Datenbankparameter

Grundeinstellungen

Mit "Grundeinstellungen" in Faktura-XP sind die Parameter-Einstellungen gemeint. Auf diesen Einstellungen basieren alle Eingaben wie z.B. das Erfassen oder Importieren von Kunden oder Artikeldaten und Ausgaben wie z.B. Exporte von Daten oder Druckausgaben der Dokumente wie Angebote oder Rechnungen.

Navigieren sie zu: Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter

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Parameter

Bevor Sie Ihre Arbeit mit Faktura-XP beginnen, sollten Sie einige grundlegende Einstellungen wie Ihre Firmendaten mit Adresse, Bankverbindung, Firmenlogo, Steuernummer usw. festlegen. Nehmen Sie sich bei der ersten Einrichtung einige Minuten Zeit für diesen wichtigen Abschnitt und klicken Sie sich Register für Register durch die Einstellungen. Die Einstellungen sind thematisch sortiert und weitgehend selbsterklärend, werden aber in diesem Beitrag einzeln erklärt.

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Registerkarte: Parameter

Die Datenbankparameter beinhalten die wichtigsten Grundeinstellungen der gesamten Faktura-XP. Alle Einstellungen sind für alle Benutzer des gleichen Netzwerkes sofort gültig und geändert.

Sie sollten die Datenbankparameter einmal sorgsam einstellen und dabei Register 
für Register in Ruhe durcharbeiten.

Europa EU Mitglieder

In der Registerkarte "Parameter" können Sie Ihre Firmenadresse, mit Anschrift, Bankverbindung und Ihren Standort über die "Eigene Landeskennung" eingeben. Dazu geben Sie die Landeskennung ein (auch KFZ-Kennung genannt), die ein bis drei Stellen haben kann. Mit dieser Einstellung wird Ihr Firmenstandort festgelegt und Faktura-XP ermittelt darüber die Steuerrelevanten Kundenstandort. Dies ist für die steuerliche Angabe auf Rechnungen für Kunden aus EU Mitgliedsstaaten wichtig.

Über die Schaltflächen unten, gelangen Sie zu den entsprechenden Einstellungen wie Bankverbindung, Wechselkurse, Steuersätze usw.. Bei Faktura-XP Versionen mit Onlineshop Schnittstelle steht Ihnen auch die Schaltfläche "Shop-Parameter" zur Verfügung.

Schaltflächenreihe im Detail

Im unteren Abschnitt dieses Registers finden Sie einige Schaltflächen, welche weitere Konfigurationen zulassen. Lesen Sie nun die Beschreibungen der einzelnen Schaltflächen:

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Nummernkreise

Die Eingabe der Nummernkreise stellt den jeweiligen "Startwert" der Stammdaten oder der Belege dar.

Genaue Details finden sie direkt in Kapitel Nummernkreise

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Bankverbindung

Tragen Sie hier die Haupt-Bankverbindungsdaten Ihrer Firma bzw. des Mandanten ein. Füllen sie die Felder Bankname, IBAN und BIC vollständig aus und überprüfen sie Ihre Eingabe nochmals genau auf Schreibfehler. Diese Bankverbindung wird z.B. auf den Dokumentdrucken wie Rechnungen ausgegeben und wird bei SEPA Lastschriften verwendet.

Den Firmennamen können sie in diesem Dialog nicht verändern. Eine Änderung des Firmennamen nehmen sie bitte im Register Parameter vor.

Kontonummer und Bankleitzahl

Die Felder Kontonummer und Bankleitzahl sind optional. Diese können sie leer lassen, wenn ihr Standort innerhalb Europa (EU) liegt. Lassen sie die Felder Leer, werden diese nicht verwendet.

Ausgabe auf Druckdokumenten

Die Bankverbindung wird z.B. auch auf den Dokumentdrucken wie Rechnungen oder Gutschriften ausgegeben, wenn dies so eingestellt ist. Diese Einstellung finden sie in der Registerkarte Dokumenteinstellungen.

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Dokumentbezeichnungen

Für die Druckdokumente wie z.B. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen können Sie eigene Bezeichnungen eingeben.

Die Eingaben wirken sich auf den entsprechenden Ausdruck aus:

Geben sie keinen Text ein - also lassen Sie das Feld leer, werden die Standardbezeichnungen (Rechnung="Rechnung", Angebot="Angebot" usw.) verwendet.

Ausländische Bezeichnungen

Wenn Dokumentdrucke in englischer oder französischer Sprache gedruckt werden sollen, können sie in den beiden weiteren Registern die Dokumentbezeichnungen auch in diesen Sprachen hinterlegen.

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Onlineshop Parameter

Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, gelangen Sie in die Shop-Parameter. Konfigurieren Sie hier die Einstellungen für die automatische Bestellverarbeitung Ihres Onlineshop. Mehr Informationen dazu finden Sie im Beitrag XTC Onlineshop Parameter, wo die einzelnen Registerkarten detailliert erklärt werden.

Diese Schaltfläche steht in der "Faktura-XP BASIC Edition" nicht zur Verfügung. 

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Dateipfade

Damit Faktura-XP Dateien schnell finden und auch geordnet ablegen kann, legen Sie die hier die Dateipfade für die entsprechenden Dateien fest.

Dateiablage und Archiv Verzeichnisse

Pfadangaben, die von Faktura-XP erreichbar sind erscheinen mit grünem Hintergrund. Pfadangaben, die nicht erreichbar sind, werden mit roter Hintergrundfarbe dargestellt. Die Erreichbarkeit der Eingabe - und damit der Wechsel der Hintergrundfarbe - findet beim verlassen der Zeile (Feld mit der Pfadangabe) statt.

Um einen Pfad mit Hilfe des Windows® Explorers auszuwählen, klicken Sie auf das 'Verzeichnis Symbol' am Ende der Zeile der Pfadangabe.

Nun können Sie ein beliebiges Verzeichnis aussuchen und mit OK in diese Einstellung übernehmen. Bei der Auswahl des Verzeichnisses müssen Sie bedenken, dass diese Pfadangabe Systemweit für alle Nutzer gilt. Wenn Sie also einen Pfad über das Netzwerk angeben (z.B. Netzlaufwerk "Z:\Faktura\"), muss sichergestellt sein, dass jeder andere Benutzer mit Faktura-XP ebenfalls einen Zugriff auf "Z:\" besitzt. Dasselbe gilt auch für lokale Verzeichnisangaben. Also "Eigene Dateien" Ihres Computers sind ungeeignet zur gemeinsamen Ablage von Daten, die alle Benutzer erreichen können sollen. Für das Arbeiten auf nur einem Arbeitsplatz (z.B. Einzelplatz Lizenz) ist das natürlich möglich.

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Wechselkurse

Hier werden Ihnen die Wechselkurse angezeigt. Sie können vorhandene Währungskurse automatisiert aktualisieren, löschen oder neue Währungen hinzufügen.

Lesen Sie die Handhabung in Kapitel "Wechselkurse"

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Kundennummern externer Anbieter

Hier werden Ihre Kundennummern von Logistikunternehmen und externen Anbietern eingetragen.

Diese Eingaben werden dann verwendet, wenn Sie eine Sendung über das Internetportal des Anbieters verfolgen möchten. Faktura-XP ist in der Lage mit einer hinterlegten Sendungsnummer und Ihrer Kundennummer beim Anbieter eine direkte Anfrage über das entsprechende Internetportal zu starten.

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Weitere Parameter

Mit der Schaltfläche "weitere Parameter" wird ein separater Parameterdialog aufgerufen.

Lesen Sie diesen Teil im Kapitel ---> weitere Parameter.

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Registerkarte: Dateien

Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen sind MS Office® Vorlagen, die Sie als Anschreiben direkt aus Faktura-XP ansprechen können.

Vorlagen eingeben

Im oberen Bereich dieser Registerkarte können Sie schon bestehende Dokumentvorlagen sehen. Im Feld „Name“ geben Sie einen umschreibenden Begriff für die Dokumentvorlage ein. Im Feld „Pfad“ wird der Pfad zur jeweiligen Vorlage eingetragen. Mit einem Doppelklick auf dieses Feld gelangen Sie in das Fenster „Datei auswählen“ und können nun die gewünschte Vorlagedatei auswählen und übernehmen. Im DropDown-Feld „Typ“ können Sie nun den Dokumenttyp „Word“ oder „Excel“ auswählen.

Export Pfad

Im Feld "Pfad für Exporte" können Sie einen gemeinsamen Ablagepfad für Datenexporte festlegen. Das ist der Pfad, der bei einem Export als Ausgabepfad vorgeschlagen wird, damit alle Mitarbeiter möglichst den gleichen Exportbereich nutzen können. Einen Pfad können Sie eingeben oder mit der Schaltfläche am Ende des Feldes auswählen.

Datenbank Auskunft

Die Felder "Frontend-" und "Serverdatenbank" dienen zur Auskunft und können nicht geändert werden. "Frontend-Datenbank" ist der Pfad und die Datei der laufenden Applikation. Das Feld "Serverdatenbank" zeigt bei Verwendung einer Dateibasierenden Datenbank die aktuell verbundene Datenbankdatei und dessen Pfad an. Im Falle einer SQL Server® Datenbank ist dieses Feld leer.

weitere Dateipfade

Die Schaltfläche "weitere Dateipfade" öffnet den Dialog Dateipfade, der bereits weiter oben beschrieben wurde.

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Registerkarte: Steuer/Bank

In dieser Registerkarte stellen sie sehr wichtige Daten rund um die Rechnungslegung, Versteuerung und die Verbuchung von Beträgen ein.

Banken

Hier können Sie die Zuordnung der Banknamen zu Sachkonten eingeben (1). Diese werden bei Zahlungseingängen, Zahlungsausgängen oder Gutschriftausgleich im Feld "Bankname" angezeigt. Je nach Einstellung des Sachkontenrahmens wird dort dann der entsprechende Wert angezeigt. Setzen Sie in eine Zeile das Häkchen "Std", wird dieser Bankname als "Standard" in der Auswahl verwendet. Wird kein Häkchen gesetzt, wird der erste Eintrag der Liste verwendet.

