichern des Kunden automatisch alle Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Aufträge usw.) ebenfalls mit der geänderten Kundennummer versehen.

Die Belegart "Rechnung" und "Korrekturrechnung" (Gutschrift) kann nach Vergabe einer fortlaufenden Nummer auf Grund gesetzlicher Vorgaben nicht verändert werden.

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