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Steuernummer oder USt-ID

Rechnungen und Korrekturrechnungen sowie Gutschriften sind nur dann gültig, wenn diese Dokumente eine gültige Steuernummer (3) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (2) beinhalten. Diese Dokumente werden also von Ihrem Finanzamt und auch dem Finanzamt Ihres Kunden nicht anerkannt wenn keine der beiden Steuernummern angegeben wird. Die Steuernummer für die entrichtung der Umsatzsteuer hat jedes Unternehmen von seinem örtlichen Finanzamt erhalten. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) erhalten sie nur auf Antrag.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) dient zur Abwicklung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs für Umsatzsteuerzwecke. Sie wird daher von jedem Unternehmer benötigt, das innerhalb des Gebiets der Europäischen Union am Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen den Mitgliedsstaaten teilnimmt. Sie ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmer zusätzlich zur ihrer Steuernummer oder Steuer-ID beantragen können. Über die USt-ID kann jedes Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (EU) eindeutig gekennzeichnet werden. Sie ist insbesondere für die Rechnungsstellung relevant. Geben Sie im Feld USt-ID (2) ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Ist ihnen Ihre Umsatzsteuer-Identnummer nicht bekannt, lassen Sie das Feld leer. Der Antrag auf Erhalt einer Umsatzsteuer-ID kann in Deutschland beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos gestellt werden: www.formulare-bfinv.de

Steuernummer der Umsatzsteuer

Haben sie weder Kunden noch Lieferanten im Ausland, benötigen sie lediglich die Steuernummer ihres örtlichen Finanzamtes. Diese haben sie nach der Firmengründung von Ihrem Finanzamt erhalten. Notfalls fragen sie bei Ihrem Steuerberater danach. Rechnungen und Korrekturrechnungen sowie Gutschriften sind nur dann gültig, wenn diese Dokumente eine gültige Steuernummer beinhalten. Diese Dokumente werden also von Ihrem Finanzamt und auch dem Finanzamt Ihres Kunden nicht anerkannt wenn keine Steuernummern darauf angegeben wird. Die Steuernummer Ihres örtlichen Finanzamtes geben Sie im Feld "Steuer-Nr (Umsatzsteuer)" ein (3).

Sie müssen nur eine der beiden Steuernummern eingeben.

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Ausdruck mit Steuernummer

Die Steuernummer und die Umsatzsteueridentnummer (falls vorhanden) werden beide automatisch auf den Rechnungen abgedruckt. Haben sie keine EU weit gültige Steuernummer (2) können sie dieses Feld auch leer lassen. Damit wird auf Ihren Rechnungen nur die Steuernummer (3) gedruckt. Geben sie beide Steuernummern ein, werden auch beide ausgedruckt.

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Gläubiger-Identifikationsnummer

Um SEPA Lastschriften von Ihren Kunden einziehen zu können, müssen sie über eine gültige Gläubiger-Identifikationsnummer verfügen. Diese beziehen sie im Regelfall über Ihre Hausbank von der Vergabestelle der Bundesbank. Geben Sie hier die von der Bundesbank erhaltene Gläubiger-Identifikationsnummer ein. Diese Nummer wird dann automatisch in SEPA Lastschrift und SEPA Exporten verarbeitet.

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Steuersätze

In den Feldern "MwSt-Satz" (5) geben Sie die gebräuchlichen Steuersätze für Umsatzsteuer und verminderte Umsatzsteuer ein. Diese Steuersätze werden dann Standardmäßig bei z.B. Anlage von Artikeln automatisch verwendet.

weitere Steuersätze

Möchten Sie weitere Steuersätze angeben, verwenden Sie die Schaltfläche "weitere Steuersätze" (6). Diese Liste wird verwendet, wenn Steuersätze in der Anwendung als DropDown-Auswahl angeboten werden.

Hier können sie in der Tabelle die für sie zutreffenden Steuersätze verwalten.

Beispiel-1: Speseneingabe



Beispiel-2: Kassenbuch

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Registerkarte: Briefkopf

In dieser Registerkarte können Sie Ihren Briefkopf in Textform erstellen, der in alle ausdruckbaren Dokumente übernommen wird.

Briefabsender

Im Feld „Briefabsender“ können Sie Ihre Absender Adresse eingeben, die dann in „Fenster-Umschlägen“ über der Empfängeradresse gedruckt wird. Verwenden Sie hier möglichst nur eine Zeile.

Briefkoptext

Der „Briefkoptext” enthält die Firmenanschrift und/oder Kontaktdaten. Diese werden im Kopfbereich rechts des Dokumentes gedruckt. Um bei der Eingabe eine neue Zeile zu erzeugen (manueller Zeilenumbruch), können Sie die Tastenkombination STRG+Enter anwenden.

Fußzeilen

Der Bereich „Fußzeilen” kann eine oder mehrere Textzeilen eingegeben werden, die dann auf Dokumentausdrucken im Fußbereich des Dokumentes gedruckt werden. Um bei der Eingabe eine neue Zeile zu erzeugen (manueller Zeilenumbruch), können Sie die Tastenkombination STRG+Enter anwenden. Die Anzahl der erstellten Zeilen müssen Sie unbedingt noch im Register "Briefkopf Ein/Aus" angeben, damit die Position der Fußzeile vom unteren Rand für Ihren Drucker genau passt.

Farbe und Formatierung der Briefkopfdaten

Sie können die Farbe der zuvor beschriebenen Textblöcke in jeweils einer eigenen Farbe darstellen. Die eingestellte Farbe wird als Kasten hinter der Bezeichnung „Textfarbe Briefkopf“, „Textfarbe Briefabsender“ und „Textfarbe Fußzeile“ angezeigt. Mit der Schaltfläche rechts neben dem farbigen Feld können Sie durch Auswahl in einer Farbpalette eine gewünschte Farbe auswählen.

Um die Textanordnung im Textblock selbst, verwenden Sie die Optionsfelder rechts neben der Farbauswahl. Die Kürzel für die Formatierung sind L=links, M=Mitte, R=Rechts, B=Blocksatz.

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Registerkarte: Briefkopf Ein/Aus

Nachdem Sie in der Registerkarte "Briefkopf" Ihren Briefkopftext, Briefabsenderadresse und Fußzeilen als Text eingegeben haben, können Sie hier durch Markieren auswählen, in welche Dokumente Briefkopf, Briefabsender und Fußzeilen abgedruckt werden sollen.

Die farbige Legende rechts soll Ihnen helfen, die Platzierung der Elemente zu entscheiden.

Durch setzen (oder weglassen) der Häkchen können Sie nun einstellen auf welchen Dokumentausdrucken welche Bereiche abgedruckt werden.

Anzahl der Fußzeilen angeben

Zusätzlich müssen Sie unterhalb der farbigen Legende im Feld "Anzahl Textzeilen" angeben, wie viele Zeilen im Fußtext gedruckt werden sollen. Schauen Sie dazu im Register "Briefkopf" nach, wie viele Zeilen Sie dort für die Fußzeilen eingegeben haben. Diese Einstellung sorgt für die Positionierung der Fußzeilen vom unteren Rand.

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Registerkarte: Firmenlogo

In dieser Registerkarte können Sie das Aussehen Ihrer Druckdokumente wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. bestimmen.

Dazu stehen Ihnen einige Möglichkeiten zur Verfügung.

• A) Sie können Ihre Dokumente / Belege auf einem vorgedruckten Briefbogen eindrucken. Dann drucken sie aus Faktura-XP ohne Logo.
• B) Sie geben ein Logo für Kopfbereich und/oder Fusszeile als Grafik an.
• C) Sie verwenden eine PDF Datei als PDF Briefpapier
• D) Sie entwerfen ihre eigene Druckvorlage mit Logos, Grafik und Text über einen externen Formulareditor (nur für Version "Faktura-XP SELECT Pro Edition" verfügbar)

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Vorgedrucktes Briefpapier

Zu A) Falls sie vorgedrucktes Briefbögen verwenden möchten, müssen sie lediglich die Logoverarbeitung abschalten. Dazu setzen sie die Häkchen (3) auf AUS. Bei Ausgabe über einen Drucker werden dann keine Logos mehr verarbeitet.

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Firmenlogo als Grafik

Zu B) Erstellen sie zunächst ein Firmenlogo in "wahrer Größe". Ein Standard DIN A4 Papierbogen hat eine Breite von ca. 21 cm. Die Breite des Logos sollte eine Größe von 18cm nicht übersteigen. Wir empfehlen das Grafikformat BMP zu verwenden, da es eine unkomprimierte Darstellung hat und eine gute Qualität als Druckergebnis bietet. Formate wie WMF, JPG, JPEG, GIF und PNG werden ebenfalls unterstützt.

Hinweis:

Speichern sie die Logo-Datei an einem zentralen Speicherort auf die jeder Faktura-XP Benutzer z.B. per Netzwerk oder Freigabe zugreifen kann. Ein lokal auf Ihrem PC gespeichertes Logo ist möglicherweise von anderen Benutzern dann nicht erreichbar.

Wählen sie nun mit den Schaltflächen (2) die gespeicherten Logos aus:

Logo, groß ist das Standard-Firmenlogo auf jedem Ausdruck von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen usw.
Logo, FAX verwenden Sie ein Logo in Graustufen oder Schwarz/Weiß für eine bessere Lesbarkeit bei Faxversand
Logo, Fußzeile Sie können Ihre Fußzeilen im Dokument auch als Grafik erstellen und hier angeben.

Die Logos werden ihnen auf kleinen Voransicht dargestellt. Um ein Logo zu aktivieren, setzen Sie das Häkchen (3). Bei Aktivierung wird ihnen das als Datei angegebene Logo in der Miniatur-Voransicht eingeblendet.

Verwenden Sie möglichst die Formate WMF, BMP, JPG, JPEG, PNG oder GIF. 

Fragen Sie Ihren Grafiker, welches Format für Ihr Logo am besten geeignet ist.
Die Abmessungen der Grafiken sollten möglichst in "wahrer Größe" vorliegen, da sie nicht 
verlustfrei vergrößert oder verkleinert werden können. 

Die verwendeten Grafiken für die Logos sollten, wie bereits beschrieben in einem von Ihrem System unterstützten Format vorliegen und in seiner "wahren Größe" abgespeichert sein. Zur Probe können Sie sich einen 1:1 Ausdruck auf einem leeren Bogen Papier anfertigen und genau nachmessen, ob die Größe dem gewünschten Logo entspricht.

Darstellung anpassen

Die Darstellungsgröße lässt sich aber auch nachträglich durch Angaben unterhalb der Voransicht beeinflussen. Geben Sie einen Wert in Zentimetern ein, die der maximalen Gesamtbreite des Logos entspricht. Mit dem Feld A, D und Z bestimmen Sie wie die Grafik in die zuvor gemachte Breitenangabe hineingesetzt wird. Die Angabe A steht für Abschneiden und trennt das Logo an der angegebenen Zentimetermarke rechts ab. Mit D bewirken Sie ein Dehnen auf die Breitenangabe ("maxB") und mit Z wird die Grafik durch Zoom auf die angegebene Größe ("maxB") gebracht. Bedenken Sie dabei, dass Dehnen und Zoomen die Qualität der Darstellung bzw. des Ausdrucks beeinträchtigen kann. Empfohlen ist die Logoerstellung in 1:1 Größe und die echte Größenangabe mit "Abschneiden" zu wählen.

Wird ein Logo bei Ihnen ein Demologo angezeigt, auch wenn Sie dies ausgeschaltet haben, können Sie 
alternativ das mitgelieferte Logo "ohne_Logo.gif" in der Pfadangabe verwenden.

Logo rechts - wie geht das?

Die Positionierung der Logos ist immer Linksbündig. Das Logo beginnt also beim Ausdruck immer am linken Rand. Wenn ihr Logo rechts beginnen soll, können sie das Logo bei der Erstellung auf einem weißen Hintergrund anlegen und dieses dort am rechten Rand positionieren.

Beispiel:

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PDF Briefpapier

Falls Sie keine Logos in Grafikform mit auf die Dokumente aufdrucken, weil Sie beispielsweise Ihre Ausdrucke auf Vorgedrucktes Briefpapier ausgeben, können Sie für den Emailversand von z.B. PDF Rechnungen ein virtuelles Briefpapier in Ihre PDF Dateien einblenden lassen. So können Sie an Ihre Kunden Dokumente mit Ihrem originalen Briefpapier als PDF Datei senden.

Dazu müssen Sie ein "Blanko" Briefbogen - ohne Inhalt - als PDF Datei erstellen und diese an einem beliebigen Ablageort speichern. Diese Datei könnte z.B. "Briefpaier.PDF" benannt werden. Bei einer Mehrbenutzerumgebung ist die Ablage dieser Datei in einem von jedem Mitarbeiter erreichbaren Laufwerk / Verzeichnis sinnvoll. Achten Sie also darauf, dass an jedem Arbeitsplatz dieser Ablageort genau den gleichen Namen hat. Zum Beispiel : "X:\Server\UnsereLogos\".

Ist die Briefpapierdatei dort abgelegt, geben Sie den Pfad in der Zeile "PDF Briefpapier" ein oder wählen Sie mit dem Button "Ordner suchen" die Datei aus. In unserem Beispiel müsste dann in der Zeile "X:\Server\UnsereLogos\Briefpaier.PDF" stehen.

Sie sollten für Logos und Briefpapier immer gemeinsam, für alle Mitarbeiter erreichbare Pfadangabe
bzw. Laufwerksbuchstaben verwenden (z.B. "X:\Gemeinsamen_Daten\Logo\").

Dieses Feld hat einen grünen Hintergrund, wenn die Datei und der Pfad korrekt und erreichbar ist. Ist der Hintergrund rot, ist die Angabe nicht korrekt gewesen.

Sollte die Zeile "PDF Briefpapier" an Ihrem Arbeitsplatz grün, aber bei einem anderen Arbeitsplatz (aber mit dem gleichen Mandanten verbunden) rot erscheinen, ist der angegebenen Pfad von diesem Computer aus nicht erreichbar. Sie sollten in diesem Falle Ihren Administrator kontaktieren, damit er Ihnen den passenden Pfad einrichten kann. Einfach abändern sollten Sie den Pfad nicht, weil eventuell dann der anderen Mitarbeiter den hier eingestellten Pfad von seinem Arbeitsplatz nicht erreichen kann.

Hinweis:

Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des kostenlosen "PDF Creator". Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.

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Eigene Druckvorlagen entwerfen

Um eigene Dokumente / Belege zu entwerfen, können sie auch einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP SELECT Pro und Faktura-XP SELECT Premium als externe Applikation unterstützt wird. Das ist derzeit die Anwendung DReport von der Firma Dörr EDV Beratung. Diese wird als Freeware oder Kaufversion angeboten. Wir selbst vertreiben diese Software nicht und legen diese auch nicht unserer CD / DVD bzw. dem Setup bei. Sie müssen den Editor und das Handbuch des DReport Editors herunterladen und installiert haben um diese Funktion nutzen zu können. Eventuell müssen Sie eine Lizenz der Software erwerben um das Produkt nutzen zu dürfen. Es ist aktuell auch eine kostenlose Freeware Version zum Download verfügbar. Lesen Sie die Lizenzbestimmungen des Anbieters vorher genau durch. Mit einer Lizenz von Faktura-XP haben sie nicht automatisch eine Lizenz zur Verwendung des Editors erworben.

Siehe auch Kapitel: Formulareditor

Hinweis:

Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen Faktura-XP® SELECT Pro Edition und Faktura-XP® PREMIUM Edition zur Verfügung.

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Registerkarte: Grußzeilen

In dieser Registerkarte können Sie für jedes ausdruckbare Dokument eine Grußzeile formulieren. Durch eine Markierung im Häkchenfeld legen Sie fest, ob die Grußzeile im Ausdruck erscheint.

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Registerkarte: Dokumenteinstellung

Hier können Sie verschiedene Einstellungen für die Dokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen festlegen. Es handelt sich hierbei um grundlegende Einstellungen, die vorwiegend bei der Neuanlage dieser Dokumente, aber auch bei der Druckausgabe bzw. Emailversand als PDF gelten.

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Nachkommastellen

In Faktura-XP können sie für jedes einzelne Dokument wie Angebot, Rechnung, Gutschrift oder Proformarechnung die Nachkommastellen für Einzelpreise und Gesamtpreise einstellen, die bei dem Ausdruck sichtbar abgedruckt werden. Hier stellen sie den Vorgabewert für Nachkommastellen ein, der bei der Neuanlage von Dokumenten verwendet werden soll. Sie können hier zwei bis sechs Nachkommastellen einstellen (1). Dazu öffnen sie das DropDown Menü und wählen einen Wert aus. Sie können nur die angebotenen Werte durch Auswahl verwenden. Eigene Eingaben sind nicht möglich.

Es existiert nur eine Einstellung für den Vorgabewert der Nachkommastellen für alle Dokumentarten. Sie können aber nach der Neuerstellung von einem Dokument die Nachkommastellen für das Dokument separat verändern.

Der Standardwert ist im Regelfall "zwei" Nachkommastellen einzustellen. Es kommt aber vor, dass sie 3 oder 4 Nachkommastellen in den Einzelpreisen verwenden sollten, wenn sie große Stückzahlen bei kleinem Einzelpreis darstellen möchten. Das können zum Beispiel Papierbögen, Bleistifte, Olivenöl, Postkarten oder Kaffee-Kapseln im Einzel- oder Kleinmengenverkauf sein. Nun könnte der Einzelpreis und/oder der Gesamtpreis je Position auf 3 oder 4 Nachkommastellen gesetzt werden um keine Rundungsfehler in der Endsumme zu erhalten. Es werden immer nur die Einzel- und Gesamtpreise mit den angegebenen Nachkommastellen dargestellt. Die Endsumme der Rechnung ist immer 2 Stellig nach dem Komma und kann nicht verändert werden.

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Angaben in Ausdrucken

Hier (2) können sie global verschiedenen Einstellungen für den Dokumentdruck wie Angebot, Lieferschein, Rechnungen usw. festlegen.

• Tagesdatum im Dokumentkopf druckt neben dem Rechnungs- oder Angebotsdatum auch das aktuelle Tagesdatum mit auf das Dokument.
• Firmenname im Dokumentfuß drucken druckt den Firmennamen zusätzlich in den Fußbereich der letzten Seite der Dokumente.
• Unterschrift im Dokumentfuß druckt die Signatur des Mitarbeiters / Sachbearbeiters auf die letzte Seite in den Fußbereich
• Bankverbindung in Fußbereich von Rechnungen druckt die eigene Bankverbindung in den Fußbereich der letzten Seite auf Rechnungen.
• Zweitdruck als Duplikat druckt einen Stempel mit "Duplikat" auf die Rechnungen, wenn sie ein weiteres Mal gedruckt werden.
• Überträge im Dokumentfuß ausblenden verhindert einen Abdruck von Zwischensummen am Seitenende. Bei langen Produktbeschreibungen kann es vorkommen, dass die Einzelpreise derselben Position auf einer Seite beginnen und auf der Folgeseite enden. Dann kann es zu Übertrag-Fehlern in der Darstellung der Seitensummen kommen. Um dies zu verhindern, setzen sie hier das Häkchen.

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Emailversand von Dokumenten

Die Dokumente / Belege wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen lassen sich auch per Email versenden. Die Formulierung in den Anschreiben der Emails lassen sich zur jeweiligen Dokumentart separat zuweisen. Dazu legen sie für jede Dokumentart einen Email-Textbaustein mit passender Formulierung an und weisen diese Texte dann den jeweiligen Dokumenten zu. Dazu klicken sie auf die Schaltfläche "Email-Anschreiben zuweisen"(4).

Sie können zu jeder Dokumentart die passenden Email-Textbausteine in drei Sprachen zuordnen. Dazu klicken sie auf das jeweilige DropDown Menü (2) und wählen den passenden Email-Textbaustein aus. Durch Auswahl der Sprachregister (1) können sie diese Auswahl auch für die Sprachen "Englisch" und "Französisch" vornehmen.

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Dokumentkennung

In den Feldern "Dokumentkennung" (5) können Sie Kennbuchstaben, die vor die Nummerierung der Dokumente vergeben werden. Das sind z.B. "A" für Angebot, "L" für Lieferschein, "B" für Einkauf-Bestellungen oder "P" für Projekte. Alle anderen Dokumentarten tragen lediglich eine Nummer. Die Nummernkreise können sie separat fetlegen.

Aus dem Untermenü der Schaltfläche gelangen sie auch zur Verwaltung der Nummernkreise

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Automatische Nummerierung

Die automatische Nummerierung von Kunden, Artikeln, Rechnungen usw. werden automatisch hoch gezählt und basieren auf Zahlen. Höchste, bereits vergebene Nummer +1 ist die nächste, die das System vergibt. Dies können Sie ändern, falls z.B. Ihre Artikelnummern aus Zahlen und Buchstaben bestehen sollen. Klicken Sie dazu auf "Einstellungen für autom. Nummerierungen". Wird dort "Zahlen und andere Zeichen" angewählt, wird bei der Nummernvergabe der rechts stehende, Numerische Anteil ermittelt, um eins erhöht und dann zur Vergabe der nächsten, neuen Nummer verwendet.

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Standard-Währung

Im Währungssymbol-Feld (7) ist standardmäßig das €-Symbol vorgegeben. Sie können in diesem Feld aber auch andere Symbole wie "$" oder "£" oder "sFr" eingeben. Auf den Dokumente wird dann Ihre Eingabe als Währung ausgedruckt, sofern im Dokument selbst keine abweichende Währung angegeben wurde. Ein Klick auf die Schaltfläche „€“ stellt das Währungssymbol wieder auf den Standard, "Euro" um.

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Dokumentbezeichnungen

Die Bezeichnung Ihrer Dokumente wie "Angebot", "Angebotsbestätigung / AB" oder "Rechnung" werden mit auf den Dokumentaten ausgedruckt. Diese Bezeichnungen können sie durch eigene Begriffe ersetzen (8). Mit der Schaltfläche Dokumentbezeichnung können Sie die Zuordnung in drei Sprachen vornehmen.

Die Eingaben wirken sich auf den entsprechenden Ausdruck aus:

Geben sie keinen Text ein - also lassen Sie das Feld leer, werden die Standardbezeichnungen (Rechnung="Rechnung", Angebot="Angebot" usw.) verwendet.

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Registerkarte: Dokumenttexte

Bei der Neuanlage von Dokumenten / Belegen können sie diesen direkt Textbausteine zuordnen. So werden je Dokumentart die passenden Formulierungen in das neue Dokument eingefügt.

Jedem neuen Dokument können zwei Textbausteine zugeordnet werden. Der "Testbaustein-1" wird im Dokument oberhalb der Positionen dargestellt, der "Textbaustein-2" wird unterhalb der Positionen dargestellt.

Wird beispielsweise ein Angebot, ein Lieferschein oder eine Rechnung neu erstellt, werden dabei automatisch die hier angegebenen Textbausteine eingefügt. Sie sollten also zuvor im Bereich „Stammdaten -> Texte -> Textbausteine“ die zu den Dokumenten passenden Texte verfasst haben. Das können sie aber auch mit der Schaltfläche "Textbausteine bearbeiten" (6) dirkt hier ausführen.

Mit den Häkchenfeldern können sie die automatische Übernahme der jeweiligen Textbausteine aktivieren oder deaktivieren.

Abweichende Lieferadresse

Mit dem Häkchen "Abweichende Lieferadresse automatisch an Textbaustein-2 anhängen" (5) wird global festgelegt, dass abweichende Lieferadressen in Rechnungen als Text am unteren Textbereich (Textbaustein-2) angehängt werden. Das dient dem Rechnungsempfänger als Info, an welche Adresse eine Lieferung zugestellt wird.

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Registerkarte: Rechnung/Zahlung

Sie können hier verschiedene Einstellungen bezüglich der Zahlungsmodalitäten und Zahlungsbedingungen vornehmen.

Eine Markierung im Feld „Erinnerung offener Posten beim Start zeigen“, öffnet bei jedem Start von Faktura-XP ein PopUp-Fenster, das Ihnen einen Überblick über alle bestehenden offenen Posten und Mahnungen bietet. Mit der Schaltfläche "Einstellungen Mahnwesen" gelangen Sie in den Dialog zu Einstellungen des Mahnwesen.

In der "Voreinstellung bei Neuanlage von Kunden" können Sie die Zahlungsziele und Preisgruppen einstellen, die bei einem Neukunden verwendet werden sollen. Wird also ein Kunde neu angelegt, werden diese Werte im Bereich Finanzdaten des Kunden eingetragen. Diese Angaben können Sie natürlich dann später bei jedem Kunden einzeln verändern.

Zahlungsziele

In Zahlungsziel ab Rechnungsdatum geben Sie an, bis wann die Rechnung vom Kunden angewiesen sein soll. Für Text wie z.B. "Zahlbar bis zum [Heute + Zahlungsziel]...". Geben Sie in diesem Feld nur ganze Zahlen (Tage) ein und lassen Sie das Feld nicht leer.

Rechnungen im Stapeldruck

Anzahl Rechnungen bei Stapeldruck gibt die Anzahl der für den Stapeldruck auszudruckende Rechnungen an. Der hier angegebene Wert wird in neuen Rechnungen abgespeichert und beim nächsten Stapeldruck verwendet. Geben Sie in diesem Feld nur ganze Zahlen ein und lassen Sie das Feld nicht leer.

Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld können Sie einen Dialog aufrufen in dem Sie die Anzahl der Stapeldrucke für andere Dokumente wie Angebote/AB, Lieferscheine usw. angeben können.

Geben Sie in diesen Feldern nur ganze Zahlen ein und lassen Sie keines der Felder leer.

Erste Mahnung

Erste Mahnung gibt an, ab welchem Tag nach der Rechnungsstellung der offene Posten angemahnt werden soll. Die Folgemahnung erfolgt nach weiteren Tagen, die Sie im nächsten Feld eingeben können.

Preisgruppen

Die Preisgruppe gibt an, welcher Preisgruppe ein Kunde zugeordnet wird, der neu angelegt wird. Eine Preisgruppe ist eines der sechs Preisfelder des Artikelstamms, das den "Verkaufspreis" (VK-1 bis VK-6) enthält. Sie können Ihre Kunden also in verschiedene Preisstufen führen. Bei der Erstellung von Angeboten oder Rechnungen werden dann die Preise verwendet, die der Preisgruppe des Kunden zugeordnet sind. Der Standardwert ist Preisgruppe-1.

Gruppierung für Sammelrechnungen

Möchten Sie die Positionen von Sammelrechnungen (Rechnungen die aus mehreren Lieferscheinen zusammengestellt sind) gruppiert oder Summiert ausgeben, können Sie dies im Feld Gruppierung LS angeben. Standard ist "Normale Rechnung".

Zahlungsbedingungen

Im rechten Feld "Zahlungsbedingungen" können Sie durch Markieren des Punktes „Zahlungsbedingungen aus Kundenstamm auf Dokument ausgeben“ generell festlegen, dass die Zahlungsbedingungen des Kunden auf Dokumenten ausgedruckt werden. Sie können außerdem die verschiedenen Dokumente markieren auf denen die Zahlungsbedingungen ausgedruckt werden sollen.

Im Feld „Zahlungsbedingungen bei Neuanlage von Kunden“ hinterlegen Sie Ihre Standard Zahlungsbedingungen, die Sie auf Ihren Rechnungen abdrucken möchten. Dabei können Sie das Datum für das Zahlungsziel unterbringen. Geben Sie an der Stelle, an der das Zahlungsziel erscheinen soll, die Variable %DATUM% an.

Standard ist "Zahlbar ohne Abzug bis zum %DATUM%." hinterlegt. An Stelle der Variablen %DATUM% erscheint im Ausdruck das Tagesdatum plus der Anzahl der Tage, die im Feld „Zahlungsziel Kunde“ eingestellt wurden. Es können in diesem Feld auch noch eigene Texte, Zahlungsbedingungen oder Hinweise eingegeben werden.

Weitere verwendbare Variablen für Textbausteine entnehmen Sie bitte dem Anhang-7 (Variablen).

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Registerkarte: Allgemeines

In dieser Registerkarte können sie einige allgemeine Einstellungen vornehmen.

Statusänderung

Im Feld „Statusänderung“ können sie festlegen, ob Lieferscheine als abgerechnet markiert werden, wenn eine Rechnung daraus erstellt wurde. Ferner können Sie noch festlegen, ob bei einer Druckausgabe auf dem Bildschirm, Dokumente ebenfalls als abgerechnet bzw. gedruckt markiert werden sollen. Sie können mit einer Markierung im Feld „jedoch vorher nachfragen“ noch eine Sicherheitsabfrage einschalten.

Feldauswahl Anzahl

In diesem Bereich können Sie durch Markieren auswählen, ob beim Doppelklick auf ein Feld „Anzahl“ (z.B. beim erfassen von Angebots- oder Rechnungspositionen) der Taschenrechner oder ein Zuschnittrechner gezeigt werden soll. Der Taschenrechner ist einem gewöhnlichen Taschenrechner nachempfunden und hat dieselbe Funktion. Das Ergebnis einer Berechnung wird dann direkt in das Feld übernommen über das der Taschenrechner aufgerufen wurde. Der Zuschnittrechner ist dann hilfreich, wenn Sie vorwiegend Produkte führen, die über Flächen berechnet werden sollen. Dann brauchen Sie nur die Außenmaße eingeben und der Zuschnittrechner trägt Ihnen die Fläche im Feld ein. Das können Teppiche, Fliesen, Solarzellen oder Gartenflächen sein.

Standard-Druckausgabe

Im Optionsfeld „Standard-Druckausgabe“ können Sie angeben, ob beim Klicken auf "Drucken" Schaltflächen zunächst eine Voransicht auf dem Bildschirm erfolgen soll, oder direkt auf Ihrem Standarddrucker gedruckt werden soll. Die Druckausgabe über den Bildschirm lässt eine Kontrolle vor dem Druck und weitere Funktionen zu. In der Voransicht können Sie dann noch entscheiden, ob Sie nun

• einen Ausdruck des Dokumentes machen möchten
• eine PDF Datei speichern möchten
• oder eine Email erstellen möchten, die das Dokument als PDF Anhang enthält

Datenbank

Im Bereich „Datenbank“ können Sie einstellen, ob bei mehreren Fenstern der Anwendung jedes Fenster als eigener Task in Ihrer Windows® Taskleiste angezeigt wird. "Angepasste Menüs" ist eine Windows-Funktion, die Ihnen die Pull-Down Menüs oder Ribbon Menüs auf die meist verwendeten Elementen einschränkt. "Datenbestände beim Start prüfen" prüft die Datenbank bei jedem Start auf Fehler bzw. Inkonsistenzen und versucht diese zu reparieren. Diese Einstellung kann bei Aktivierung unter Umständen den Start verlangsamen.

Datensätze in Detailansicht ohne Sperrung öffnen

Die Einstellung "Datensätze in Detailansicht ohne Sperrung öffnen" bewirkt, dass z.B. ein geöffneter Kundenstamm, Artikelstamm oder eine Rechnung sofort geändert bzw. editiert werden kann. Ist das Häkchen nicht gesetzt, kann ein Datensatz erst editiert werden, wenn innerhalb des Kunden oder des Artikels der rote Sperr-Button angeklickt wird (direkt neben dem Exit-Knopf). Daraufhin wird der Button grün angezeigt und weist damit auf die Freigabe zum editieren hin. Die Sperrung bleibt in diesem Datensatz solange deaktiviert bis der Datensatz verlassen wird.

Inventurlisten

Die Inventurlisten werden mit Preisen und Summen (Lagerwerte) ausgegeben, wenn sie diese Option aktivieren.

Verzögerung Telefonnummern Ansage

Wenn Sie die Funktion "Telefonnummern Ansage" in Kunden oder Lieferanten verwenden möchten, können Sie hier einstellen mit welcher Verzögerung die Ansage beginnt und wie lang die Pausen zwischen den angesagten Zahlen ist (Sprechgeschwindigkeit). Die Werte werden als Ganzzahlenwert eingegeben und sind Millisekunden. Ein Wert von 1000 ist eine Verzögerung von einer Sekunde.

Suchergebnis

Eine Markierung im Feld „Suchergebnis“ bringt Sie bei nur einem Treffer als Suchergebnis, direkt in die jeweilige Detailansicht. Dies gilt für Listen, wie Kunden, Artikel, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Bestellungen, Aufträge und Proformarechnungen.

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Registerkarte: Allgemeines-2

Preise u. Gewichte

In dieser Registerkarte können Sie durch Markieren im Feld „Preise u. Gewichte“ festlegen, ob bei einer nachträglichen Änderung der Menge, z.B. in einem Angebot, die Preise aus dem Artikelstamm geholt und neuberechnet werden sollen. Wenn Sie hier keine Markierung vornehmen, wird der Gesamtpreis dieser Position auf Grundlage des bereits eingegebenen Einzelpreises berechnet.

Preisermittlung

Durch Markieren im Feld „Preisermittlung“ können Sie festlegen, ob Ihnen bei einer Lieferantenbestellung automatisch der Lieferant mit dem günstigsten EK-Preis vorgeschlagen und in die Bestellung eingefügt wird.

Preisverfolgung

Eine Preisverfolgung ist die Möglichkeit Preise, die Sie einem Kunden für ein bestimmtes Produkt gegeben haben, während der Positionserfassung von Angeboten oder Rechnungen anzeigen zu lassen und diese auch direkt übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Option "Preisverfolgung von Kundenpreisen".

Die Funktionsweise der Preisverfolgung finden Sie im Kapitel Preisverfolgung.

Import und Export

Im Bereich Import und Export (1) können sie die gesamten Einstellungen dieses Dialogs speichern oder laden. Sie können hiermit also alle Einstellungen der Parameter in eine Datei Ihrer lokalen Faktura-XP Installation (intern werden mehrere Dateien angelegt) speichern oder aus einer Datei laden. Es wird beim Speichern oder laden kein Auswahldialog angezeigt und es wird nur eine Kopie verwaltet. Jeder Arbeitsplatz kann seine eigene Kopie der Einstellungen speichern.

Standards für Neukunden

Bei „Standards für Neukunden” können Sie angeben, in welche Kundengruppe Neukunden eingeordnet werden sollen. Ein vorhandener Eintrag kann durch Eingabe eines beliebigen anderen überschrieben werden. Außerdem können Sie hier angeben, welche Zahlart für Neukunden gilt (Standard ist "Rechnung"), welcher Mitarbeiter der Kundenbetreuer intern ist und wer den Kunden im Außendienst betreut (und auch Provisionen erhalten kann).

Zusätzlich können Sie hier mit den Häkchen angeben, ob eine Kunde sofort "aktiver Kunde" ist und z.B. an Rundschreiben teilnimmt, oder erst nach Prüfung von Hand auf "aktiv" geschaltet werden soll.

Soll die Kundenummer eines Neukunden auch als FiBu-Konto verwendet werden (siehe auch Finazdaten des Kunden), können Sie dies mit dem Häkchen einschalten. Dann wird die Kundenummer im FiBu- und DATEV-Export mit ausgegeben. Befragen Sie dazu aber vorab Ihren Steuerberater, ob diese nicht eigene Nummernkreise verwenden muss, die Sie dann im Kunden eintragen müssen. In diesem Falle deaktivieren sie diese Option.

Zahlungsbedingungen

Mit der Schaltfläche "Zahlungsbedingungen" (2) wechseln Sie zum Register "Rechnung/Zahlung" des selben Dialogs und können dort die Bearbeitung der Zahlungsbedingungen vornehmen.

Skonto-Text

Mit der Schaltfläche "Skonto-Text" (3) wird der Dialog zur Bearbeitung von Skontotexten aufgerufen. Dieser Dialog ist ein Teil der Parametereinstellungen. Weitere Informationen dazu finden sie im Kapitel Skonto/Teilzahlung.

Listen Anzeige

Die Option "Automatische Aktualisierung von Listenansichten" wirkt sich intensiv auf den Aufbau und der Darstellung von Listenansichten wie Artikel-, Kunden oder Lieferscheinlisten aus. Ist sie aktiviert werden Listen mit speziellen Datenbankabfragen so dargestellt, dass eine ständige Aktualisierung der Ansicht vorgenommen wird auch wenn sie nur geöffnet wurde und unbearbeitet angezeigt bleibt. Werden also Daten von anderen Benutzern in der gemeinsamen Datenbank desselben Mandanten verändert, wirkt sich dies auf die angezeigte Liste aus. Ist die Option deaktiviert (Häkchen nicht gesetzt), wird die Liste als "Momentaufnahme" des aktuellen Datenstandes der Datenbank aufgerufen. Veränderungen der Datenbankinhalte durch andere Benutzer während die Liste geöffnet ist, werden nicht aktualisiert. Sie müssten dann für eine Aktualisierung der Anzeige die Liste schließen und neu öffnen.

Achtung:

Der Vorteil der hohen Aktualität einer Liste bei aktivierter Option muss mit einem Geschwindigkeitsnachteil beim Aufbau der Liste und einem hohen Datenaufkommen im Netzwerk in Kauf genommen werden. Die Listen könnten je nach Ausstattung der Netzwerkumgebung und Arbeits-PC's möglicherweise nicht mehr so flüssig arbeiten

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Registerkarte: Allgemeines-3

Artikelstamm

In dieser Registerkarte können Sie durch Markieren im Feld „Artikelstamm“ festlegen, dass Ihre Artikelauswahl auch dann geöffnet bleibt, wenn Sie schon Artikel (z.B. für eine Rechnung) ausgewählt haben. Das kann hilfreich sein, wenn Sie überwiegend mehr als eine Position aus der Artikelauswahl in die Positionen eines Dokumentes einfügen möchten.

Möchten Sie in Ihrem Dokument nach der Auswahl des Artikels eine neue Zeile einfügen, damit die Auswahl des nächsten Artikels zum Einfügen einer weiteren Position führen soll, dann Markieren Sie auch das untere Feld. Ist dies nicht markiert, wird bei erneuter Auswahl die vorherige Auswahl überschrieben. Ferner können Sie hier das Standard Erlös-Konto ändern, das Ihnen bei der Neuanlage eines Artikels vorgeschlagen wird. Die Erlöskonten erleichtern das wieder finden der verschiedenen Umsatzerlöse beim Datev-Datenexport.

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AKonto-Rechnungen

Im Feld „AKonto-Rechnungen“ können Sie durch Markieren festlegen, dass Sie bei der Erstellung einer Rechnung auf evtl. vorhandene offene AKonto-Rechnungen Ihres Kunden hingewiesen werden.

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Lagerbestand

Falls Sie mit einer Rückstandsverwaltung arbeiten möchten, setzen Sie im Feld "Rückstandsverwaltung für Lagerartikel aktivieren" ein Häkchen. Damit werden Nachlieferungen an einen Kunden verwaltet, falls ein Artikel einmal nicht in ausreichender Menge verfügbar ist. Sie können dann eine Vorablieferung ausführen und die Restmenge nachliefern. Lesen Sie dazu das separate Kapitel Rückstandsverwaltung.

Mit "Meldung bei erreichen oder unterschreiten des verfügbaren Lagerbestand" können Sie einen Dialog anzeigen lassen, während Sie Eingaben von Artikeln in Lieferscheinen oder Rechnungen vornehmen. So werden Sie direkt benachrichtigt, wenn Artikel nicht verfügbar sind.

"Lagerartikel reservieren beim erzeugen von..." ist eine mächtige Funktion, die die Lagerbuchungen über die Erzeugung von Dokumenten steuern kann.

Im Regelfall wird ein Lagerartikel erst aus dem Lager abgebucht, wenn dieser in einer Rechnung eingetragen wird.

Der Bestand wird beim verfassen einer Rechnung sofort bei Eingabe der Menge abgebucht!

Faktura-XP arbeitet auch mit Reservierungen im Lagerbereich.

Geben Sie also bei "Lagerartikel reservieren bei erzeugen von:" Arbeitskarte oder Lieferschein an, werden die Lagerartikel der Arbeitskarte oder des Lieferscheins dem Hauptlager entnommen und dem "Reserviert-Bestand" zugeführt. Somit sind die Artikel bereits dem Hauptlager entnommen und für Entnahmen durch andere Aufträge blockiert bzw. nicht greifbar.

Wird nun eine Rechnung mit diesen Artikel erstellt, wird der bei der Rechnungserstellung zunächst der "Reserviert-Bestand" untersucht und aus diesem abgebucht. Erst wenn der "Reserviert-Betand" auf Null steht, wird vom Hauptlager abgebucht.

Der "Reserviert-Bestand" kann nie unter Null fallen. 
Das Hauptlager kann auch im negativen Bereich, also im Bedarf  arbeiten

Ausnahme bei Reservierung über Lieferschein

Möchten Sie die Lagermengen der Lagerartikel direkt über den Lieferschein aus dem Lager buchen, ohne eine Reservierung zu veranlassen, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie bei "Lagerartikel reservieren bei erzeugen von:" die Option "Lieferschein" und setzen Sie zusätzlich das Häkchen "Lagerartikel ohne Reservierung über Lieferschein ausbuchen". Damit werden die Lagerartikel beim automatisierten Erzeugen der Lieferscheine (OnlineShop Bestellabruf, AMAZON Bestellreport-Verarbeitung oder ebay Verkaufsmanager-PRO Import) aus dem Lager entnommen.

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Bezeichnungen für Merker und Freitextfelder

Hier hinterlegen Sie frei definierbare Bezeichnungen für bis zu sechs Merker im Kundenstamm, die sie als Filter für z.B. Mailing-Aktionen (z.B. Weihnachtsgrüße, Messeeinladungen usw.). Diese werden dann in der Kundenliste rechts zwischen den Kategorien "Kundengruppe" und "Customer-ID" als Ziffer 1-6 angezeigt, wenn Sie mit der Maus über eines der Felder stehen bleiben. Ebenfalls finden Sie diese Felder in Kunden-Details auf dem Register "Zahlung / sonstiges".

Bezeichnungen für Freitextfelder

Hier können sie die Bezeichnungen für die Freitextfelder der Kunden, Lieferanten und Artikel anlegen.

Wählen sie den entsprechenden Bereich aus, welche Bezeichnungen sie eingeben oder ändern möchten. Dazu klicken sie auch auf die Auswahl (A) um auch die Bezeichnungen der Freitextfelder für Lieferanten und Artikel zu bearbeiten.

Es wird nun der Dialog zur Eingabe der Bezeichnungen angezeigt.

  Beispiel für z.B. die KFZ Branche

Geben sie in den entsprechenden Bereichen einen kurzen Text als Bezeichner für das betreffende Freitextfeld ein.

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FiBu / DATEV®

In diesem Bereich (10) geben Sie an, ob für DATEV®-Exporte der Buchungstext automatisch aus dem Kundennamen gebildet werden soll. Sie können dies für automatische Rechnungsstellung (Bestellabruf aus dem Onlineshop oder Abrechnungslauf von Lieferscheinen) und Einzelrechnungen separat einstellen. Zusätzlich können Sie hier ein Sachkonto angeben, das in dem Falle verwendet wird, falls dem Kunden keines hinterlegt sein sollte.

Das Standard-Gegenkonto ist das Sachkonto, das automatisch für Erlöse verwendet wird, falls keine andere Angabe (z.B. über den Kundenstamm oder dem Artikelstamm) verfügbar ist.

Das Gegenkonto für Gutschriften kann separat eingestellt werden und dient zur Buchung von Beträgen, die als Gutschrift ausgestellt werden.

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Weitere Parameter

Klicken sie in der Navigation auf Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter

Dort klicken sie auf die Schaltfläche weitere Parameter
 

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Registerkarte: Dokumentdruck

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Mit diesen Einstellungen können sie Ihre Dokumentdrucke hinsichtlich der Darstellung von Preisen und Artikelnummern und des Inhaltes wie Datum, Preise, Barcode oder Zolltarifnummern optimieren.

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Artikelnummern im Dokumentdruck

Falls Sie Artikelnummern der Positionen in Ihren Dokumenten wie Angebote oder Rechnungen mit ausgeben möchten, können Sie dieses hier (1) einschalten. Dazu aktivieren sie eine der angebotenen Optionen. Sie können auswählen, ob Sie die interne Faktura-XP Artikelnummer, die Hersteller bzw. Onlineshop Artikelnummer (auch SKU genannt) oder beide dieser Nummern ausdrucken lassen möchten. Die Standard Option ist "ohne Artikelnummer".

Ist eine Option aktiviert, werden die Felder "Text vor der Artikelnummer" zur Eingabe freigegeben. Hier können Sie optional einen Text in drei Sprachen eingeben, der vor der Artikelnummer aufgeführt wird.

Beispiel mit aktivierter "Faktura-XP Artikelnummer" mit Vortext.

Artikelnummern in Bestellungen (Einkauf)

Wenn Sie die Artikelnummern des Herstellers (SKU) in Bestellungen an den Lieferanten abdrucken möchten, aktivieren sie dieses Häkchen.

Lieferdatum auf Bestellungen drucken

Wenn Sie eine Vorgabe zur Lieferzeit machen möchten aktivieren sie hier diese Option. Zuvor müssen sie in der Bestellung an den Lieferanten in der gewünschten Position ein Lieferdatum eingeben.

Beispiel Lieferdatum in Bestellung (Einkauf)

Wurde ein Lieferdatum eingegeben, wird dieses dem Artikeltext der Position im Ausdruck als neue Zeile angehängt. Dieses ist nur im Ausdruck angefügt und wird nicht in der Position der Bestellung gespeichert.

Lieferscheinnummer auf Rechnung drucken

Wenn eine Rechnung auf einem Lieferschein basiert - also die Rechnung beispielsweise durch die Funktionen Abrechnen oder Umwandeln erstellt wurde, können Sie die Lieferscheinnummer auf der Rechnung abdrucken lassen. Dazu aktivieren Sie dieses Häkchen. Wenn Sie in eine Rechnung nur einzelne Positionen übernehmen (auch wenn es alle Positionen eines Lieferscheins sind) wird die Lieferscheinnummer nicht übernommen.

Lieferscheinnummer auf Proformarechnung drucken

Wenn eine Proformarechnung auf einem Lieferschein basiert - also die Proformarechnung beispielsweise durch die Funktion Umwandeln erstellt wurde, können Sie die Lieferscheinnummer auf der Proformarechnung abdrucken lassen. Dazu aktivieren Sie dieses Häkchen. Wenn Sie in eine Proformarechnung nur einzelne Positionen eines Lieferscheins übernehmen (auch wenn es alle Positionen sind) wird die Lieferscheinnummer nicht übernommen.

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Folgeseiten mit großem Randabstand

Wenn Ihre Dokumentdrucke mehr als eine Seite umfassen, können sie mit dieser Einstellung (2) den oberen Randabstand der Folgeseiten steuern. Verwenden sie beispielsweise Briefpapier mit einem Adressfeld für Fensterumschläge auch für Folgeseiten (also ab Seite-2), sollten sie hier ein Häkchen setzen und den Randabstand von oben in der Auswahl einstellen. Den passenden Wert ermitteln sie, indem sie mit einem Lineal auf Ihrem Briefbogen den Abstand von oben abmessen, wo der Druck beginnen soll (A oder B).

Die Einstellung führt also dazu, dass ab Seite-2 der Dokumentinhalt um den eingestellten Wert tiefer beginnt (B). Wenn sie hier kein Häkchen setzen, beginnt der Ausdruck auf Folgeseiten direkt am oberen Rand bzw. mit einem Randabstand von etwa zwei bis drei Zentimetern (A). Sie müssen dann für Folgeseiten "Seite-2 Papier" oder Balanko Bögen verwenden.

Das müssen sie auch berücksichtigen, wenn sie PDF Dateien als Briefpapier verwenden möchten.

Mit nicht gesetzten Häkchen wird der Inhalt mit kleinem Randabstand formatiert.

Mit gesetzten Häkchen wird der Inhalt mit eingestelltem Randabstand formatiert.

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Preisausgabe beim Dokumentdruck

Bei der Druckausgabe von Dokumenten können Summen und Preise so abgedruckt werden, dass diese die Mehrwertsteuer enthalten (Brutto) oder als Nettowert, ohne Mehrwertsteuer erscheinen. Dies wird im Druckdialog der jeweiligen Dokumentart in den Optionen eingestellt. Der dort zuletzt eingestellt Zustand wird normalerweise beim nächsten Druckvorgang wieder verwendet und automatisch so eingestellt.

Soll dieser Automatismus überstimmt werden, weil Sie beispielsweise vorwiegend mit Endverbrauchern zu tun haben und nicht versehentlich Nettorechnungen drucken möchten, dann aktivieren Sie dieses Häkchen. Es bewirkt dass im entsprechenden Druckdialog das Häkchen "Bruttopreise drucken" immer aktiviert ist.

Es kann natürlich Fallweise im Druckdialog deaktiviert werden, wenn Sie mal eine Nettorechnung ausdrucken müssen. Sie können diese Einstellung für die Dokumentarten Angebot, Lieferschein und Rechnung getrennt einstellen.

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Picklisten im Druckdialog

Diese Einstellung (3) ermöglicht den Picklistendruck in den Druckdialogen. Sie können hiermit im Druckdialog bei Lieferscheinen und Rechnungen die Druckmöglichkeit für Picklisten mit anbieten. Dazu aktivieren Sie die jeweilige Option. Sind diese Optionen deaktiviert, werden in den Druckdialogen keine Picklisten zu drucken sein.

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BarCode auf Dokumenten drucken

Sie haben die Möglichkeit auf Dokumentausdrucken die Belegnummer zusätzlich als Barcode aufzudrucken. Dieser kann dazu genutzt werden, um die Belege beim Empfänger leichter automatisiert verarbeiten zu können. Geben sie in diesem Bereich (4) an, auf welchen Dokumenten Sie die Belegnummer auch als BarCode eindrucken möchten. Der Aufgedruckte BarCode ist im Format "BarCode-39" und enthält die Belegnummer (z.B. Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer usw.).

Da der BarCode auf den Dokumenten als Grafik zwischen Texten gedruckt wird, kann die genaue Position je nach Druckermodell etwas abweichen. Zur genaueren Positionierung des Barcodes können sie "Offsetwerte" eingeben, die eine Pixelgenaue Justierung der BarCodes ermöglicht. Das ist ein Korrekturwert, der bei der Formatierung der Dokumentausdrucke zur aktuellen Position des Barcode hinzuaddiert wird.

Erfordert die Anpassung der genauen Position des Barcode (Offset-Y)

Geben sie, falls notwendig einen Korrekturwert zur genaueren Positionierung der Barcode Grafik ein.

Nach der Eingabe des Korrekturwertes (Offset-Y)

Da die Positionen der Barcode Grafik im Stapeldruck etwas anders als im Einzeldruck sein kann, finden sie für beide Druckarten die entsprechenden Eingabefelder für die Korrekturwerte.

Ändern sie die Offset Standardwerte nur ab, wenn dies notwendig ist und geben sie nur logische Werte in ganzen Zahlen ein.

Standardwerte der Offsets für Einzeldruck: Offset-X=3000, Offset-Y=4760

Standardwerte der Offsets für Stapeldruck: Offset-X=3000, Offset-Y=4920

Korrekturwerte in TWIPS

Die Korrekturwerte (Offset-Werte) werden in Twips angegeben. Twips ist eine der vielen Maßeinheiten für den Grafikbereich. Die Umrechnung von Zentimeter zu Twips ist 1 cm = 567 Twips. Wenn sie also beispielsweise den Barcode um einen Zentimeter nach oben verschieben möchten (Y-Richtung), müssten sie den Offset-Y Wert um 567 Twips verringern. In die andere Richtung müssten Sie den Wert um 567 Tips vergrößern.

Tasten sie sich langsam an den optimalen Wert heran indem sie Probeausdrucke machen und die Korrekturwerte dann einstellen.

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Steuernummer des Kunden aufdrucken

Soll auf den Rechnungen die Steuernummer des Kunden aufgedruckt werden wird mit dieser Option (5) aktiviert. Damit wird die Steuernummer aus dem Kundenstammsatz (Finazdaten des Kunden) in der Nähe der Endsumme der Rechnung eingedruckt. Ist dem Kunden keine Steuernummer hinterlegt, bleibt der Bereich im Ausdruck leer.

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Preise ausblenden

Sollen Preise, die den Wert Null haben in Rechnungen und Angeboten ausgeblendet werden, aktivieren Sie diese Option (5). Damit werden dann Artikelpreise komplett ausgeblendet statt als Null (0,00.-) ausgedruckt. Diese Funktion ermöglicht z.B. in Angeboten optionale Positionen zu erfassen, die sich im Preis nicht auf die Endsumme auswirken.

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Zolltarifnummern / TARIC für EU Länder drucken

Im Regelfall müssen sie Zolltarifnummern / TARIC Nummern nur dann auf Rechnungen je Position ausgeben, wenn Sie als Lieferant an Kunden liefern, die nicht im EU Raum ansässig sind. Mit dieser Option können sie Zolltarifnummern je Artikel mit ausdrucken, auch wenn Sie und der Zielkunde innerhalb der EU ansässig sind. Diese Einstellung wirkt bei Aktivierung global für alle Benutzer der Anwendung desselben Mandanten.

Sie überstimmt also mit dieser Einstellung die Standard Vorgabe für Zolltarifnummern und druckt somit auf jeder Rechnung die Zolltarifnummern aus, falls sie den Artikeln eine Zolltarifnummer hinterlegt haben.

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Registerkarte: Skontotext

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Stellen Sie hier durch Aktivierung ein, ob Ihre Kunde Skonto erhalten bzw. von den Rechnungssummen abziehen darf.

In dem Textfeld wird der Standard Skontotext angegeben, welchen Sie jedoch nach Ihren Bedürfnissen umändern können. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Textfeld, werden Ihnen verschiedene Vorlagen von Skontotexten angezeigt. Mit diesen können Sie den bereits vorhandenen Skontotext ersetzen. Für die Formulierung von Skontotexten und die Handhabung beim anlegen im Kunden, haben wir ein eigenes Kapitel Skonto/Teilzahlung bzw. Anlage von Skontotexten erstellt.

Tipp:

Einstellung und Handhabung von Skonto finden Sie im separaten Kapitel Skonto/Teilzahlung.

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Registerkarte: Nummernvergabe

Hier können Sie entscheiden, ob Ihre Nummern, beispielsweise die Artikelnummer, aus reinen Zahlen oder aus einer Kombination aus Zahlen und Zeichen bestehen soll. Unter Liefer- bzw. Leistungsdatum können Sie angeben, wie viele Werktage zwischen dem Rechnungs- und Lieferdatum anfallen werden. Die Anzahl wird bei der automatischen Erstellung von Rechnungen angezeigt. In den unteren Feldern geben Sie die Faktoren für die automatische Erhöhung des numerischen Anteils an.

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Registerkarte: Positionsvergabe

Bei der Erfassung von Positionen in z.B. Angeboten oder Rechnungen wird nach Eingabe der Artikelnummer bzw. des Artikels das Feld Anzahl (Menge der Artikel dieser Position) automatisch mit dem Wert Null gefüllt. Der Wert wird dann in der Regel mit dem passenden Wert überschrieben. Sie können hier den automatisch verwendeten Wert je Dokumentart einstellen. Geben sie einen gültigen Zahlenwert ohne Tausender Trennzeichen ein.

Mit Exit werden die Werte übernommen und können direkt von jedem Mitarbeiter verwendet werden.

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Registerkarte: Datenimport

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Diese Einstellungen wirken beim Stammdatenimport.

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Automatische Nummernvergabe

Hier wird die Regelung der automatischen Nummernvergabe konfiguriert. Im Standardfall wird Faktura-XP eigene, eindeutige Nummern vergeben. Dabei wird der numerische Teil der vorhandenen Nummern um eins erhöht. Dieses Verfahren ist zu empfehlen, damit sich beim Import keine doppelten Nummern mit bereits vorhandenen ergeben können.

Zusätzlich können sie einstellen, dass beim Artikelimport automatisch fortlaufenden EAN Nummern erstellt werden, falls die Importdatei keine enthalten sollte. Es werden dann EAN 13 Nummern erstellt. Dadurch kann der Import etwas verlangsamt sein.

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Aktivierung der Importdaten

Hier können Sie einstellen, ob Faktura, die Importdaten von Artikeln, Kunden oder Lieferanten automatisch aktivieren soll, oder ob Sie dies manuell bestimmen möchten. Zudem kann die Gültigkeit der Importdaten in dem dafür entsprechendem Feld eingegeben werden.

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Duplikaterkennung beim Import

Wenn sie beim Import von Artikeln verhindern möchten dass doppelte Artikel importiert werden, geben sie hier an, wie doppelte Artikel erkannt werden sollen.

Doppelte Artikel können beim Import durch gleiche, eindeutige Nummern erkannt und übergangen werden. Dazu wählen sie aus dem DropDown Feld eine der angebotenen Möglichkeiten aus. Es stehen die Feldinhalte für die Faktura-XP Artikelnummer, die Hersteller- oder Lagerhaltungsnummer die auch SKU genannt wird, die EAN (BarCode) Nummer oder die Pharma Zentral Nummer (PZN). Möchten sie keine Artikelduplikate beim Import erkennen und verarbeiten, wählen sie "<keine Erkennung>" aus.

Bei der Einstellung  "<keine Erkennung>" arbeitet der Artikelimport schneller.

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Shopartikelnummern statt Faktura-XP Artikelnummern

Im Normalfall werden an den Stellen, wo sie Artikel auswählen können - z.B. bei der Positionserfassung von Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen - die Artikelnummern von Faktura-XP angezeigt. Möchten Sie die Anzeige so verändern dass statt dessen die Artikelnummer aus z.B. Ihrem Onlineshop, ebay® oder Amazon® angezeigt wird, aktivieren Sie das Häkchen Feld (4).

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Registerkarte: Kontenrahmen und Versteuerung

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Die Sachkonten sind Nummern (Konten), auf denen die Buchungen der laufenden Geschäftsvorfälle und die Buchungen für den Jahresabschluss vorgenommen werden. Die Anzahl der erforderlichen Sachkonten ist nicht gesetzlich geregelt sondern hängt von der Größe und dem Umfang des Unternehmens ab. Die "GoB" (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und der Grundsatz der Übersichtlichkeit erfordert eine Vielzahl von Sachkonten, die hinreichend gegliedert sind. Für die Gliederung der einzelnen Sachkonten wird ein Sachkontenrahmen verwendet. Diese Sachkontenrahmen ihrerseits sind von "00" bis "09" gegliedert.

Zu den Sachkonten gehören:

• aktive Bestandskonten (Vermögenskonten)
• passive Bestandskonten (Schuldposten)
• Erfolgskonten (Erlöskonten und Aufwandskonten)
• Privatkonten (Privatentnahmen und Neueinlagen)

Die aktiven und passiven Bestandskonten leiten sich aus der Bilanz ab. Sie werden ausgehend von dem Bestand zum Ende des letzten Geschäftsjahres fortgeführt. Die Erfolgs- und Privatkonten fließen über das Eigenkapital in die Bilanz ein.

Zu den aktiven Bestandskonten gehören unter anderem die Kundenforderungen - Forderungen und Lieferungen und Leistungen.

Zu den passiven Bestandskonten gehören auch die Lieferantenverbindlichkeiten - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Häufig werden für die einzelnen Kunden und Lieferanten zusätzlich Personenkonten geführt, damit bei einer Vielzahl verschiedener Kunden und Lieferanten eine bessere Übersichtlichkeit geboten ist. Werden Personenkonten geführt, dann weisen die Sachkonten in der Regel nur die Summen der offenen Kundenforderungen bzw. der offenen Lieferantenverbindlichkeiten aus.

Sachkonten SKR03 : Eigenkapitalkonten/Rückstellungen bzw. Wareneingangs- und Bestandskonten

Sachkonten SKR04 : Verbindlichkeiten/passive Rechnungsabgrenzungen bzw. betriebliche Aufwendungen

In Faktura-XP sind die beiden wichtigsten Sachkonten  - SKR03 und SKR04 - bereits integriert. 
Diese erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität. 

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Bearbeiten von Sachkonten

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Die Sachkontenrahmen in Faktura-XP® sind möglicherweise nicht vollständig oder nicht aktuelle. Sie müssen sich selber um die entsprechend für sie wichtigen Sachkonten anpassen und für Aktualität sorgen. Dabei wird Ihnen Ihr Steuerberater oder ein Drittanbieter wie z.B. DATEV® sicher helfen.

Sie können Einträge eines Sachkontos verändern indem Sie das gewünschte Sachkonto aktivieren und danach auf „Sachkontenrahmen bearbeiten” klicken.

Ergänzen können Sie die Einträge in der Liste nicht. Sie müssen dazu eine Liste 
aus externer Datei (Excel® Format) importieren.

Importieren von Sachkonten

Sie können eine Liste der Sachkonten importieren indem Sie „Sachkontenrahmen bearbeiten” klicken. Im nachfolgenden Dialog ist ein Import aus externer Datei (Excel® Format) möglich. Eine Vorlagendatei (z. B. SKR0x_2008.xls) im korrekten Format finden Sie im Unterverzeichnis "..\Dokumente\DATEV\" Ihrer Faktura-XP Installation.

Wir empfehlen eine Kopie dieser Excel-Datei für Ihre Zwecke zu ergänzen oder zu ändern um diese dann komplett zu importieren.

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Sollversteuerung und Istversteuerung

Die Begriffe Sollversteuerung und Istversteuerung beziehen sich auf die Umsatzsteuer bei Einnahmen. Vereinfacht gesagt wird bei der Sollversteuerung die Umsatzsteuer bereits bei der Rechnungsstellung fällig. Bei der Istversteuerung hingegen wird die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang fällig.

Korrekte Einstellung wählen

Sie können hier einstellen, wie die Versteuerung Ihres Unternehmens bzw. des eingestellten Mandanten vorgesehen ist. Befragen sie dazu auf jeden Fall Ihren Steuerberater oder das für sie zuständige Finanzamt. Diese Einstellung hat Auswirkungen auf die Ausgabe von FiBu Exporten, DATEV Exporten und Umsatzlisten.

Begriffserklärung

Istversteuerung

Bei der Istversteuerung ist für die Besteuerung die Vereinnahmung eines Entgelts entscheidend. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde. Die Istversteuerung kommt in folgenden Fällen zur Anwendung:

• bei Kleinunternehmern, deren Gesamtumsatz 125.000 € (seit 2006: 250.000 Euro) nicht übersteigt,
• bei Unternehmern die nicht zur Buchführung verpflichtet sind,
• bei Unternehmern die einen freien Beruf ausüben (z.B. Architekt), auf die Höhe des Umsatzes kommt es nicht an,
• bei Unternehmen, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht über 500.000 € betragen hat (Regelung gilt für neue Bundesländer und seit dem 1.7.2009 auch für alte Bundesländer; die Regelung endet bundesweit mit dem 31.12.2011 vgl. Bürgerentlastungsgesetz 2009).

Die Genehmigung zur Istversteuerung wird unter dem Vorbehalt des Widerrufs erteilt. Sie erstreckt sich auf das volle Kalenderjahr. Zur Sollversteuerung kann jederzeit zurück gekehrt werden. Dabei bewirkt eine Rückkehr immer, dass bereits am Anfang des Kalenderjahres die Sollversteuerung erfolgen muss. Der Widerruf durch das Finanzamt ist nur zu Beginn des Kalenderjahres zulässig.

Sollversteuerung

Bei der Sollversteuerung (Besteuerung nach dem vereinbarten Entgelt) entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt, in dem die Leistung erbracht wurde, ist somit ausschlaggebend dafür, in welchem Voranmeldezeitraum der Umsatz zu berücksichtigen ist. Auch für Teilleistung gilt die Sollversteuerung, wenn für die Teilleistung ein gesondertes Entgelt vereinbart worden ist. Zudem wird vorausgesetzt, dass die Leistung nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten teilbar ist. Von der Sollversteuerung ausgenommen sind Anzahlungen. Hierbei greift in jedem Fall die Istversteuerung.

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Differenzbesteuerung Zusatztext

Artikeln, die in Deutschland nach Differenzbesteuerung (§25 UStG) in ein Dokument wie eine Rechnung oder ein Angebot eingefügt werden, wird dieser Zusatztext (3) an den Artikeltext der Position angehängt.

Die Genaue Verarbeitung von Artikeln die nach der Differenzbesteuerung veranlagt werden, lesen sie bitte im separaten Kapitel zur Differenzbesteuerung nach.

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Registerkarte: Zahlungsanbieter

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Für einen Kontodatenabruf aus Ihrem PayPal Account müssen sie sich im PayPal-Entwicklerbereich einloggen. Dies funktioniert mit den Zugangsdaten mit denen Sie sich bei PayPal anmelden und benötigt keine weitere Registrierung. Öffnen Sie den PayPal-Entwicklerbereich indem Sie dem Link im Dialog folgen (1). Loggen Sie sich in das sog. Dashboard ein um dort einen Zugriff ihres PayPal-Kontos einzurichten. Legen Sie dort einen Zugriff auf ihr PayPal-Account an und übertragen Sie Client-ID und Client-Secret in die dafür vorgesehenen Felder in den Parametern "API-Benutzername" (Client-ID) und "API-Passwort" (Client-Secret) (2). Sollten der Zugriff ein Testzugriff sein, setzen Sie den Haken bei der Option "Testmodus (Sandbox)". Über die Schaltfläche "Testen" (4) kann der frisch eingerichtete Zugriff ausprobiert werden.

Anlegen eines PayPal-Zugriffs

Damit Faktura-XP mit PayPal kommunizieren kann, muss der Zugriff auf das PayPal-Konto eingerichtet werden. Hierzu ist das hinterlegen der Berechtigungen und des Zugriffs über den sogenannten "Entwicklerbereich" von PayPal notwendig.

Klicken Sie auf der PayPal-Entwicklerseite auf den Button "Log into Dashboard" (1) und geben Sie anschließend ihre Zugangsdaten zu ihrem PayPal-Account ein. Sie werden anschließend in das Dashboard für PayPal-Kontozugriffe weitergeleitet.

Damit der Zugriff auf ihr PayPal-Konto durch Drittanbieterprogramme wie Faktura-XP möglich wird, ist die Anlage einer Applikation, auch "App" genannt, notwendig. Diese steuert die Befugnisse, welche dem Drittanbieter gewährt werden in Bezug auf ihr PayPal-Konto. Klicken Sie hierfür auf "Live" um mit ihren echten PayPal-Daten zu arbeiten oder "Sandbox" wenn Sie eine Testumgebung einrichten möchten (1). Klicken Sie anschließend auf "Create App" (2) um eine neue App anzulegen.

Geben Sie nun einen Namen für diese App ein (3). Hierbei können Sie einen beliebigen Namen vergeben. Dieser ist notwendig um ihnen im Dashboard die einzelnen Zugriffe auflisten zu können. Klicken Sie nun auf "Create App" (4) um die Anlage zu vervollständigen.

Hinweis: Die App darf das Wort PayPal nicht im Namen tragen. Verwenden Sie der Übersicht z.B. Faktura-XP oder FXP. Sollte von ihnen ein Shop verwendet werden auf dem PayPal-Zahlungen möglich sind, befindet sich hier bereits möglicherweise ein Eintrag in der App-Liste. Um Fehler zu vermeiden sollte jeder Drittanbieter einen eigenen App-Zugang bekommen.

Nachdem bestätigen der Namenseingabe mittels Schaltfläche "Create App" werden Sie auf die Zugangsdaten des Zugriffs weitergeleitet. Hier können Sie die für Faktura-XP notwendigen Zugangsdaten kopieren um diese anschließend in Faktura-XP einfügen zu können. Die angezeigte Client-ID (5) wird in den Parametern unter "API-Benutzername" hinterlegt.

Um das Passwort anzeigen zu lassen, klicken Sie auf "Show Secret". Das Passwort, bei PayPal "Client-Secret" genannt (6) wird in den Parametern unter "API-Passwort" in Faktura-XP hinterlegt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Generate new secret" kann ein neues Kennwort erstellt werden.

Achtung: Das neu generieren von API-Passwörtern führt dazu, dass Zugriffe mit den alten Zugangsdaten nicht mehr funktionieren. Ein Wiederherstellen des alten API-Passworts ist in der Regel nicht mehr möglich seitens PayPal. Alle damit genutzten Anwendungen wie z.B. Faktura-XP müssen dann in den Parametern bei "API-Passwort" den neu generierten "Client-Secret" enthalten um eine Funktionalität gewährleisten zu können.

Damit der Zugriff auf die Kontoauszüge und Einkäufe / Transaktionen seitens PayPal erlaubt ist, muss im unteren Bereich der aktuell im Browser angezeigten Seite die Option "Transaction Search" (7) aktiviert werden. Diese ist standardmäßig ausgeschaltet seitens PayPal und bewirkt, dass Drittanbieter-Programme wie z.B. Faktura-XP die Ver- und Einkaufsverläufe des PayPal-Kontos einsehen können, also alle Transaktionen vom Geldeingang bis zum Geldausgang. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Save" (8) um die Einstellungen zu speichern.

Hinweis: Wenn Sie die Zugangsdaten "Client-ID" und "Client-Secret" sowie die Einstellungen einer App einsehen möchten, klicken Sie auf den unter (3) gewählten Namen im Dashboard um die Einstellungen zu öffnen. Damit Änderungen übernommen werden, ist ein Speichern mittels der Schaltfläche "Save" (8) notwendig.

Loggen Sie sich aus dem Dashboard aus und prüfen Sie die Eingaben durch Klick auf die Schaltfläche "Testen" innerhalb der Parameter von Faktura-XP.

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Registerkarte: ...weitere

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In dieser Registerkarte finden Sie einige Einstellungen, die nur selten verändert werden müssen. Wir erläutern hier nun die einzelnen Punkte von Oben nach unten.

Logistik Dateiausgabe konfigurieren

Sie gelangen durch das Klicken auf die Schaltfläche „bearbeiten” (1) in das Menü der Logistik Dateiausgabe. Weitere Informationen finden sie auch im gesamtkapitel Logistik.

Parameter für Barcode-Speicherscanner (MDE Gerät)

Sie gelangen durch das Klicken auf die Schaltfläche „bearbeiten” (2) in die Einstellungen für Ihren Barcode-Speicherscanner (MDE Gerät). Lesen Sie auch die Beschreibungen des verwendeten Barcode-Speicherscanner (MDE Gerät) und der Schnittstellen aufmerksam durch, bevor Sie etwas neu konfigurieren.

Hintergrundfarbe

Sie können die Standardfarbe des Hintergrundes der Anwendung durch eine eigene ersetzen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche (3) neben dem „aktuellen Farbfeld” und wählen eine neue Farbe aus. Sie können auch eine „eigene” Farbe hinzufügen, indem Sie auf „Farbe definieren” klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Standard”, wird die Standard Farbe wiederhergestellt.

Standard Kunde

Bei der Erstellung von neuen Dokumenten (Angebote, Rechnungen usw.) wird immer ein vorhandener Kunde benötigt. Faktura-XP bietet zwei Methoden um eine automatisierte "Kundenübernahme" bei der Dokumenterstellung zu verwenden.

Methoden automatisierte Kundenauswahl

1. Sie wählen im Feld "Standard-Kunde" durch aufklappen der Liste (4) oder Doppelklick für eine Kundensuchmaske einen vorhandenen Kunden aus.
   Damit wird bei jedem neuen Dokument dieser Kunde verwendet.
   Das kann dann Sinn machen, wenn Sie beispielsweise überwiegend mit Barverkauf - also ohne Erfassung von Kundenadressen - zutun haben. 
   Dann legen Sie einen Kunden mit z.B. dem Namen "Barverkauf" im Kundenstamm an, und wählen diesen dann hier aus. Somit werden dann alle
   neuen Dokumente mit diesem Kunden ausgestellt.

2. Sie lassen das Feld leer. Dann wird bei der Erstellung eines neuen Dokumentes beim Klicken auf "NEU" der Kunde verwendet, auf dessen Dokument 
   Sie vor dem Klicken auf "Neu" gestanden haben.  

Im Regelfall wird vor dem Erstellen eines neuen Dokumentes eines Kunden danach gesucht, ob möglicherweise bereits ein Dokument von anderen Mitarbeitern für diesen Kunden erstellt wurde.

Das Ergebnis fördert meist auch vergangene Dokumente des gesuchten Kunden. Wir in dem Suchergebnis nun auf "NEU" geklickt, wird der Kunde des Dokumentes auf dem Sie gerade den Datensatzmarkierer stehen haben für das neue Dokument verwendet.

Sie befinden Sich dann in dem neuen Dokument, das direkt diesem Kunden zugeordnet ist. Ändern Sie durch Auswahl den Kunden ab, wenn Sie ein Dokument für einen anderen Kunden als den angezeigten erstellen möchten.

Das Erstellen von neuen Dokumenten ohne Kunde (wie in vergangenen Versionen) ist nicht möglich.

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Tools und Listen

Die Schaltfläche 'Tools und Listen' ist eine multifunktionale Schaltfläche, die durch klicken auf das rechts dargestellte Dreieck (6) als Auswahlmenü geöffnet werden kann.

Darin befinden sich einige nützliche Verwaltungsbereiche.

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Orte und Postleitzahlen

Orte und PLZ verwalten

Die Orte und Postleitzahlen in Adressbeständen (Kunden und Lieferanten) der Faktura-XP können aus der internen Liste "Orte und PLZ" bezogen werden. So wird Beispielsweise nach Eingabe einer Postleitzahl der passende Ort herausgesucht und automatisch im Feld "Ort" eingetragen. Zusätzlich werden die Felder "Bundesland" und, wenn es sich um Auslandsadressen handelt, das Feld "Land" und "Landeskennung" gefüllt. Es sind Postleitzahlen der Bundesrepublik Deutschland, Österreich und der Schweiz vorhanden.

Um die Liste der Postleitzahlen und der Orte, die innerhalb Faktura-XP verwendet werden, zu ändern oder zu ergänzen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Im danach folgenden Dialog ist eine Änderung oder Ergänzung der Liste möglich. Alternativ ist ein Import aus einer externen Datei ebenfalls möglich.

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Banken und Bankleitzahlen

Banken und BLZ verwalten

Bei den Eingaben von "Finanzdaten" in Adressbeständen (Kunden und Lieferanten) kann die Eingabe mit dieser Liste erleichtert werden. So wird durch Eingabe einer Bankleitzahl im Feld "BLZ" automatisch der Bankname, SWIFT und BIC der Bank in die entsprechenden Felder eingetragen.

Um die Liste der Banken und der Bankleitzahlen innerhalb, die innerhalb Faktura-XP verwendet werden, zu ändern oder zu ergänzen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Im danach folgenden Dialog ist eine Änderung oder Ergänzung der Liste möglich. Alternativ ist ein Import aus einer externen Datei ebenfalls möglich.

• Aktuelle Listen erhalten Sie im Downloadbereich der Bundesbank.

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Länder und ISO verwalten

Die in dieser Anwendung vorhandene Ländertabelle enthält alle weltweiten Statten mit Ihren Länderkennzeichen, Steuersätzen, Währungen und Vorwahlen. Diese Tabelle verwendet Faktura-XP um seinen eigenen Standort und die Ihrer Kunden zu identifizieren. Um selbst Änderungen an diesen Daten vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Gehen Sie dabei aufmerksam vor und ändern nur Bereiche, die sie genau kennen.

Wir empfehlen Ihnen dringend, keine Zeilen aus dieser Tabelle zu löschen.

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Währungskurse aktualisieren

Die in Faktura-XP vorhandene Währungstabelle hilft Ihnen bei der Umrechnung von Rechnungsdaten und Einkaufspreisen aus dem Ausland zu Ihrer Inlandswährung. Um die Wechselkurse zu aktualisieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Wechselkurse aktualisieren".

Damit werden bei bestehender Internetverbindung die aktuellen Wechselkurse abgerufen und in Faktura-XP aktualisiert.

Lesen Sie die Handhabung in Kapitel "Wechselkurse"

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SMTP Email Parameter

Das in Faktura-XP integrierte "MailOffice" kann Emails direkt und ohne Zusatzprogramm (wie Thunderbird® oder Outlook®) versenden. Dazu ist eine SMTP Zugriff auf einem Server notwendig.

Die Einstellungen und Zugangsdaten konfigurieren Sie hiermit.

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INI Editor öffnen

Um Parameterdateien zu öffnen, die im ".INI" Format angelegt sind, können Sie dieses kostenlose Tool verwenden. Faktura-XP verwendet mehrere solcher Parameterdateien. Wenn Sie Änderungen daran vornehmen möchten, gehen Sie sorgsam vor und machen vorher eine Kopie der Dateien, die Sie bearbeiten möchten.

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Zolltarifnummern verwalten

Sie können die vorhandenen Zolltarifnummern bearbeiten oder weitere Zolltarifnummern der Liste durch Eingabe hinzufügen. Dazu scrollen sie an das Ende der Liste und geben dann im untersten freien Feld (gekennzeichnet durch ein Sternchen) die neue Zolltarifnummer und eine Bezeichnung ein. Optional können sie noch eine Mengeneinheit eingeben.

Bevor sie mit der Eingabe beginnen, vergewissern sie sich, dass die Zolltarifnummer, die sie eingeben möchten tatsächlich nicht bereits existiert. Dazu verwenden sie einfach die Suche am unteren Rand des Dialogs.

Weitere Informationen zu Zolltarifnummern finden sie im Anhang-9 Zolltarifnummern und im Artikelstamm

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